ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA. JULIO DE 2ur010

Transcripción

1 ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA JULIO DE 2ur010

2 Myriam Victoria Mutis Riveros Ingeniera Industrial, Especialista en Gerencia de Seguridad y Salud en el Trabajo, cursan actualmente un MBA en Administración y Dirección de Empresas. Cuenta con más de 15 años de experiencia en empresas de Colombia, Ecuador y México, en las que se ha desempeñado como Gerente, Directora y Consultora en Sistemas de Gestión Integral. Auditora líder en ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015; Auditora OHSAS 18001, ISO 28000, ISO 39001, RUC, OEA, CTPAT, Decreto 1072 y Auditora Internacional BASC. Auditora, consultora y conferencista Nacional e Internacional en Sistemas de Gestión. Formadora de Auditores, docente de BASC, INLAC y de pregrado en prestigiosas Universidades de Colombia. Delegada de INLAC Colombia al comité ISO PC Seguridad y Salud en el trabajo.

3 OBJETIVO Desarrollar la habilidad para identificar no conformidades reales y/o potenciales, analizar sus causas y definir planes de acción eficaces

4 REQUISITOS BASC 9. MEJORA Las actividades para la gestión de las mejoras (correcciones, acciones correctivas y acciones de mejora), son elementos que permiten al Sistema desarrollarse y aumentar su nivel de eficacia, para alcanzar los resultados planificados. Esos procesos deben retroalimentar la gestión de riesgos cuando sea aplicable.

5 REQUISITOS BASC 9.2. CORRECCION Cuando se identifique desviaciones que requieren atención de carácter inmediato, la empresa debe desarrollar las correcciones correspondientes para eliminar los efectos de dicha desviación. Debe mantener registros de dichas correcciones del análisis para determinar si se requieren acciones correctivas adicionales.

6 9.3. ACCION CORRECTIVA La empresa debe establecer un procedimiento documentado para la gestión de las acciones correctivas y aplicarlo cuando se identifique no conformidades. Se debe considerar los siguientes aspectos: a) Registrar las no conformidades. b) Desarrollar un análisis de las causas. c) Determinar e implementar las acciones correspondientes para eliminar estas causas, incluyendo las fechas limite y los responsables. d) Verificar la eficacia de las acciones tomadas. 6

7 9.4. ACCIONES DE MEJORA La empresa debe determinar, registrar y dar seguimiento periódico a las oportunidades de mejora e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos, fortalecer su sistema y la gestión del riesgo. 7

8 GLORARIO DE TERMINOS Y DEFINICIONES VERSION 05 NO CONFORMIDAD MAYOR. Ausencia total de evidencia con respecto al cumplimiento de un criterio de auditoría, o que pone en riesgo la integridad o eficacia del SGCS BASC. Nota: se puede considerar una no conformidad mayor, una cantidad de 3 no conformidades menores en un mismo proceso; 3 no conformidades menores del mismo requisito en 3 procesos diferentes o; la recurrencia de una no conformidad menor en una auditoria previa. NO CONFORMIDAD MENOR. Incumplimiento parcial de un criterio de auditoría que no pone en riesgo la integridad o eficacia del SGCS BASC.

9 GLORARIO DE TERMINOS Y DEFINICIONES VERSION 05 Acción correctiva. Conjunto de actividades que permite eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. Corrección. Acción inmediata que busca eliminar el efecto de una desviación. Nota: no requiere análisis de causa.

10 NO CONFORMIDAD Del Cliente INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO Legales o Reglamentarios De la organización Riesgos REAL POTENCIAL Acción Correctiva Corrección Acción Preventiva

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12 CUANDO SE DEBE TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS? 1. Cuando se presenten inconsistencia en la operacion y/o aplicacion de los procesos del SGCS. 2. Cuando el incumplimiento con las características del servicio o producto son recurrentes 3. Cuando haya un incumplimiento con lo planificado (Planes de calidad, programas, objetivos, etc.) La accion correctiva se inicia cuando se detecta un incumplimiento a lo antes mencionado.

