Sistema Integral de Información ERP Advanta TMB Manual de Referencia Módulo de Compras. Agosto, 2013

Transcripción

1 Sistema Integral de Información ERP Advanta TMB Manual de Referencia Módulo de Compras Agosto, 2013

2 Contenido: Presentación El presente manual tiene el propósito de ser una guía para operar el módulo de compras del sistema integral de información ERP Advanta TMB. El manual está organizado de la siguiente forma: Introducción: Exposición del objetivo de la administración de las compras a través de Advanta TMB. Conceptos: Explicación de los términos y conceptos de compras usados en el documento. Funciones: Explicación de cada función a detalle. Sistema Integral de Información ERP Advanta TMB... 1 Manual de Referencia Módulo de Compras... 1 Presentación... 2 Introducción... 3 Conceptos Generales... 4 DETALLE DE FUNCIONALIDADES... 5 GENERALIDADES... 5 Datos Adicionales ABC... 5 Estructura de Datos Adicionales ABC... 6 C.05 PROVEEDORES... 6 C ABC Datos Adicionales de Proveedores... 6 C ABC Estructura de Datos Adicionales de Proveedores... 6 C ABC Proveedores... 6 C Consulta Proveedores... 8 C Consulta Histórico de Datos de Proveedores... 8 C Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Generales de Proveedor... 8 C Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Comerciales de Proveedor... 8 C Configuración: ABC Relación Proveedor / Artículo... 8 C Configuración: Parametrización de Proveedores... 8 C Configuración: Tipo de Proveedores... 8 C Configuración: Asignación de Numeración a Proveedores... 9 C Configuración: Actividades de Proveedores... 9 C Configuración: Tipos Impuestos de Proveedores... 9 C Configuración: Tipo de Términos de Crédito de Proveedor... 9 C Configuración: Incoterms C.10 COTIZACIONES DE COMPRA C ABC Cotizaciones de Compra C Consulta Cotizaciones de Compra C Proceso: Aprobación de Cotizaciones de Compra C Control de s de Cotizaciones de Compra C Configuración: Rutas de Aprobación de Cotizaciones de Compra C Configuración: Numeración de Cotización C.15 REQUISICIONES DE COMPRA C ABC Requisiciones de Compra C Consulta de Requisiciones C Confirmación de Requisición de Compra C Aprobación de Requisiciones de Compra C Proceso: Incluir Requisición en Orden de Compra C Proceso: Desaprobador Requisición de Compra C Configuración: Tipo de Requisición C Configuración: Numeración de Requisiciones de 25 C Configuración: Rutas de Aprobación de Requisiciones C.25 ORDENES DE COMPRA C.25.1O - ABC Orden de Compra C Consulta de Orden de Compra C Consulta Gastos de Orden de Compra C Proceso: Aprobación de Orden de Compra C Proceso: Impresión y Envió de Orden Compra a Proveedor C Proceso: Confirmación Fecha Promesa de Entrega del Proveedor C Proceso: Cierre Detallado de Órdenes de Compra C Proceso: Control s de Orden de Compra C Configuración: Parametrización Órdenes de Compra C Configuración: Tipo de Órdenes de Compra C Configuración: Asignación de Grupos de Impuestos C Configuración: Numeración de Órdenes de Compra C Configuración: Asignación de Términos de Crédito C Configuración: Tipos de Gasto C Configuración: Rutas de Aprobación de Orden de Compra C Configuración: Códigos de Razón Orden de Compra C.30 ENTRADAS A INVENTARIO POR COMPRA C Proceso: Entrada de Inventario por Compra C Consulta de Entradas de Inventario por Compra C Proceso: de Número de Remisión C Proceso: Ajuste de Entrada de Inventarios por Compra C Proceso: Devolución de Inventario de Compra C Parametrización de Recibos de Compra C Configuración: Numeración de Recibos de Compra C Configuración: Código de Razón por Devolución de Compra C.80 REPORTES DE COMPRA C Reporte General de Proveedores C Reporte de Cotizaciones de Compra C Reporte de Solicitud de Cotizaciones de Compra C Reporte Ruta de Aprobación de Requisiciones C Reporte Requisiciones de Compra C Reporte de Órdenes de Compra por Proveedor C Reporte Órdenes de Compra Pendientes de Recibo C Reporte Histórico de s de Órdenes de Compra C Reporte Recibos de Orden de Compra C Reporte Recibos de Orden de Compra por Factura C Reporte Facturación de Compra C Reporte de Proveedores C Reporte Proveedores Histórico de C Reporte Requisiciones de Compras C Reporte Ordenes de Compras Detalle por Partida C Reporte Órdenes de Compra Detalle por Partida Status C Reporte Recibos por Órdenes de Compras... 24

3 Introducción El objetivo primordial del área de compras es la de abastecer los bienes y contratar los servicios necesarios para la operación diaria de la empresa. Debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos que se reciban cumplan con: La cantidad mínima necesaria Las especificaciones técnicas y de calidad Ser la mejor opción en costo del mercado considerando los cargos de transportación y acondicionamiento Entrega en el lugar y tiempo especificado Para lograr su objetivo, realiza las siguientes funciones principales: Recibir requerimientos de compras de cada una de las áreas de la empresa Cotizar los requerimientos de compra con proveedores Seleccionar el mejor proveedor Gestionar la compra con el proveedor seleccionado Verificar y evaluar los resultados de la compra En la ejecución de cada función el área de compras debe: Organización Contar con procedimientos documentados y forzosos. Contar con especificaciones técnicas documentadas. Planeación Contar con un plan de compras aprobado de materias primas según programa de producción. Contar con un plan de compras aprobado de refacciones y servicios según programa de mantenimiento. Establecer el tamaño de lote económico, punto de reorden, inventario de seguridad y tiempo de seguridad para cada insumo. Aplicar métodos y técnicas para determinar las cantidades a ordenar. Contar con un presupuesto de gastos capitalizables. Selección de Proveedores Determinar la capacidad y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio. Precios de competencia considerando precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito. Las restricciones legales Cotizar Establecer precios que han de pagarse Determinar condiciones aceptables Fletes Descuentos Tiempo mínimo para preparación de entregas Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. Mantener acuerdos de renegociación de precios Gestión de compras Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio. Recepción de compra Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado a través de órdenes de compra Contar con un lugar de recepción estrictamente supervisado y separado de las funciones de embarque y almacenamiento, donde se instruya al proveedor a efectuar las entrega. Verificar en forma detallada que los bienes o servicios recibidos correspondan a la orden de compra. Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y a la brevedad posible. Establecer una supervisión estricta del personal de recepción. Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores Uso de documentos foliados para verificar las transacciones. Registro cronológico de cada recepción con registro de cada documento de recepción. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes Evaluación Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios similares. Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones. Cancelación o actualización de las órdenes de compra con fechas de entrega vencidas. Además debe cuidar: Reducir los niveles de inventario Aprovechar compras por volumen Implantar control de calidad en las compras Establecer políticas de adquisición Mantener registro de los productos Advanta TMB permite el control interno con la prevención e identificación de errores. Los controles para la prevención están destinados a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas, como: Supervisión de las transacciones de ajustes; 3 de 25

4 Contraseñas para restringir el acceso a funciones en línea; Balanceo de transacción por transacción; Verificación y validación de datos registrados; Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en el sistema; Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción. Los controles de identificación están destinados a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades, como: Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos; Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes; Llevar cuenta del uso de formas pre numeradas; Auditoría interna; Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan; Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea. las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Este documento se extiende por triplicado, para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con los bienes; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido de conformidad. Calendario contable Registro ordenado de las fechas establecidas por las distintas normas fiscales para la declaración y pago de los impuestos en un año determinado. Cuentas por Cobrar Cuenta de activo circulante que acumula las cantidades que deudores y clientes deben a una empresa. Cuentas por Pagar Cuenta del pasivo circulante que representa las deudas de la empresa con terceros. Bancos Es la institución financiera donde la empresa tiene fondos disponibles para el pago de sus deudas adquiridas con proveedores y acreedores diversos. Conceptos Generales Proveedor Persona o empresa que suministra bienes y/o servicios necesarios para la operación del proceso productivo de otra empresa, o las mercancías que ésta necesita para realizar su actividad comercial. Cotización de compra Precio al que se puede efectuar en un mercado determinado la compra o la venta de un bien o servicio. El precio debe de ir acompañado de las condiciones comerciales bajo las cuales se respetará el precio: volumen mínimo de compra, tiempos de entrega, términos de pago, condiciones de embarque y fechas de vigencia. Requisición de compra Requisición es un documento interno a través del cual cada área de la organización solicita al departamento de compras sus requerimientos de bienes o servicios para su operación. Las requisiciones deben ser confirmadas por el área de compra y aprobadas por los responsables de cada área y según el monto por finanzas o dirección general. La requisición es un documento de control interno que permite evitar problemas de comunicación. En la requisición se debe especificar claramente el bien o servicio requerido, la fecha de necesidad y la cantidad y calidad necesarios. Tipo de cambio Factor de conversión que hay que aplicar para la equivalencia entre dos monedas diferentes. Factura Documento o recibo entregado por el vendedor al comprador como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor. En la factura se especifican los datos personales de ambos, las características de los productos, así como la fecha y el precio de compra. Devolución de Compra Acción de retornar al vendedor algo previamente adquirido por ser defectuoso o por no satisfacer las especificaciones del comprador. Cheques Documento de pago que permite retirar cierta cantidad de dinero de la cuenta bancaria del firmante. Orden de Compra Es un documento formal que se envía al proveedor para la compra de determinados bienes y/o servicios a un precio y condiciones comerciales convenidos. La orden de compra especifica los términos de pago y condiciones de entrega. Todos los bines y/o servicios comprados o contratados por la empresa deberán acompañarse de su orden de compra respectiva al momento de entregar los bienes o dar el servicio. Remisión Es un documento impreso y membretado que se emplea en el comercio para enviar los bienes solicitados por el cliente según su orden de compra. Según necesidades de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los bienes que han entregado en 4 de 25

