MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUENTE PIEDRA. Resolución de Alcaldía N ALC/MDPP EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUENTE PIEDRA

Transcripción

1 Qu, mdiant l nform N SGACAC-SG//MDPP la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral rmit l Plan Anual d Trabajo dl Órgano Administración dl.-z:..... Archivo Cntral y Priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, corrspondint 5J\)\SRJ7~1o, al año 2016; t! /~~~\"R~A (~1~ Q P A d T bai s d l' " A hi d G '. Al' <:' íi '... r;,,-<'.. u, an nua ra ajo sra ap icacion a os r VOS "stlon, os rc llvos '5fu, ':11./i!.'" ~ t Priféricos así como d obligatorio cumpliminto para todos los trabajadors, funcionarios y \:%~~ r<' Qu, l Archivo Gnral d la Nación, mitió la Rsolución Jfatural N 3L AGN/J a ;{,:o;'~~'~' ':',i~:b:j~rud~aó~~a~~~~v:d~~~~r~~i6~r~laa:c~~:~la~~ó~a~ :~~~~~Z~O~d~~ :~~i~~~~~i~~ \.\'(.:.,... \\ \l:': :rública", Asimismo, mitió la Dirctiva N AGN/DNDAA, con la finalidad d. \j '/intgrar structural, normativa y funcionalmnt los archivos d las ntidads públicas xistnts n l ámbito nacional; >~:,~~~~:,,';/ CONSDERANDO: t ;;l",,?;;" prsonal administrativo, qu laboran n la Corporación, Municipal y qu intrvinn dircta '~'2-11<:ó'1r11Df:P-\<'\flj87 indirctamnt n los procsos documntarlos y archivisticos: " D Ji '{(>{t, :_: C' -r" \ Qu, n l numral 5.3 dl V d Dispositivos Gnrals d la Dirctiva N AGN/DNDAA, prcisa: "El Plan Anual d Trabajo dl OAA dbré) sr' aprobado por Rsolución d la más alta autoridad o cargo quivalnt dntro d la rspctiva ntidad, qu n l prsnt caso s l Alcaid"; Qu, mdiant nform Lgal N GAJ/MDPP la Grncia d Assoría Jurídica n la conclusión sñala qu l Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración dl Archivo Cntral y Priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra corrspondint al año 2016 dbrá sr aprobado mdiant Rsolución d Alcaldía, toda vz qu cumpl con los prsupustos lgals stablcidos n los marcos normativos sñalados n la part considrativa dl prsnt inform; Qu, stando a lo xpusto y n uso d las facultads confridas n l inciso 6) dl articulo 20 y artículo 43 d la Ly N 27972, Ly Orgánica d Municipalidads; SE RESUELVE: MUNCPALDAD DSTRTAL DE PUENTE PEDRA Rsolución d Alcaldía N ALC/MDPP Punt Pidra, 02 d Fbrro dl 2016 EL ALCALDE DE LA MUNCPALDAD DSTRTAL DE PUENTE PEDRA VSTO El nform N SGACAC-SG/MDPP d la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral rspcto al Plan Anual d Trabajo dl Órgano dl Administración dl Archivo Cntral y Priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, corrspondint al año 2016, l nform Lgal W ,GAJ/MDPP d la Grncia d Assoría Jurídica; y, ARTCULO PRMERO.- Aprobar l Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración dl Archivo Cntral y Priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, corrspondint al año 2016, qu s anxa y forma part intgrant d la, prsnt Rsolución.

2 ARTCULO SEGUNDO.- Rmitir al Archivo Gnral d la Nación l Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración dl Archivo Cntral y Priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, corrspondint al año ARTCULO TERCERO.- Encargar a la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral l cumpliminto d lo dispusto n la prsnt Rsolución ARTCULO CUARTO.- Notificar la prsnt Rsolución a las instancias administrativas para los fins prtinnts Rgístrs, comuníqus y cúmplas

