GESTIÓN DE PAGO Página 1 de 16 CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 DESTINATARIOS... 3 3 REFERENCIAS... 3 4 GLOSARIO... 4 5 CLASIFICACIÓN DE PAGOS Y DOCUMENTOS PARA LA RADICACIÓN DE UNA CUENTA... 5 5.1 Contratistas y Proveedores... 6 5.2 Nómina... 6 5.3 Seguridad Social y Parafiscales... 6 5.4 Servicios públicos... 7 5.5 Viáticos y Transporte... 7 5.5.1 Viáticos al interior... 7 5.5.2 Viáticos al exterior... 7 5.5.3 Gastos de desplazamiento para contratistas... 7 5.6 Caja Menor (anticipo y reembolso)... 8 5.6.1 Constitución de caja menor... 8 5.6.2 Reembolso de caja menor:... 8 6 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE UNA CUENTA... 9 6.1 Radicación de cuentas por pagar... 9 6.2 Generación de la obligación presupuestal... 10 6.3 Pago de la cuenta... 10 6.3.1 Generación Orden de pago y autorización en SIIF:... 10 6.3.2 Generación de Orden de pago de deducciones:... 10 6.3.3 Generación Orden bancaria en SIIF:... 10 6.3.4 Generación de soporte de pago... 11 6.3.5 Abono a cuentas bancarias:... 11 Elaborado por: Revisado y Aprobado por: Aprobación Metodológica por: Nombre: Joaquín Fernando Ruiz G. Cargo: Director Financiero Fecha: 2013-10-16 Nombre: Juan David Duque Botero Cargo: Secretaria General Fecha: 2013-10-18 Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz Cargo: Representante de la Dirección para Calidad Fecha: 2013-10-21 Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 Vr.1 (2012-11-21)
Página 2 de 16 6.3.6 Transferencia de fondos para el pago:... 11 6.3.7 Registro en libros:... 12 6.3.8 Archivo de soportes de pago:... 12 7 CAJAS MENORES... 13 8 DIAGRAMA DE FLUJO... 13 9 DOCUMENTOS RELACIONADOS... 16
Página 3 de 16 1 OBJETIVO Establecer los criterios para efectuar los pagos de las obligaciones contraídas por la entidad, ateniendo las disposiciones legales establecidas para tal fin. 2 DESTINATARIOS Este documento describe los procedimientos que debe seguir cada uno de los roles desempeñados por los funcionarios de la Dirección Financiera para el pago de una cuenta, en cumplimiento de la normatividad vigente. 3 REFERENCIAS Jerarquía de la norma Decreto 111 de 1996 Ley Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto Estatuto Tributario Artículos 71,73,74,112 Libro II: Retención en la fuente. Artículos 612 al 621 del capítulo III. Ley 80 de 1993 Contratación Estatal Artículo 41 Directrices para la correcta administración y ejecución del gasto, conforme a los principios presupuestales, además de la definición y alcance de las faltas en las que se pueden incurrir en el manejo de los recursos. Parámetros para el tema de retenciones a proveedores y funcionarios; Verificación y cumplimiento de facturación para pagos a proveedores. y facturación. Perfeccionamiento de los contratos y condiciones para el pago según la ley. Ley 797 de 2003 Régimen Pensional Artículo 70 Reglamentación tasa de cotización. Decreto 2789 de 2004 Reglamentación del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Artículos 3,4 y 6 Capítulos III, IV, V y VI. Requisitos para efectuar pagos en línea.
Página 4 de 16 Decreto 1931 de 2006 Ley 1150 de 2007 Ley 1527 de 2012 Circular 01 de 2004 4 GLOSARIO Reglamenta la obligatoriedad para el pago de aportes mediante Artículo 1 la Planilla integrada de liquidación de aportes PILA Medidas sobre la contratación estatal Aspectos tributarios, ley de libranza Circular conjunta de Minhacienda y Min Protección Social Todas aquellas inherentes a los descuentos por concepto de retención en la fuente, retención de ICA y retención de IVA Artículos 17, 19, 23 Obligatoriedad del pago de aportes parafiscales al Sistema de la Protección Social. Con base en estos artículos se estipulan las condiciones para el pago. Con base en esta ley se establece el marco general para las libranzan, descuentos directos y retenciones para independientes. Verificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social de trabajadores independientes y contratistas. BENEFICIARIO CUENTA: Es la identificación del Beneficiario Final y de la cuenta bancaria en el Sistema Integrado de Información Financiera, a la cual se efectuará la transferencia de recursos. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. FACTURA: 1.Título valor que el vendedor del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. 2. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, fechas, etc. NOMINA: Es una lista del total de los funcionarios de planta de personal de la entidad, en cual consta, además, el cargo, la dependencia donde fue nombrado, el sueldo o salario; otras renumeraciones, las deducciones y el monto neto a pagarse. MESADA PENSIONAL: Es la cantidad de dinero que se paga mensualmente a los pensionados con base en un derecho adquirido como lo es la pensión causada por invalidez, vejez o muerte.
