OROZCO Y ASOCIADOS OA PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN IDENTIFICACIÓN: OA-13 REVISIÓN: 01 FECHA: 20/08/15 COPIA CONTROLADA NO.

Transcripción

1 OROZCO Y ASOCIADOS OA REVISÓ: APROBÓ: COPIA CONTROLADA NO.: PÁGINA: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR Página 1 de 8

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES PERSONAL REGISTROS DE OBJETIVO Documentar e identificar las necesidades de entrenamiento para proveer la capacitación a todo el personal que realice actividades, que afecten la calidad de los servicios, así como evaluar la eficacia de las capacitaciones recibidas. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para todo el personal que labora en Orozco y Asociados y que realiza tareas específicas que afectan la calidad de los servicios prestados. 3. DEFINICIONES 3.1 CALIFICADO Estado que se le da a un elemento cuando se ha demostrado que este es capaz de cumplir con los requisitos especificados. 3.2 ELEMENTO Cualquier ente que puede ser descrito y considerado individualmente. Puede ser una actividad o un proceso, un producto o una organización, un sistema o una persona. O cualquier combinación de los anteriores. 3.3 COMPETENCIA Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. 3.4 SGC Sistema de Gestión de la Calidad. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NORMAS. ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 ISO 9004:2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño. Página 2 de 8

3 ISO 9000:2000 NMX-CC-9000-IMNC-2000 ISO/IEC 17025:2005 NMX-EC IMNC-2006 Sistema de gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. 4.2 MANUALES Y S. MAINDOA MAORGOA MAPROADOA MAPROTECOA MASICI MAMAOA MAPROTECMIOA Manual de Inducción. Manual Organizacional. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Técnicos. Manual de Usuario del Sistema Integral de Control de Información Manual de Métodos de Análisis. Manual de Procedimientos Técnicos de Microbiología. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Ver la sección 6 Responsabilidades en el Manual Organizacional vigente 5.2 ES RESPONSABILIDAD DEL INSTRUCTOR: Estar calificado para la impartición del curso que le sea solicitado Solicitar de manera verbal o por escrito la elaboración de un diploma al director. 6. PERSONAL 6.1 Los requerimientos, responsabilidades, perfil y aptitudes del personal, para cada uno de los puestos indicados en la estructura de la organización, se describen detalladamente en el Manual Organizacional Orozco y Asociados define los niveles mínimos de calificación y experiencia necesaria para los puestos claves dentro del laboratorio en el Manual Organizacional. El resto del personal profesional del laboratorio también debe poseer calificaciones similares. 6.2 El personal debe tener la preparación, capacitación, adiestramiento, conocimientos técnicos y experiencia para desempeñar satisfactoriamente las funciones asignadas. 6.3 El personal de nuevo ingreso deberá conocer los derechos y obligaciones que adquiere al formar parte de Orozco y Asociados pasando por un proceso de inducción, para posteriormente ser adiestrado en el desempeño de sus funciones. 6.4 El personal debe estar sujeto a programas continuos de capacitación y entrenamiento con evaluaciones periódicas y conservar las constancias respectivas. 6.5 Toda la información referente a cada uno de los integrantes de Orozco y Asociados, se debe concentrar en expedientes individuales, los cuales podrán ser mantenidos en medios escritos o electrónicos de acuerdo a las necesidades del laboratorio. Página 3 de 8