5 DETALLE DE FUNCIONALIDADES Siguiente Se mueve al registro posterior en el browse sin tener que salir de la ventana de cambios. Ventanas GENERALIDADES Esta sección describe las características comunes que comparten las funciones de Advanta TMB. Por lo tanto, las descripciones de estas características se omiten en la descripción particular de cada función de no ser necesario, ya que se encuentran explicadas en esta sección. Principal La ventana principal es la primera ventana que se presenta al entrar a la función. Elementos Campos Obligatorios Son campos de captura obligatoria que se encuentran en la parte superior de la ventana en el área de color obscuro antes de los campos de filtrado. Determinan los registros que se presentan en el browse y a los que tiene acceso el usuario. Estos campos normalmente son el código de entidad, unidad de negocio o almacén. Al capturar valores válidos en estos campos se realiza un proceso de control por parte de Advanta TMB para verificar si el usuario tiene acceso a la información. Si no tiene acceso no se despliega ningún registro en el browse y se envía el mensaje de que el usuario no tiene acceso a la entidad, unidad de negocio o almacén. Filtros Los filtros son campos de captura opcionales que se encuentran en la parte superior de la ventana y determinan los registros que se presentan en el browse. Cada filtro está relacionado con una columna del browse y el comportamiento es el siguiente: Campo alfanumérico Despliega los registros donde los valores de la columna correspondiente empiezan con los caracteres capturados. Campo alfanumérico con (*) Campo numérico Campos de fecha Despliega los registros donde los valores de la columna correspondiente contiene en cualquier posición los caracteres capturados. Despliega los registros donde los valores de la columna son mayores al valor capturado. Despliega los registros donde los valores de la columna son mayores a la primera fecha capturada y menores a la segunda fecha capturada. Botones Las acciones que se realizar en las funciones en cada ventana se representan a través de botones. Los botones de acción comunes son: Permite crear un nuevo registro de información. Al crear un nuevo registro inmediatamente después se presentará en el browse. Permite eliminar el registro seleccionado en el browse. Permite modificar los datos del registro seleccionado en el browse. Imprimir Imprime información del registro seleccionado en el browse. Aceptar Guarda, registra, actualiza o procesa la información en la base de datos según sea el caso. Salir Cierra la ventana donde se encuentra el botón de acción sin realizar ningún proceso. Anterior Se mueve al registro anterior en el browse sin tener que salir de la ventana de cambios. 5 de 25 Datos Adicionales ABC Los datos adicionales es una funcionalidad genérica que permite al usuario configurar y registrar datos adicionales a cualquier elemento de Advanta TMB. Los datos adicionales pueden ser valores que representan características especificas o hacen referencia a documentos guardados en archivos de computadora como imágenes, documentos de texto u hojas electrónicas. Activos Fijos Grupo Detalle Ventana y de Datos Adicionales Campos Identificador Etiqueta Grupo Orden Tipo Formato Permite crear, eliminar o cambiar la descripción de grupos de datos adicionales. Permite definir los valores de los datos adicionales de tipo lista de valores. Para cualquier otro tipo de dato adicional no tiene ningún efecto. Código numérico con el que se identificará el dato adicional. Se recomienda que la numeración sea en intervalos de 10 en 10 por si después se desea insertar nuevos datos adicionales consecutivos. Etiqueta que describe brevemente el dato adicional. Se recomienda que la etiqueta no exceda de 20 caracteres. Grupo al cual pertenece el dato adicional. El grupo es importante ya que en la presentación de la pantalla de captura o consulta de datos adicionales el orden de aparición es primero por grupo y después por número de orden. Orden con el que se presenta el dato adicional dentro de su grupo en las pantallas de captura y consulta. Tipo de dato que representa el dato adicional: Texto: Dato alfanumérico de hasta 30 caracteres. Texto Largo: Dato alfanumérico de hasta 2,500 caracteres. Decimal: Dato numérico que permite decimales. Entero: Dato numérico que no permite decimales. Lógico: Dato lógico que solo permite los valores verdadero y falso. Lista: Lista de selección de valores predefinidos. Los valores se registran en el botón de acción Detalle. Imagen: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de imagen con formato jpg. Documento Excel: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de hoja electrónica con formato xls. Documento Word: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de documento con formato doc. Documento PDF: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de documento con formato pdf. Documento TXT: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de texto con formato txt. Formato de captura. Carácter x(n); donde n representa el número de caracteres. Decimal zzz,zzz,zz9.99; donde z representa cualquier digito. Entero zzz,zzz,zz9; donde z representa cualquier digito. Lógico Sí/No.

6 Valor Referencia Inactivo Ventana Grupos de Datos Adicionales Valor que presentará por default el campo. Valor de referencia. Indicar si el concepto por medir se encuentra activo o inactivo. Si está en estado inactivo no se presenta en las pantallas de captura ni de consulta. Los grupos de datos adicionales son importantes para lograr una mejor visualización al momento de la captura o consulta de sus valores, ya que los datos adicionales se presentan agrupados bajo esta clasificación. Ventana y Grupos de Datos Adicionales Campos Grupo Código alfanumérico del grupo de datos adicionales. Los datos se ordenan en su presentación en base a este valor. Breve descripción del grupo. Se recomienda que no sea mayor de 30 caracteres. acerca del grupo. Ventana Detalle de Datos Adicionales Permite registrar los valores validos solo para los datos adicionales con tipo de valor Lista. Ventana y Grupos de Datos Adicionales Campos Valor Despliega el código del dato adicional que se le adiciona o cambia el valor de la lista. Código Código alfanumérico con el que se identifica el valor de la lista. Breve descripción del valor. Se recomienda que no sea mayor de 30 caracteres. Estructura de Datos Adicionales ABC Permite generar estructuras de uno o más datos adicionales. Se pueden registrar una gran cantidad de datos adicionales, pero no todos los datos adicionales se usan en todos los elementos donde se aplican. Por ejemplo: si se configuran datos adicionales para números de parte, estos pueden ser para elementos tan diversos como equipos de cómputo, maquinaria, vehículos, etc. Cada uno de esos elementos requerirá datos adicionales diferentes los cuales se agrupan en estructuras y estas estructuras se asocian a los elementos. C.05 PROVEEDORES C ABC Datos Adicionales de Proveedores Permite registrar los datos adicionales que se desea asociar a los proveedores o grupo de proveedores (ver A.13). C ABC Estructura de Datos Adicionales de Proveedores Permite registrar la estructura de datos adicionales que se asocia a cada proveedor (ver A.13) C ABC Proveedores Permite registrar todos y cada uno de los proveedores a los cuales la empresa les compra bienes o servicios. En el registro del proveedor se configuran datos generales, fiscales, de clasificación y datos que determinan los parámetros necesarios para la operación del módulo de compras y cuentas por pagar. Imprimir Copiar Datos Adicionales Ventana y s General Comerciales Contacto Ventana General en y s ID Proveedor Permite registrar nuevos proveedores. Permite eliminar de manera permanente el registro del proveedor seleccionado en el browse siempre y cuando no exista ninguna transacción con él. Permite realizar cambios en los datos del proveedor seleccionado en el browse. Permite imprimir la ficha de datos del proveedor seleccionado en el browse. Permite registrar un nuevo proveedor en base a los datos del proveedor seleccionado en el browse. Automáticamente le asigna la numeración. Permite registrar los valores de los datos adicionales configurados para el proveedor seleccionado en el browse. Permite registrar o modificar los datos generales del proveedor. Permite registrar los parámetros para las operaciones comerciales y financieras del proveedor con la empresa. Permite registrar los datos de hasta dos empleados del proveedor que atienden las compras de la empresa. Despliega el código con el que se identifica al proveedor siendo registrado o modificado. El código de proveedor no se captura ya que se determina en 6 de 25