3 PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMNSTRACiÓN DEL ARCHVO CENTRAL y PERFERCOS DE LA MUNCPALDAD DSTRTAL DE PUENTE PEDRA CORRESPONDENTE AL ALCANCE El Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración dl Archivo Cntral y priféricos intrnos y xtrno d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra corrspondint al 2016, srá d aplicación por la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral a nivl dl Archivo Cntral y d los ncargados d los archivos priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, OBJETVOS GENERALES Establcr mdidas qu prmitan gstionar una adcuada administración d archivos y gstión documntal dl Archivo Cntral y priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, n l marco d la lgislación archivística vignt mitida por l Archivo Gnral d la Nación, qu s l nt rctor dl Sistma Nacional d Archivos, 111. OBJETVOS ESPECíFCOS 3,1, Dsarrollar implmntar instrumntos d administración d archivos n la / ' \)\SíKW; -~Dfl+" M.unicipalidad Distrital d Punt Pidra. Actividads a ralizar:.' -<l'-\1.la 0~ V<' ", : 't.' --X:-~'+" / 1& (~~" Elaborar l nform d Evaluación dl Plan Anual d Trabajo dl ()rgano d ~ 'n r- ~ Administración d Archivos corrspondint al 2015, il'i'q;, 'o,ó'~::r! Formular l Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración d Archivos '10~~~A~t>. f~;r; corrspondint al ~RO-\::c-:".. Formular l Plan d Prvnción y Rcupración d Sinistros n Archivos. "~ Brindar asistncia técnica a los archivos d gstión, priféricos intrnos y xtrnos... mplmntar un nlac wb dl Archivo Cntral n l Portal nstitucional mplmntar l Archívo Histórico, Dsarrollar l procso técnico archivístico d Organización d Documntos. Actividads a ralizar " Organizar los documntos d archivo qu s ncuntran n custodia dl Archivo Cntral. Dsarrollar l procso técnico archivístico d Dscripción Documntal. Actividads a ralizar: " Elaborar los invntarios d los documntos organizados n l Archivo Cntral Ralizar l procso técnico archivístico d Slcción Documntal. Actividads a ralizar: Formular l Programa d Control d Documntos, Elaborar l Cronograma d Transfrncia d Documntos al Archivo Cntral d acurdo con la disponibilidad d spacio y d sguridad structural 1

4 .. Coordinar y rcibir las transfrncias d documntos d los Archivos d gstión y priféricos lo Slccionar l acrvo documntario y proponr su liminación al Archivo Gnral d la Nación Garantizar una adcuada Consrvación d Documntos. Actividads a ralizar.. Mjorar las condicions d consrvación d las unidads d archivaminto d la documntación n custodia dl Archivo Cntral... Digitalizar la documntación n custodia dl Archivo Cntral... mplmntar la lína d digitalización d documntos con valor lgal n l Archivo Cntral Atndr los rqurimintos d Srvicio Archivístico. Actividads a ralizar:.. Atndr los rqurimintos d documntos digitalizados Atndr los rqurimintos d préstamo d documntos. V. POLÍTCA NSTTUCONAL El Plan Anual d Trabajo dl Órgano d Administración d Archivos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra corrspondint al 2016, s ncuntra dntro d los linamintos d la política institucional municipal. REALDAD ARCHVíSTCA NSTTUCONAL 5.1. Organización Archivo Cntral En virtud a los litrals k), m), n) y o) dl artículo 34 d la Ordnanza N 257-MOPP qu apruba l Rglamnto d Organización y Funcions d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra; la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral, tin como función, ntr otras, articular y coordinar con los rsponsabls d los archivos priféricos intrnos y xtrno d las actividads archivistica; así como, cumplir las normas y dirctivas qu mita l Archivo Gnral d la Nación y proponr la documntación sujta al procdiminto d liminación ant l Archivo Gnral d la Nación Archivos priféricos intrnos y xtrnos La Dirctiva sñalará y dtrminará la administración d los archivos priféricos; para l prsnt caso, n la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, srán los agnts municipals n lo qu rspcta a las Agncias Municipals y los rsponsabls d cada unidad orgánica a qu s rfir la Ordnanza N 257-MDPP- qu apruba l Rglamnto d Organización y Funcions d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra Organización dl Sistma d Archivos 2

5 La Dirctiva d "Normas dl Sistma d Archivos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra", sñalará qu l Sistma d Archivo Cntral stará conformado d la siguint manra: a) Nivl Cntral Archivo Cntral d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra. ubicado n la Av. Los Clavls-Zona Tacna (EP Crvants) Archivos Priféricos, constituido por las funcions, nivl d spcialización y ubicación física, como s l caso d las Agncia Municipals, Grncias o Subgrncias, Planotca, a futuro, l Archivo Fotográfico, Archivo Audiovisual, ntr otros. Archivos d Gstiól1, constituido por los archivos d las Grncias, Subgrncias y scrtarials d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra Lína d Coordinación 5.2. Normatividad La Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral, mantndrá coordinación intrna con l Archivo Cntral y los archivos priféricos Asimismo, la Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral, mantndrá coordinación xtrna con l Archivo Gnral d la Nación, qu s l nt rctor dl Sistma Nacional d Archivos Prsonal Dirctiva Normas dl Sistma d Archivos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, Manual d Procdimintos d Archivos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, La Subgrncia d Atnción al Ciudadano y Archivo Cntral sus actividads archivísticas cunta con l siguint prsonal: para l dsarrollo d CANTDAD CARGO RÉGMEN LABORAL NVEL DE CAPACTACiÓN 01 Encargada CAS Capacitación básica n matria d archivos 04 apoyo Srvicio por trcro Capacitación básica n matria d archivos Local y Equipos Local 3