13 COMO ELABORAR UNA ACCION CORRECTIVA? 1. Redactar la no conformidad de manera adecuada, los elementos que debe de contener son: Identificar las causas que lo ocasionan Elaborar un plan de accion para eliminar causa raíz del problema. Asignar responsabilidades Implementar el plan de accion Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

14 CORRECCIÓN Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva Existe diferencia entre corrección y acción correctiva Corrección: elimina la no conformidad Acción correctiva: elimina la causa de la no conformidad

15 EJEMPLOS DE ACCION CORRECTIVA, CORRECCION Y CAUSA RAIZ

16 NO HAY FECHAS DE RECEPCIÓN EN MATERIALES NUEVOS Corrección: Agregar las fechas de recepción en todos los pallets que están en el almacén. Acción Correctiva: Re-entrenamiento a todo el personal que recibe acerca de la forma para adecuadamente colocar las fechas de recepción en los materiales entrantes. La política de rotación de stocks fue actualizada para generar reportes de inventarios antiguos, no solo para inspeccionar cualquier material en almacenaje por más de 30 días para revisar actividad de insectos, sino también para una adecuada colocación de la fecha de recepción. El programa mensual de auto-inspección fue actualizado para incluir una línea de artículos que el personal visualmente revisó a la recepción de pallets en almacenaje. Como parte de las revisiones diarias operacionales, la transferencia de materia prima fue actualizada para asegurarse de que las fechas de recepción sean visibles en todos los materiales puestos en pallets, y notificar a un supervisor si estas fechas no estaban presentes. Todo el personal involucrado en éstos programas fue reentrenado en los nuevos procedimientos. Causa Raíz: La empresa contrató nuevos receptores, y no fueron entrenados en los procedimientos.

17 LA PUERTA DE EMBARQUE FUE DAÑADA Y NO FUE SEÑALADA Corrección: El servicio de reparación de puertas fue llamado para reparar la puerta. Acción Correctiva: La frecuencia de inspección de la puerta de embarque en el programa de mantenimiento preventivo fue incrementada de dos veces al año, a cada tres meses. Revisiones de la puerta fueron incluidas diariamente así como revisiones de seguridad para el departamento de embarques. Si se encontraron problemas, estos fueron documentados en la hoja de revisión y se notificó al supervisor. El personal de embarques fue re-entrenado en estos nuevos procedimientos. El contrato con la empresa de control de plagas fue actualizado para incluir chequeos mensuales de la puerta. Si una puerta fuese encontrada dañada, la compañía de control de plagas notificará al gerente de inocuidad e ingresará una solicitud de trabajo. El servicio de seguridad contratado actualizó sus procedimientos no solo para asegurar que las puertas estuvieran cerradas en la noche, sino también asegurar que ninguna puerta estuviera dañada. Si una puerta fuese encontrada dañada, el guardia notificaría al supervisor de mantenimiento a cargo. Causa Raíz: el personal de la empresa y los equipos de seguridad fueron solo entrenados para asegurarse de que las puertas fueran cerradas, y no para buscar daños en las puertas.

18 LOS EMPAQUES FUERON ENCONTRADOS CON ACUMULACIONES DE POLVO CONSIDERABLES Corrección: La planta cerró durante el fin de semana y los equipos de limpieza limpiaron los empaques. Acción Correctiva: La frecuencia de limpieza master fue incrementada de una vez al año, a dos veces por año. La inspección cada tres meses fue actualizada para incluir un chequeo de asuntos de limpieza en las áreas alrededor de los empaques. Si se encontraban problemas, el gerente de inocuidad también debía ser notificado. El personal de mantenimiento que lleva a cabo éstas inspecciones fue entrenado en el nuevo procedimiento. Causa Raíz: La empresa agregó una nueva línea de empaque, y esto ha creado polvo adicional.

19 METODOLOGIAS PARA ANALISIS DE CAUSAS

20 METODOLOGIAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS Para poder localizar la causa raíz de un problema, existen diversos métodos de análisis que se usan frecuentemente en muchas empresas. Lluvia de ideas El método de las 5 M La técnica de los 5 porqué

21 LLUVIA DE IDEAS Se debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1.Definir el objetivo o asunto a resolver 2.Establecer un tiempo para pensar 3.Generar tantas ideas como sea posible 4.Desarrollar análisis y discusión 5.Asegurar la participación de todos los participantes 6.Registrar todas las ideas

22 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema. Estas cinco M son las siguientes:

23 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Que es? Es una técnica de analisis de causa y efectos para la solucion de problemas, relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. Cuando se utiliza? Cuando se necesite encontrar las causas raíz de un problema. Simplifica el analisis y mejora la solucion de cada problema; ayuda a visualizarlos mejor y hacerlos mas entendibles, toda vez que agrupa el problema o situacion a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situacion.