7 Código Anterior Moral/Física RFC Nombre Nombre Corto Calle Número Exterior Número Interior Colonia Referencia Delegación Actividad Tipo de Proveedor CURP ID Tax Código Postal País Estado Cuidad Ventana Comerciales en y s Cuenta CxP Cuenta Anticipos Cuenta de Compras forma automática. Código del proveedor anteriormente usado si es que existe. Se puede dejar en blanco. Permite seleccionar si el proveedor es persona moral (empresas) o persona física. Registro federal de contribuyente del proveedor. El sistema valida que el registro corresponda a al formato definido por el SAT. Si el país de origen del proveedor no corresponde al país definido en los datos de la empresa, entonces el proveedor se considera extranjero y no se valida el registro. Si es un proveedor extranjero el RFC debe ser XEXX y para público en general deberá ser XAXX Razón social del proveedor. La razón social debe corresponder al nombre que aparece en la alta del SAT ya que es el nombre que se considera en los documentos fiscales. Nombre del proveedor para ser usado en procesos de Consulta y Reportes de Advanta TMB. Nombre de la calle del domicilio fiscal del proveedor. Número exterior del domicilio fiscal del proveedor. Número interior del domicilio fiscal del proveedor. Nombre de la colonia del domicilio fiscal del proveedor. Referencia de la ubicación del domicilio fiscal del proveedor que ayude a su localización. Nombre de la delegación del domicilio fiscal del proveedor. Permite seleccionar la actividad que corresponde al proveedor. El catalogo de actividades se debe configurar previamente en la función C Permite seleccionar el tipo que corresponde al proveedor. El catalogo de tipos se debe configurar previamente en la función C CURP del proveedor. Número de referencia fiscal para proveedores extranjeros. Código postal del domicilio fiscal del proveedor. Permite seleccionar el país que corresponde a la dirección fiscal del proveedor. El catalogo de países se debe configurar previamente en la función S0505. Permite seleccionar el estado que corresponde a la dirección fiscal y país del proveedor. El catalogo de países y estados se debe configurar previamente en la función S0505. Permite seleccionar la ciudad que corresponde a la dirección fiscal, país y estado del proveedor. El catalogo de países, estados y ciudades se debe configurar previamente en la función S0505. con respecto al proveedor. Estos comentarios son solo internos y sirven para informar a los empleados que participan en el proceso de compra acerca de información relevante del proveedor. Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad las transacciones de compras que se tengan con él. Puede ser una cuenta diferente por proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad. Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad los pagos anticipados por concepto de compra. Puede ser una cuenta diferente por proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad. Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad las compras de bienes o servicios. Puede ser una cuenta diferente por 7 de 25 Comprador Tipo Término Crédito Término Crédito Tipo de Impuesto Forma Pago Banco Status Moneda Documento Días Revisión Días Pago Banco Proveedor Cuenta Bancaria Número Clabe Datos Adicionales proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad. Esta cuenta se usa directamente en el módulo de cuentas por pagar en la función de Q de compras directas. Si la compra es realizada por orden de compra, la cuenta contable que se tomará será en el siguiente orden: Cuenta de compras del número de parte definida en la función D1510. Cuenta de compras de la línea de producto definida en la Q Cuenta de compras del proveedor definida en la C0510. Usuario que normalmente atenderá las compras con el proveedor. Permite seleccionar el tipo de término de crédito que corresponde al proveedor. El catalogo de tipos de términos de crédito se debe configurar previamente en la función C El Tipo de término de crédito que se usa en las órdenes de compra junto con el tipo de término de crédito de números de parte para determinar los términos de crédito efectivos. Permite seleccionar los términos de crédito efectivos que otorga el proveedor a la empresa. El catalogo de términos de crédito efectivos se debe configurar previamente en la función Q9040. Permite seleccionar el tipo de impuesto que corresponde al proveedor según su zona. El catalogo de tipos de impuesto se debe configurar previamente en la función C El tipo de impuesto se usa en las órdenes de compra junto con el tipo de impuesto de números de parte para determinar los impuestos efectivos. Permite seleccionar las formas de pago con que se paga preferentemente al proveedor. El catalogo de formas de pago se debe configurar previamente en la función Q9041. Permite seleccionar el banco con que se paga preferentemente al proveedor. El catalogo de formas de pago se debe configurar previamente en la función Q Al momento de seleccionar las cuentas por pagar solo aparecerán aquellas que correspondan al banco seleccionado en este campo. Si se deja en blanco este campo, aparecerá cuando se seleccione cualquier banco. Permite seleccionar el status del proveedor. Los status pueden ser ACTIVO o INACTIVO. Si esta activo, se puede realizar cualquier transacción con el proveedor. Si se encuentra inactivo ya no se pueden realizar transacciones de inicio de compra como son requisiciones y órdenes de compra; sin embargo, las demás transacciones son permitidas para terminar el ciclo de compra. Permite seleccionar la moneda que será usada por default en las transacciones con el proveedor. El catalogo de monedas se debe configurar previamente en la función Q9020. Permite seleccionar el código de días de revisión. El catalogo de códigos de revisión se debe configurar previamente en la función S9025. Son los días en que se reciben las facturas del proveedor para revisión. Permite seleccionar el código de días de pago. El catálogo de códigos de revisión se debe configurar previamente en la función S9025. Son los días en que se pagan las facturas del proveedor. Nombre del banco en el cual se podrán realizar depósitos o transferencias de pagos al proveedor. Número de cuenta bancaria en la se podrán realizar depósitos o transferencias de pagos al proveedor. Número clabe de la cuenta bancaria para realizar transferencias de pagos al proveedor. Permite seleccionar el código de estructura de datos adicionales que se usará para el proveedor. El catalogo de estructuras de datos adicionales se debe configurar previamente en la función C La estructura de datos adicionales contiene los datos adicionales configurados por la empresa y

8 Ventana de Contacto Contacto Correo Electrónico Teléfono Oficina Número Fax que se deberán especificar para el proveedor. Nombre de la persona que forma parte de la empresa del proveedor y que da seguimiento a las compras. Dirección de correo electrónico del contacto. Número del teléfono del contacto. Número del fax del contacto C Consulta Proveedores Permite consultar los datos del proveedor sin poder tener acceso a modificados. Consulta Imprimir Permite consultar los datos del proveedor seleccionado. Permite imprimir la ficha de datos del proveedor seleccionado. C Consulta Histórico de Datos de Proveedores Permite visualizar los cambios en los datos de los proveedores. Los cambios a los datos de los proveedores son muy delicados ya que pueden afectar la forma en que se registra la actividad comercial. Si se realizan cambios en la función C0510, automáticamente se registrará la fecha, la hora, el usuario y los datos que se cambiaron. Esto permite auditar los cambios realizados y verificar responsabilidades. Detalle Permite visualizar el detalle de los cambios realizados a los datos del proveedor seleccionado. C Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Generales de Proveedor Permite registrar actualizaciones en los datos generales de los proveedores, en formato de hoja electrónica, seleccionando el dato que se quiere modificar. C Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Comerciales de Proveedor Permite registrar actualizaciones en los datos comerciales de los proveedores, en formato de hoja electrónica, seleccionando el dato que quiere ser modificado C Configuración: ABC Relación Proveedor / Artículo Permite registrar una relación entre los números de parte del proveedor y los números de parte de la empresa. Esta relación se establece sobre todo para evitar confusiones entre los números de parte del proveedor y los números de parte de la empresa. Lo más común es que tanto el proveedor como la empresa manejen los mismos números de parte, sin embargo, si no es el caso, se puede establecer la relación y por ejemplo imprimir la orden de compra con los números de parte y descripción del proveedor en lugar de usar los de la empresa, manteniendo los datos del la orden de compra con los datos propios de la empresa. La equivalencia entre códigos de número de partes además de ser útil para evitar confusiones, permite establecer descripciones de los números de partes más precisas, complementarias o en otros idiomas para el caso de que el proveedor sea extranjero. s Ventana de y s Proveedor No. Parte Unidad de medida Alias Precio Permite registrar nuevas relaciones entre los códigos de números de parte. Permite eliminar de manera permanentemente la relación seleccionada. Permite realizar cambios a la relación seleccionada. Proveedor para el cual se está estableciendo la relación. Número de parte interno para el cual se quiere establecer la relación con un número de parte del proveedor. Despliega el código de la unidad de medida base en que se realiza la relación. Número de parte del proveedor que corresponde al número interno. Precio de referencia que aparecerá por omisión al generar una orden de compra en caso de no existir cotización alterna del número de parte. Esta descripción es importante ya que es la descripción que aparecerá en la impresión de orden de compra. C Configuración: Parametrización de Proveedores Permite registrar las cuentas contables que serán afectadas por las transacciones realizadas con proveedores. Campos Proveedor Modelo s Proveedor que se toma como base para poner los datos default en los nuevos proveedores. Cuenta por Pagar Cuenta por pagar predefinida para la afectación contable. Predefinida Cuenta Anticipos Cuenta de anticipos predefinida para la afectación contable. Predefinida Cuenta Compras Cuenta de compras predefinida para la afectación contable Predefinida Validar RFC Registrar si se validará el RFC del proveedor. C Configuración: Tipo de Proveedores Permite registrar los tipos de proveedores de acuerdo a la actividad comercial que desempeña. Las empresas normalmente desean que ciertos procesos se apliquen a 8 de 25