6 El local dl Archivo Cntral s d construcción d matrial nobl, ubicado n l trcr piso d la Ex nstitución Educativa Privada Migul d Crvants, sito n la Av. Los Clavls-Zona Tacna dicho ambint cunta con un ára aproximada d 243 m2, distribuidas d la siguint manra a. Ára Administrativa: Lugar dond s ubica l prsonal administrativo, la msa d trabajo, sala d consulta y l ára d trabajo. El piso d cmnto pulido con ocr rojo con una purta d accso y vntana d firo Cunta con ára aproximada d i i m2. b. Dpósito A: Lugar dond s ncuntran ubicados los stants qu consrvan la documntación transfrida al Archivo Cntral. Actualmnt xist un total d cuarnticinco (43) stants d mtal. El piso d cmnto pulido con ocr rojo, con purta d accso y vntana d firo. Cunta con un ára aproximada d / c. Dpósito B Lugar dond s ncuntran ubicados los stants qu consrvan la documntación transfrida al Archivo Cntral. Actualmnt xist un total d quinc (16) stants d mtal. El piso con matrial d cmnto pulido con purta d accso y vnta d firo. Cunta con un ára aproximada d 52 m2 d. Dpósito C: Lugar dond s ncuntran ubicados y s consrva la documntación transfrida al Archivo Cntral. Actualmnt no s cunta con los stants mtálicos. El piso con matrial d cmnto pulido con purta d accso y vnta d firo Cunta con un ára aproximada d 14 rn".. Dpósito D: Lugar dond s ncuntran ubicado un stant qu consrvan la documntación transfrida al Archivo Cntral. Actualmnt xist déficit d stant El piso con matrial d cmnto pulido con purta d accso y vnta d firo. Cunta con un ára aproximada d 34 m2. f. Dpósito E: Lugar dond s ncuntran ubicados los stants que consrvan la documntación transfrida al Archivo Cntral. Actualmnt no cunta con stants mtálicos. El piso con matrial d cmnto pulido con purta d accso y vnta l firo. Cunta con un ára aproximada d 31 m2. Las instalacions léctricas s ncuntran n rgular stado; sin rnbarqo, dichas áras prsntan nivls d alto d risgo ant un sinistro, no cunta con srvicios higiénicos. Dpósitos d Documntos dl Archivo Cntral 4

7 2005-~12_-20~ Ára Administrativa Dpósito A Dpósito B Dpósito C "-_._,--,,---,._--,._.._._-,._,.._._._... Dpósito D ,-_.._--- Dpósito E Equipos Trs (03) scritorios d madra Cuatro (04) xtintors, Dos scritorios d mlanina, Dos msas d trabajo d mlanina, Una (0"1)imprsora inoprativa Sis (06) sillas giratorias Cinco sil1asfijas. Un (01) Tléfono-Anxo (219E ) Un (01) quipo d cómputo oprativo Un (01) quipo d cómputo inoprativo (sin disco duro) Un (01) tléfono-anxo (6162) Cuatro (04) vntiladors Una (01) scalra mtálica d trs pasos Fondos Documntals El Archivo Cntral custodia actualmnt 156 mtros linals d documntos 1, qu conforman los siguints fondos documntals y las principals sris documntals: a. Fondo Documntal d la Munici alidad Distrital d Punt Pidra UNDAD ORGÁNCA SERES DOCUMENTALES 1 FECHAS EXTREMAS J i Grncia Municipal Do~mntos i~~"rn;s '-' ' j '".-.---'---- Convnios ~~D;~-;RGÁN~;_-~-~~R~-;-DO~UMENT AL~;---- -;;CHAS EXTREM~~--- 1-, Ordnanzas! J_ Dcrtos i /1~~;i:):\~, , i Scrtaria Gnt al 11 Acurdos 11 j " Mocions ~!;;~:' F..~.~~_;~~~~: --, o ':,; ~--~~-~y/> l. _,._~~so:~_:_~~~d~_~:.aldia,.,.~-~1~~~~~ 5

