SOLICITUD DE CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN Y REMODELACIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Transcripción

1 AMPLIACIÓN Y REMODELACIÓN DE MS.NI.SLA MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL TODOS LOS NIVELES DE GESTIÓN ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO TÉCNICO UNIDAD DE GESTIÓN INMOBILIARIA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA ING. CHRISTIAN MADRIGAL FONSECA ARQ. GASTÓN UREÑA BRENES ING. VIVIAN SALAZAR CALVO MBA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. PRISCILA HERRERA GARCÍA VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: DICIEMBRE 2014

2 PÁGINA 2 DE Introducción Los proyectos de inversión pública son una variable o instrumento vital para el funcionamiento de una economía moderna orientada a los resultados, en contemplación de que son un medio para el mejoramiento de las condiciones de vida y salud de la población, por ende la intervención del Estado en la construcción, ampliación y remodelación de la infraestructura resulta fundamental para estimular el proceso de desarrollo nacional. Por lo descrito, se propone definir lineamientos básicos que permitan la formulación de proyectos de inversión en infraestructura adecuados, en donde se apliquen acciones concretas que den lugar a la identificación y formulación de proyectos eficientes y amparados en la normativa vigente. 2. Objetivo Formular proyectos de inversión en infraestructura orientados al cumplimiento de los principios de legalidad, eficiencia y eficacia. 3. Producto Final 3.1. Producto Intermedio: Anteproyecto 3.2. Producto Terminado Informe de Proyecto de Inversión en Infraestructura avalado y listo para ser gestionado ante la Administración 4. Alcance Ministerio de Salud en sus tres niveles de gestión 5. Definiciones Obra de mantenimiento Remodelación Menor. Es aquella que implique la reparación de un inmueble, sea por deterioro, mantenimiento o por seguridad, siempre y cuando no se altere el área, la forma, ni se intervenga o modifique estructuralmente el inmueble. Las obras de mantenimiento comprenden tanto las que se realicen en exteriores como interiores de los inmuebles.; las cuales, pueden ser realizadas por maestros de obras u

3 PÁGINA 3 DE 16 operarios calificados, con al menos dos años de experiencia demostrable. No requerirá de la intervención de profesionales en las áreas de Arquitectura o Ingeniería Civil y/o Eléctrica, para su ejecución. (ver Anexo N 1 Alcances máximos de la Remodelación Menor ) Remodelación Mayor: Son aquellas modificaciones o mejoras que requieren para su realización, de mano de obra calificada. Contempla parte de la estructura, remodelaciones, ampliaciones o reparaciones, instalación eléctrica y mecánica, entre otras. Por sus características técnicas y económicas, necesitan de un profesional en las áreas de Arquitectura e Ingeniería Civil y/o Eléctrica, para su ejecución y además, requieren de garantías de calidad, duración y operación. Construcción: Es la creación de Infraestructura necesaria para la atención de la demanda y el crecimiento de la población, la cual contempla construcción de infraestructura nueva. En estos casos, es imprescindible contar con la supervisión de un profesional en Arquitectura o Ingeniería Civil. Dependiendo de la complejidad estructural, la carga eléctrica o el tamaño del proyecto podrían requerirse la participación de uno o más profesionales especialistas en estructuras, electricidad u otras disciplinas. 6. Referencias Constitución Política. Ley General de Salud. Ley de Administración Pública. Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud Manual de Organizaciones y Funciones del Ministerio de Salud, segunda versión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Reglamento para la Contratación de Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura. Ley N 833-Ley de Construcciones Ley de Control Interno

4 PÁGINA 4 DE Responsables Código Actividad Nivel de gestión Recibir y analizar el formulario de Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física Evaluar condiciones técnicas y características del Inmueble Coordinar realización de estudios técnicos requeridos Determinar la factibilidad técnica del proyecto de construcción, ampliación o remodelación Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar de la obra 8.6. Presentar anteproyecto 8.7. Revisar y avalar anteproyecto Presentar proyectos de inversión en infraestructura ante Consejo Ministerial Elaborar conjunto de planos constructivos y presupuestar el costo de obra Validar planos constructivos y presupuesto de inversión Iniciar proceso administrativo correspondiente Unidad Organizativa Responsable División Administrativa División Administrativa Unidad Organizativa División Administrativa