Página 5 de 16 ORDENADOR DEL GASTO: Es el representante legal de la Entidad. Se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto que tiene un delegado del representante para afectar el gasto, aprobado en la ley anual de presupuesto. PAGO: Es el cumplimiento efectivo de una obligación o responsabilidad económica adquirida. REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Gastos efectuados mensualmente o hasta el 70% del valor de constitución de la caja menor con el fin de restituir los recursos económicos aportados y garantizar la liquidez de la misma. SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera): Es una herramienta modular que integra y estandariza el registro de la información financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. Actualmente agrupa algunas de las entidades del sector central nacional conectadas en línea para la expedición y control de los certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y del flujo de caja - Programa anual mensualizado de caja - PAC. CONTRATISTA: Tercero que suministra un bien o servicio en virtud de un contrato suscrito con la administración. REGISTRO PRESUPUESTAL: Registro definitivo de un compromiso adquirido con cargo a un rubro presupuestal, con el cual se garantiza que dichos recursos no sean destinados a ninguna otra finalidad que no sea el pago por la ejecución del mismo. Es requisito para el inicio de ejecución de los contratos y en general para todos los compromisos institucionales que comprometan el presupuesto. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC. Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación, y el monto máximo mensual disponible para realizar pagos por parte de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él. PLAN DE PAGOS: Fecha en la que se realizará el pago de la obligación, asignada de acuerdo con el cumplimiento contractual y los cupos de PAC. 5 CLASIFICACIÓN DE PAGOS Y DOCUMENTOS PARA LA RADICACIÓN DE UNA CUENTA Para claridad de este procedimiento el documento fuente que soporta la ordenación de un pago, son los contratos, cuya custodia, seguimiento y cumplimiento de requisitos de Ley es responsabilidad del Grupo de Contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio. A continuación se relacionan los diferentes tipos de pagos que la Superintendencia realiza y los documentos requeridos para el trámite de radicación y pago de una cuenta.
Página 6 de 16 5.1 Contratistas y Proveedores Factura, cuenta de cobro o documento equivalente con el pleno cumplimiento de la normatividad vigente, indicando en forma detallada ya sea en ella o en documento adjunto los componentes por consumo, mantenimiento, bienes, capacitación entre otros, cuando sea el caso. Certificación o documento equivalente de recibido a satisfacción del bien o servicio por parte del supervisor del contrato. Informes y/o productos, exigidos en la forma de pago del contrato. Certificación del pago de aportes al sistema de seguridad social de los seis (6) meses anteriores a la fecha de la factura, suscrita por el representante legal o revisor fiscal (para el caso de personas del régimen común), para los contratistas del régimen simplificado se deberá anexar el pago de los aportes a seguridad social del mes o los meses correspondientes a la prestación del servicio de acuerdo con las normas legales vigentes. Ingreso a almacén cuando corresponda al suministro de bienes. Certificación juramentada de pago de aportes a seguridad social (Persona Natural). Cuando existan bienes dados en donación de pago se deberá anexar la baja del elemento y el recibo a satisfacción por parte del contratista. En los contratos de tracto sucesivo, para el primer pago se deberá anexar copia del mismo. NOTA: Los contratistas y proveedores deben radicar la cuenta o factura de cobro en el Grupo de Trabajo Centro de documentación e Información con destino al supervisor del contrato, para que éste último a su vez reenvíe la documentación a la Dirección Financiera con el respectivo recibido a satisfacción. Cuando se trate de contratos cuya forma de pagos contemple pagos parciales, el supervisor deberá asegurarse que por lo menos en la factura tal como se indicó en el punto número 1 del numeral 5.1 de este manual. 5.2 Nómina Resumen de nómina de funcionarios y pensionados debidamente firmada por el ordenador del gasto y el jefe del grupo de Talento Humano. Para los casos de liquidación de prestaciones sociales y sentencias judiciales mediante resolución, el Grupo de Talento Humano deberá incluir dentro del acto administrativo la liquidación de la retención en la fuente y demás deducciones que se deban efectuar con cargo a la misma. La Dirección Financiera deberá verificar para los casos de liquidación de prestaciones sociales, conciliaciones y sentencias si los beneficiarios del pago presentan saldos por conceptos de libranzas para realizar el respectivo descuento al que haya lugar. 5.3 Seguridad Social y Parafiscales Memorando de solicitud del pago de los aportes de seguridad social y parafiscales. Planilla de liquidación generada por el sistema de nómina, donde se indique tanto el aporte patronal como del funcionario. La misma debe venir firmada por el Jefe del Grupo de Talento Humano y el funcionario responsable de la liquidación de nómina. Es importante indicar que esta planilla constituye el documento soporte de pago.