9 algunos proveedores y a otros no, imprimir reportes o sacar datos estadísticos no por proveedor, sino por grupo de proveedores. El tipo de proveedor permite agrupar a proveedores para estos objetivos. Por ejemplo, se pueden tipificar por el tipo de bien o servicio que proveen. Permite registrar los tipos de proveedores. Permite eliminar de manera permanentemente el de tipo de proveedor seleccionado siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en la descripción del tipo de proveedor seleccionado. Ventana de y Tipo Proveedor (O) Código con el que se identificará el tipo de proveedor. Breve descripción del tipo de proveedor. C Configuración: Asignación de Numeración a Proveedores Permite registrar un código de numeración a cada uno de los tipos de proveedor. El código de proveedor no se puede capturar, ya que resulta más seguro y confiable asociarle una numeración automática. De esta forma se puede tener la seguridad de que todos los proveedores estarán numerados y clasificados para su identificación. Numeración Ventana Código Numeración Permite realizar cambios en el código de numeración del proveedor. Despliega el código de numeración con el cual se identificará en forma automática el número de proveedor C Configuración: Actividades de Proveedores Permite registrar las actividades con que se reconocerá a cada uno de los proveedores. Las empresas normalmente desean que ciertos procesos se apliquen a algunos proveedores y a otros no, imprimir reportes o sacar datos estadísticos no por proveedor, sino por grupo de proveedores. La actividad del proveedor permite agrupar a proveedores para estos objetivos. Por ejemplo, se pueden dar de alta actividades como Equipo de Oficina, Equipo Industrial, Consumibles de Oficina, Servicios de Mantenimiento de Equipo de Computo, etc. Ventana y s Actividad Permite registrar las actividades de los proveedores. Permite eliminar de manera permanentemente la actividad seleccionada siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en la descripción de la actividad seleccionada. Capturar el código con el que se identificará la actividad siendo registrada. Capturar una breve descripción de la actividad siendo registrada. C Configuración: Tipos Impuestos de Proveedores Permite registrar los tipos de impuesto de los proveedores. El cálculo de impuestos no puede ser el mismo para todos los proveedores y todos los números de partes. El cálculo de impuesto dependerá en ocasiones de la ubicación del proveedor (zonas centro o zonas fronterizas), y en otras por el tipo de número de parte (bienes libres de impuestos o con impuestos especiales). Es por esto que para determinar el impuesto es necesario tener clasificados a los proveedores y a los bienes, ya que inclusive pueden existir proveedores que vendan bienes o servicios con diferentes tasas de impuesto. Tipo Ventana y s Tipo Despliega el código identificador del tipo de impuesto del cual se visualizan los registros Permite registrar los tipos de impuestos para los proveedores. Permite eliminar de manera permanente el tipo de impuesto seleccionado siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en la descripción del tipo de impuesto seleccionado. Capturar el código con el que se que identificará el tipo de impuesto. Capturar una breve descripción del tipo de impuesto. C Configuración: Tipo de Términos de Crédito de Proveedor Permite registrar los tipos de términos de crédito de los proveedores para la asignación de los plazos de pago de los bienes y/o servicios recibidos. Para determinar los plazos de pago de compras a crédito es necesario tener clasificados a los proveedores y a los bienes, ya que puede haber proveedores que vendan bienes o servicios a diferentes plazos de pago Tipo Ventana y s Tipo Despliega el código identificador del tipo de término de crédito del cual se visualizan los registros Permite dar de alta nuevos tipos de términos de crédito. Permite dar de baja permanente el registro de tipo de término de crédito seleccionado siempre y cuando no exista ningún proveedor con este tipo de término de crédito. Permite cambiar sólo la descripción del tipo de término de crédito seleccionado. Capturar el código con el que se identificará el tipo de término de crédito. Capturar una breve descripción del tipo de término de crédito. 9 de 25

10 C Configuración: Incoterms Permite registrar los Incoterm. Los Incoterms son los términos comerciales internacionales que definen y reparten claramente las obligaciones, los gastos y los riesgos del transporte internacional y del seguro, tanto entre el exportador y el importador. Estos términos son reconocidos como estándares internacionales por las autoridades aduaneras y las cortes en todos los países. Los códigos Incoterm se deben especificar en las órdenes de compra de importación y en las órdenes y facturas de exportación. Ventana y s Tipo (O) Permite registrar los Incoterms. Permite eliminar de manera permanente el Incoterm seleccionado. Permite realizar cambios en la descripción del Incoterm seleccionado. Captura el código con el que se identificará el Incoterm. Breve descripción del Incoterm. C.10 COTIZACIONES DE COMPRA C ABC Cotizaciones de Compra Permite registrar precios y condiciones de compra establecidas para cada proveedor y cada uno de los bienes y servicios que ofrece para su selección en la decisión de compra. Advanta TMB permite tener varias cotizaciones de un mismo proveedor y un mismo número de parte, siembre y cuando las fechas de vigencia no se traslapen. Es una buena práctica para ciertos números de partes, tener al menos tres cotizaciones con proveedores diferentes. A través de las cotizaciones se puede llevar también un control histórico de los cambios de los términos comerciales. En lugar de modificar una cotización, se cancela y se registra una nueva cotización con las nuevas condiciones comerciales. Las cotizaciones de compra al registrarse quedaran con status Regis si en la opción D se ha especificado la Ruta Aprobación. En caso contrario las cotizaciones quedan con status Aprob. Solo las cotizaciones con status Aprob se consideran en el proceso de compra. Permite registrar nuevas cotizaciones. La cotización de compra nueva quedará con status Registrada (Regis), si no existe ruta de aprobación asignada al número de parte, de lo contrario quedará con status Aprobada (Aprob). Si se registra una cotización de compra nueva para un número de parte y proveedor con cotizaciones de compra existentes, las cotizaciones existentes cambiaran de status de Aprobada a Vencida siempre y cuando el status de la nueva cotización sea Aprobada. s Imprimir Cancelar Copiar Histórico Empaques Ventana y s No. Cotización ID Proveedor No. Cotización No. Parte Almacén No. Parte Cantidad Mínima Cantidad Máxima Unidad de Medida Precio Cotizado Moneda Descuento Días Entrega Fecha Cotización Fecha Vencimiento Términos de crédito Incoterm Permite eliminar de manera permanente la cotización seleccionada. Sólo se pueden borrar cotizaciones con status Registrada (Regis). Permite realizar cambios a la cotización seleccionada para mantenerla actualizada. Solo se pueden realizar cambios en esta función a las cotizaciones aprobadas y a los datos de número de cotización del proveedor, numero de parte del proveedor y comentarios. Permite imprimir la cotización seleccionada. Permite registrar comentarios a la cotización, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra. Permite cancelar la cotización seleccionada. La cancelación a diferencia de la baja no borra la cotización, solo le cambia el status a cancelada para que no se pueda seleccionar durante el proceso de compra. Permite realizar una copia de la cotización seleccionada a una nueva cotización. Permite consultar los cambios a través del tiempo que ha tenido la cotización de compra Permite registrar los empaques en que viene el producto. Quizás la compra de los bienes se especifique en una unidad de medida y sea esta unidad de medida la que se especifique en la orden de compra. Sin embargo cada proveedor puede empacar los bienes que vende en diferentes formas según convenga. De manera automática el sistema asigna el número de cotización Código con el que se identifica a el proveedor Número de cotización del proveedor. Número de parte asignado por el proveedor al bien o servicio que cotiza. Almacén para el cual es la cotización. Número de parte del bien o servicio asignado por la empresa. Cantidad mínima para la cual surte efecto la cotización. Cantidad máxima para la cual surte efecto la cotización. Unidad de medida del bien o servicio que cotiza. Precio unitario para el bien o servicio en la cotización a partir de la cantidad mínima especificada. Moneda en que se especifica el precio de la cotización. Porcentaje de descuento sobre el precio especificado Número de días que normalmente el proveedor se tarda en surtir. Fecha a partir de la cual inicia la vigencia de la cotización. Fecha en la cual termina la vigencia de la cotización. Código que identifica los términos de crédito que ofrece el proveedor. Código que identifica los términos comerciales internacionales que delimitan la responsabilidad del embarque. adicionales acerca de la cotización. Estos comentarios se podrán visualizar durante el proceso de compra. C Consulta Cotizaciones de Compra Permite consultar los datos de la cotización de compra sin poder ser modificados. Detalle Imprimir Permite visualizar el detalle de la cotización. Permite imprimir la cotización seleccionada. 10 de 25

11 Histórico Empaques Permite consultar los cambios a través del tiempo que ha tenido la cotización de compra. Permite registrar cambios en el tipo de empaque en que viene el producto. C Proceso: Aprobación de Cotizaciones de Compra Permite aprobar las cotizaciones de compra que requieren aprobación. Todas aquellas compras que se realizan con frecuencia o su monto y volumen de compra es considerable, se debe administrar su compra a través de cotizaciones. La cotización permite tener un control sobre el precio de compra y condiciones de entrega del proveedor. Detalle Aprobar Rechazar Imprimir Permite visualizar el detalle de la cotización. Permite aprobar la cotización seleccionada. Todas las cotizaciones de compra para el mismo número de parte y proveedor cambian de status de Aprobada a Vencida. Permite rechazar la cotización seleccionada. Si la cotización es rechazada, el status cambia de Regis a Recha. Las cotizaciones rechazadas deberán ser renegociadas. Permite imprimir la cotización de compra. C Configuración: Rutas de Aprobación de Cotizaciones de Compra Permite registrar las rutas de aprobación de las cotizaciones de compra. Esta funcionalidad se utiliza de manera opcional para llevar un control estricto de las cotizaciones que podrán ser tomadas en consideración en el proceso de compra del número de parte al cual se le asocie en la opción de menú D En caso de no configurar ninguna ruta de aprobación, al crear cada cotización se le asignará de forma inmediata el estatus Aprobada ( Aprob ) Ventana de y s Ruta Aprobación Nivel Aprobador Aprobar Desde Permite registrar las rutas de aprobación. Permite eliminar de manera permanente la ruta de aprobación seleccionada siempre y cuando no exista cotización asignada a esta ruta de aprobación. Permite realizar cambios en la ruta de aprobación seleccionada. Capturar el código con el que se identificará la ruta de aprobación. Capturar una breve descripción de la ruta de aprobación. Nivel de aprobación que se genera en orden ascendente por jerarquía de aprobación. Capturar el usuario o grupo de usuarios que aprobarán en ese nivel. Capturar el monto a partir del cual el aprobador autorizará las cotizaciones. C Control de s de Cotizaciones de Compra Función que permite controlar los cambios que se realizan a las cotizaciones de compra. En esta función se pueden cambiar los datos de las cotizaciones de compra, pero queda registrada la fecha y hora del cambio y el usuario que la realizó. También se queda registrado el valor que se tenía antes del cambio. Cantidad mínima Unidad de Medida Días Entrega Precio Moneda Documento Descuento Término Crédito Fecha Vence Histórico Permite realizar los cambios que se necesiten en la cantidad mínima, sea por causa del proveedor o error al dar de alta la cotización. Permite realizar cambios en la unidad de medida que se especifica en la cotización. Permite realizar cambios en los días de entrega. Permite realizar cambios en el precio de la cotización. Permite realizar cambios en el tipo de moneda de la cotización. Permite realizar cambios en el descuento, si es que contamos con él. Permite realizar cambios en los términos de crédito de la cotización. Permite realizar cambios en la fecha en la cual vence la cotización de compra. Permite registrar nuevos cometarios a la cotización Permite consultar cada una de las modificaciones realizadas a la cotización de la siguiente manera, No. modificación, fecha de modificación, hora y el usuario que realizó la modificación. C Configuración: Numeración de Cotización Permite registrar la asignación de folios de cotizaciones de compra. El primer registro que se despliega en el browse nos permite configurar un folio de numeración sin discriminar por Tipo o Almacén. Numeración Ventana de Almacén Tipo Cotización Código Numeración Permite realizar cambios en la asignación del código de numeración seleccionado Permite registrar un nuevo código de numeración para proveedores. De manera automática el sistema muestra el almacén que cotiza la compra. De manera automática el sistema muestra el tipo de cotización. Permite registrar un nuevo código de numeración para proveedores. Permite registrar comentarios a la numeración de cotización. 11 de 25

