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Transcripción

1 Unidad 1 Conceptos Clave Unidad Unit 11 Unidad Unit 2 Introducción Introduction Conceptos Key Clave Concepts Organización PMO Organzation de la ODP Unidad Unit 3 3 Unidad Unit 4 Unidad Unit 5 Funciones PMO de Functions la ODP Integrantes PMO Participants de la ODP Planificación Planning and e Implementation implantación

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3 Objetivos Al final de esta unidad, usted será capaz de Describir la diferencia entre proyecto, programa, y gestión de portafolio Explicar el grado de competencias de la ODP Determinar donde se encuentra la ODP de su propia organización en el grado de competencias Explicar el propósito de una ODP Detallar los beneficios de una ODP Describir cuatro factores clave para asegurar el éxito de una ODP Describir al menos tres estrategias para conseguir el compromiso de los implicados con la ODP 1-3

4 El alcance de la supervisión de un proyecto Proyecto Programa Portafolio Project Portfolio 1-4

5 Qué es un Proyecto? Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para cerrar un producto, servicio o resultado único.* Tiene unos objetivos específicos con un punto de inicio y final definidos. *Citado en la página 368 de la Guía PMBOK. 1-5

6 Supervisión y Control de la Gestión de Proyectos Se relaciona con la gestión de un presupuesto, planificación y obtención de una especificación Requiere una adquisición de recursos, y acciones para su asignación y administración Dirige tanto el desempeño técnico como los procesos de gestión de proyectos. Asegura alcanzar o superar las necesidades y expectativas de los implicados Provee un único punto de dirección y liderazgoel director de proyecto 1-6

7 Qué es un Programa? Un programa normalmente comprende dos o más proyectos, que pueden tratarse de esfuerzos a largo plazo que requieran financiación y recursos extensos, o de un esfuerzo dedicado a un cliente. 1-7

8 Control y Supervisión de la Dirección de Programas Provee una estandarización para la dirección hacia los esfuerzos de gestión de proyectos individuales Se focaliza en los resultados agregados de costes, planificación y obtención de una especificación Sirve como una fuente y un facilitador de la asignación de recursos a un proyecto Dirige el reparto y desarrollo de los procesos de gestión de proyectos comunes Establece un elemento de supervisión y control a lo largo de múltiples proyectos- El director del Programa 1-8

9 Qué es un Portafolio? Un portafolio de proyectos representa la direción de todos los proyectos y programas llevados a cabo dentro de una organización para asegurar la alineación con los objetivos estratégicos del negocio. 1-9

10 Control y Supervisíón de la Gestión del Portafolio Provee decisiones de nivel ejecutivo relacionadas con la selección de proyectos y asignación de recursos a proyectos Examina el rendimiento de los proyectos desde una perpectiva de interés del negocio Establece un elemento de supervisión y control a lo largo de la organización El director del Portafolio 1-10

11 Grado de compentencias de la ODP MEJORA PROCESS DE IMPROVEMENT PROCESOS ALINEACION DE OBJETIVOS STRATEGIC GOAL ESTRATEGICOS ALIGNMENT SUPERVISION PROJECT DEL PPROYECTO OVERSIGHT One Un proyecto project One Un director project de manager proyecto CONTROL PROCESO PROCESS CONTROL Proyectos Multiple projects múltiples Directores Multiple project de proyecto múltiples managers Director de programa Program manager SOPORTE PROCESS DE PROCESO SUPPORT Proyectos Multiple projects múltiples Directores Multiple project de proyecto managers múltiples Director de programa Program manager Equipo Dedicated soporte PMO dedicado a ODP support staff Equipo técnico dedicado Available a PMO ODP technical staff Proyectos Multiple projects múltiples Directores de Multiple project proyecto múltiples managers Director Program de director programa Equipo Dedicated soporte PMO dedicado support staff a ODP Equipo técnico Dedicated PMO dedicado a ODP technical staff Posibilidad Possible multiple de programas programs múltiples Proyectos Multiple projects múltiples Directores Multiple project de proyectos managersmúltiples Vicepresidente de of Dirección project de Proyectos management Equipo Enterprisewide soporte a nivel support empresa staff PROJECT OFICINA ODP PMO PMO ODP ODP PMO DE OFFICE PROYECTO ESTADO STAGE 11 ESTADO STAGE 22 ESTADO STAGE 3 GRADO DE COMPETENCIAS PROJECT MANAGEMENT CENTER OF EXCELLENCE CENTRO DE EXCELENCIA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS C O M P E T E N CE C O N T I N U U M 1-11

12 El grado de competencias Es un modelo que proporciona un marco o guía de como estructurar una Oficina de Dirección de Proyectos (ODP) Ofrece opciones para crear una ODP que satisfaga las necesidades de la organización Proporciona la elección de un estado a ser implantado basándose en La extensión y naturaleza del trabajo del proyecto, o La familiaridad con las prácticas de gestión del proyecto dentro de la organización 1-12

13 La Oficina del Proyecto Una unidad organizacional en la que el director del proyecto dirige a un equipo en la planificación y conducción del proyecto. Puede ser sencilla, una oficina unipersonal, una compleja unión de oficinas, o incluso una localización virtual. 1-13

14 Características de la Oficina de Proyectos Facilita el mantenimiento del acceso a los materiales del proyecto El Director del Proyecto proporciona dirección, control, y reporta sobre el proyecto El equipo puede tener dedicación completa, adjunta o parcial La supervisión básica de una ODP así como los procesos de control pueden aplicarse al nivel de la Oficina de Proyectos 1-14

