Rama Judicial Por Público Consejo Superior la Judicatura Sala SIGC PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN ACADÉMICA Elaboró Revisó Aprobó Directora Comité Calidad Rodrigo Lara Bonilla Rodrigo Lara Bonilla Fecha: 20-08-07 Fecha: 22-08-08 Fecha: 03-09-08 1. OBJETIVO El objetivo este procedimiento es señalar las actividas requeridas para difundir y divulgar la información académica los planes estudio y programas formación judicial. 2. ALCANCE El procedimiento be aplicarse a la difusión y divulgación académica los planes estudio los planes y programas formación judicial impartidos por la Rodrigo Lara Bonilla. 3. RESPONSABLE La Jefe (a) la la Rodrigo Lara Bonilla es la acuada implementación este procedimiento. 4. DEFINICIONES Formación Judicial Inicial: Área la Formación Judicial que compren los programas formación necesarios para el ingreso o ascenso en la carrera judicial. Formación Judicial Continua: Área la Formación Judicial que compren los programas formación para los administradores (as) justicia y empleados que se encuentran vinculados a la Rama Judicial. Plan Formación Judicial: Documento que termina los objetivos y programas formación judicial que serán impartidos en un periodo específico por la Sala l Consejo Superior la Judicatura a través la Rodrigo Lara Bonilla. Plan Estudio: Organización los contenidos, tiempos y estrategias pedagógicas y metodológicas conforme a los cuales se impartirán los cursos cada programa formación judicial. Docente Red: Experto (a) que orienta el proceso formación los servidores (as) que integrarán la Red Formadores Formador Judicial: Servidor (a) o administrador (a) justicia que por haber superado los correspondientes procesos selección y formación integran la Red Formadores la. Red Formadores Judiciales: Conjunto servidores (as) judiciales y/o administradores (as) justicia que por reunir los requisitos y el perfil establecidos, y haber superado los correspondientes procesos selección y formación, apoyan a la en la construcción, verificación y orientación los programas formación judicial. Discentes: Beneficiarios (as) o participantes en los programas formación judicial. Página 1 8
Currículo: Es la manera práctica aplicar una teoría pedagógica a la enseñanza real. El currículo es el mediador entre la teoría y la realidad la enseñanza, es el plan acción específico que sarrolla el formador o facilitador con los participantes, es una pauta ornadora l proceso enseñanza. Currículo Integrado e Integrador: Estructuración bloques programáticos a partir l sarrollo cada núcleo temático y problémico. Dichos bloques a su vez, permitirán la elaboración proyectos puntuales. La integración saberes será producto un acuerdo colectivo docente interdisciplinario y transdisciplinario, que permite la articulación entre programas y s su sarrollo convirtiéndose en unidas integradoras. 5. NORMATIVIDAD Ley 270 1996, arts. 85, 87, 152, 153, 157, 160, 168 y 176 Acuerdos 800 y 964 2000 la Sala l CSJ 6. ACTIVIDADES 1. Publicar académicos 1.1 Intificar necesidas por programas y zonas 1.2 Revisar y consolidar necesidas 1.3 Elaborar administrativos 1.4 Planear 1.5 Aprobar plan Publica los académicos requeridos para el sarrollo los planes y programas formación judicial Determina necesidas publicación académicos por programa y por zona. Constata las necesidas reportadas por los es (as) Programas y Zona y Grupos Seccionales Apoyo y terminación general necesidas publicación académicos. Elabora y remite los administrativos a la, con la revisión la Jefe la Elabora el plan anual y lo somete a revisión la directora la Constata la pertinencia l plan y aprueba el mismo. es (as) Programas y Zonas es (as) Programas y Zonas es(a) Programas 1.6 Preparación la solicitud para la Sala 1.7 Presentar solicitud autorización a la Sala 1.8 Agendar solicitud para Sala Elabora el proyecto memorando para la Sala junto con el estudio conveniencia y oportunidad, la estimación l presupuesto y el certificado disponibilidad presupuestal. Revisa y suscribe el memorando para Sala presentando el plan a consiración la misma. Agenda tema para la Sala y verifica envío memorando y antecentes. 1.9 Autorizar Expi resolución autorización para realizar las 1.10 Solicitar Elabora y remite el requerimiento a la Dirección Ejecutiva contratación Administración Judicial para la contratación, adjuntando el Dirección Magistrados Sala Página 2 8