12 C.15 REQUISICIONES DE COMPRA Detalle Imprimir Permite visualizar los detalles de la requisición de compra seleccionada. Permite imprimir la requisición seleccionada. C ABC Requisiciones de Compra Permite registrar las necesidades de compra de bienes y/o servicios de cada área necesarios para la operación de la empresa. Para tener un buen control de las compras es buena práctica que todas y cada una de las compras que realiza la empresa, se realicen a través de una requisición. Sobre todo para apoyar las compras centralizadas y aprovechar descuentos por volumen. Por seguridad, las requisiciones solo las puede modificar el mismo usuario que la generó o el comprador que la confirmo. Las requisiciones registradas toman el status de Regis siempre. s Imprimir Ventana de y s Permite registrar requerimientos de compra. Permite eliminar de manera permanente la requisición seleccionada. Permite realizar cambios a la requisición seleccionada. Permite imprimir la requisición seleccionada. Permite capturar comentarios a la requisición, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra. Requisición De manera automática el sistema asigna el número de requisición. Fecha Fecha de registro de la requisición. No se puede modificar. Tipo Tipo en que se clasifica la requisición. Almacén Código de almacén para el cual se requiere la compra. Ubicación Código de la ubicación donde se requiere el bien. Centro de Costos Código del centro de costos al cual se cargará la compra. No. de Parte Número de parte del bien o servicio que se desea comprar. En el caso de número de partes genéricos, una descripción del número de parte que se requiere. Cantidad Requerida Cantidad requerida del bien o servicio en la unidad de medida especificada. Unidad de Medida Unidad de medida en que se especifica la cantidad requerida. Requerido por Número del empleado que requiere la compra. Fecha Necesidad Fecha en que se requiere en almacén el material solicitado. Proyecto Proyecto de desarrollo al que pertenece lo requerido. Instrucciones de compra Internos Instrucciones del área o persona que requiere el bien o servicio desean comunicar al proveedor, como son normas de empaque o algunas especificaciones especiales. que hacen el área o persona que requiere la compra para que sean considerados por el comprador y/o aprobadores. C Consulta de Requisiciones Permite consultar los datos de la requisición de compra sin poder ser modificados. C Confirmación de Requisición de Compra Permite realizar la confirmación de fecha, proveedor y términos de la requisición de la compra por parte del área de compras. La confirmación debe ser realizada por el área de compras y debe de asegurar que se realiza la compra con el proveedor que ofrece las mejores condiciones de calidad, tiempo de entrega y términos comerciales. Si existe una ruta de aprobación que corresponda a las características de la requisición, el status cambia de Regis a Confi, sino quiere decir que no es necesaria la aprobación y pasa directamente a Aprob. Acción Confirmar Ventana Confirmar Aceptar Rechazar Cotizaciones Últimas Compras Permite confirmar la requisición de compra. Permite confirma la requisición. Cambia el status de Regis a Confi. Permite rechaza la requisición. Cambia el status de Regis a Recha. Permite visualizar las cotizaciones vigentes para el número de parte requerido. Permite capturar comentarios a la requisición, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra. Permite visualizar un histórico de las últimas compras. C Aprobación de Requisiciones de Compra Permite aprobar o rechazar las requisiciones de compra. Detalle Aprobar Rechazar Permite realizar consulta el detalle de la requisición de compra. Permite realizar la aprobación de la requisición seleccionada en el browse. Permite rechazar la requisición seleccionada en el browse. C Proceso: Incluir Requisición en Orden de Compra Permite incluir las requisiciones de compra aprobadas en órdenes de compra registradas. Si una requisición no es aprobada no se puede incluir en una orden de compra. Para incluir una requisición en una orden de compra existente, deberá ser para el mismo proveedor, la misma moneda, y los mismos términos de crédito. El status cambia de aprobada ( Aprob ) a ordenada ( Orden ) 12 de 25

13 Incluir Ventana Incluir Aceptar Nueva Permite registrar si la requisición se incluye en una orden de compra existente o nueva. La ventana solo presenta órdenes de compra registradas que aún no se envían al proveedor. Permite registrar la requisición de compra en la orden de compra seleccionada. Permite registrar la requisición de compra en una orden de compra nueva. C Proceso: Desaprobador Requisición de Compra Permite desaprobar las requisiciones de compra si por alguna razón se desea modificar y se encuentra con estatus Aprob. Esta función es útil cuando se desea realizar una modificación a la requisición, sin embargo la requisición queda con status Desap y por lo tanto la requisición se deberá volver a confirmar y a aprobar. Las requisiciones de compra sólo se pueden desaprobar por el comprador de la misma, ninguna otra persona puede desaprobar la requisición. El status cambia de desaprobada ( Desaprobado ) a registrada ( Registrado ). Permite realizar el cambio de la requisición de compra de aprobada a desaprobada después de solicitar una confirmación. C Configuración: Tipo de Requisición Permite registrar cada uno de los tipos de requisición de compra. Esta funcionalidad se utiliza para clasificar las requisiciones de compra y para configurar el consecutivo de numeración generado en forma automática en caso de que se desee llevar una numeración diferente por tipo de requisición. Ventana y s Tipo Permite registrar los tipos de requisición. Permite eliminar de manera permanente el tipo de requisición seleccionado siempre y cuando no exista ninguna requisición de compra con este tipo Permite realizar cambios en la descripción del tipo de requisición de compra. Despliega el código identificador del tipo de requisición de compra. Capturar una breve descripción del tipo de requisición de compra. 13 de 25 C Configuración: Numeración de Requisiciones Permite registrar la configuración de los folios de las requisiciones de compra. El primer registro que se despliega en el browse nos permite configurar un folio de numeración sin discriminar por Tipo, Almacén o Línea de Producto. Numeración Ventana Tipo Requisición Almacén Código Numeración Ventana Numeración Actualizar Permite realizar cambios al código de numeración de la requisición de compra seleccionada en el browse. Permite registrar nuevos códigos de numeración, realizar cambios en los ya existentes o eliminar de manera permanente los que ya no estén en uso. Despliega el tipo de requisición creado previamente. Despliega el almacén que requiere la compra. Despliega los códigos de numeración asignados a la numeración de las requisiciones de compra. Capturar comentarios acerca de la numeración. Permite registrar nuevos códigos de numeración de las requisiciones de compra. Permite eliminar de manera permanente códigos de numeración de las requisiciones de compra. Permite realizar cambios en los datos de los códigos de numeración de las requisiciones de compra. Permite realizar la actualización en la numeración de las requisiciones de compra. C Configuración: Rutas de Aprobación de Requisiciones Permite registrar los niveles de aprobación que por monto, origen, y naturaleza de la compra, requiera de un proceso de aprobación. Para mantener un control preciso de las compras que realiza la empresa, es importante que éstas sean aprobadas por diferentes personas, de diferente nivele jerárquico según sea el monto de la compra. Esto se puede configurar por área de responsabilidad y el uso de la compra, esto es por la combinación de entidad, almacén, centro de costo y por línea de producto. Ventana y s Ruta de aprobación Entidad Permite registrar las rutas de aprobación de las requisiciones de compra. Permite eliminar de manera permanente las rutas de aprobación siempre y cuando no estén en uso. Permite realizar cambios en los datos de la ruta de aprobación de las requisiciones de compra seleccionada. Capturar el código con el que se identificará la ruta de aprobación siendo registrada. Despliega el código que identifica la entidad para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación.

