Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas

Transcripción

1 Página:1de 25 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas Cuernavaca, Mor., a 14 de Mayo de 2015

2 Página:2de 25 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 14 X. PROCEDIMIENTOS Difusión de Actividades del Presidente Municipal Difusión de Servicios, Trámites, Promociones, Programas y Avances de la Administración 19 Municipal XI. DIRECTORIO 23 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 24 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 25

3 Página:3de 25 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial Tierra y Libertad numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal REVISÓ Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas APROBÓ Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa ELABORÓ Fecha de Autorización Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo Organizacional VERSIÓN No. de páginas 14/May./15 Marcela Torres Bello

4 Página:4de 25 II. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Organización, Politicas y Procedimientos ha sido creado para establecer, definir y puntualizar las actividades que la Dirección de Relaciones Públicas debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Dirección deberá desarrollar sus actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe buscar.

5 Página:5de 25 III. OBJETIVO Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar a los ciudadanos un gobierno de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de una sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, todo ello mediante la puesta en marcha de estrategias de mercadotecnia e información, que difundan las políticas sociales que brinden soluciones a problemas fundamentales de la población.

6 Página:6de 25 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos 4. Ley Estatal de Planeación 5. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos 6. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 8. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos 9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 10. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios 11. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos 12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal decuernavaca, Morelos. 14. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 15. Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca Programa Operativo Anual (POA) Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas 18. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional decuernavaca Morelos 19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones decarácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.

7 Página:7de 25 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES Misión Difundir las actividades públicas del Presidente Municipal, así como las actividades y programas de las Dependencias a través de las redes sociales, bajo las políticas y lineamientos de imagen establecidas. Visión Ser el área que comunique a la ciudadanía oportunamente las actividades y programas del Ayuntamiento, brindando un servicio de calidad, rápido y oportuno, a través de las redes sociales, identificando así las acciones que el gobierno desarolla. Valores Amabilidad Calidad Compromiso Disciplina Respeto Honestidad Humildad Justicia Mejora Continúa Puntualidad Responsabilidad Lealtad Solidaridad Trabajo en equipo

8 Página:8de 25 VI.-ORGANIGRAMA Directora de Relaciones Públicas Analista Administrativo (2) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas Jorge Morales Barud Presidente Municipal FECHA DE AUTORIZACIÓN: 14de Mayode 2015

9 Página:9de 25 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total Directora de Relaciones Públicas Blanca Elena Aguilar Sánchez 1 Analista Administrativo VACANTE 1 Analista Administrativo VACANTE 1 3 TOTAL 3

10 Página:10de 25 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Directora de Relaciones Públicas JEFE INMEDIATO Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas PERSONAL A SU CARGO Analista Administrativo (2) FUNCIONES PRINCIPALES I. Difundir la agenda diaria de las actividades a realizar por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; II. Difundir los servicios, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; III. Proponer y llevar a cabo los convenios y estrategias de hermanamiento con otros Ayuntamientos de los Estados de la República Mexicana y con autoridades equivalentes de otros países que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca, procurando la proyección internacional del Municipio, de su cultura, tradiciones y atractivos turísticos; IV. Proponer estrategias de comunicación Institucional, a través del análisis, investigación y evaluación de la opinión pública de la información generada por los medios de comunicación digitales; V. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, y VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jeráquico.

11 Página:11de 25 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Directora de Relaciones Públicas ESCOLARIDAD Licenciatura en Comunicaciones, Mercadotécnica o afin CONOCIMIENTOS ESPECIALES Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest) Plataforma MAC / Windows Paqueteria Office Relaciones Humanas Relaciones Públicas Administración Pública EXPERIENCIA LABORAL 2 años CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo de campo Bajo Presión ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Honestidad Puntualidad Eficacia NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alta ESFUERZO Mental

12 Página:12de 25 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Analista Administrativo (2) JEFE INMEDIATO Directora de Relaciones Públicas PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Apoyo en la difusión deinformaciónen el momento de la actividadpública que se esté llevando a cabo por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; II. Apoyo en la difusión deinformación de los servicios, eventos, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades en el momento de la actividad a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; III. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, para análisis y toma de decisiones; IV. Elaborar digitalmente oficios y memorandos vinculados a la Dirección; V. Elaborar el archivo de la Dirección conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo Municipal; VI. Registrar expedientes conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección; VII. Registrar de manera consecutiva la documentación recibida; VIII. Entregar documentación turnada a las diversas áreas del Municipio; y IX. Las demás que le asigne su superior jerárquico.

