ÍNDICE. Procedimiento para Contratación Pública y Pago a Proveedores PRO-DCP-001. Pág. 3 de 33

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3 7 ÍNDICE. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL REGLAS INTERNAS PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta, Consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) PROCEDIMIENTO DE PAGO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS DIAGRAMAS DE FLUJO DIAGRAMA DE FLUJO ÍNFIMA CUANTÍA DIAGRAMA DE FLUJO CATALOGO ELECTRÓNICO DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE PAGO DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Pág. 3 de 33

4 . IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO ÁREA RESPONSABLE DESARROLLO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 4.0 CÓDIGO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN PUBLICA CONTRATACIÓN PUBLICA Procedimiento para contratación pública y pago a proveedores DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 2. OBJETIVO Regular los procedimientos internos a seguir en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo (GAD) para realizar las contrataciones o adquisiciones que permitan viabilizar el cumplimiento de sus propósitos, en conformidad con la normativa establecida en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, Resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, así como las resoluciones internas que emita la máxima autoridad enmarcadas en la ley. 3. ALCANCE Este procedimiento inicia desde que una dirección o área solicita la contratación de obras, consultoría, bienes o servicios a la Dirección de Contratación Pública, hasta la ejecución de la contratación y pago al proveedor. 4. BASE LEGAL Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y Resoluciones emitidas. Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas 402 Administración Financiera - PRESUPUESTO Responsabilidad del control La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en Pág. 4 de 33

5 seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que:. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos; 2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias Control previo al devengado Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente; 3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos; 5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos; 6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso 7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Resolución SERCOP Título V, capítulo V, Casuística del uso del procedimiento de ínfima cuantía Art. 0 Fase Contractual y de Ejecución.- En fase contractual y de ejecución de los procedimientos de contratación pública se publicaran en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica los siguientes documentos considerados como relevantes:. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos habilitantes de ser pertinente; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento) 2. Contratos modificatorios; en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad a lo establecido en el artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 3. Contratos complementarios, en caso de haberse celebrado acorde con los dispuesto en el Capítulo VIII del Título IV de la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, con su respectiva certificación de disponibilidad presupuestaria; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 4. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este hecho, corren los plazos de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento). 5. Ordenes de cambio, de haber emitido;( Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 6. Documentos suscritos por las partes respecto a diferencias en cantidades de obra, de haberse emitido; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 7. Documento de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación de ser el caso; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). Pág. 5 de 33

6 8. Garantías presentadas a la firma del contrato; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento). 9. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva, debidamente suscritas, según sea el caso; (Responsable: Administrador de Contrato / Contratación Pública (Acta Recepción Definitiva). La negrilla es del procedimiento). 0. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 2. Actos administrativos de sanción y multas; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 3. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado; y8, (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 4. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación. (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). En el caso de que la entidad contratante pretender terminar unilateralmente un contrato y previo a emitir la resolución correspondiente, deberá publicar la notificación efectuada al contratista conociéndole el termino de diez (0) días para que justifique la mora o remedie el incumplimiento, junto con los informes económico y técnico referentes al cumplimiento de las obligaciones de la entidad contratante y del contratista. De no justificar o remediar el incumplimiento, la entidad contratante subirá al Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica la resolución de terminación de unilateral del contrato, así como la declaratoria de contratista incumplido, sin perjuicio de la notificación que deba efectuar al contratista. En caso de terminar el contrato por mutuo acuerdo se publicara el documento correspondiente que avale dicha terminación. Toda la información relacionada con la fase contractual y de ejecución deberá publicarse antes de finalizar el procedimiento en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública. Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno: Art Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en este reglamento. Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención. Resolución POR5ALCRES07 Resolución POR5ALCRES037 Resolución POR5ALCRES06 Resolución POR4ALC-RESO-028A Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003 Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003A Resolución ampliatoria N.003 B de la Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003 Y demás resoluciones emitidas por la máxima autoridad en conformidad con la Ley. Pág. 6 de 33