Página 7 de 16 La fecha máxima para radicar la solicitud de pago ante la Dirección Financiera será el cuarto (4) día hábil de cada mes, esto de conformidad con lo establecido en la Circular Interna 005 del 19 de agosto de 2011. 5.4 Servicios públicos Factura de los servicios públicos en original o duplicado, con el visto bueno por parte del responsable designado por la Dirección Administrativa, que garantiza que el servicio se prestó a favor de esta entidad durante el periodo indicado Copia del acto administrativo mediante el cual se ordena el pago de los mismos. 5.5 Viáticos y Transporte 5.5.1 Viáticos al interior En el formato Orden Comisión y Pago de Viáticos Nacionales GT02-F17, debidamente diligenciado y con las firmas en las casillas de: conferido por, ordenación del gasto, responsable del procedimiento y Dirección Financiera. La casilla correspondiente a responsable del procedimiento, garantiza que se cumplió previamente con los requisitos para conferir la comisión y la documentación soporte estará a cargo del Grupo de Talento Humano. Para el caso de pago de viáticos a contratistas, se debe adjuntar el acto administrativo mediante el cual se autoriza la Comisión al contratista. La misma debe venir firmada por el ordenador del gasto de la Entidad. Para el efecto del pago deberá tenerse en cuenta que el mismo será efectuado por la Dirección financiera dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de radicación de la cuenta ante esta Dirección. 5.5.2 Viáticos al exterior El Grupo de Talento Humano remitirá el acto administrativo de ordenación de la comisión, acompañada de la resolución emitida por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo donde se autoriza la Comisión. Para el efecto del pago deberá tenerse en cuenta que el mismo será efectuado por la Dirección financiera dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de radicación de la cuenta ante esta Dirección. 5.5.3 Gastos de desplazamiento para contratistas Los gastos de los contratistas deberán ser diligenciados en el formato Orden Gastos de Desplazamiento para Contratistas GF03-F13, con las firmas respectivas de: Dirección Financiera; Grupo de Talento Humano; Supervisor del Contrato (con nombre y firma) y el Secretario General como ordenador del gasto. Los contratistas deberán legalizar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la visita, el valor dado por concepto de gastos de desplazamiento; anexando certificación de la existencia o permanencia
Página 8 de 16 expedida por parte de la entidad visitada., constancia de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y pasabordos de los tiquetes aéreos o transporte terrestre utilizado. Para la modificación (por fechas, valor en los gastos de desplazamiento, ciudad) se deberá diligenciar el formato MODIFICA GASTOS DE DESPLAZAMIENTO GF03-F14. En caso de que el contratista haga la devolución total del dinero se debe diligenciar el formato CANCELACIÓN GASTOS DE DESPLAZAMIENTO GF03-F15 Cuando se cumple con la totalidad de la comisión de acuerdo a los tiempos establecidos, fechas, y si se gastó la totalidad del dinero, se debe diligenciar el formato LEGALIZACIÓN GASTOS DE DESPLAZAMIENTO CONTRATISTA GF03-F16. 5.6 Caja Menor (anticipo y reembolso) La administración de la caja menor cuenta con dos momentos: 5.6.1 Constitución de caja menor CDP Resolución de constitución de la caja menor para cada vigencia NOTA: El perfil de Gestión Presupuesto de Gastos crea la caja menor en SIIF y luego se registra la constitución de la misma. Ver guía de operación cajas menores proceso de gestión elaborada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 5.6.2 Reembolso de caja menor: Estos son los documentos soportes que son necesarios para el trámite. Relación de gastos del periodo Planilla de gastos de transporte urbano Recibos de caja menor Facturas Ingreso y de bienes de Almacén Soportes de pasa bordos y gastos de transporte terrestre NOTA: Todos los comprobantes deben estar autorizados por el responsable del área a la cual fue asignada la caja menor y firmados por el funcionario responsable de la misma. Ver instructivo Caja Menor GF03-I01.
