No. Tipo Auditoría No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Riesgo Responsable

Transcripción

1 PROCESOS CLAVE O VALOR AGREGADO DISTRIBUCION Construcción de proyectos 1. Proyectos incluidos en el Programa FERUM 2011 que no cumplían con todos los requisitos. No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 1 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /06/ /06/2013 Distribución Alto Gerente de Distribución y Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM. Algunos proyectos incluidos en el Programa FERUM 2011 que fue presentado al CONELEC para su conocimiento y aprobación, no cumplieron con todos los requisitos establecidos en la Regulación CONELEC No. 008/08 "Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM". Sin embargo, en aquellos proyectos que la empresa consideró que no cumplían con dichos requisitos, se hizo constar la observación de que es un Proyecto Especial. Entre los proyectos que no cumplieron con todos los requisitos para ser presentados dentro del Programa FERUM 2011, constan los siguientes: El proyecto Dean Bajo no construyó la Dirección de Distribución Zona Sur por su alto costo por vivienda, ya que no cumplía con los requisitos de FERUM. El proyecto ASODAC fue cambiado al Plan 192 del Plan Anual Electrificación Urbana y Rural del año 2012 por no corresponder a FERUM, decisión que se tomó en cumplimiento de las recomendaciones realizadas en el Informe de Auditoría del Programa FERUM 2010 Integrado. Una parte del proyecto Brasil de Franco no era FERUM, ya que estaba destinado a atender a unas cabañas turísticas ecológicas. Según El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM que en los casos en los que haya duda respecto al tipo de usuarios que establece la regulación, esto es que sean hogares de escasos recursos económicos, se coordine con el área de Responsabilidad Social la definición de esta condición, previo a su inclusión como proyecto FERUM. Acciones tomadas por la Administración: Según memorando No. DDZC de 10 de junio de 2013, el Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del Programa FERUM, indica que esta observación ya se está cumpliendo, para lo cual adjunta un archivo del Programa FERUM 2012 presentado al CONELEC, en el que en la columna Observaciones se identifica como proyectos especiales, a aquellos que no cumplen con todos los requisitos. 30/09/2013

2 información del Jefe del Departamento de Proyectos en memorando No. DP del 17 de julio de 2012, el Jefe de la División de Ingeniería de Distribución autorizó el rediseño del proyecto para integrar las tres cabañas turísticas para aprovechar todos los recursos asignados a la obra, toda vez que al actualizar el proyecto previo a su envío a construcción, un 50% del proyecto inicial ya había sido construido. El 22 de octubre de 2012 fue suscrito el convenio No.SG entre la EEQSA y el representante legal de Cabañas Ecológicas, mediante el cual el usuario se comprometió a aportar el valor de 4 077,66 USD que corresponde a materiales y mano de obra de la red aérea monofásica. La inclusión de la mayor cantidad de proyectos diseñados por las diferentes áreas de la División de Ingeniería de Distribución en el Programa FERUM 2011; se debe, al igual que en programas FERUM de años anteriores, a la intención de conseguir una mayor asignación de recursos para atender los requerimientos de los beneficiarios del Programa FERUM. Según la Regulación CONELEC No. 008/08 "Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM" emitida el 23 de octubre de 2008, los requisitos para la calificación de proyectos nuevos y de mejoras tanto en el área rural como urbano marginal constantes en los numerales 4.1 y 4.2 de esta regulación son: "Que no sean parte de un terreno lotizado para la venta; Que tengan el diseño eléctrico definitivo para construir la obra; Que beneficien a cuatro (4) viviendas permanentemente habitadas, como mínimo para proyectos nuevos y a ocho (8) viviendas permanentemente habitadas como mínimo para proyectos de mejora. Que el monto solicitado al FERUM para la extensión de redes de distribución, incluido el alumbrado público, y acometidas y medidores, sea de hasta USD por vivienda. Para valores superiores a los montos indicados en este numeral, las empresas podrán justificar, siempre y cuando se deban a problemas por dificultades de acceso a los sitios del proyecto o también si se trata de zonas protegidas en las cuales se requiera cumplir ciertos requerimientos especiales. Para proyectos de mejora que el monto solicitado de fondos del FERUM para la construcción de la red, incluido el alumbrado público y acometidas y medidores sea menor o igual a USD 800 por vivienda." Conclusión: Se incluyeron algunos proyectos que no cumplieron con todos los requisitos

3 que establece la normativa vigente para el efecto, con el propósito de conseguir financiamiento y atender los requerimientos de la mayor cantidad de beneficiarios.