4 6.5.1 Los expedientes individuales deberán contener al menos la siguiente información: Curriculum personal Información personal Constancias de Capacitación Los expedientes del personal de Orozco y Asociados se deberán actualizar anualmente en el mes de enero, por medio impreso y en electrónico de manera trimestral. Esto con la finalidad, de que cualquier cambio o adición al expediente sea tomado en cuenta para su próxima actualización. 6.6 PROCESO DE INDUCCIÓN Orozco y Asociados establece la necesidad de un proceso de inducción formal para el personal de nuevo ingreso, persiguiendo los siguientes objetivos: Facilitar el proceso de adaptación e integración del personal que ingrese al laboratorio Establecer las relaciones que mantendrán el nuevo empleado con Orozco y Asociados Dar a conocer al personal las políticas de Orozco y Asociados Dar a conocer al nuevo empleado las normas de disciplina y de seguridad. Incrementar la integración grupal. Mejorar los procesos de comunicación. Maximizar la calidad de las contribuciones individuales. Impulsar el crecimiento personal con la visión y objetivos de Orozco y Asociados Ahorrar tiempo y trabajo al nuevo empleado y a Orozco y Asociados El programa de inducción de Orozco y Asociados debe contener los siguientes puntos: Bienvenida: El personal de nuevo ingreso en su primer día de trabajo debe ser presentado en una junta informativa a todo el personal del laboratorio, el Director general o el Jefe de laboratorio deberán presentarlo. Durante su primer día el Representante de la dirección es el encargado de brindar el curso de inducción al personal de nuevo ingreso y es responsable de aclarar las dudas que surjan sobre sus funciones dentro de la organización y el sistema de gestión de la calidad. Durante su primer día el Jefe de laboratorio será el encargado llevar al nuevo integrante de la empresa, por el proceso de inducción, siguiendo una técnica que va de lo general a lo particular, Empresa Área Puesto. Empresa: El personal de nuevo ingreso a través del curso y manual de inducción deberá conocer los siguientes puntos acerca de Orozco y Asociados. Política de Calidad y Misión. Organigrama general. Políticas generales de la empresa Proceso Proceso general del que formará parte (Administrativo ó Técnico). Sistema de gestión de la calidad (De manera superficial) Capacitación y adiestramiento Página 4 de 8

5 Relaciones de trabajo Jornada y horario de trabajo Salario e incentivos Días de descanso y vacaciones Permisos y faltas Sanciones Prestaciones Reglamento de trabajo El programa de inducción de Orozco y Asociados establece que una vez que el personal de nuevo ingreso conoce los puntos anteriores mediante el curso de inducción, este debe ser conducido en un recorrido por las instalaciones en compañía del Jefe de Laboratorio y este deberá dar una pequeña descripción verbal sobre la descripción del trabajo a realizar y sus responsabilidades El personal de nuevo ingreso estará bajo la supervisión y la dirección constante de un analista experimentado ó en el caso del personal administrativo de alguna persona de experiencia que le indique como realizar las actividades que tendrá que desempeñar de manera cotidiana, estas actividades se deberán registrar en el Formato OA-105 Capacitación a Personal. El personal de nuevo ingreso estará en capacitación por un periodo que no puede exceder de los 45 días, después de éste periodo debe tener la capacidad de realizar las actividades inherentes a su puesto. 6.7 PERSONAL DEL AREA TÉCNICA Orozco y Asociados deberá asegurar que todos sus analistas y muestreadores reciban un entrenamiento adecuado para la competente ejecución de las pruebas y operación de los equipos El personal técnico deberá tener conocimientos sobre el manejo e interpretación de las normas y métodos de análisis El personal con más de un año de experiencia comprobada en ejecución de métodos analíticos, podrá ser considerado como un analista competente y podrá llevar a cabo de inmediato sus Pruebas Iniciales de Desempeño El personal de nuevo ingreso sin experiencia destinado para el área analítica, estará 45 días bajo supervisión del Jefe de laboratorio ó un analista competente adquiriendo experiencia y capacitándose. En los siguientes 45 días deberá realizar su prueba de desempeño inicial (PDI); para que al término de los 90 días de antigüedad laboral, puede ser considerado como un analista competente Ningún analista podrá llevar a cabo pruebas hasta no ser reconocido como competente Orozco y Asociados reconoce la competencia de sus analistas mediante la realización de la PID cumpliendo con todos sus criterios de aceptación El procedimiento para realizar PDI se encuentra documentado en OA-16 procedimiento para la confirmación del método Una vez realizados y aprobados los puntos referidos en el inciso 6.7.5, se autorizará como Analista Responsable del método, para llevar a cabo las pruebas con todas las responsabilidades que esto implica, mediante un oficio de aceptación como analista responsable. Página 5 de 8