14 Almacén Línea de producto Centro de Costo Aprobador Aprobar desde Máximo Acumulado No. Periodo Validar Presupuesto Despliega el código que identifica al almacén dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún almacén en especial, sino que opera para todos los almacenes de la entidad. Despliega el código que identifica la línea de producto para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacía, la ruta no aplica para ninguna línea de producto en especial, sino que opera para todos las líneas de producto. Despliega el código que identifica el centro de costo dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún centro de costo en especial, sino que opera para todos los centros de costo de la entidad. Despliega el código que identifica al usuario o de grupo de usuarios que aprobará las requisiciones de compra en el nivel especificado. Capturar el monto a partir del cual el aprobador, autorizará las requisiciones de compra. Capturar el monto máximo acumulado que el aprobador puede autorizar durante un determinado número de periodos. Capturar el número de periodos en que se acumulan los montos aprobados de las órdenes de compra. Registrar el tipo de periodo: días, mes, año. Permite validar que el monto de las aprobaciones no sobrepase el monto presupuestado. Si se deja en blanco, no se valida contra presupuesto. Si se registra un código válido de presupuesto, Advanta TMB realiza una comparación entre el monto presupuestado de la cuenta contable que afectará la aprobación y su monto acumulado más el monto de la compra que se desea aprobar. C.25 ORDENES DE COMPRA C.25.1O - ABC Orden de Compra Permite registrar las órdenes de compra que se enviaran a los proveedores. Las órdenes de compra se conforman de dos partes: la primera es el encabezado de la orden de compra y la segunda es el detalle de los bienes y servicio a comprar. Imprimir Detalle Gastos Permite registrar el encabezado de nuevas órdenes de compra. Permite eliminar de manera permanente la orden de compra. Solo se pueden eliminar las órdenes de compra con status Regis. Permite realizar cambios a los datos generales de la orden de compra seleccionada. Permite imprimir la orden de compra seleccionada. Permite realizar cambios a las partidas de la orden de compra. Permite especificar los gastos adicionales en que se incurrirá durante el proceso de compra para toda la orden. Permite capturar comentarios a la orden de compra, los cuales pueden 14 de 25 Copiar Ventana de y s Orden Compra Tipo OC ID Proveedor Comprador Contacto Contrato Moneda Documento Moneda Factura Instrucciones Ventana Detalle s Requisición Gastos Histórico Inventario Imagen Ventana y en Detalle Orden de Compra Partida No. Requisición Fecha Vence Almacén Ubicación Centro de Costo No. Parte Atributo Cantidad Ordenada Precio Compra desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra. Permite realizar una copia de la orden de compra tanto encabezado como detalle. Número de orden de compra asignado de forma automática. Selecciona el tipo de la orden de compa. Código del proveedor para quien se realiza la orden de compra. Código del comprador que gestionará la compra. Nombre del contacto que le dará seguimiento a la compra por parte del proveedor. Número de contrato de compra. Moneda en la que se establecen las condiciones de compra. Moneda en la que facturará el proveedor Indicaciones que pueden ser de precauciones o advertencias con respecto al material y empaque. generales sobre la orden de compra Permite registrar una nueva partida a la orden de compra. Permite eliminar de manera permanente partida seleccionada. Permite realizar cambios a la partida seleccionada para mantenerla. Permite seleccionar requisiciones con status Aprobadas para adicionarlas a la orden de compra. Permite registrar los gastos adicionales específicamente para la partida seleccionada como son fletes, seguros, etc. Permite registrar comentarios a la partida de la orden de compra siendo registrada. Permite visualizar los cambios que se han realizado a las partidas de la orden de compra Permite visualizar un status del inventario del número de parte especificado en la partida de la orden de compra. Permite visualizar la imagen del número de parte de la partida seleccionada. Número de la orden de compra. Número de partida de la orden de compra. Despliega el número de requisición si es que la partida se generó al integrar una requisición a la orden de compra. Fecha en que debe estar disponible la compra. Despliega el código que identifica el almacén en el que se debe recibir los bienes o servicios del proveedor. Código que identifica la ubicación dentro del almacén en el que se debe recibir los bienes o servicios del proveedor. Código que identifica el centro de costos que absorbe la compra. Número de parte del bien o servicio que se compra. Despliega la descripción del número de parte. Si la descripción está definida como modificable, ésta se habilita para ser modificada. Despliega las características especiales del bien como color, talla, etc. Cantidad del bien o servicio ordenado al proveedor para que surta en la unidad de medida especificada. Precio del bien o servicio que se compra. Si la partida está conformada por una requisición de compra o existe una cotización de compra este campo

15 no se podrá modificar. Subtotal Despliega el monto antes de descuentos e impuestos. Total Descuento Descuento en monto o porcentaje que se aplica a la compra. Total Impuesto Despliega el monto total del impuesto. Si se aplican varios impuestos, es la suma de ellos. Monto Total Despliega el monto total: ((Costo * Ordenado) Descuento) + Impuestos Término Crédito Código de los términos de crédito en que se pagará al proveedor. Referencia Referencia de la orden de compra Inspeccionar Registrar si el bien comprado debe ser o no inspeccionado antes de estar disponible para su uso. Incoterm Despliega el código que identifica los términos comerciales de responsabilidad de la mercancía en tránsito. Proyecto Proyecto al que pertenece la compra. Código Razón Código de la razón por el cual se realiza la compra. Instrucciones Instrucciones para la orden de compra. para la orden de compra. Ventana Gastos Ventana y en Gastos Línea Tipo Gasto Razón Concepto Proveedor Grupo Impuesto Moneda Tipo Fijo Monto Impuesto Total Factura Documento Línea Permite registrar gasto por partida en orden de compra Permite eliminar de manera permanente el gasto seleccionado siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en gasto por partida en orden de compra Permite registrar comentarios acerca de los gastos relacionados con la partida seleccionada Despliega de manera automática el número correspondiente al gasto. Código que identifica el tipo de gasto al que pertenece la partida. Código de razón del gasto para re direccionar los asientos contables. Concepto del gasto. Código del proveedor que ofrecerá del servicio. Grupo de impuesto que afecta la partida seleccionada. Moneda en que se está realizando el gasto. Tipo de cambio correspondiente a la moneda seleccionada. Indica si el tipo de cambio será fijo o variable Monto del gasto de la partida seleccionada. Despliega el monto correspondiente al impuesto aplicado a la partida seleccionada Despliega el monto total del gasto correspondiente a la partida seleccionada Despliega el número de factura si el gasto ya fue registrado en el módulo de cuentas por pagar. Despliega el número de la cuenta por pagar asociada al gasto en el módulo de cuentas por pagar. Despliega la partida de la cuenta por pagar asociada al gasto en el módulo de cuentas por pagar. C Consulta de Orden de Compra Permite consultar las órdenes de compras existentes en el sistema. Detalle Permite visualizar el detalle de la orden de compra seleccionada Permite registrar comentarios por partida de la orden de compra seleccionada 15 de 25 Imprimir Imprime la orden de compra. C Consulta Gastos de Orden de Compra Permite consultar los cambios entre los gastos adicionales presupuestados asociados a la orden de compra y los gastos reales. C Proceso: Aprobación de Orden de Compra Permite aprobar o rechazar las órdenes de compra registradas, a cada uno de los aprobadores configurados en las rutas de aprobación correspondientes. Detalle Aprobar Rechazar Histórico Aceptar Rechazar Cotizaciones Compras Permite visualizar la información a detalle de la orden de compra que debe ser aprobada. Permite aprobar la orden de compra seleccionada. Permite rechazar la orden de compra seleccionada. Permite visualizar el histórico de cambios de la orden de compra seleccionada. Aprueba la orden de compra seleccionada. Rechaza la orden de compra seleccionada. Registrar comentarios a la orden de compra. Permite consultar las cotizaciones vigentes para el bien o servicio a aprobar. Permite visualizar las últimas compras. C Proceso: Impresión y Envió de Orden Compra a Proveedor Permite imprimir la orden de compra y marcarla como enviada al proveedor. Solo se pueden imprimir y enviar las órdenes de compra con status Aprobadas. Este proceso cambia el status a Enviada. Solo las órdenes de compra con status Enviada se pueden recibir. C Proceso: Confirmación Fecha Promesa de Entrega del Proveedor Permite registrar la confirmación del proveedor de que entregará los bienes y servicios en la fecha indicada por la orden de compra como fecha vencimiento. De lo contrario, se debe registrar la fecha en que el proveedor se está comprometiendo a realizar la entrega de bienes o prestar el servicio.