4 1. Proyectos incluidos en el Programa FERUM 2011 que no cumplían con todos los requisitos. ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 5 Actualización al 12 de septiembre de El 28 de junio de 2013 con memorando GG el Gerente General envió a la Gerencia de Distribución, Gerencia de Comercialización, Gerencia Administrativa Financiera copia del informe del Examen Especial al Programa FERUM 2011, a fin de que se dignen arbitrar las medidas necesarias que permitan la implementación y cumplimiento de las recomendaciones constantes en dicho documento, de acuerdo a la normativa vigente y dentro de los plazos respectivos.

5 2. Proyectos construidos en menor cantidad de obra por el tiempo excesivo transcurrido entre la elaboración y la aprobación del Programa FERUM. No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 2 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /06/ /06/2013 Distribución Alto Gerente de Distribución y Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM. De las visitas realizadas a una muestra de proyectos, se determinó que en algunos proyectos se construyó una menor cantidad de obra en relación con el diseño del proyecto, tal es el caso de los proyectos: Carlos Garzón y 24 de Septiembre, Primero de Mayo y Nicolás Baquero, Rumiloma-Tolontag, Guallara Guanoloma y Primario "D" Conocoto. Según información de los fiscalizadores, en estos proyectos en algunos casos ya había intervenido el área de Operación y Mantenimiento, en otros Microproyectos o a través de obras empresa. En el Primario D de Conocoto se construyó menos 2.06 km de red de media tensión, menos 0.20 km de red de baja tensión y se instalaron menos 31 postes; en esta obra según el fiscalizador intervino el área de Operación y Mantenimiento. Lo comentado se debe al tiempo que transcurre entre la elaboración, presentación y aprobación del Programa FERUM por parte del CONELEC, el cual es muy extenso, aproximadamente de dos años, tiempo en el cual pueden presentarse varias situaciones como: intervención del área de Operación y Mantenimiento por emergencia, que el cliente consiga su propio financiamiento y construya a través de microproyectos, y que se los pueda incluir en otros programas, lo cual puede ocasionar que la empresa deje de utilizar recursos que ya han sido asignados para estos proyectos. El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM, se difunda el Programa de obras FERUM aprobado a todas las áreas de Distribución, a fin de evitar que se construyan proyectos ya aprobados. Igualmente las áreas que realicen trabajos de emergencia, deberán notificar a la Dirección de Distribución Zona Centro, para que pueda solicitar la aprobación de proyectos nuevos en reemplazo de aquellos ya construidos. Acciones tomadas por la Administración: Según memorando No. DDZC de 10 de junio de 2013, el Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del Programa FERUM, indica que esta observación ya se está cumpliendo para lo cual adjunta el archivo con un ejemplo de un cambio solicitado para el FERUM 2013, el cual consiste en reemplazar los proyectos ya construidos por otros que se encuentren priorizados, a fin de no perder los recursos asignados. 30/09/2013

6 Sin embargo, hemos observado que este problema ha disminuido en relación a los Programas FERUM anteriores, en los que existía una mayor cantidad de proyectos duplicados o ya construidos. Conclusión: En algunos proyectos se construyó menor cantidad de obra porque ya habían intervenido otras áreas de la empresa como Operación y Mantenimiento o Microproyectos, debido al excesivo tiempo que transcurre entre la elaboración, presentación y aprobación de los proyectos, lo cual puede ocasionar que la empresa deje de utilizar recursos que ya han sido asignados a estos proyectos.

7 2. Proyectos construidos en menor cantidad de obra por el tiempo excesivo transcurrido entre la elaboración y la aprobación del Programa FERUM. ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 5 Actualización al 12 de septiembre de El 28 de junio de 2013 con memorando GG el Gerente General envió a la Gerencia de Distribución, Gerencia de Comercialización, Gerencia Administrativa Financiera copia del informe del Examen Especial al Programa FERUM 2011, a fin de que se dignen arbitrar las medidas necesarias que permitan la implementación y cumplimiento de las recomendaciones constantes en dicho documento, de acuerdo a la normativa vigente y dentro de los plazos respectivos.

