Y EL CONTROL DEL INFORME DE RESULTADOS

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1 OROZCO Y ASOCIADOS PROCEDIMIENTO Y EL CONTROL DEL OA REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN APROBÓ: DIRECTOR GENERAL COPIA CONTROLADA No.: PÁGINA: Página 1 de 6

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES EMISION DEL CONTROL DEL OBJETIVO Establecer los lineamientos para la emisión y el control de los informes de resultados, elaborados por el laboratorio Orozco y Asociados. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento se aplicará para emitir informes de resultados de forma clara, exacta, objetiva y con toda la información necesaria para que el cliente pueda interpretar sus resultados. 2.2 Este procedimiento aplica para los requisitos que deben cumplir los informes de resultados emitidos a través del sistema electrónico SICI Para la emisión de informes de resultados a través del SICI referirse al Manual para el Uso del SICI. 2.3 Este procedimiento se aplicará para identificar, archivar y almacenar los informes de resultados emitidos por el laboratorio Orozco y Asociados. 3. DEFINICIONES 3.1 REGISTROS Es la evidencia escrita de que se están llevando a cabo las actividades descritas en el sistema de gestión de la calidad. Pueden ser bitácoras, formatos, programas, certificados, etc. 3.2 REGISTROS TECNICOS Son una acumulación de datos e información resultante de la realización de los ensayos y que indican si se alcanza la calidad especificada en el proceso. 3.3 Es la vía mediante la cual se informa al cliente los resultados obtenidos al efectuar un ensayo. Página 2 de 6

3 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NORMAS. ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 ISO 9004:2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 ISO 9000:2000 NMX-CC-9000-IMNC-2000 ISO/IEC 17025:2005 NMX-EC IMNC-2006 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño. Sistema de gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. 4.2 MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. MAINDOA MASICI MAORGOA MAPROADOA MAPROTECOA MAMAOA MAPROTECMIOA Manual de Inducción. Manual de Usuario del Sistema Integral de Control de Información Manual Organizacional. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Técnicos. Manual de Métodos de Análisis. Manual de Procedimientos Técnicos de Microbiología. 5. RESPONSABILIDADES Ver la sección 6 Responsabilidades en el Manual Organizacional vigente 6. EMISION DEL 6.1 El informe de resultados es el producto final del laboratorio y es con frecuencia el único contacto del laboratorio con los clientes. Es importante que el reporte este completo, exacto y fácilmente entendible por la persona que solicitó el ensayo Orozco y Asociados crea formatos para la emisión de informes de resultados con la finalidad de minimizar la posibilidad de una mala interpretación por parte del cliente. Ver Formato OA-21 Informe de Resultados (Para el área de Aguas y Alimentos) Formato OA-125 Informe de Resultados ( Para el área de Lodos y Biosólidos). Página 3 de 6

4 6.2 Este debe contener como mínimo la siguiente información: Título Nombre y Dirección del laboratorio Identificación única FOLIO (Ver Procedimiento OA-20 Sección 7). Fecha de emisión Nombre y Dirección del Cliente Descripción de la Muestra Procedimiento de Muestreo Fecha y Hora de Muestreo Resultados del ensayo Fecha de realización del ensayo Metodología utilizada para el ensayo 6.3 Todos los Informes de Resultados emitidos por el laboratorio deberán contar con la firma del Jefe de laboratorio y/o Director como Visto Bueno. 6.4 El informe de resultados podrá ser entregado al cliente en formato impreso, o en formato electrónico en PDF. 6.5 El informe de resultados se elaborará de la siguiente manera: Cada uno de los analistas que realice el ensayo será responsable de transcribir los resultados plasmados en sus bitácoras analíticas (electrónicas o impresas) al preinforme de resultados, a través de su sesión personal en el SICI, como aceptación de la responsabilidad por los resultados ahí registrados. El Jefe de Laboratorio supervisará que todos los resultados analíticos registrados en el preinforme de resultados correspondan con los registros de las bitácoras analíticas de los analistas responsables El Jefe de laboratorio realizará la supervisión y liberación del preinforme de resultados como se establece en OA-14 Procedimiento de supervisión y en MASICI, manual de usuario del SICI El personal del área de sistemas será el responsable de la emisión del informe de resultados a través del SICI, una vez que el preinforme de resultados ha sido liberado, como constancia de la supervisión en el muestreo, recepción y proceso analítico Para los Informes de resultados de Lodos y Biosólidos Formato OA-125, el informe de resultados se realizará en un archivo de Word, por la personal del área de sistemas, durante el periodo de transición en que puede ser elaborado a través del SICI El Auxiliar Administrativo entregará al Director y/o Jefe de laboratorio el Informe de resultados, anexándole todos los formatos descritos a continuación, para que éste libere el servicio una vez cotejados todos los datos del Informe de resultados Formatos OA-21/ OA-125 contra los formatos. Formatos Utilizados para la liberación del Informe de Resultados: OA-01 Solicitud de Servicio OA-02 Cadena de Custodia Externa Informe Técnico de Muestreo según aplique: o OA-25 Informe Técnico de Muestreo o OA-118 Informe Técnico de Muestreo para residuos o OA-119 Informe Técnico de Muestreo para lodos y biosólidos. Página 4 de 6