16 Confirmar Ventana Confirmar Confirmación Permite registrar la fecha en que el proveedor se compromete a realizar la entrega de los bienes o servicios adquiridos. Fecha en que el proveedor se compromete a realizar la entrega de los bienes o servicios adquiridos. C Proceso: Cierre Detallado de Órdenes de Compra Permite cerrar las partidas de las órdenes de compra que no se van a recibir por diversas causas. Normalmente las partidas se cierran automáticamente cuando se surten arriba del 95% de la cantidad ordenada. La orden de compra se cierra cuando todas las partidas se han cerrado. Si por alguna razón el proveedor no entregara total o parcialmente la orden, ésta se debe cerrar a través de esta función. El cierre de las órdenes que ya no se recibirán es importante para reportes de órdenes de compra o pendientes de recibir. Además de afectar el proceso de MRP, ya que se estaría considerando el recibo de bienes o servicios que ya no se realizaran. Cerrar Abrir Permite cerrar la partida seleccionada en el browse. Antes de cerrarla permite indicar si el cierre es de solo la partida seleccionada o toda la orden de compra a la que pertenece. Si se indica que toda la orden, el proceso cierra todas las partidas de la orden y la orden también. Permite abrir la partida seleccionada en el browse. Antes de abrir permite indicar si el abrir es de solo de la partida seleccionada o toda la orden de compra a la que pertenece. Si se indica que toda la orden, el proceso abre todas las partidas de la orden y la orden también. Permite capturar comentarios acerca del cierre de la orden de compra. C Proceso: Control s de Orden de Compra Permite realizar cambios a órdenes de compra en forma controlada. Para cada cambio que se realiza se registra la fecha, hora y usuario que realizó el cambio. El control de cambios es una función importante para la seguridad de la información y auditorias. El control de cambios permite actualizar constantemente datos de la orden de compra para mantener vigencias. Costo Ordenado Unidad Medida Fecha Vence Permite registrar cambios el costo especificado en una partida de la orden de compra. Se recalculan los descuentos, impuestos y totales. Permite realizar cambios en la cantidad ordenada en una partida de la orden de compra. Se valida de que el cambio no pueda ser menor a la cantidad recibida. Permite registrar la unidad de medida en una partida de la orden de compra. Permite realizar cambios en la fecha de vencimiento en una partida de la orden de compra. Se valida que la fecha no pueda ser menor a la fecha actual. Histórico Permite registrar la descripción en una partida de la orden de compra para números de parte genéricos. Permite realizar consultas de los cambios históricos que ha tenido la partida de orden de compra seleccionada. C Configuración: Parametrización Órdenes de Compra Permite parametrizar comportamientos generales de los procesos de compras. Impuestos por centros de costos: Indica si el asiento contable de los impuestos por compra serán especificados por centros de costos. Secuencia de Ruta de Aprobación Forzosa: Indica si la realizar las aprobaciones puede o no ser saltado algún aprobador. C Configuración: Tipo de Órdenes de Compra Permite realizar la clasificación de las órdenes de compra según su comportamiento: Normales: Órdenes de compra generada en la opción C &A: Órdenes de compra abiertas generadas en la opción C &I: Ínter compañías. El tipo de orden de compra permite clasificar las compras según su naturaleza. Sin embargo se pueden adicionar tipos según se requiera. Ventana y s Tipo Orden Permite registrar los tipos de orden de compra. Permite eliminar de manera permanente el tipo de orden de compra seleccionado siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en la descripción del tipo de orden de compra seleccionado. Código alfanumérico de 10 posiciones que identifica el tipo de orden. Breve descripción del tipo de orden de compra. C Configuración: Asignación de Grupos de Impuestos Asigna a la combinación de tipo de impuesto de proveedor (C059050) y tipo de impuesto de número de parte (D159050) el grupo de impuestos (Q9055). Si los impuestos que da un proveedor no son los mismos para los número de partes que se le compran, entonces se deben configurar lo tipos de impuesto para que en forma automática se pueda determinar la tasa impositiva según la combinación de proveedor y número de parte. Si no es el caso, con solo definir un solo tipo de impuesto para los proveedores y para el número de partes es suficiente. Permite realizar cambios en la asociación del grupo de impuestos y comentarios. 16 de 25

17 Ventana s Tipo Impuesto de Proveedor Tipo impuesto de Número de Parte Grupo de impuesto Despliega el código del tipo de impuesto de proveedor. Despliega el código del tipo de impuesto del número de parte. Código del grupo de impuesto a asociar a la combinación seleccionada. Capturar comentarios acerca de la asociación. C Configuración: Numeración de Órdenes de Compra Permite registrar un código de numeración que identifique con un número interno automático las órdenes de compra, en relación de almacén y tipo de orden de compra. Es válido configurar un solo código de numeración para todas las órdenes de compra independientemente del clasificador en base a las necesidades del departamento de compras. Numeración Ventana de Actualizar Permite realizar cambios en código de numeración. Permite registrar nuevas numeraciones, eliminar o realizar cambios en la configuración de las numeraciones existentes. Permite registrar el código de numeración con el que identificara la numeración de órdenes de compra. Permite eliminar de manera permanente el código de numeración de orden de compra seleccionado siempre y cuando no esté en uso. Permite realizar cambios en los datos de códigos de numeración de orden de compra seleccionado. Permite realizar la actualización en la numeración de orden de compra seleccionado. C Configuración: Asignación de Términos de Crédito Permite registrar los términos de crédito de las órdenes de compra relacionando tipo de término de crédito de proveedor (C059070), tipo de término de crédito de número de parte (D159060) y términos de crédito (Q9040). Si los términos de crédito que da un proveedor no son los mismos para los número de partes que se le compran, entonces se deben configurar lo tipos de términos de crédito para que en forma automática se pueda determinar el plazo de pago según la combinación de proveedor y número de parte. Si no es el caso, con solo definir un solo tipo de término de crédito para los proveedores y para los números de partes es suficiente. Ventaba Tipo Proveedor Permite realizar cambios en la asociación de términos de crédito seleccionado. Despliega el código que identifica el término de crédito del proveedor. Tipo No. Parte Término de crédito Despliega el código que identifica el término de crédito del número de parte. Despliega el código que identifica el término de crédito. C Configuración: Tipos de Gasto Permite registrar tipos de gastos adicionales que se asocian a una orden de compra. Estos gastos adicionales se configuran para que al momento de recibir la compra se agreguen al costo del producto. s Ventana de y s Tipo de Gasto (O) Clase de Gasto Acumula Valor en Aduana Acumula Costo Costo No. Parte Código Razón Permite registrar gastos adicionales. Permite eliminar de manera permanente el gasto adicional seleccionado. Permite realizar cambios al gasto adicional seleccionado. Código que identifica el tipo de gasto. Breve descripción del tipo de gasto. Permite seleccionar la clase de gasto. Indica si el gasto afecta el valor en aduana del pedimento. Indica si el gasto afecta el costo de bien comprado. Indica si el costo se prorratea en base a unidades o montos en los pedimentos. Código que identifica el número de parte correspondiente al tipo de gasto. Despliega la descripción del número de parte seleccionado. Código de razón que afectará el asiento contable. C Configuración: Rutas de Aprobación de Orden de Compra Permite registrar los niveles de aprobación que por monto, origen, y naturaleza de la compra, requiera de un proceso de aprobación. Para mantener un control preciso de las compras que realiza la empresa, es importante que estas sean aprobadas por diferentes personas, de diferente nivel jerárquico según sea el monto de la compra. Esto se puede configurar según las áreas de responsabilidad y el uso de la compra, esto es por la combinación de entidad, almacén, centro de costo y línea de producto. Se debe tener cuidado en el orden de registro de los aprobadores. El aprobador en el nivel 1 podrá aprobar compras de montos menores al aprobador del nivel 2 y así consecutivamente hasta el nivel 10. Se hace la observación que si un aprobador de nivel superior aprueba la orden de compra, las aprobaciones de los de nivel inferior no importan y son de referencia. La compra queda aprobada hasta que el aprobador del último nivel aprueba la compra, las aprobaciones de los niveles inferiores son de referencia para los niveles superiores. Permite registrar las rutas de aprobación. Permite eliminar de manera permanente la ruta de aprobación seleccionada. s Permite realizar cambios a la ruta de aprobación seleccionada. 17 de 25

18 Ventana de y s Ruta de aprobación Entidad Almacén Línea de producto Centro de Costo Aprobador Aprobar desde Máximo Acumulado No. Periodo Validar Presupuesto Código alfanumérico de 10 posiciones con el que se identificará la ruta de aprobación. Código que identifica la entidad para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Código que identifica al almacén dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún almacén en especial, sino que opera para todos los almacenes de la entidad. Código que identifica la línea de producto para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacía, la ruta no aplica para ninguna línea de producto en especial, sino que opera para todos las líneas de producto. Código que identifica el centro de costo dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún centro de costo en especial, sino que opera para todos los centros de costo de la entidad. Código que identifica al usuario o el grupo de usuarios que aprobará las órdenes de compra en el nivel especificado. Monto a partir del cual el aprobador, autorizará las órdenes de compra. Monto máximo acumulado que el aprobador puede autorizar durante un determinado número de periodos. Número de periodos en que se acumulan los montos aprobados de las órdenes de compra. Tipo de periodo: días, mes, año. Permite validar que el monto de las aprobaciones no sobrepase el monto presupuestado. Si se deja en blanco, no se valida contra presupuesto. Si se registra un código válido de presupuesto, Advanta TMB realiza una comparación entre el monto presupuestado de la cuenta contable que afectará la aprobación y su monto acumulado más el monto de la compra que se desea aprobar. Capturar comentarios acerca de la ruta de aprobación de orden de compra siendo registrada. s Detalle Ventana de y s Código de Razón Activo Ventana Detalle Permite realizar cambios al código de razón de compra seleccionado Permite registrar comentarios al código de razón de compra seleccionado Permite registrar el detalle de cuentas contables asociadas al código de razón. Código alfanumérico de hasta 10 posiciones que identifica el código de razón. Breve descripción del código de razón. Indica si el código de razón está activo o inactivo para usarse. acerca del código de razón. Permite registrar las relaciones entre la cuenta origen y las cuentas alternas. Permite eliminar de manera permanente la relación de cuentas seleccionadas. s Permite realizar la relación de cuentas seleccionada. Ventana y en Detalle Cuenta Origen Tipo: Cuenta Contable/ Código prorrateo Cuenta Alterna Código que identifica la cuenta contable que se afecta en forma natural. Indica si el código alterno que se especifica es una cuenta contable o es un código de prorrateo. Código de la cuenta contable alterna o código de prorrateo. C.30 ENTRADAS A INVENTARIO POR COMPRA C Configuración: Códigos de Razón Orden de Compra Permite registrar códigos que explican la razón de la compra, además de la afectación contable que se quiera especificar. Los códigos de razón cumplen dos funciones. La primera es clasificar razones por las cuales suceden determinados eventos. La segunda es cambiar las cuentas contables que se afectan bajos determinadas circunstancias. Ejemplo: Si tenemos un proveedor que nos vende un bien o servicio, la transacción de compra siempre va a afectar la cuenta de compra que se tenga definida en la línea de producto del bien o servicio; o en la cuenta de compras de proveedor. Pero si se desea que se afecte una cuenta contable diferente para un caso determinado, entonces se debe usar un código de razón para especificar que en lugar de afectar la cuenta de compras xxx-xxx-xxxx se afectará la cuenta yyy-yyy-yyyy. Advanta TMB al momento de generar la transacción contable detecta que existe la asociación y en lugar de usar la cuenta origen utiliza la cuenta alterna. Permite registrar el código de razón por compra. Permite eliminar de manera permanente el código de razón de compra seleccionado. 18 de 25 C Proceso: Entrada de Inventario por Compra Permite registrar la entrada de inventario por compra de bienes o servicios. Solo se pueden recibir órdenes de compra con status enviado. Debe de asegurarse que se está realizando la transacción en forma correcta: que la orden y la partida que se está recibiendo es la correcta, realizar una inspección visual que determine que el bien corresponde a lo especificado en la orden de compra y que en apariencia se encuentra en buen estado. Posteriormente se realizarán pruebas de control de calidad más detalladas si fuera necesario. Recibir Ventana Recibir Remisión Fecha Recibo No. Factura Fecha Documento Permite realizar el recibo por compra. Número de remisión con que se está entregando el bien o servicio. Fecha en que se recibe el bien o servicio. Número de la factura del bien o servicio recibido. Fecha de la factura del bien o servicio recibido.