8 3. Precios unitarios de materiales para los presupuestos de los proyectos del Programa FERUM 2011 estuvieron sobreestimados. No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 3 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /06/ /06/2013 Distribución Alto Gerente de Distribución, Director de Distribución de la Zona Centro-Coordinador del FERUM, Gerente Administrativo Financiero. Los precios unitarios de materiales que se aplicaron a los presupuestos de los proyectos del Programa FERUM 2011 estuvieron sobreestimados, evidenciándose que éstos fueron superiores a los del área financiera entre el 9% y el 101%, lo cual se determinó en una muestra de 20 ítems de materiales de uso frecuente. El procedimiento acordado en los Programas FERUM anteriores, para la determinación de los precios unitarios de materiales a ser aplicados para el cálculo del presupuesto de los proyectos, consistió en que dichos precios sean proporcionados el 31 de mayo de cada año por el área financiera, estos precios son determinados por Contabilidad de Existencias en base al método promedio de inventarios, incrementado por el índice de inflación hasta diciembre de ese año, más el índice previsto para el año siguiente de ejecución del programa, de conformidad con las estimaciones efectuadas por el Banco Central del Ecuador. Para el Programa FERUM 2011, la Dirección de Distribución mediante memorando No. DD del 24 de marzo del 2009, solicitó a la Dirección de Finanzas la revisión de los precios de materiales y del procedimiento para determinar los precios de materiales a ser utilizados en los proyectos. En respuesta al memorando anterior, la Dirección de Finanzas el 1 de julio El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM, que en coordinación con el Gerente Administrativo Financiero, revisen la metodología de cálculo de los precios unitarios de los materiales a utilizarse para el presupuesto de los proyectos FERUM, buscando disminuir la brecha existente entre los precios con los que se elaboran los presupuestos de los proyectos con aquellos que se registran contablemente, para lo cual realizarán un análisis de las estadísticas de años anteriores, precios de mercado, fluctuaciones de precios, etc. 30/09/2013

9 de 2009, con memorando DF indicó que para la elaboración de los presupuestos de obras, a través de la División de Contabilidad se remitirá por medio del DISREQ la valoración individual de los diferentes materiales, incluido el IVA, más un porcentaje de inflación, es decir, no realizó una revisión de los precios ni del procedimiento que solicitó la Dirección de Distribución, razón por la cual los precios unitarios aplicados para el cálculo del presupuesto de los proyectos FERUM 2011, fueron los determinados por la División de Ingeniería de Distribución. Lo comentado se debe a que se aplican criterios diferentes tanto para realizar el presupuesto de los materiales por parte del área que diseña los proyectos como para el registro contable de los materiales utilizados por parte del Departamento de Contabilidad. Conclusión: Los precios unitarios de materiales aplicados a los presupuestos de los proyectos FERUM 2011, estuvieron sobreestimados, lo cual ocasionó que existan diferencias significativas entre lo presupuestado y el costo contable final de los proyectos.

10 3. Precios unitarios de materiales para los presupuestos de los proyectos del Programa FERUM 2011 estuvieron sobreestimados. ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 5 Actualización al 12 de septiembre de El 28 de junio de 2013 con memorando GG el Gerente General envió a la Gerencia de Distribución, Gerencia de Comercialización, Gerencia Administrativa Financiera copia del informe del Examen Especial al Programa FERUM 2011, a fin de que se dignen arbitrar las medidas necesarias que permitan la implementación y cumplimiento de las recomendaciones constantes en dicho documento, de acuerdo a la normativa vigente y dentro de los plazos respectivos.

11 5.- Diferencia de criterio en el reportaje de datos técnicos. No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 5 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /06/ /06/2013 Distribución Medio Gerente de Distribución, Directores de Distribución de la Zona Centro y Sur. En algunos proyectos de la muestra visitada, se evidenció que las áreas que realizan los diseños de los proyectos y las que fiscalizan la construcción de los mismos, aplican diferentes criterios al momento de reportar los datos técnicos tanto de diseño como de construcción, tal es así que en algunos casos, el área de proyectos ingresa los datos tanto de los materiales existentes como de los nuevos y en el área de fiscalización solo los datos de los materiales nuevos, lo cual se pudo determinar en los proyectos San José de la Quito Norte, Colinas del Norte, entre otros. Lo comentado se debe a la falta de comunicación y de directrices y lineamientos generales para unificar este criterio, ocasionando que en la liquidación del Programa se presenten datos de diseño y construcción inconsistentes ya que al compararse entre sí, presentan diferencias. Conclusión: La aplicación de diferentes criterios para reportar datos técnicos tanto de diseño como de construcción, origina que la información no sea consistente. El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución quien a su vez dispondrá a los Directores de Distribución de la Zona Centro y Sur, definan un solo criterio para el reportaje de los datos técnicos de diseño y construcción, en relación con los materiales existentes y los nuevos. 30/09/2013

12 5.- Diferencia de criterio en el reportaje de datos técnicos. ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 5 Actualización al 12 de septiembre de El 28 de junio de 2013 con memorando GG el Gerente General envió a la Gerencia de Distribución, Gerencia de Comercialización, Gerencia Administrativa Financiera copia del informe del Examen Especial al Programa FERUM 2011, a fin de que se dignen arbitrar las medidas necesarias que permitan la implementación y cumplimiento de las recomendaciones constantes en dicho documento, de acuerdo a la normativa vigente y dentro de los plazos respectivos.

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