8 l~~~:~s;~ft~::s~:-~ i:~t~~o-s--~==~~~-~=--::~~~~~;.~~---~=~~-:-i _..! _-- i Mmos J 2?~~~~?~_~ _j : :::~:s~~/:::os ~~06-~ ~;:~;:~~ ~DJJ mpusto ;c~ ~998~;~~; i ,, Expdints i _1= ~O~2~;~ Rntas R>o'":,ooo, =-~~:==:=-=: ~_ i Licncias-Rntas! Constancias d no adudo j \ Catastrals i _-----_ _ _ _ _-_ _ _.._- --_ _ , Rsolucions d Dtrminación! Mmos-nforms 2004 ~.' ~::~:,~;~~;~:=.._~- -J- ~':~.~,'o~e=~..! : l~nfor~ Smitidos. 1 ~04~.~..~~.~.,.1 /\. ~.~':~ :"\ l' Mmo"m'tidOs-MOt'P'''-c'''"''''_''' ~~~~~ ~= t: ::~_\. '\,\ Constancias 2007 Procuraduria Publica Municipal Expdints otros ;O-2~;4 l Rgistros dngrsc)s diariosaldo d l 20::~~~~~ j \,~~~) Grncia d Adrmnistrclón. ::::"-d t~~"'i== ~-]_=~j~:=-~: ~:::~~:~~::-a j- -==~[=~=~??_6~- Acur~s d_~cal~a ~;:;;~~ --~-~=J = :::,:::'0"=:_=:[ :. ~:;~~'0:: ~::~~s,m'd0s._- -. :~.;;;:~- -_._-----_._._ _._.! _.._---_.._.---._---[ OficiosPolicials l' 2010 i ,, L_ _.._~, _:::ficio~~iscal_=_ L ~~~_~ _j 6

9 '::c""~~::'~:: -i r J ::::~:~~u;m":to' :==J_=-'9;9 :: :;014 Urbano Planos J 1988! ~ , :,:::':"0,,,,' ~~;;;;;8-- J., J...._._... J j 1 ~~: "", - Grncia d invrsions Evaluación pr~~~)stal 1, Públicas 1 Prsupusto nstitucional E3 ',,,_J,.,._... _,._.. -1 /~~:;~~;<t Expdints Técnicos d Obras.J :OOO-2~_~.i t:jt, ' ".'i ~_; ) 1_'"'OCm"mitid". + ~005-_~~~~~. ; j;""f ' :lí./ Compcob'"t, d p"gos :! ~~~# ""OYAR ordn~_.~ Srvicios, ~00~20~~ ~ Grncia d Planaminto y Mmorándum Prsupusto f ,,, Oficios mitidos 2008 i.._---_ _-1"--"--'--'---,..----,,--.., ~ ,_._-----_..- Pcw"al ,,, ---,,-----'-..--'-1 ~-b ;c~~~';;-~~~';;~~;;- f PA Mayor ~04-;;;~ i Aprobación d bass i , , nform Técnico d SNP 2006 ; o ~NDAD ORGÁNCA SERES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS J , Expdints matrimonial~s. ~96~~~~~~~~~~.1 ;:i~:~~ns~~ n~::clo:_ ---.~~92-1~!~~~_~~~.~2=_~.1 Crtificados d soltría RRCC cons;ancia d no rgistro d naciminto ~-;------' _.._,-~_ _---,-----" _ ,,, i990~1s)93_ i996~----- Libro d spultura i 1998/ _.._----'-_._' _..._-----_ Rsolucio,ns rgistra/s inscripción i l' xtmporanas ~ ~ Documntos mitidos _ _ ' Contrato CAS 2009 Contratos d Srvicios no Prsonals 2007, '1 L,.. _..,_.,,_..,._._._. ' ', 7

10 ~.----._ _ ) Contrato d Locación d Srvicios 2005 l._~._,._.,... ~_~._,_.. j..._.~ _j._~...,....,...._~ ~dj~,,"6c~~l,;,~a~~~=-===[==-,()o:;~i--=-~ 1(:OC~at ~ d'djodl"có~ ~..1_ ) LOg"itC' t::j~t:;~::cb:,:::t~,l,~----- T[=-_2~;~~0~~-~~[1 i Ordns d Srvicios i ::i:t::~::':: ::::i~:_"'co; Coactla_+_--;;~~;~~- -~ l. t=~~~~;~=.._._ =1 O_'dc~,d 8,",,0, ~~ ~ UNDAD ORGÁNCA SERE DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS Contabilidad (ij6 Procsos Técnicos Archivístícos El Archivo Cntral d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra s dsarrolla los procsos técnicos archivísticos qu a continuación s dtallan: Organización d Documntos La organización d documntos s un procso técnico archivístico qu consist n l dsarrollo d un conjunto d accions orintadas él clasificar, ordnar y signar los documntos. La clasificación d los documntos n l Archivo Cntral y priféricos d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, s raliza rsptando l principio d procdncia administrativa y l principio d ordn original, d tal forma qu s rspt l orign d los documntos d sus rspctivas unidads orgánicas. Asimismo, las funcions y actividads d las unidads orgánicas darán orign a las sris documntals, las qu s ordnan sgún la structura orgánica d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra Dscripción Documntal 8

