#métoddo 1
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EDIFICIO HOTEL UNIVERSITARIO CALLE 51 y 9 Qué es un Plan? Conjunto de documentos para realizar la gestión del proyecto. Sirve para conocer hacia dónde se va o se debe ir, qué se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué coordinaciones hay que hacer. Un Plan es una guía para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en que momento. Carlos Urso Dirección de Proyectos Exitosos Editorial Granica 2013 5
Siempre es posible hacer un Plan? El mayor enemigo del pensamiento es la complejidad, porque conduce a la confusión. Cuando el pensamiento es claro y sencillo resulta más grato y eficaz El propósito de los seis sombreros para pensar es desembrollar el pensamiento, de modo que el pensador pueda utilizar un modo de pensar después de otro, en lugar de hacer todo al mismo tiempo. La dificultad principal para el pensamiento es la confusión. Intentamos hacer demasiado al mismo tiempo Es como hacer malabarismo con demasiadas pelotas. De Bono, Edward Seis sombreros para pensar Editorial Granica 2006 Requerimientos Los requerimientos o requisitos de un proyecto surgen de las necesidades del usuario o cliente, del patrocinador, de las reglas de organización, de las normas de la industria, de las regulaciones, de los interesados, entre otras fuentes. Se identificaran y documentaran los requisitos del proyecto de la DDO. si no se lo que debo resolver, no sé qué solución fabricar Durante y a lo largo del tiempo de ejecución del plan del proyecto, los requerimientos cambian. Es necesario implantar una adecuada administración no solo de las modificaciones en los requerimientos, sino de las que se produzcan en el proyecto en su conjunto. 6
Factores de éxito Se establecerá con los actores principales, cuando y como se considerará exitoso el proyecto. Esto es a efectos de incluir en los planes de trabajo no solo las actividades para la construcción de los entregables, sino todas aquellas que resulten necesarias para lograr el cumplimiento de dichos factores de éxito. Se podrían considerar como factores de éxito el plazo, los estándares de calidad a cumplir, los recursos a insumir, etc. Supuestos Todo aquello que no está incluido en el proyecto y se supone que ya existe, es previo o estará disponible para el proyecto. Si estos supuestos no son reales o no se cumplen cuando sean necesarios, influirán en el proyecto. Estos deberán ser identificados y enunciados pues su no existencia afectará directamente. En proyectos donde para su culminación dependen de infraestructura de prestatarias (luz, gas, pavimento) es importante el cumplimiento de dichos supuestos. 7
Limitaciones o restricciones Comprende todo aquello que condiciona o restringe el proyecto. Se deben enunciar para considerar las acciones específicas que se deben realizar, debido a su existencia. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser un plazo preestablecido o los recursos específicos disponibles solo en una limitada cantidad. Trabajo Actividad Tarea En esta etapa debemos identificar las acciones a realizar para lograr la confección del plan del proyecto. Determinar las actividades, quien las va a realizar y establecer una metodología que implique trabajar por pasos, no hacer varias cosas a la vez, sino una, después la otra, luego la otra, y así. Todas las actividades necesarias en un proyecto que logra cumplir sus factores de éxito son realizadas, estén previstas en el plan o no. Aquellas actividades que no estén contempladas en el plan, pero necesarias, se harán igual pero a un costo y tiempo mayor de lo previsto. 8
Plan W.B.S. (Estructura de desglose del trabajo) PMI_PMBOK Guide Expresa el trabajo que hay que hacer en un proyecto. Es la representación estructurada de todas las actividades a realizar. La estructura de desglose del trabajo a realizar tiene distintos niveles y cada uno representa un determinado detalle del trabajo. Los niveles superiores de WBS reflejan los entregables mayores, o las disciplinas. Es conveniente utilizar sustantivos para identificar esos elementos. A medida que bajamos a través de los niveles, la recomendación es denominar a los elementos con verbos, ya que estos indican claramente que son acciones, tareas, actividades, trabajo a realizar. Esta estructura no incluye tiempos o plazos, ni recursos, ni quien realizará la tarea Secuencia y Red En este punto se debe considerar e incluir el tiempo en el planeamiento. Estando identificados los actores y sus características, los requerimientos del proyecto, los entregables y los factores de éxito a generar y la WBS. En esta etapa se determina que tarea se debe hacer antes que la otra, y se establece la secuencia en orden. En esta etapa se determina el tiempo de duración de cada tarea. 9
Estimación Podemos realizar el proceso de estimación de los recursos necesarios para cada una de las actividades, de la duración, de los costos, del dinero requerido. Una estimación es la mejor predicción posible basada en información disponible. Se debe considerar un porcentaje de error en relación a la información con que se cuenta. La estimación no se debe considerar como un objetivo en sí mismo, sino como un proceso de predicción. Un objetivo surge de las necesidades que queremos satisfacer. La estimación bottom-up o ascendente consiste en tomar cada una de las actividades o elementos inferiores de la WBS (detallada) y estimar los recursos, los tiempos, los costos, etc. De cada uno de ellos, y luego ir totalizando hacia arriba. Esta es la estimación que lleva más tiempo hacer, es la más costosa, pero la más exacta. Recursos humanos y organización Determinar las personas que cada una con sus especialidades y rol deberán realizar actividades del proyecto. Este conjunto de personas estarán trabajando juntas de tiempo en tiempo según el cronograma del proyecto parte de a ellas en locaciones distintas, en un periodo, sin conocerse previamente y muchas otras formas de relacionamiento. Cada una de estas personas debería tener un rol bien definido, tener claro que se espera de ella, que tarea tiene asignada, cuales son los factores de éxito a lograr, y sus interrelaciones. En el plan de proyecto deberemos resolver todo lo necesario para que cuando se deba ejecutar tengamos claro que deberá hacer cada persona, que tipo de habilidades necesitamos y como se conseguirá la gente. 10
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN ddofau@gmail.com https://ddofau.wordpress.com Dirección de Obra DDO FAU UNLP @DDOFAU 11
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