6 6.7.7 El desempeño continuo deberá ser monitoreado utilizando técnicas de control de calidad analítico, el cual podrá verificarse mediante las cartas control de cada analista, consultar OA-21 Procedimiento para el control de calidad analítico y OA-14 Procedimiento de supervisión Se deberá tomar en cuenta las Encuestas de Detección de Necesidades para definir la capacitación que deberá de recibir cada analista Orozco y Asociados deberá contar con personal competente que sustituya al signatario autorizado, así como al personal operativo durante sus ausencias Orozco y Asociados establece que toda la gente que colabora con la empresa es gente comprometida y con una mentalidad triunfadora, por tanto la principal responsabilidad del entrenamiento y la capacitación recae sobre ella misma Orozco y Asociados visualiza la capacitación como una inversión a mediano, corto y largo plazo, dicha capacitación tiene como objetivo mejorar sus capacidades, desarrollar habilidades, adquirir conocimientos y sobre todo, dar la oportunidad de que cada una de las personas que colaboran en la empresa alcancen la excelencia. 7.2 El personal de Orozco y Asociados juega un papel muy importante en la detección de necesidades de capacitación, el personal tiene la oportunidad de transmitir sus inquietudes a la dirección mediante una encuesta, la cual se lleva a cabo durante el mes de enero. Formato OA-03 Encuesta de Detección de Necesidades. 7.3 Se deberán revisar los datos arrojados por las auditorias (internas y externas), ensayos de aptitud, trabajo no conforme y retroalimentación del cliente para detectar necesidades de capacitación que impidan al personal realizar su función adecuadamente. 7.4 Anualmente se deberán revisar las necesidades de capacitación por empleado y área de trabajo, lo cual que nos permitirá ofrecer a tiempo alternativas de cursos para cubrir las necesidades de capacitación. Algunos de los indicadores que deberán ser revisados para determinar las necesidades de capacitación son los establecidos en las secciones 7.2 y Los cursos impartidos para cubrir necesidades de capacitación inminentes que no fueron tomados en cuenta durante la evaluación anual de necesidades de capacitación realizadas a principios de año y que no se encuentren dentro del programa anual de capacitación deberán registrarse en el Formato OA-50 Registros de Cursos de Capacitación Extraordinarios Los cursos que se encuentran dentro del programa de capacitación podrán ser sustituidos o cancelados, cuando exista una razón de peso para ello, y en este caso se deberá definir si el curso se pospondrá para otra fecha o y se cancelará definitivamente mediante un oficio emitido por la dirección exponiendo la razón para el cambio, este oficio deberá ser archivado junto con el programa anual de capacitación al que afecta. 7.5 Orozco y Asociados mide la eficacia de los cursos impartidos, mediante entrevistas al personal, mesas de trabajo o exámenes aplicados posteriormente, dependiendo del objetivo de la capacitación. El ponente o instructor es encargado de calificar los exámenes impartidos o emitir una minuta en caso de evaluarse a través de mesas de trabajo o entrevistas. Página 6 de 8