5 PÁGINA 5 DE Procedimiento 8.1. Recibir y analizar el formulario de Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física La División Administrativa debe recibir el formulario de Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física que emite la unidad organizativa ante la necesidad de construcción, ampliación o remodelación de infraestructura. El formulario contiene una justificación del proyecto de inversión en infraestructura requerido por la unidad organizativa, así como, refleja una descripción esencial de las condiciones del bien inmueble, en el Anexo N 2 Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física se presenta las características del citado documento. La División Administrativa, de conformidad con la justificación presentada, debe definir la viabilidad del proyecto, revisando preliminarmente los alcances de la solicitud, implicando esto en primer instancia el análisis de la condición de inscripción del Inmueble ante Registro Público, presupuesto y prioridades institucionales. Por lo tanto como requisitos indispensable de viabilidad, se tienen los siguientes: Debe existir una justificación detallada que respalde la solicitud de construcción, ampliación o remodelación. El Bien Inmueble en donde se propone la construcción, ampliación o remodelación debe estar inscrito a nombre del Ministerio de Salud ante el Registro Público, para que se tenga la certeza de que los recursos públicos se están invirtiendo; orientados a los principios de legalidad, eficiencia y eficacia, siendo la única excepción a este punto, que exista dentro de la justificación dada un documento oficial del Despacho Ministerial que avale el proyecto. Debe existir contenido presupuestario suficiente para atender la solicitud de construcción, ampliación o remodelación, lo anterior en contemplación de que no se puede comprometer el presupuesto público. Si la solicitud de construcción, ampliación y remodelación, se define como viable se procede con el traslado de la misma a la para que proceda con la evaluación técnica de las condiciones y características del terreno, caso contrario, se desaprueba la solicitud y se finaliza el proceso, siendo necesario se emita un comunicado oficial a la unidad organizativa con los motivos que dan lugar al rechazo de la solicitud Evaluar condiciones técnicas y características del Inmueble. La debe evaluar las condiciones técnicas y características del terreno en el cual se está solicitando una construcción, ampliación o remodelación, esto en atención de los requerimientos de la solicitud planteada y a las características del terreno y/o edificio en cual se plantea desarrollar el proyecto. Para lo anteriormente citado, la debe realizar una visita a sitio donde se ejecutará el proyecto, se debe valorar las repercusiones del mismo con el entorno,

6 PÁGINA 6 DE 16 dimensionamiento entre el espacio y la cobertura, las particularidades del suelo y los estudios técnicos preliminares. De determinarse que se requieren evaluaciones técnicas en lo referente a servicios públicos y/o factores de riesgo en el inmueble, se debe proceder con la coordinación de los mismos con la unidad organizativa interesada para que sea esta quien los trámite ante las entidades correspondientes. Si no se presentan problemas en la dotación de servicios públicos, alineamientos, invasiones riesgos u otro factor que impida la realización técnica del proyecto se procederá con la actividad Coordinar realización de estudios técnicos requeridos. La debe realizar el trámite administrativo para la consecución de los recursos correspondientes para que se concreten los estudios técnicos requeridos en el terreno, implicando la coordinación con la unidad organizativa solicitante a efectos de que se ejecuten las gestiones pertinentes ante las instancias que correspondan, sea Acueductos y Alcantarillados, Municipalidad, Empresas de Servicios de Luz, Bomberos, Secretaria Técnica Nacional Ambiental, etc Determinar la factibilidad técnica del proyecto de construcción, ampliación o remodelación. La debe determinar la factibilidad técnica del proyecto analizando los resultados de las evaluaciones realizadas y las recomendaciones de los estudios técnicos realizados (de haberse realizado alguno). Como resultado de las valoraciones realizadas la debe emitir un informe de diagnóstico que determinara técnicamente si el proyecto es ejecutable o no. Si se determina que el proyecto no es factible, la División Administrativa, sustentada en el informe de Diagnóstico elaborado por la, debe comunicar a la unidad organizativa solicitante los motivos de rechazo de la solicitud. Si se determina que el proyecto es factible, le corresponde a la atender lo siguiente: Si se trata de construcciones nuevas, ampliaciones y remodelaciones mayores, por las implicaciones y costos asociados, se debe diseñar un anteproyecto que analice y visualice los alcances del proyecto, fundamentándose en los resultados del informe de diagnóstico realizado. Si se trata de una obra de mantenimiento o remodelación menor, la debe finalizar este procedimiento e iniciar las coordinaciones correspondientes