7 Resolución GADMP207ALCRES048 Resolución GADMP207ALCRES052, 5. REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos servidores o quien haga sus veces será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. c) Los procesos de pago por la contratación de obras, consultorías, bienes o prestación de servicios, además de observar lo definido en este documento, cumplirán a lo establecido en el COOTAD, en Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y en la normativa legal vigente que corresponda. d) Los tiempos definidos para las actividades de procedimientos corresponden a días laborables. e) El Director de Contratación Pública debe velar para que los procesos de contratación fluyan en todas sus etapas desde la solicitud hasta su finalización (pago a proveedores y finalización en el SERCOP), para lo cual generará los reportes necesarios del sistema e indicadores del caso (semanales) para la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, y gestionará las medidas correctivas pertinentes ante incumplimientos o eventualidades. f) Cuando la oferta económica presentada por el oferente seleccionado es mayor al presupuesto referencial, el presidente de la comisión técnica o el delegado de la máxima autoridad, según corresponda, requerirá al Coordinador de Presupuesto el reajuste de la partida presupuestaria. g) El área requirente debe solicitar, al Alcalde o su delegado, la asignación de un técnico para que intervenga en los procesos de recepción definitiva de bienes, servicios, consultorías y obras. (En la actualidad el delegado para asignar el técnico para recepción definitiva de bienes, servicios y consultorías es la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, y el delegado para asignar un técnico para la recepción definitiva de obras es el Director de Obras Públicas). h) El Director de Contratación Pública será el responsable, para todo proceso de contratación, de la publicación de la documentación en el Portal Institucional del SERCOP, para lo cual deberá utilizar el CHECK LIST de publicación establecido en el ANEXO 2. i) No se efectuaran pagos por adquisiciones de bienes y servicios por transferencias menores a $00.00 dólares, se utilizará la caja chica asignada, en conformidad con el Reglamento para la Administración, uso y registro del fondo de caja chica. j) Las compras que se realicen de medicamentos deben ser globales con entregas parciales trimestrales a excepción de las compras realizadas por catálogo electrónico. k) En conformidad con la LOSNCP, RGLOSNCP y resoluciones pertinentes, los proveedores serán evaluados como oferentes calificados, cumpliendo con los siguientes requisitos: poseer RUC, que el producto, bien o servicio no conste en el catálogo electrónico, estar habilitados para contratar con las instituciones del estado, certificado de cumplimiento de obligaciones patronales IESS, no encontrarse moroso con el GAD del cantón Portoviejo y sus empresas. Pág. 7 de 33

8 l) Los pagos que se efectúen en forma periódica deberán referenciar obligatoriamente el mes al que corresponde el pago. 6. PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD a) Responsables de la ejecución: Directores de área, Director y servidor(es) responsable(s) de Contratación Pública, Director Financiero, Coordinador de Presupuesto, Guardalmacén, Ordenador de Gasto, Procurador Síndico Municipal, Ordenador de Pago, Tesorero, Coordinador de Contabilidad. b) Responsables del Control y Supervisión: Director de Contratación Pública c) Distribución: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo. 7. DEFINICIONES PGE: Presupuesto General del Estado (del año fiscal en curso) Sistema de trámites: Sistema de gestión de trámites municipales del GAD Portoviejo. Dirección o área Aprobatoria Especializada: Se define al área que por su especialidad y conocimientos autorizará el pedido. Por ejemplo, para requerir equipo informático, será la Dirección de Informática la que autorice el requerimiento. Comprobante de Diario: Registro de entrada contable que jornaliza una transacción. Transacción de Cartera: Es un medio de registro de un anticipo de fondo, una cuenta por cobrar y/o una obligación de pago. SUIA: Sistema único de información ambiental, del Ministerio de Ambiente, que permite obtener el registro o licencia ambiental. Comisión Técnica: Es el órgano técnico designado por la Máxima Autoridad de una dependencia u órgano público, con la finalidad de analizar y evaluar las ofertas presentadas y los documentos adjuntos; su creación y conformación se la hará de acuerdo a la naturaleza del objeto de la contratación. En conformidad con lo que señala el Reglamento General de la Ley Orgánica Del Sistema Nacional de Contratación Pública : Art. 8.- Comisión Técnica.- Para cada proceso de contratación de:. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; y, 4. Cotización, se conformará la correspondiente Comisión Técnica. Delegado: Es la persona que representa a la Máxima Autoridad en los siguientes procesos: - Subasta inversa cuyo presupuesto referencial sea igual o inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del Presupuesto Inicial del Estado. - Contratación directa consultoría - Menor Cuantía - Régimen Especial En conformidad con lo que señala la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública : Art. 6.- Definiciones.- 9a.- Delegación.- (Agregado por el Art. de la Ley. s/n, R.O. 00-2S, 4-X-203).- Es la traslación de determinadas Pág. 8 de 33