15 Oficina de Dirección de Programa/ Proyecto Dos o más proyectos administrados desde una localización única y por un solo gestor indica el progreso de un nivel de operación de ODP La localización de la ODP dentro de la organización puede variar según la empresa Las relaciones de autoridad entre la ODP y los directores de proyecto pueden variar según la empresa 1-15

16 Características de la ODP ODP en estado 1 Una oficina simple, con al menos dos proyectos Los directores de proyecto reportan o reciben directrices de un Director de Programa ODP en estado 2 Igual que en estado 1, añadiendo: Equipo adicional para apoyar la metodología utilizada por los proyectos ODP en estado 3 Mejora continua con auditoría y mentoring 1-16

17 El Centro de Excelencia (COE) El COE es apropiado para aquellas organizaciones que aspiran o requieren un nivel muy alto de consitencia y control sobre la implantación de proyectos dentro de la organización. 1-17

18 Características del COE Se diferencia de una ODP en estado 3 por su reporte y contabilidad Está normalmente justificado en los casos en que Se persiguen proyectos de alta visibilidad o alto coste Se introduce una nueva tecnología de manera frecuente Se requiere obtener una confianza del público en la fase de introducción del producto La organización desea o necesita una fuerte supervisión y control El Director reporta directamente a un Vice-presidente o equipo ejecutivo, o a un nivel incluso superior 1-18

19 Ejercicio 1-1 Dónde se encuentra su organización dentro del Grado de competencias? ESI cvs -01.ppt 1-19

20 Propósito de una ODP Establecer la supervisión y el control del proyecto Reducir las pérdidas y el desorden en el proyecto Integrar los procesos y prácticas del proyecto dentro de la organización de la empresa Proporcionar una gestión experta y centralizada del proyecto 1-20

21 Beneficios del Establecimiento de una ODP Dirección de Empresa: Aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos del negocio Directivos funcionales: Proporciona una metodología y sistemas para integrar proyectos y actividades funcionales Cliente/patrocinador: Aumenta las probabilidades de alcanzar las expectativas y requerimientos del cliente Directores de Proyecto: Proporciona recursos, servicios, y apoyo para la dirección del proyecto Equipo del Proyecto: Proporciona operaciones y apoyo administrativo, formación y desarrollo de carrera Otros implicados: Proporciona un marco estable para la dirección de proyectos 1-21

22 Ejercicio 1-2 Por qué crear una ODP? ESI cvs -01.ppt 1-22

23 Factores Clave para el éxito de una ODP Patrocinio/soporte a nivel Ejecutivo Alineación con los objetivos de la Empresa Responsabilidades y puestos definidos Instalaciones, equipos y infraestructuras asignadas 1-23

24 Ejercicio 1-3 Identificación de las Influencias en los Factores Claves de Éxito ESI cvs -01.ppt 1-24

25 Ciclo de Vida del Proyecto de una ODP: Fase conceptual Qué actividades deben de considerarse durante la fase conceptual? Qué asuntos deben de abordarse durante la fase conceptual? 1-25

26 Aspectos en la Fase Conceptual Se está estableciendo una nueva función del equipo o departamento La ODP no genera ingresos La primera función de la ODP es la supervisión A algunos les puede parecer como que se está parcheando El caso de negocio puede no estar claro en el valor añadido estratégico 1-26

27 Obteniendo Apoyo Valor percibido por la organización 0 Valor percibido por los Directores de Proyecto 1-27

28 Ejercicio 1-4 Facilitando el compromiso de los implicados ESI cvs -01.ppt 1-28

29 El valor añadido de una ODP Revenue Costs Profit = Ingresos Costes Beneficio Dondé esta la función principal de una ODP? 1-29

30 La cadena de valor de una ODP Reducción Reduction of Waste de Pérdidas Más Cheaper barato Más Faster rápido Mejor Better Control Soporte Support Improvement Mejora Alineación Strategic Estratégica Alignment = Valor Added Añadido Value Fuente One Stop Única de Sourcing Suministro Proyectos The Right Correctos Projects 1-30

31 Ciclo de Vida de Proyecto de una ODP: Fase de Planificación Qué actividades deben de tener lugar en la fase de planificación? Qué asuntos deben de abordarse durante esta fase? 1-31

32 Aspectos en la Fase de Planificación Probablemente se utilize una metodología prototipo para diseñar y entregar la ODP Probablemente necesite planificar el proyecto de la ODP utilizando el enfoque de la onda rodante 1-32

33 Plan preliminar de implantación de una ODP: Hoja de trabajo 1 Hoja de Trabajo 1: Evaluando la Necesidad de la ODP Elementos de la ODP Descripción Issues/Retos Aspectos/ Retos Capacidad de la ODP Dónde Where is está your su organization organización on en the el grado competency de competencias? continuum? Madurez de la Organización de Getión de Proyectos Para qué tipo de ODP piensa que está preparada su organización? Cómo lo sabe? Patrocinador/Líder Hay alguien en su empresa que pudiera considerar como líder de la ODP? Factores de Éxito Qué evidencia que los factores de éxito de las cuatro llaves están presentes? Qué necesita para crear algunos de esos factores? Patrocinador Ejecutivos Alineación de Objetivos Corporativos 1-33

34 Mensajes Clave No hay una definición única de una ODP, pero hay un grado de competencias La ODP debe tener un propósito organizacional y un negocio conocido Debe de suponer beneficios claros para todos los implicados El éxito de una ODP depende de varios factores; cada uno de ellos debe de ser abordado La ODP debe de estar ligada a la Dirección, de forma que sea consistente con la misma y reflejo de los valores de la organización 1-34