Página 9 de 16 Ver guía de operación cajas menores proceso de gestión elaborada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 6 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE UNA CUENTA Ver Diagrama de Flujo Pago de una cuenta 6.1 Radicación de cuentas por pagar En esta primera etapa el funcionario encargado de Central de Cuentas recibe y verifica el cumplimiento de la documentación necesaria para continuar con el trámite del pago, a través de la implementación del aplicativo del derecho al turno; cada una de las cuentas de cobro se registra en este aplicativo según su orden de llegada asignándoles un turno que es transversal a la cadena de pago. Dicho sistema permite hacer el seguimiento y control del estado de las cuentas de cobro radicadas en la Dirección Financiera, si la cuenta no cumple con la documentación exigida y relacionada en el numeral 5, el funcionario procederá a elevar el requerimiento correspondiente al supervisor del contrato o al área encargada del trámite para su corrección y/o complemento de tal modo que dicha cuenta perderá el turno y deberá volver nuevamente a ser radicada. Una vez cumplida la etapa anterior el funcionario realiza el registro y aprobación de la cuenta por pagar haciendo uso de uno de los perfiles del SIIF Central de Cuentas por Pagar o Gestión contable ; a través del aplicativo SIIF se asigna un número, posteriormente se da traslado a la documentación al funcionario con perfil SIIF Gestión Contable realizando de esta forma el traspaso de la cuenta de cobro a través del aplicativo del derecho al turno. NOTA: No es posible proceder con la radicación de una cuenta hasta tanto la cuenta bancaria del beneficiario del pago se encuentre en estado activa en el aplicativo SIIF Nación. De conformidad con el manual de supervisión e interventoria de contratos y/o convenios GA01-M03, la certificación que estos expiden, garantiza el cumplimiento pleno de todas las clausulas y términos contractuales, dentro de las cuales se encuentran las siguientes: - Verificar los valores acordados de pago en el contrato con referencia al valor cobrado por el contratista o proveedor. - Verificar el periodo facturado o de cobro - Que la fecha de facturación no sea anterior a la fecha del registro presupuestal del documento de ordenación que ampara la obligación que se está creando. - Que exista concordancia entre los datos de identificación del proveedor en la factura y los datos de proveedor en el documento de ordenación. - En todo contrato sujeto a póliza de garantía que se encuentre adjunta la certificación de la respectiva aprobación, cuando sea un requisito de pago. - Soporte de pago de los aportes por salud y pensión correspondientes a los meses cobrados. - En todo contrato suscrito con persona jurídica la certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal del estado de paz y salvo por aportes al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
Página 10 de 16 - Demás requisitos acordados en la forma de pago del contrato. 6.2 Generación de la obligación presupuestal En esta parte del proceso el funcionario encargado de contabilidad a partir de la cuenta por pagar, liquida e incluye las deducciones y retenciones de ley según corresponda y procede al registro, generación de la obligación presupuestal del gasto en el aplicativo SIIF Nación haciendo uso del perfil Gestión contable. Una vez creada la obligación, el funcionario traslada al Director financiero o quien haga sus veces la obligación con sus respectivos soportes para la firma y entrega al funcionario con perfil SIIF Gestión Pagador la obligación acompañada con los documentos que conforman la cuenta por pagar a través del aplicativo del derecho al turno El registro de las obligaciones en el sistema, debe ser de forma individual y para cada una de las ellas se deben calcular las deducciones correspondientes a cada una. El proceso descrito en el párrafo anterior también se debe realizar en medios alternos de control. Proceso que se realizará hasta que el aplicativo SIIF implemente los reportes necesarios para la generación de informes requeridos por Alta Dirección para la toma de decisiones. Nota: Durante el registro de la obligación en el sistema SIIF, este valida la disponibilidad de cupo PAC en la posición del catalogo de gasto de la obligación. 