5 6.6 Para los Informes de Resultados de muestras compuestas (aguas) los resultados de los parámetros de campo registrados en la primera hoja del informe son el promedio de los resultados de cada una de las muestras simples medidas durante el muestreo compuesto. 6.7 Cuando el cliente solicite que no aparezca algún parámetro en el Informe de Resultados, deberá hacer su solicitud por escrito, al momento de la toma de muestras. 6.8 Para el caso de parámetros solicitados posterior a la emisión del informe de resultados, el nuevo informe de resultados debe llevar la leyenda Informe de Resultados Complementario y deberá seguir manejando el mismo número de Folio. 6.9 Los resultados de los cálculos de incertidumbre se incluirán en el informe de resultados, siempre y cuando el cliente lo solicite por escrito o la normatividad de referencia analítica así lo indique Cuando sea necesario incluir desviaciones, adiciones o exclusiones a los métodos de ensayo, estas deben reportarse en la sección de observaciones. (Ejemplo: detalles de condiciones ambientales, etc.) 6.11 Orozco y Asociados tiene como política no realizar declaraciones sobre el cumplimiento o incumplimiento con los requisitos normativos Orozco y Asociados tiene como política no emitir opiniones e interpretaciones sobre los resultados analíticos reportados en el Informe de Resultados, cualquier opinión o interpretación será entregada al cliente por otro medio, cuando se considere apropiado y deberá incluir las bases que respaldan dichas opiniones Si el cliente solicita información adicional sobre el informe de resultados, esta información será emitida al cliente en un formato diferente, al Informe de resultados. Ejemplo: Cartas, memorándums, oficios, etc Dependiendo del tipo de ensayo efectuado, Orozco y Asociados podrá hacer referencia o no al plan de muestreo utilizado para la recolección de la muestra Cuando las condiciones ambientales durante el muestreo puedan afectar a la interpretación de los resultados de ensayo, será necesario incluir las condiciones ambientales en los informes técnicos de muestreo que apliquen y hacer referencia a ellas en el Informe de Resultados en la sección de observaciones Cuando un informe de resultados contenga resultados emitidos por un laboratorio contratado o subcontratado, estos deberán ser claramente identificados mediante un símbolo junto al parámetro y contener la leyenda de parámetro contratado o subcontratado en la sección de observaciones Para emitir un nuevo informe de resultados, se solicitará al cliente que lo solicite por escrito a través de una carta u oficio y el nuevo informe será identificado con el mismo folio del laboratorio del informe original al que reemplaza. Página 5 de 6

6 7. CONTROL DEL 7.1 Una vez entregado el Informe de Resultados al cliente, el Auxiliar Administrativo es el responsable de archivar todos los documentos referentes a cada servicio. 7.2 El almacenamiento y resguardo de los informes de resultados se lleva a cabo de la siguiente manera: Una vez emitido el Informe de Resultados, éste es entregado al cliente, en formato impreso (cuando es entregado personalmente al cliente o enviado por paquetería) el cliente firma la copia del informe de resultados como acuse de recibido ó cuando se envía por paquetería el auxiliar administrativo es responsable de asentar en la copia del informe de resultados la leyenda Paquetería. Existe la posibilidad de que el Informe de resultados se emita únicamente en formato electrónico, cuando sea este el caso, el Informe de resultados será impreso en el formato PDF, como control para Orozco y Asociados y el auxiliar administrativo deberá asentar en la copia la leyenda Informe entregado en PDF Toda la información de respaldo de cada servicio de análisis o muestreo efectuado por Orozco y Asociados o subcontratado, deberá ser archivado en conjunto con la copia Informe de resultados emitido, en el archivo particular de cada cliente o en el archivo de clientes varios cuando sea un servicio esporádico La información de respaldo estará conformada por cadena de custodia externa, solicitud de servicio y el informe técnico de muestreo (formato según aplique) Toda la información referida a cada servicio será archiva por un año en archivo activo y 4 años en archivo muerto. El auxiliar administrativo es el encargado de realizar esta actividad y en su ausencia el director designara a la persona encargada para llevarlo a cabo Los informes de resultados que forman parte del SICI, permanecerán en la base de datos por un periodo de 5 años, una vez concluido este periodo de tiempo serán retirados de la base de datos por el personal del área de sistemas. 7.3 El preinforme de resultados y el informe de resultados podrán ser consultado a través del SICI en formato electrónico 7.4 Después de los 5 años los preinformes de resultados, informes de resultados y toda la información de respaldo de cada servicio, podrán ser destruida como medio de disposición final. Ver OA-10 Procedimiento para el control de registros. FECHA ENTRADA EN VIGOR: Agosto 24 del Página 6 de 6