9 facultades y atribuciones de un órgano superior a otro inferior, a través de la máxima autoridad, en el ejercicio de su competencia y por un tiempo determinado. Son delegables todas las facultades y atribuciones previstas en esta Ley para la máxima autoridad de las entidades y organismos que son parte del sistema nacional de contratación pública. 8. PROCEDIMIENTOS 8. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA Actividad Documento Responsable Tiempo Elabora las especificaciones técnicas, TDR o Resumen Ejecutivo. Solicitud, especificaciones Solicita la contratación o adquisición en el sistema de técnicas o TDR Director de área trámites, escanear especificaciones técnicas o TDR requirente (FORMATO ). Si es obra escanea la Ficha Ambiental e incluye medidas de mitigación en el Resumen Ejecutivo 2 Requiere autorización del área especializada (por ejemplo tecnología, vehículos, etc.)? SI: Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud y despacha el trámite NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: Paso 3 3 Contratación aplica por ínfima cuantía? SI: Asigna Analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el proceso de contratación aplicable. 4 Solicita cotización (es) a proveedores. Realiza el estudio de mercado (cuadro comparativo de ofertas), evalúa y preselecciona la mejor oferta, y envía para autorización del Director de Contratación Pública; por razones de oportunidad se puede requerir una sola cotización - Resolución POR4ALC-RESO-028A. 5 Está de acuerdo con el estudio de mercado, evaluación y cumplimiento de requisitos de los proveedores oferentes para pasar a siguiente etapa? SI: Autoriza estudio de mercado o proforma. NO: el sistema alerta que el proveedor tiene deudas. El Director, como excepción, podrá autorizar a proveedores morosos, solo cuando este tenga pendiente un reclamo o convenio de pago al día. 6 Realiza el registro de compromiso presupuestario y lo imprime 7 Aprueba compromiso presupuestario y firma 8 Legaliza compromiso presupuestario y lo carga en el sistema de trámites. Certificación de no constar en el Catálogo Electrónico, proformas o cotizaciones, cuadro comparativo de ofertas o estudio de mercado Estudio de mercado, Copia RUC-SRI, Validación SERCOP, Certificado de no adeudar al IESS y/o planilla (de ser el caso) Director de área, área aprobatoria o especializada Director de Contratación Pública Analista de Contratación Públicas Director de Contratación Pública Compromiso Analista de presupuestario Presupuesto 0.5 Compromiso Coordinador de presupuestario Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Director Financiero Revisa la documentación y autoriza el gasto. El sistema envía automáticamente la Notificación de Oferta Seleccionada, al Proveedor, al Coordinador de Presupuesto, al Guardalmacén, al personal de Contratación Pública, a la unidad Requirente. Orden de compra de bienes / servicios Notificación de Oferta Seleccionada Director (a) Cantonal de Desarrollo Institucional Pág. 9 de 33

10 0 Es obra? SI: Registra el proyecto en SUIA para iniciar trámite de certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo. Recepta el recibo, ingresa su número en el SUIA y obtiene el Registro o Licencia ambiental (este CÓDIGO Director de Medio Ambiente o su delegado ingresará en el Sistema de Trámites), entrega al contratista para iniciar la obra. NO: PASO Son bienes o servicios? Factura, genera Acta BIENES: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E de Entrega - Recepción INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. para la firma del Recibe, verificando que este correcto, el bien o proveedor, Ingreso y existencia, la factura original y firma el Acta de entrega recepción con el proveedor, más la firma del delegado del acta. Ingresa en el sistema. PASO 2 Y 3. SERVICIOS: PASO 4 egresos firmados Guardalmacén 2 Certifica la Recepción Unidad Requirente 3 Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el trámite y el expediente a Control Previo de la Dirección Financiera para iniciar el proceso Guardalmacén de pago. FIN 4 SERVICIOS: Certifica la conformidad del servicio recibido (firma de conformidad en la Orden de Compra) y adjunta los documentos o evidencias que sustentan la ejecución del servicio (fotos informe de ser el caso). Sube en el sistema de gestión de trámites la factura física o electrónica entregada por el proveedor y despacha el trámite. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el expediente físico al Ordenador de Pago. FIN 5 Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Compra, documentos de sustento de ejecución del servicio Director o Jefe de Unidad Requirente TIEMPO HASTA OBTENER EL BIEN O SERVICIO 4 Ejecuta procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 4 TIEMPO TOTAL ETAPA DE CONCILIACIÓN DE PAGOS DE ÍNFIMA CUANTÍA VS. FACTURAS SUBIDAS AL SERCOP 6 28 En el transcurso del mes debe cargar en el Portal Institucional del SERCOP las facturas por contrataciones a través procesos de ínfima cuantía. 2 Al final del mes se genera automáticamente un trámite para el Director de Contratación Pública, para que realice la conciliación mensual de los procesos de pago iniciados a través de tesorería (vista de pagos de ínfima cuantía iniciados en el sistema) versus las facturas por contrataciones a través procesos de ínfima cuantía publicadas en el Portal del SERCOP. Director de Compras Públicas o delegado Director de Compras Públicas FIN Pág. 0 de 33