11 La dscripción documntal s un procso técnico archivístico qu consist n idntificar, analizar y dtrminar los caractrs xtrnos intrnos d los documntos con la finalidad d laborar los auxiliars o instrumntos dscriptivos. i~~~. El Archivo Cntral continuará las labors d actualización los invntarios d documntos, tanto n soport digital como n soport físico, a fin d dscribir adcuadamnt las sris documntals d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra Slcción Documntal La slcción documntal s un procso técnico archivístico qu consist n idntificar, analizar y valuar las sris documntals para prdtrminar sus priodos d rtnción, n bas a los cuals s :rm:~:~~v:p:::~r:la d::n~~:::lr:daonca~::r~tosy valuará las sris ~ /}f r- documntals d la Municipalidad Distrital d Punt Pidra, tnindo n :~'P6' "o,;1' ~ cunta sus valors administrativos, Jurídicos, conómicos, históricos, y~~ A.:.:~ ;;~ culturals informativos, con l fin d dtrminar los plazos d rtnción y '-1to, A ~o y' formular l Programa d Control d Documntos, qu s un documnto d ~ gstión archivística qu sirv para proponr la transfrncia y/ liminación d documntos. Asimismo, sindo la Slcción Documntal un procso técnico archivístico qu s dsarrolla a través d los siguints procdimintos archivisticos Transfrncia d Documntos Eliminación d Documntos El Archivo Cntral programará para l jrcicio stos dos procdimintos archivísticos, con la finalidad d prmitir l dscongstionaminto d los archivos d gstión, archivos priféricos y l Archivo Cntral, rspctivamnt Consrvación d Documntos La Consrvación d Documntos s un procso técnico archivístico qu consist n mantnr la intgridad física dl soport y dl txto d los documntos mdiant la implmntación d mdidas d prsrvación J rstauración. Con l fin d consrvar la documntación transfrida al Archivo Cntral, l prsonal procdrá al rmplazo d las unidads d archivaminto instalación n su stantría mtálica rspctiva, con l fin d prsrvar ;r protgr los documntos. Asimismo, s digitalizarán los documntos importants y más consultados dl Archivo Cntral, a fin d prsrvar la intgridad dl documnto :1 brindar d manra oportuna los documntos. Finalmnt, prsntara propustas para l mjoraminto d la infrastructura dl Archivo Cntral, 9

12 Srvicio Archivístico El srvicio archivístico s un procso técnico archivístico qu consist n ponr a disposición d los usuarios la documntación d cada ntidad con fins d información. En tal sntido, la Oficina d Administración d la nformación, a través dl Archivo Cntral, brinda los srvicios d atnción d rqurimintos d documntos digitalizados, vía corro lctrónico y atnción d rquriminto d préstamo d documntos. 10

13 w ob U c:( --1 C. --1 W (./) w «ẹ... >lll'la 1- U w lb_.- z ~ <C LJJ (:) z l:( ( ~ o N w

14 H j----- j " o -" C1 >.:; ~ o < '" ::; '~ r ~ :~ ~ o 2: s ~~ '0 ü B o g Ü <! -- -o '" ~ o s o O <T ~ '" g" >- ~ E E ~ ~ -; ~ "C o o, ~ i-"+---r---~ o; o -c '--- +~_ _--1-- N : r i +---_+~.--N-~-~-~ i--= _ -,~ 2: o o V s o 3 i5 ~. ~ l' 1 ;:; c- ~ O ~ % ~ ~ :;; ::> :? :< 1 i -_--_. ----_ L ~J~~l=== --~---r--~ _ i---l-~..--~ , ----: f =-~----l~- ----j N 1 -, ~J--~-j ---! =-L~-~--_-f--- ru ro ro rt '" ~ ~ g ~ i! j j j i jj ~ ---~ ' r !jllh ihhlhl -~-r~---h~--- -~1 1n 1~ ni! ~ n, <{ u i a_ <.- <_~_.~ ~-~l -,! -L--J '~ ~ i ~,:--1-:::--' , J "1.J 1 si., ':-~ _ <O _ -----:----1? S 1 i ~!l ;

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