19 No. Recibo Cantidad Recibida UM Lote/Serie Lote/Serie Proveedor Fecha caducidad Cerrar partida Afectaciones Número de recibo interno del bien o servicio recibido. Cantidad recibida del bien o servicio. Unidad de medida en que se recibe el bien o servicio. Puede ser la unidad de medida base, de compra u otra diferente, pero debe existir el factor de conversión. Número de lote o serie interno. Se habilita solo si se ha configurado que el bien será controlado por número de lote o serie. Número de lote o serie del proveedor. Fecha hasta la cual el bien está en buenas condiciones para su uso. Indica si después de realizar éste recibo se cerrara o no la partida de la orden de compra. Si se cierra y todas las demás partidas de la orden de compra ya están cerradas, la orden de compra se cierra por completo. acerca de la recepción al almacén. Inventario Incrementa el nivel de inventario del bien recibido y actualiza el histórico de transacciones. Cuentas por pagar Se genera la cuenta por pagar. Contabilidad Si la configuración del costeo de inventarios es periódico, no se realiza ninguna transacción contable. Si la configuración es inventarios perpetuos se realiza el siguiente asiento: Módulo: Inventarios. Tipo de transacción: Entrada de Compra. Cargo: Cuenta de inventarios correspondiente a la línea de producto del bien recibido. Abono Cuenta puente de compras no confirmadas de la línea de producto del bien recibido. Costos Promedia el costo del bien recibido con el costo del existente: NCP = [ (CUC * CR) + (CPA * CI) ] / (CR + CI) Donde: NCP Nuevo costo promedio - CUC Costo unitario de compra CR Cantidad Recibida CPA Costo promedio actual CI Cantidad en inventario C Consulta de Entradas de Inventario por Compra Permite consultar sin ninguna opción a modificar los datos de las entradas de compra. Imprimir Permite imprimir un reporte de recibos de orden de compra C Proceso: de Número de Remisión Permite realizar cambios en el número de remisión con el que se recibió la compra si es que hubo algún error de captura. 19 de 25 Ventana de Datos importantes Fecha Documento Remisión No. Recibo Permite visualizar el browse con el detalle de la remisión de la cual será modificado el número. Fecha de la remisión del recibo de compra. Número de remisión. Número de recibo de la remisión. Capturar comentarios acerca del cambio de numero de remisión C Proceso: Ajuste de Entrada de Inventarios por Compra Permite registrar una salida de inventario para ajustar la cantidad recibida por entrada por compra. El proceso ajusta el inventario y la cuenta por pagar en forma automática. Esta funcionalidad se debe usar por las siguientes razones: - Se registro de manera incorrecta el recibo de compra. - Se registro de manera incorrecta algún dato del recibo de compra. - Registrar devoluciones en puerta. Ajustar Imagen Ventana Ajuste Cantidad a Restar Aceptar Afectaciones Permite registrar el ajuste de bienes o servicios comprados. Si al número de parte se le controla el inventario presenta la ventana de selección del inventario a ajustar, de lo contrario presenta la ventana para especificar el ajuste. Permite visualizar la imagen del producto seleccionado en el browse de recibos. Registrar la cantidad en que se debe disminuir el recibo de compra. La cantidad especificada no puede ser mayor que la cantidad recibida. Permite registrar el ajuste de bienes o servicios comprados. Inventario Disminuye el nivel de inventario del bien recibido y actualiza el histórico de transacciones. Cuentas por pagar Se ajusta la cuenta por pagar. Contabilidad Si la configuración del costeo de inventarios es periódico, no se realiza ninguna transacción contable. Si la configuración es inventarios perpetuos se realiza el siguiente asiento: Módulo Inventarios. Tipo de transacción Ajuste de Compra. Cargo Cuenta puente de compras no confirmadas de la línea de producto del bien recibido. Abono Cuenta de inventarios correspondiente a la línea de producto del bien recibido.

20 Costos Promedia el costo del bien ajustado con el costo del existente: NCP = [(CPA * CI) - (CUC * CA) ] / (CI - CA) Donde: NCP Nuevo costo promedio CUC Costo unitario de compra CA Cantidad Ajustada CPA Costo promedio actual CI Cantidad en inventario C Proceso: Devolución de Inventario de Compra Permite registrar las devoluciones de bienes comprados, recibidos y confirmados. Esto es, cuando ya se confirmó y contabilizó la compra, ya no se puede hacer un ajuste de la cantidad recibida (devolución en puerta). En lugar del ajuste, se realiza la devolución y el proveedor tiene que proporcionar una nota de crédito por devolución para descontar el valor de la mercancía devuelta de la factura original. Devolver Imagen Ventana Devolver Nota Crédito Afectaciones Fecha Documento Cantidad A Devolver Código de Razón Permite registrar la devolución de bienes o servicios comprados. Si el número de parte se le controla el inventario presenta la ventana de selección del inventario a devolver, de lo contrario presenta la ventana para especificar los datos de la nota de crédito. Permite visualizar la imagen del producto seleccionado en el browse de recibos. Número de la nota de crédito otorgada por el proveedor debido a la devolución. Fecha de la nota de crédito. Cantidad que se devuelve al proveedor. Si se controla el inventario para el número de parte, entonces la cantidad devuelta no puede ser mayor a la cantidad existente en inventario. Código de razón válido por el cual se está realizando la devolución. acerca de la devolución. Inventario Disminuye el nivel de inventario del bien recibido y actualiza el histórico de transacciones. Cuentas por pagar Se genera una cuenta por pagar de tipo nota de crédito por devolución. Contabilidad Si la configuración del costeo de inventarios es periódico, no se realiza ninguna transacción contable. Si la configuración es inventarios perpetuos se realiza el siguiente asiento: Módulo Inventarios. Tipo de transacción Cargo Nota de Crédito por Devolución. Cuenta puente de compras no confirmadas de la línea de producto del bien recibido. Abono Cuenta de inventarios correspondiente a la línea de producto del bien recibido. Costos Promedia el costo del bien ajustado con el costo del existente: NCP = [(CPA * CI) - (CUC * CD) ] / (CI - CD) Donde: NCP Nuevo costo promedio CUC Costo unitario de compra CD Cantidad Devuelta CPA Costo promedio actual CI Cantidad en inventario C Parametrización de Recibos de Compra Permite configurar si los recibos de compra se numeraran en forma automática o manual Numeración automática de recibos Registrar si la numeración de los recibos de compras es manual o automática. C Configuración: Numeración de Recibos de Compra Permite registrar a cada almacén un código de numeración que identifique con un número interno automático los recibos de compra, independientemente del número de remisión o factura de compra. Los recibos de compra se identifican por número de remisión y/o factura del proveedor. También se puede identificar internamente por un número de recibo. El número de recibo se puede capturar, sin embargo resulta más seguro y confiable asociarle una numeración automática. De esta forma se puede tener la seguridad de que todos los recibos estarán numerados para su identificación. Numeración Ventana de Almacén Código Numeración Permite realizar cambios en el código de numeración al almacén seleccionado. Permite registrar nuevas numeraciones, cambiar las numeraciones existentes o eliminar las que ya no se usan. (Ver función S.90.20). Despliega el código del almacén seleccionado. Código con el que se identificará de manera automática el recibo de compra. El código de función para la numeración de recibos es EC. C Configuración: Código de Razón por Devolución de Compra Permite registrar códigos que explican la razón de las devoluciones de compras, además de la afectación contable que se quiera especificar asociada a la devolución. Los códigos de razón cumplen dos funciones. La primera es clasificar razones por las cuales suceden 20 de 25