7 PÁGINA 7 DE 16 con el equipo de mantenimiento de la unidad para atender los requerimientos planteados por la unidad organizativa solicitante. Como elemento de referencia se considerara como obra menor el listado incluido en el Anexo N 1 Alcances máximos de remodelaciones menores, y toda aquella obra de inferior alcance a los elementos contemplados en el listado Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar de la obra. La debe atender los requerimientos expuestos en la solicitud, las dimensiones del terreno y los resultados expuestos en el informe de diagnóstico de factibilidad, debe elaborar un anteproyecto, que implica un diseño o dibujo de la edificación (construcción nueva, ampliación o remodelación) en dos dimensiones y la estimación preliminar del presupuesto asociado a la obra constructiva, de ampliación o remodelación Presentar anteproyecto La debe presentar el anteproyecto ante la División Administrativa y la unidad organizativa solicitante, esto con la finalidad de verificar la atención de los requerimientos presentados por la unidad organizativa, y valorar las características propuestas en diseño de la estructura Revisar y avalar anteproyecto. La División Administrativa y unidad organizativa interesada deben revisar el anteproyecto y determinar si las condiciones y características del diseño están acorde a lo requerido. Así como, partiendo del dibujo dimensional del proyecto, definir si hay que realizar algún tipo de ajuste o modificación en el diseño, o bien, de consideración de otros tipos de materiales constructivos. De determinarse, por ambas partes, que el anteproyecto está conforme, corresponde a la División Administrativa elaborar un informe de los resultados de la validación realizada en el proyecto o proyectos de inversión en infraestructura, exponiendo en el mismo, las características, objetivos, alcances, presupuesto asociado y tiempo estimado de ejecución del proyecto. El informe elaborado debe ser presentado por la División Administrativa ante el Consejo Ministerial (actividad 8.8). Si la División Administrativa y/o unidad organizativa solicitante determinan que se deben realizar ajustes al anteproyecto, se le comunica a la lo correspondiente y se pasa a la actividad 8.5.

8 PÁGINA 8 DE Presentar proyectos de inversión en infraestructura ante Consejo Ministerial La División Administrativa debe presentar ante el Consejo Ministerial un informe de los proyectos de inversión en infraestructura, lo anterior a efectos de promover el conocimiento del mismo ante los jerarcas y concretar su aval definitivo. El informe de inversión puede incluir un solo proyecto o varios que se estén planificando en un mismo periodo. De avalarse el proyecto de inversión en infraestructura, la División Administrativa debe dar la instrucción de inicio del proyecto a la, esto con la finalidad de dar lugar a la elaboración de planos constructivos y demás trámites administrativos, caso contrario se procede a archivar el mismo, dando por terminado el proceso Elaborar conjunto de planos constructivos y presupuestar el costo de obra. La, en sujeción al anteproyecto avalado, debe iniciar el proceso de dibujo de los planos constructivos correspondientes amparados en la normativa vigente que rige los trámites para realizar construcciones, ampliaciones y remodelaciones, resaltando la ley de construcciones (ley N 833), la normativa vigente del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Código Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico de Costa Rica, disposiciones de la Municipalidad que gobierna la localidad en donde se va a realizar el proyecto, y demás instancias posibles a involucrarse dependiendo del tipo de proyecto y su impacto en alrededores. Se comprende que dependiendo de las características, alcances, dimensiones, impacto ambiental y ubicación del proyecto, existen condiciones de exigencia administrativa distintas que la Unidad de Gestión debe atender. Como elemento simultáneo a la elaboración del conjunto de planos constructivos, la Unidad de Gestión debe realizar los esfuerzos necesarios para promover la definición del costo de la obra de acuerdo a los metros cuadrados de construcción, ampliación, remodelación que implica el proyecto y según el costo asociado al listado de materiales que requiere la obra, de manera que, cada proyecto disponga como mínimo de una estimación. Los proyectos de inversión en infraestructura en donde la determine hay condiciones de riesgo (ambiental, estructural, etc.) que pueden impactar en el costo de la obra deberán presentar un presupuesto de obra que minimice las posibilidades de incurrir en inversiones ruinosas Validar planos constructivos y presupuesto de inversión. La debe presentar los planos constructivos ante la unidad organizativa solicitante para constatar, mediante la revisión física de los planos, la atención de los requerimientos planteados en la solicitud de intervención, así como, a todo ajuste solicitado en el anteproyecto. De igual manera deben presentar, ante la División Administrativa, la estimación presupuestaria asociada al proyecto de inversión en infraestructura con una descripción esencial de los