11 8.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO Actividad Documento Responsable Tiempo Realiza la "Solicitud de Adquisición o Contratación" Requiere autorización del área especializada? 2 SI: Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud. NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: paso 3 3 Contratación aplica por procedimiento de catálogo electrónico? SI: Asigna un analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el tipo de proceso de contratación aplicable. 4 Revisa en Catálogo electrónico y selecciona el bien o servicio 5 Solicita la certificación presupuestaria 6 Emite la certificación presupuestaria en el sistema e imprimir 7 Aprueba la certificación presupuestaria 8 Legaliza la certificación presupuestaria y lo carga en el sistema de trámites. 9 Elabora el "Pliego" con especificaciones técnicas y "Resolución de autorización de compra" por catálogo y recaba firma de conformidad del Director. 0 Está de acuerdo con el Gasto? SI: Aprueba el gasto de la contratación y firma "Resolución de autorización de compra" (Actualmente hasta $50000 aprueba el delegado del Alcalde, montos mayores aprueba el Alcalde). El sistema notifica automáticamente al Coordinador de Presupuesto. NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso. Genera la Orden de Compra en el portal del sistema de catálogo electrónico del SERCOP (firma Analista, Director Contratación Pública). 2 Autoriza la Orden de Compra generada en el Sistema de Contracción del SERCOP. "Solicitud de Adquisición o Contratación" Certificación presupuestaria Director o Servidor Requirente Director de área aprobatoria especializada Director de Contratación Pública Analista de Compras Públicas Director de Contratación Pública Asistente de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Certificación presupuestaria Director Financiero Pliego y Resolución de Analista de Compras autorización de Públicas/ Director de compra, firmados Contratación Pública 2 "Resolución de autorización compra" Alcalde o delegado Orden de Compra Analista de Compras Públicas Orden de Compra autorizada Alcalde o delegado Pág. de 33

12 3 Son bienes o servicios? BIENES: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. Recibe, verificando que este correcto, el bien o existencia, la factura original y firma el Acta de entrega recepción con el proveedor, más la firma del delegado del acta. Ingresa en el sistema. PASO 4 Y 5. SERVICIOS: PASO 6 Factura, genera Acta de Entrega - Recepción para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados Guardalmacén 4 Certifica la Recepción Unidad Requirente 5 Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía al Director Financiero para pago. FIN Guardalmacén 6 SERVICIOS: Factura, Certificación Certifica la conformidad del servicio recibido (firma de Recepción del la conformidad en la Orden de Compra) y adjunta Servicio en la Orden de los documentos o evidencias que sustentan la Compra, documentos ejecución del servicio (fotos informes, etc.) de sustento de Sube en el sistema de gestión de trámites la factura física o electrónica entregada por el proveedor y despacha el trámite. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el expediente físico al Ordenador de Pago. FIN ejecución del servicio Director o Jefe de Unidad Requirente 5 TIEMPO 26 Ejecutar procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 4 TIEMPO TOTAL 40 Pág. 2 de 33