7 7.6 Los criterios para definir la eficacia de las capacitaciones impartidas serán los siguientes: Calificación aprobatoria en examen (mínimo 8.0) De la supervisión máximo un 20% del total supervisado como trabajo no conforme De las auditorias internas o externas y de los ensayos de aptitud, cero no conformidades en que la causa raíz sea la falta de capacitación o una capacitación deficiente De las quejas y/o retroalimentación del cliente, cero no conformidades en que la causa raíz sea la falta de capacitación o una capacitación deficiente. 7.7 Cuando no se cumplan los criterios de eficacia de las capacitaciones descritas en el punto 7.6 de éste procedimiento se deberá impartir nuevamente la capacitación en un lapso no mayor a 3 meses Sin embargo, cuando el método para definir la eficacia de una capacitación sea el examen y sólo un mínimo de 3 o menos personas no lo aprueben, se aplicará nuevamente el examen teniendo como apoyo toda la documentación generada por la capacitación. 7.8 Durante la revisión de la dirección, en la medición de los objetivos de calidad se deberá verificar cual es el grado de cumplimiento del programa anual de capacitación, si el programa fue cumplido en su totalidad se deberá atribuir un 100% y éste deberá ir disminuyendo en función de las capacitaciones no efectuadas. Los cursos de capacitación extraordinarios se deberán revisar y estos se podrán tomar en cuenta para cubrir el % de cursos no efectuados. 7.9 PROGRAMA DE El programa de capacitación tiene como objetivo proveer de una capacitación total (aspectos administrativos y técnicos), a todo el personal que labora en Orozco y Asociados Todo el personal de Orozco y Asociados deberá tener la preparación, capacitación, adiestramiento, conocimientos técnicos y experiencia para desempeñar satisfactoriamente sus funciones asignadas El programa de capacitación podrá ser cubierto con instructores internos o externos Se debe asegurar una capacitación adecuada con personal familiarizado con los procedimientos administrativos y técnicos además de los métodos de análisis, y con la evaluación de los resultados de los ensayos El Representante de la Dirección debe elaborar el Programa Anual de Capacitación Formato OA-68 y el Director lo debe autorizar El programa de capacitación anual deberá tocar como mínimo los siguientes puntos: Aspectos de Seguridad. Aspectos de Gestión de Calidad. Aspectos Técnicos. 8. REGISTROS DE 8.1 Se utilizará el Formato, OA-28, Relación de Participantes en Reuniones, para mantener evidencia de los cursos de capacitación recibidos. 8.2 Cuando se impartan cursos de capacitación, los registros de capacitación deben contar con la fecha de realización de esta actividad y cuando sea posible sus memorias Cuando se de capacitación personalizada por área o analista, sobre alguna actividad en específico, se deberá registrar dicha capacitación en el formato OA Se debe mantener actualizada la información relativa a la calificación, formación y experiencia de su personal técnico en expedientes individuales, apoyados por la evidencia de la capacitación recibida. Página 7 de 8

8 8.4 Para el caso de otorgar capacitación por parte de Orozco y Asociados, se debe expedir una constancia del curso o diploma de participación, debidamente registrado Se otorgará diploma ó constancia cuando un participante cubra lo siguiente: a) 80 % de asistencia como mínimo. b) Acreditar, con una calificación igual o mayor del 80%. (Cuando se aplique un examen) El No. de Registro del diploma o constancia se efectuará de la forma siguiente: OA/CX-YY/ZZ Donde: OA/C: Orozco y Asociados Curso X: Consecutivo del No. de curso en el año YY: Año de impartición del curso ZZ: No. Consecutivo de Participante. 8.5 Los diplomas o constancias presentarán la siguiente información: a) Logotipo de la empresa b) Nombre de la empresa que otorga c) Otorgamiento del diploma o constancia d) Nombre del participante e) Nombre del curso f) Fecha de impartición g) No. de registro h) Lugar y fecha donde se otorga h) Nombre y firma del instructor 8.6 Se archivará en los expedientes individuales una copia del diploma o constancia y la evidencia del resultado obtenido.estos registros se mantendrán en formato impreso o electrónico según las necesidades de Orozco y Asociados un año en archivo activo y 4 años en archivo muerto. Consultar OA-10 Procedimiento para el control de registros. FECHA ENTRADA EN VIGOR: Agosto 24 del Página 8 de 8