9 PÁGINA 9 DE 16 materiales a utilizar, lo anterior para ratificar la disponibilidad presupuestaria y corroborar que el gasto responda a los principios de legalidad, eficiencia y eficacia. Si se detecta, por parte de la División Administrativa y/o unidad organizativa una inconsistencia en el presupuesto de inversión y/o en los planos constructivos, la debe proceder a realizar los ajustes pertinentes pasando a la actividad 8.9. De determinarse que todos los elementos del proyecto están conforme a lo requerido y estipulado, la División Administrativa como la unidad organizativa solicitante deben avalar el proyecto, mediando para estos efectos un comunicado oficial dirigido a la que ratificara su aprobación, y por ende, da inicio al proyecto de inversión como tal, partiendo con el proceso de contratación administrativa Iniciar proceso administrativo correspondiente La debe iniciar las gestiones relativas al proceso de contratación administrativa, acatando los condiciones alcances planteados en la ley de Contratación Administrativa (ley N 7494) y su reglamento (Decreto Nº H). 9. Indicadores de desempeño Porcentaje de solicitudes de intervención en infraestructura que generaron Anteproyectos de Inversión: (Cantidad de Anteproyectos realizados/ Cantidad de Solicitudes de Intervención trasladadas a evaluación) * 100 Porcentaje de Efectividad en Ejecución de Proyectos de Inversión en Infraestructura: (Cantidad de Proyectos de Infraestructura avalados/ Cantidad de procesos de contratación administrativa finalizados con éxito) * 100

10 PÁGINA 10 DE Diagrama Diagrama de Flujo Proceso de nivel 1: Solicitud de Construcción, Ampliación y Remodelación de Infraestructura Código: MS.NI.SLA Unidad organizativa: Equipo Técnico de Elaborado por: Versión N 1 Fecha elaboración: Diciembre del 2014 Hoja 1 de 1 Actividades Unidad Organizativa Código Descripción División Administrativa División Administrativa Unidad Organizativa Flujo información Detalle flujo de información Inicio 8.1 Recibir y analizar el formulario de solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura Elmentos a consdierar: Pertenencia del Inmueble al Ministerio de Salud y solicitud de intervención en infaestructura debidamente justificada. No Es la solicitud viable? Si 8.2 Evaluar condiciones técnicas y caracteristicas del inmueble Requiere el terreno estudios técnicos? Si No Implica visita al terreno sin excepción 8.3 Coordinar ejecución de estudios técnicos requeridos 8.4 Determinar la factibilidad del proyecto de construcción, ampliación o remodelación Se debe considerar resultados de estudios tecnicos,de haberlos. No Es factible? Si Señala el diagnostico que se No Remodelaciones menores se coordina con equipo de mantenimiento de la requiere construcción nueva,. Aplica ampliación o remodelación mayor? Si criterio de urgencia, monto de inversión y protocolo respectivo. 8.5 Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar de la obra 8.6 Presentar anteproyecto 8.7 Revisar y avalar anteproyecto Se verifica disponibilidad de contenido presupuestario por parte de Divisaión Administrativa, y elementos constructivos (requerimientos) por parte de la Unidad Organizativa Es el anteproyecto de inversión avalado? No Si 8.8 Presentar proyectos de inversión en infraestructura ante Consejo Ministerial Es el Proyecto de inversión No La División Administrativa da instrucción de inicio de elaboración de planos si se avalado? Si cuenta con aval de Consejo,c aso contrario se archiva la solicitud 8.9 Elaborar conjunto de Planos constructivos y presupuestar el costo de obra 8.10 Validar planos constructivos y presupuesto de inversión Se validan ante la Divisón Administrativa y Unidad Organizativa No Los planos y el rpesupuesto estan acordes a lo estipulado? Si 8.11 Iniciar gestión administrativa correspondiente Fin

11 PÁGINA 11 DE Anexos Anexo 1: Alcances máximos de la Remodelación Menor

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16 PÁGINA 16 DE 16 Anexo 2: Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física Ministerio de Salud FORMULARIO DE SOLICITUD DE GESTION DE INFRAESTRUCTURA Versión Nº: Referencia 1 MS.NI.SLA Unidad Organizativa Solicitante: Construcción Nueva Ampliación Remodelación Menor Fecha de Solicitud: Tipo de intervención infraestructura solicitada: Remodelación Mayor Otro: Indicar: Descripción de problema a solucionar o necesidad por satisfacer con intervención en infraestructura: Magnitud del problema de infraestructura a atender (cantidad de afectados, gravedad, etc): Justificación de proyecto de intervención en infraestructura fundamentado en descripcion del problema, magnitud y disponibilidad presupesutaria (de conocerce): DATOS PRELIMINARES: Condición de infraestructura actual del bien inmueble Cantidad de funcionarios destacados en Unidad Organizativa Condición registral del Bien Inmueble en el cual se solicita intervención Descripción de otros: FIRMAS DE RESPONSABLES DE SOLICITUD Responsable Solicitud Unidad Organizativa Nombre, Firma y Sello Aval Superior (Director NC o NR) Nombre, firma y sello