13 No 8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) Actividad Documento Responsable Elabora el Resumen Ejecutivo (especificaciones técnicas o TDR) y estudio del cálculo de presupuesto referencial. Ingresa al sistema la solicitud de adquisición (escanea Resumen Ejecutivo) Si es obra escanea la Ficha Ambiental Ingresa al sistema: nombre del Administrador Contrato Proyecto es Financiado por el BEDE? SI: Si dispone del contrato de financiamiento lo escanea e ingresa lo siguiente: código del contrato, objeto, plazo de ejecución, cuadro de desembolsos (porcentaje, valor, fecha de desembolso), productos del proyecto. En ocasiones por celeridad administrativa podrá iniciarse el proceso contractual sin disponer del contrato, previa la autorización correspondiente, pero se deberá contar con la decisión positiva de crédito por parte del BEDE. NO: Paso 2 2 Emite la certificación presupuestaria en el sistema (de ser obra incluir en el presupuesto los valores de tasas definidos por medio ambiente) e imprime. 3 Aprueba la certificación de disponibilidad presupuestaria. 4 Legaliza certificación presupuestaria 5 Está de acuerdo con el gasto? SI: Autoriza el gasto (actualmente hasta $ autoriza la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, montos superiores autoriza el Alcalde). NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, que archivará o reiniciará proceso. 6 Recepta y revisa la documentación y el resumen ejecutivo (Base Pliegos). Asigna un analista de contratación Confirma tipo de proceso de contratación a realizar Verifica que conste en el PAC; de no constar, se realiza la solicitud reforma al PAC y una vez autorizada por la Director (a) Cantonal de Desarrollo Institucional, se realizará la reforma al PAC. Elabora Resolución de Inicio 7 Ingresa la información del Resumen Ejecutivo al módulo USHAY para generar los pliegos y cronograma del procesos de contratación Publica en el Portal del SERCOP (SOCE) los pliegos, resolución de inicio, certificación presupuestaria y estudios Resumen Ejecutivo, TDR S, Solicitud Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Resolución de Inicio Dirección o Unidad Requirente Tiempo proceso Analista de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Dirección Financiera Alcalde u 2 Ordenador de Gasto Autorizado Director de Contratación Pública Analista de Contratación 3 Pág. 3 de 33

14 7. Elabora oficios para designación de la Comisión Técnica y recaba firma de la máxima autoridad. Notifica la publicación del proceso a la Comisión técnica o al delegado, según el caso (7. DEFINICIONES). Recepta ofertas físicas de los proveedores. Entrega ofertas a la Comisión Técnica 8 Es proceso de. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa y el presupuesto es > al por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; 4. Cotización? SI: Comisión elabora el Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). NO: Delegado elabora el Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). 9 Acta de Calificación cumple los requisitos solicitados y recomienda la adjudicación? SI: Sube la calificación en el Portal y elabora Resolución de Adjudicación NO: Elabora Resolución de declaratoria desierta, y devuelve el proceso a la unidad requirente (paso ) para que archive o reinicie el proceso. 0 Está de acuerdo con la Resolución de Adjudicación? SI: Autoriza la Resolución de Adjudicación. NO: Niega la Resolución de Adjudicación. La Resolución de Adjudicación fue autorizada? SI: Sube al Portal del SERCOP la Resolución de Adjudicación, la de delegación y adjudica al proveedor. En el sistema de trámites escanea la Resolución de Adjudicación, el CHECK LIST para la publicación de documentos en el Portal del SERCOP. Paso 2 NO: Sube al portal la Declaratoria desierto. Paso 2 Realiza el registro de compromiso presupuestario 3 4 Aprueba compromiso presupuestario Legaliza compromiso presupuestario 5 Contratación requiere garantías? SI: Recibe GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO del proveedor Y BUEN USO DEL ANTICIPO. NO: paso 6 6 Elabora Contrato Recepta firma del proveedor Certificación recepción de ofertas Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas Resolución de Adjudicación Resolución de Adjudicación O declaratoria desierto Compromiso presupuestario Compromiso presupuestario Analista de Contratación Comisión Técnica o delegado Director de Contratación Pública Tiempo CUADRO CUADRO Alcalde 5 Analista de contratación Analista de Presupuesto Coordinador de Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5 Garantías Contrato Procurador Síndico Municipal Procurador Síndico Municipal 5 3 Pág. 4 de 33