24 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Definir el efecto o problema. Trazar una flecha y escribir el efecto del lado derecho. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias.

25 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, maquinaria (equipos), métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (5 M`s) Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema. Registrar cualquier informacion que pueda ser de utilidad.

26 DIAGRAMA DE ISHIKAWA CAUSA MAYOR CAUSA MAYOR Causa menor Causa menor EFECTO Causa menor CAUSA MAYOR CAUSA MAYOR

27 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Máquina: se deben usar los equipos y los sistemas de información con las especificaciones necesarias para que el proceso se desarrolle eficientemente Mano de obra: El personal puede ser el origen de un fallo. Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los problemas..la mano de obra que participa en un proceso debe estar entrenada

28 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Método: los procesos no deben hacer se de cualquier manera debe haber una forma pautada. Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales, ) que pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún input del que está fallando

29 DIAGRAMA DE ISHIKAWA Medio ambiente: el medio ambiente se refiere al orden y a la limpieza del sitio de trabajo, a la seguridad de los funcionarios, y al trabajo sostenido en un clima agradable de colaboración y respeto mutuo. Materia prima: Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema.

30 DIAGRAMA DE ISHIKAWA

31 EJEMPLO DIAGRAMA DE ISHIKAWA

32 LA TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ Es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado: Mi auto no arranca. (el problema) Por qué no arranca? Porque la batería está muerta. Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona. Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta. Por qué se rompió la cinta? Porque el alternatdor está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado. Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante

33 EJEMPLO DE LOS 5 POR QUE`S

34 EJEMPLO: MONUMENTO DE LINCOLN. Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C., Por qué? Por qué? Por qué? Porque se limpiaba con más frecuencia que los otros monumentos Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento Había más pájaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento, particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa Por qué? Había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln - específicamente ácaros Por qué? Descubrieron que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema 34

35 EJEMPLO DE LOS 5 POR QUE Ś ANÁLISIS DE LAS CAUSAS Pregunta Por qué existen documentos que no se han digitalizado en el periodo establecido? Por qué no siempre llegan al departamento en la fecha de ingreso a la institución? Por qué se quedan en los departamentos que hacen la contratación? Respuesta Porque no siempre llegan al departamento en la fecha de ingreso a la institución. Porque se quedan en los departamentos que hacen la contratación. Porque ellos no saben que se tienen que mandar en cuanto se tengan los documentos. Por qué los departamentos no saben que se tienen que mandar de inmediato? Porque no se les ha notificado y no existe un documento que indique exactamente los tiempos y los mecanismos para el tratamiento de los documentos del personal. ACCIÓN CORRECTIVA: Establecer los criterios para la entrega de los documentos en el plan documental. Difundir a todo el personal de la universidad los criterios para la entrega de los documentos.

36 De acuerdo con la imagen identifique en la escena cuál es la falla, elabore una hipótesis de la causa, especifique la corrección que muestra la escena, y proponga la posible acción correctiva a realizar. JULIO DE 2ur010

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40 MEJORA CONTINUA Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. La entidad debe mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SG mediante el uso de la políticas, los objetivos, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

41 QUÉ BUSCA LA MEJORA CONTINUA? Minimizar los riesgos en la cadena de suministros Optimizar los procesos y los recursos. Estandarizar las comunicaciones internas y externas. Flexibilizar el sistema de gestión en Control y Seguridad BASC

42 ACCIÓN Ejecutar las acciones y registrar los resultados

43 La verificación y cierre Compare los resultados. Antes y después

44 Eficacia Se eliminaron las CAUSAS?

45 La verificación y cierre CONVIERTA EL EFECTO EN TÉRMINO DE DINERO.