1.11 Enviar académicos 1.12 Proyectar solicitud registro rechos autor 1.13 Solicitar registro rechos autor 1.14 Monitorear procedimiento registro rechos autor 1.15 Verificar registro rechos autor estudio conveniencia y oportunidad, la estimación l presupuesto, la resolución la Sala y la disponibilidad presupuestal. Remite a la los académicos que ben publicarse Proyecta solicitud registro rechos autor y ISBN dirigida a la Dirección Ejecutiva Administración Judicial Revisa y suscribe solicitud registro rechos autor dirigida a la Dirección Ejecutiva Administración Judicial Hace seguimiento l procedimiento para el registro rechos autor tanto en la Cámara l Libro como en el Ministerio Comunicaciones Solicita copia las constancias los registros efectuados y las remite a los impresores. Programa 1.16 Remitir a impresores Envía los para su publicación. 1.17 Revisar pruebas Revisa las pruebas personalmente, remite copia las pruebas a los autores para su revisión y realiza el seguimiento correspondiente. 1.18 Remitir pruebas Envía las pruebas revisadas para que el impresor realice los revisadas ajustes correspondientes. 1.19 Supervisar Hace seguimiento al proceso impresión los proceso para garantizar su calidad y oportunidad. impresión 1.20 Recibir 1.21 Revisar entrega 1.22 Planear el envío 1.23 Preparar los envíos 1.24 Supervisar los envíos 1.25 Entrega los a los stinatarios 1.26 Remisión las planillas entrega a los stinatarios Recibe las entregadas por el impresor, verifica la clase, cantidad y oportunidad las mismas; las ingresa al pósito la Escuela, e informa por escrito al Jefe (a) la. Verifica la calidad, cantidad y oportunidad las recibidas e informa por escrito al la Escuela y al Jefe (a) la. Elabora el plan envío las acuerdo con los la Elaboración las guías y empaque acuerdo con el plan envíos. Control l procedimiento envío y l recibo oportuno por los stinatarios Distribución y entrega l material académico a los stinatarios en cada Distrito Judicial Envío a la las planillas constancia recibo académicos cada Distrito Judicial 1.27 Elaborar informe Elabora y presenta informe mensual envío a la Dirección la con copia al Jefe la con las sugerencias para el Programa Administrativo (a) Administrativo (a) l Grupo Seccional Apoyo l Grupos Seccional Apoyo Página 3 8
mejoramiento l procedimiento. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) 1.26 Analizar informe Análisis l informe y formulación recomendaciones a la Dirección la 1.27 Decidir los medidas mejoramiento que ben implementarse 1.26 Implementación medidas mejoramiento 1.27 Verificación la implementación medidas mejoramiento 2. Multicopiar 2.1 Intificar necesidas 2.2 Incluir necesidas en el plan compras 2.3 Elaborar requerimiento 2.3 Revisar requerimiento 2.4 Expedir y entregar fotocopias 2.5 Supervisar técnicamente la ejecución l contrato 2.6 Elaborar cumplidos técnicos 2.7 Revisar cumplidos técnicos 2.8 Expedir cumplidos técnicos 2.9 Remitir cumplidos técnicos 3. Realizar Teleconferencias Verifica dificultas, adopción medidas mejoramiento e implementación las mismas. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) Puesta en marcha las medidas mejoramiento. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) Constata que se han implementado las medidas mejoramiento seleccionadas acuerdo con el plan correspondiente. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) Reproduce los educativos necesarios para el sarrollo los programas formación judicial Determina las necesidas acuerdo con el Plan Anual Formación Judicial y las existencias Solicita el en el plan compras la Escuela Judicial Diligencia el formato para requerir el servicio con la justificación correspondiente Constata la necesidad l solicitado, cuando exceda 20 copias. Fotocopia y entrega las copias los según el requerimiento efectuado. Controla la expedición fotocopias, verificación la calidad las copias y la bida utilización los insumos. Elabora l cumplido previa verificación los consumos efectuados. Visa los proyectos cumplido, previa constatación los consumos y bida utilización los insumos. Autoriza los cumplidos, previa revisión por el (la) Jefe la. Envía los cumplidos técnicos a la Dirección Ejecutiva Administración Judicial para que se alanta el correspondiente trámite pago. Desarrollo s para difundir y divulgar conocimientos o actividas relacionadas con los planes y programas formación judicial. Servidores (as) la según el plan respectivo Programa o Zona Administrativo(a) Administrativo(a) Directora Escuela Judicial Administrativo(a) 3.1 Intificar Determina la necesidad realizar s a partir Página 4 8
necesidas la reunión con el magistrado coordinador l programa. Diseña los objetivos, contenidos, participantes, fechas, estrategias y agenda trabajo para realizar la. Programa. 3.2 Planear 3.3 Revisar planeación la 3.4 Aprobar planeación la 3.5 Elaborar requerimiento administrativo 3.6 Entregar 3.7 Recibir y radicar 3.8 Verificar logística 3.9 Autorizar 3.10 Remitir al Contratista s 3.11 Informar a la Sala 3.12 Coordinar con el Contratista 3.13 Elaborar y revisar el libreto 3.14 Difundir y convocar discentes 3.15 Realizar 3.16 Confirmar asistencia discentes Constata la coherencia l diseño con los objetivos l programa formación correspondiente. Verifica la viabilidad y pertinencia l diseño la Elabora y entrega l requerimiento servicios para realizar la en el formato correspondiente con la firma l Jefe la. Entrega los a la en los formatos establecidos al efecto. Recepciona, registra con numeración los en la y abre la carpeta por cada evento. Verifica la información registrada en el formato requerimiento y solicitud aclaraciones y/o complementación. Autoriza los servicios solicitados, previa verificación, por parte l (la) Jefe la. Envía los servicios para el sarrollo la. Confirma a la Sala la fecha y realización la. Se reúne con la empresa contratada por la Dirección Ejecutiva, el Magistrado la Teleconferencia, la Directora la, el Jefe Prensa l Consejo Superior la Judicatura, la Jefe, el l programa la Escuela y los expertos contratados, se reúnen para elaborar el Plan trabajo. Presenta y revisa el libreto, y estado avance la preparación locaciones, el vío, los clips informativos Realiza la convocatoria a nivel nacional y organiza la logística para que en cada ciudad sea vista manera conjunta por los discentes y se discutan los temas la. Organiza el set, colabora y apoya a los invitados encargados la presentación los temas. Verifica la asistencia los discentes si se trata un curso ordinario. Programa. Administrativo (a) Responsable radicación Magistrado la Sala l Programa Apoyo es es (a) Zona Página 5 8