15 7 Firma contrato y GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO Y BUEN USO DEL ANTICIPO.. El tipo de contratación es obra? SI: Paso 8 NO: Paso 9 8 Registra el proyecto en SUIA para iniciar la certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo Recepta el recibo e ingresar su número en el SUIA y obtener el Registro o Licencia ambiental, entregar al contratista para iniciar la obra Ingresa el CÓDIGO SUIA en el sistema de Gestión de Trámites. 9 Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada (de ser el caso), envía las garantías a Tesorería, con memo. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) Notifica a Contratación Pública (automáticamente). 20 Registra y custodia GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO Y BUEN USO DEL ANTICIPO. 2 Registra el nombre del administrador de contrato y fiscalizador, en caso de que contratación tenga fiscalización. Registra si la contratación contempla otorgamiento de anticipo. Inicia el Procedimiento de Pago 22 Sube el contrato y garantías del caso al PORTAL INSTITUCIONAL DEL SERCOP. Genera la clave de administrador del contrato e informarle por correo electrónico al Administrador Una vez finalizado el proceso de contratación, verifica que la información ha sido cargada correctamente por el administrador del contrato y finaliza el proceso en el Portal Institucional del SERCOP. ACTIVIDAD Contrato y Garantías Certificación, Registro o Licencia Ambiental Solicitud de Pago Alcalde 3 Director de Medio Ambiente o su delegado Procurador Síndico Municipal o su delegado Tesorera Director requirente Director de Contratación Pública TIEMPO (No incluye el tiempo de otras actividades del procedimiento contratación pública) 45 CUADRO : Tiempos de Contratación Pública (Resolución SERCOP No ) SUBASTA INVERSA MENOR CUANTÍ A OBRA MENOR CUANTÍA SERVICIO COTIZAC IÓN LICITACIÓN LICITACIÓN SEGUROS RÉGIMEN ESPECIAL LISTA CORTA CONSULTO RÍA DIRECTA CONSULTO RÍA CONCURSO PÚBLICO FERIA INCLUSIVA 3 2 PUBLICACIÓN ESPECIAL Actividad Actividad Tiempo total de actividades 7 y Tiempo de otras actividades del procedimiento TIEMPO TOTAL PROCESO DE CONTRATACIÓN Pág. 5 de 33

16 8.4 PROCEDIMIENTO DE PAGO Actividad Recepta: bienes (guardalmacén), o servicios respectivos (unidad requirente), o productos o servicios de consultoría u obra (administrador de contrato ); y solicita el pago: Es pago total, anticipo o planillas? PAGO TOTAL: Es bien o servicio/consultoría u obra? a) BIEN: ) Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega Recepción, toma la firma del proveedor. 2) Ejecuta Procedimiento para la recepción e ingreso de bienes muebles y existencias. b) SERVICIO/CONSULTORÍA: ) Certifica recepción. 2) Sube al sistema: * Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso, * la factura y *los productos recibidos 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo c) OBRA: Proceso de Revisión y Aprobación de Planillas. ) Certifica recepción de estudios, planos, diseños, etc y los sube al sistema 2) Sube al sistema el Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso y factura. 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo ANTICIPO: Para Bienes, servicios o consultoría: a) Registra el valor total de la contratación, anticipo y se genera el saldo automático. b) Recibe la factura del proveedor c) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo PLANILLAS: Es obra? SI: Ejecuta Procedimiento de revisión y aprobación de planillas. NO: Elabora Informe de Recepción Valores devengan el anticipo? SI: Registra la Planilla y se devenga el valor del anticipo NO: Registra planilla y saldo automático Son bienes, servicios o productos de consultoría a recibir? BIENES: ) Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega Recepción, toma la firma del proveedor. 2) Procedimiento para la recepción e ingreso de bienes muebles y existencias. PRODUCTOS O SERVICIOS DE CONSULTORÍA: ) Certifica recepción. 2) Sube al sistema el Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso y factura. 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo. Es financiado por el BEDE? SI: *Escanear oficio de solicitud al BEDE para el desembolso objeto del pago * Ingresar código del proyecto del BEDE. PASO 2 NO: PASO 2 NOTA: En el caso de que un pago no ha sido iniciado por un aplicativo sistematizado previo, debe ingresar en el módulo de pago, seleccionar la opción del tipo de pago al que corresponde e ingresar los datos solicitados por el sistema. Documento Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada, Actas de entrega recepción, Comprobantes de ingreso de ser el caso Responsable Director o funcionario competente Tiempo Pág. 6 de 33