13 Página:13de 25 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Analista Administrativo (2) ESCOLARIDAD Pasante en Comunicación y/o Mercadotécnica, CONOCIMIENTOS ESPECIALES AdministraciónPública RelacionesHumanas RelacionesPúblicas Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest) Plataforma MAC / Windows Paquetería Office EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 2 años Oficina Trabajo de Campo Bajo Presión ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Honestidad Puntualidad Disponibilidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Mental

14 Página:14de 25 IX. POLÍTICAS 1. Toda petición que se realice a través de los medios electrónicos a la Presidencia Municipal deberá ser registrada en el SIAC y turnada a la unidad administrativa correpondientecon motivo de brindar una respuesta oportuna. 2. La difusión de programas, eventos, convocatorias, campañas y demás peticiones, deberán ser solicitados vía memorándum u oficio y contener anexo el formato de Relaciones Públicas. 3. El formato de Relaciones Públicas es obligatorio y deberá estar revisado y completado de manera correcta. 4. La información deberá ser porporcionada con dos días de anticipación como mínimo, por parte de la unidad administrativa. 5. Las unidades adminstrativasderberán informar al área de forma oportuna cuando se cancele un evento y se supenda una convocatoria o campaña para evitar confundir y dar información errónea a la ciudadanía.

15 Clave: PR-PM-DRP-01 Página:15de 25 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 1.- Propósito: Difundir diariamente las actividades que realiza el Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección de Relaciones Públicas 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de Presidencia Municipal. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo: 6.1. Diagrama de Flujo Descripción de Actividades Registro de Calidad y Anexos.

16 Clave: PR-PM-DRP-01 Página:16de 25 DIAGRAMA DE FLUJO DELPROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS INICIO Actividad 1 1 día 1 Recibir, revisar y analizar la información Memorándum Medio electrónico Actividad 2 30 min. Actividad 3 30 min. Actividad 4 1 día Redactar y publicar a través de comunidades virtuales y 2 micrositios Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la 3 información publicada Facebook, Twitter, Instagram Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos Actividad 5 1 a 2 hor Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir. Gral. para remitir al Presidente 4 FIN Reporte medio electrónico Se conecta con el procedimiento deinforme de avances de la DGACIyRP al Presidete Municipal

17 Clave: PR-PM-DRP-01 Página:17de 25 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave) 1 Dirección de Relaciones Públicas (DRP) 2 DRP 3 DRP 4 DRP Recibe del Secretario Particular la información correspondiente a las actividades del Presidente Municipal, revisa y analiza la información. Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a lainformaciónpublicada Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos. Elabora y envia reporte mensual impreso a ladirección General Atención Ciudadana Imagen yrelaciones Públicas para remitir al Presidente. Con esta actividad finaliza el procedimiento. Memorándum Medio electrónico Reporte de actividades y gráficas en medio electrónico

18 Clave: PR-PM-DRP-01 Página:18de 25 PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia retención 1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año Gráfica en medio 2 Directora de Relaciones Públicas Un año electrónico 3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

19 Clave: PR-PM-DRP-02 Página:19de 25 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1.- Propósito: Difundirperiodicamentelos servicios, trámites, promociones y avances de la Administración Municipal, a través de comunidades virtuales, micrositios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Involucra a la Dirección de Relaciones Públicas. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo: 6.1. Diagrama de Flujo Descripción de Actividades Registro de Calidad y Anexos.

20 Clave: PR-PM-DRP-02 Página:20de 25 DIAGRAMA DE FLUJO DELPROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS INICIO Actividad 1 1 día 1 Recibir, revisar y analizar la información Memorándum, medio electrónico Actividad 2 30 min. Actividad 3 30 min. Actividad 4 1 día 2 Redactar y publicar a través de comunidades virtuales y micrositios Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información 3 publicada Facebook, Twitter, Instagram Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos Actividad 5 1 mes 4 Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir. Gral. Se conecta con el procedimiento deinforme de avances de la DGATyRP al Presidete Municipal Reporte medio electrónico FIN

21 Clave: PR-PM-DRP-02 Página:21de 25 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave) 1 Directora de Relaciones Públicas (DRP) 2 DRP 3 DRP 4 DRP Recibe, revisa y analiza la información. Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios.ñ Monitorea y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a lainformaciónpublicada. Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos. Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen yrelaciones Públicas. Con esta actividad finaliza el procedimiento. Memorándum y/o Oficio Información Electrónica Información electrónica Reporte de actividades y gráficas

22 Clave: PR-PM-DRP-02 Página:22de 25 PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia retención 1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año Gráfica en medio 2 Directora de Relaciones Públicas Un año electrónico 3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

23 Página:23de 25 XI. DIRECTORIO Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Netzahualcoyotl No. 303 Col. Centro

24 Página:24de 25 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 20 de Abril de de Mayo de 2015 PARTICIPANTES PUESTO Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Emigdio González Galindo Técnico Informático Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor Designado de la Coordinación de Modernización Administrativa Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

25 Página:25de 25 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Dirección de Relaciones Públicas Apartado Todos Motivo del Cambio Actualización del Manual versión 2015 Fecha de Vigencia 14/May./2015 Puesto Nombre y Firma Directora de Relaciones Públicas Vo Bo Coordinación de Modernización Administrativa Ricardo Díaz Vázquez Blanca Elena Aguilar Sánchez