3.17 Revisar previamente el cumplimiento actividas preparatorias 3.18 Hacer seguimiento evento 3.19 Presentación informe 3.20 Elaborar informe l evento Verifica previamente todas las condiciones para sarrollar esta actividad. Supervisa la actividad con el fin establecer que se sarrolle acuerdo con lo programado y se cumplan sus objetivos. Envía informe a la sobre el sarrollo la actividad realizada en cada Seccional Elabora, ntro los tres días siguientes a su realización, el informe general l evento. (a) Apoyo Jefe Zona (a) Apoyo (a) Apoyo 4. Desarrollar foros virtuales 4.1 Intificar necesidas 4.2 Planear foros virtuales 4.3 Revisar planeación los foro virtual 4.4 Aprobar planeación los foros virtuales 4.5 Elaborar solicitud al Cendoj 4.6 Informar a la Sala 4.7 Elaborar y revisar la estructura l foro Desarrolla foros virtuales para difundir y divulgar conocimientos o actividas relacionadas con los planes y programas formación judicial. Determina la necesidad realizar foros virtuales a partir la reunión con el magistrado coordinador l programa. Diseña los objetivos, contenidos, participantes, fechas, estrategias y agenda trabajo para realizar los foros virtuales. Constata la coherencia l diseño con los objetivos l programa formación correspondiente. Verifica la viabilidad y pertinencia l diseño los foros virtuales Elabora y entrega la solicitud para realizar los foros virtuales Confirma a la Sala la fecha y realización los foros virtuales Presenta y revisa la estructura l foro y confirmar facilitadores Programa. Comité Académico Programa. Magistrado la Sala Comité Nacional 4.8 Difundir foros virtuales Realiza la convocatoria a nivel nacional y organiza la logística para sarrollar los encuentros en línea entre los participantes. Página 6 8
4.9 Desarrollar foro virtual 4.10 Confirmar participación Organiza la colaboración y apoyo a los invitados encargados la presentación los temas. Verifica la participación los discentes si se trata un curso ordinario correspon al Apoyo en caso contrario, el o la coordinadora la Escuela Judicial. Apoyo es es (a) Zona Apoyo 4.11 Revisar previamente el cumplimiento actividas preparatorias 4.12 Hacer seguimiento al foro Verifica previamente todas las condiciones para sarrollar esta actividad. Supervisa la actividad con el fin establecer que se sarrolle acuerdo con lo programado y se cumplan sus objetivos. Jefe Programa Apoyo 3.19 Presentación informe Envía informe a la sobre el sarrollo la actividad realizada en cada Seccional 4.13 Elaborar informe l evento Elabora, ntro los tres días siguientes a su terminación, el informe general l foro. 4.14 Analizar informe Analiza el informe y formula recomendaciones a la Dirección la 4.15 Decidir los Verifica las dificultas, adopta medidas mejoramiento e medidas implementa las mismas. (Ver procedimiento acciones mejoramiento que correctivas, preventivas y mejora) ben implementarse 4.16 Implementar medidas mejoramiento 4.17 Verificar la implementación medidas mejoramiento Pone en marcha las medidas mejoramiento. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) Constata que se han implementado las medidas mejoramiento seleccionadas acuerdo con el plan correspondiente. (Ver procedimiento acciones correctivas, preventivas y mejora) (a) Apoyo Programa Directora (a) Servidores (as) la según el plan respectivo 7. REGISTROS CODIGO Ver anexo 5 NOMBRE Actas reuniones la RESPONSAB LE DE DILIGENCIA RLO Jefe la correspondien LUGAR DE ARCHIVO Archivo CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN Página 7 8
7. REGISTROS CODIGO NOMBRE RESPONSAB LE DE DILIGENCIA RLO LUGAR DE ARCHIVO Escuela te Dirección Requerimientos administrativos Plan Plan envío Planillas envío y recibido Plan Anual Actividas Formación Judicial (a) Programa o Zona Administrativo (a) envíos Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN 7. ANEXOS Formato Plan Anual Actividas Formación la Rama Judicial Formatos Requerimiento Formato Control Materiales Académicos Formato Planillas Envío y Entrega Materiales Formato Control Recibido Publicaciones Formato Teleconferencia Formato Foro Virtual 8. CONTROL DE CAMBIOS Versión 01: Aprobada por el Comité l SIGC en sesión l 21 agosto 2008 Versión 02: Aprobada por el Comité l SIGC en sesión l 03 septiembre 2008 Página 8 8