17 Sube al Portal institucional del SERCOP, la información relevante del proceso de contratación, (en conformidad con el artículo 0 de la Resolución RE-SERCOP ANEXO 2), es decir, en cada pago subirá el Informe de Administrador de Contrato, y obtendrá un print de la pantalla del SERCOP, que lo adjuntará al expediente físico y al sistema de trámites en documento SERCOP como prueba de haberlo elevado al SERCOP. 2 Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO ) Expediente está completo? SI: Envía al autorizador de pago, paso 3 NO: Gestiona con el área requirente la complementación del o los documentos faltantes en el expediente o de ser el caso debe devolver y/o solicitar la corrección de la Solicitud de Pago 3 Está de acuerdo con el pago? SI: Aprueba NO: Devuelve a Control Previo y notifica automáticamente al área requirente. Control documentos habilitantes para el pago Orden de Compra o Solicitud de pago autor Administrador de Contrato Analista de Control Previo Alcalde o u Ordenador de Pago delegado 4 Habilita la ejecución del pago, para lo cual verifica legitimidad de orden de pago, Director Financiero compromiso presupuestario y dispone el registro contable. 5 Verifica documentación y asigna analista Coordinador de 0.5 Contabilidad 6 Documentación del trámite está completa? SI: Es un gasto o un anticipo? GASTO: Crea el comprobante de diario en el sistema ANTICIPO: realiza la transacción de cartera y registra el número de transacción en el sistema de trámites. NO: Gestiona con el área respectiva la complementación del o los documentos faltantes en el expediente, o de ser el caso, devuelve al área requirente. Comprobante de diario o transacción de cartera Analista Contabilidad.5 7 Aprueba el comprobante de diario o transacción de cartera (firmar) Comprob. de diario o transacción de cartera Coordinador de Contabilidad 8 Legaliza del comprobante de diario Director Financiero Recibe el comprobante de diario y asigna analista Tesorera 0 Verifica la documentación y crea el comprobante de egreso Comprobante Analista de 2 de egreso Tesorería Aprueba y firma el comprobante de egreso, registra transferencia al Banco Comprob. Tesorera Central Contratación es financiada por el BEDE? SI: Ingresa en el sistema el valor de planilla versus desembolso. NO: Paso 5. egreso, transfe del sistema contable, 2 Revisa reporte de transferencia y autoriza el pago. Autor de pago Alcalde 3 Confirma transferencia Confirmación Alcalde transferencia. 4 Registro del detalle de OPIS tramitada en el SPI Liquidación del SPI Banco Central Tesorera 2 5 Archiva expediente Comprobante Responsable de archivo financiero de Egreso TIEMPO Pág. 7 de 33

18 8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS Actividad Documento Responsable Contrato original requiere contrato complementario, diferencia en cantidades de obra u órdenes de trabajo? CONTRATO COMPLEMENTARIO: Elabora "Informe para requerir la suscripción de contrato complementario" DIFERENCIA EN CANTIDADES: Ejecuta procedimiento diferencia de cantidades. ORDENES DE TRABAJO: Ejecuta procedimiento de órdenes de trabajo. 2 Solicita la aprobación para iniciar el trámite de un contrato complementario, adjuntando el Informe del Fiscalizador y/o Administrador, relaciona con el contrato original. Informe para requerir contrato complementario Solicitud Administrador de Contrato Director de área solicitante 3 Está de acuerdo? SI: Aprueba elaboración de contrato complementario NO: Devuelve el trámite al requirente. Solicitud aprobada Alcalde 2 4 Contrato genera pagos adicionales? SI: Solicita el compromiso presupuestario. NO: paso 8 5 Realiza el registro de compromiso presupuestario 6 7 Aprueba compromiso presupuestario Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable. 8 Elabora el contrato complementario y recaba firma del contratista Requiere garantías? SI: paso 9. NO: paso 0. Envía al Alcalde el contrato y garantías si es el caso Solicitud Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Contrato Complementario, Garantías Tiem po Director de Área solicitante 0.5 Analista de Presupuesto 0.5 Coordinador de 0.5 Presupuesto Director Financiero Procurador Síndico Municipal 9 Recepta garantías de buen uso de anticipo y/o fiel cumplimiento Procurador Síndico Municipal 5 0 Firma el Contrato y garantías si es el caso Contrato complementario Alcalde 3 Ingresa en el sistema datos generales del contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, envía, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) Procurador Síndico Municipal 2 Registra y custodia garantías Garantías Tesorera 3 Sube el contrato al Portal de Compras Públicas y coordina con el proveedor para la ejecución Administrador del Contrato 4 Si el contrato genera pagos, ejecuta procedimiento de pago. Solicitud de Pago Director de área solicitante TIEMPO Pág. 8 de 33

19 8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) Actividad Documento Responsable Genera el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia", acompañado del presupuesto referencial (una proforma para bienes o servicios) y el resumen ejecutivo con las especificaciones técnicas, cuando fuere pertinente. 2 En este Formulario de requerimiento de contratación por emergencia" se ingresará la partida presupuestaria y la firma de certificación presupuestaria. 3 Elabora Certificación de precios unitarios para ratificar proveedor (solo en el caso de bienes) 4 Autoriza el gasto en el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia 5 Notifica la autorización como proveedor seleccionado Monto de la contratación sobrepasa el valor de la ínfima cuantía? SI: paso 6; NO: paso 6 Elabora el contrato, recabar firma del contratista Requiere garantías? SI: paso 9 NO: enviar al Alcalde el contrato, paso 0 7 Recepta garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento 8 Firma contrato y garantías si aplican y envía al Procurador Síndico. Formulario de requerimiento de contratación por emergencia Certificación de precios unitarios Formulario de requerimiento de contratación por emergencia autorizado Contrato, Garantías Garantías 9 Envía, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (o Unidad Requirente) 0 Registra y custodia las garantías Contrato de emergencia Recepta bienes, servicios u obra con la respectiva Acta de entrega recepción 2 Director Área Requirente Director Financiero Director de Contratación Publica Alcalde o Delegado Director de Contratación Publica Procurador Síndico Municipal Procurador Síndico Municipal Tiempo proceso 0.5 Contrato Garantías Alcalde 2 Acta de entrega recepción Procurador Síndico Tesorera Director Requirente y/o Administrador de Contrato/ Guardalmacén Inicia Procedimiento de pago Solicitud de Pago Director Financiero TIEMPO SIN ELABORACIÓN DE CONTRATOS 5 TIEMPO CON ELABORACIÓN DE CONTRATO Pág. 9 de 33

20 8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS En conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, el procedimiento para Reembolso de Gastos se ejecutará por motivos estrictamente justificados, siempre que sean eventos no recurrentes o no planificados, cuyo monto no podrá exceder el máximo de una ínfima cuantía ( del presupuesto general del estado). En el marco de lo señalado en el párrafo anterior, el servidor responsable de una actividad municipal, podrá cancelar, con sus propios recursos o medios, gastos institucionales, y, posteriormente, solicitar su reembolso, cumpliendo los siguientes pasos: Actividad Documento Responsable Realiza la solicitud pago por reembolso de gastos (FORMATO 3), considerando que el gasto ejecutado deberá estar articulado a un objetivo o actividad institucional, previamente autorizado. Adjunta el Comprobante de venta o factura y comprobante de retención, esto último cuando sea agente de retención. Solicitud de Pago por Reembolso de gastos 2 Revisa y confirma el gasto Solicitud de Pago por Reembolso de Gastos 3 4 Genera compromiso presupuestario Aprueba compromiso presupuestaria 5 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable 6 El Reembolso de Gastos, tiene un contrato ya autorizado. (Ejemplo: Telefonía Celular autorizada)? NO: Aprobar el Gasto SI: Paso 7 Compromiso presupuestario Compromiso presupuestario Servidor Solicitante Director de Área Tiempo proceso Asistente de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Dirección Financiera Solicitud de Pago Alcalde o Delegado por Reembolso de (Director (a) Cantonal Gastos de Desarrollo Institucional) 7 Ejecuta procedimiento de pago Servidor Solicitante 2.5 TIEMPO 5.5 Pág. 20 de 33

21 9 DIAGRAMAS DE FLUJO 9. DIAGRAMA DE FLUJO ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 2 de 33

22 9.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN Pág. 22 de 33

23 9.3 DIAGRAMA DE FLUJO CATALOGO ELECTRÓNICO Pág. 23 de 33

24 9.4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE PAGO Pág. 24 de 33

25 9.5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS Pág. 25 de 33

26 9.6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS Pág. 26 de 33

27 0 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FORMULA MEDIO DE Porcentaje de finalización de procesos en tiempos establecidos Porcentaje de adjudicaciones generadas en tiempos establecidos Porcentaje de procesos desiertos por errores de Contratación Pública Administradores de contrato que no cumplen el procedimiento correcto Días definidos en cada procedimiento Días definidos en cada procedimiento 00 % o menos Director Contratación Pública Director Contratación Pública de de 0 % Director de Contratación Pública 0% Coordinador de Contratación Pública (Número de procesos finalizados a tiempo / Total de procesos adjudicados) x 00 (Total de adjudicaciones realizadas en tiempos establecidos / Total de requerimientos recibidos) x 00 (Número de procesos desiertos por errores de la Dirección / Total de procesos de contratación generados) x 00 (Total de administradores que no cumplen el procedimiento correcto / Total de Administradores de contrato) x 00 VERIFICACIÓN Sistema de Gestión de Trámites Contratación Pública Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad. FORMATOS FORMATO -: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN Pág. 27 de 33

28 FORMATO --2: ORDEN DE COMPRA ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 28 de 33

29 FORMATO --3: SOLICITUD DE PAGO POR REEMBOLSO DE GASTOS Pág. 29 de 33

30 FORMATO --4: NOTIFICACIÓN DE OFERTA SELECCIONADA Pág. 30 de 33