6.3 Pago de la cuenta Este es el paso final en la cadena presupuestal y comprende las acciones correspondientes a la identificación de las obligaciones a pagar, la programación del giro a través del portal bancario o del sistema SIIF (Recursos Nación), por abono en cuenta del beneficiario o giro en cheque. Los pasos que se realizan para el pago de la cuenta son los siguientes: 6.3.1 Generación Orden de pago y autorización en SIIF: El funcionario con perfil SIIF Gestión Pagador verifica las deducciones, y documentación que soporta la cuenta para el pago Cumplidos estos requisitos procede a generar a través del aplicativo SIIF Nación la orden de pago con su respectiva autorización. 6.3.2 Generación de Orden de pago de deducciones: Cuando se realizan pagos de deducciones el proceso se inicia con la generación de una orden de pago no presupuestal, la cual indica los valores descontados en un periodo determinado. 6.3.3 Generación Orden bancaria en SIIF:
Página 11 de 16 El funcionario de la Dirección Financiera con perfil SIIF Gestión Pagador una vez generada la orden de pago, generará la orden bancaria con su respectiva autorización. Posteriormente efectúa el pago de la orden bancaria generada y es aquí donde finaliza el proceso del pago de una cuenta a través del SIIF. 6.3.4 Generación de soporte de pago En desarrollo del proceso de pago de la cuenta, el funcionario de la Dirección designado genera el comprobante de pago que soporta el giro completo, para el efecto emplea el formato Comprobante Egreso GF03-F12. 6.3.5 Abono a cuentas bancarias: El funcionario de la Dirección Financiera es responsable del cargue manual y de los archivos planos en el portal del banco (nómina, número de cuenta de proveedores, contratistas y servicios públicos). 6.3.6 Transferencia de fondos para el pago: El funcionario de la Dirección Financiera prepara la transferencia de fondos de la cuenta de recaudo, a la cuenta de gastos con la cual se debe efectuar el pago (gastos de personal, gastos generales, gastos de transferencias o gastos de inversión) y el giro al beneficiario de la cuenta. Los pagos que se efectúan con Recursos Nación son realizados directamente a través del aplicativo SIIF Nación, por la Dirección del Tesoro Nacional, las cuentas que se son trasladadas a la Pagaduría de la Entidad y las que se efectúan con recursos propios son pagadas por transferencia electrónica o cheque por la pagaduría de la Entidad. Si el pago se realiza en cheque el funcionario de la Dirección Financiera con funciones de pagador genera el cheque, cumpliendo en la entrega con las siguientes normas de seguridad: - Los cheques girados se harán siempre con sello restrictivo de pago o abono en cuenta al primer beneficiario. Tendrán firma mancomunada (Director Financiero o quién haga sus veces y funcionario con funciones de pagador), sellos húmedos identificados como ( Pagador y Jefe Dirección Financiera ) y sello seco protectógrafo de impresión en bajo relieve del valor del cheque. - Los cheques son entregados únicamente en la oficina de la pagaduría de la Superintendencia de Industria y Comercio, directamente al beneficiario del mismo o a la persona autorizada o apoderada por escrito, dejando fotocopia de la cédula del autorizado o apoderado. - Se tomara firma del beneficiario sobre el comprobante de egreso e impresión de huella del índice derecho a pie de página del egreso respectivo y se dejará constancia del día y hora de su retiro o entrega.
Página 12 de 16 6.3.7 Registro en libros: El funcionario de la Dirección Financiera una vez realizada la transferencia de fondos y el pago a través del portal del banco, procede a registrar dicho proceso en los medios alternos de control utilizados para tal fin. Proceso que se realizará hasta que el aplicativo SIIF implemente los reportes necesarios para la generación de informes requeridos por Alta Dirección para la toma de decisiones. 6.3.8 Archivo de soportes de pago: Los documentos que soportan los diferentes pagos reposaran en el área de la pagaduría, sujetos a las normas de archivo y tablas de retención. La operación de pago constituye la tarea de la cadena presupuestal que concreta el traslado de fondos de cuentas de la Superintendencia a cuentas de un tercero, en tal sentido, además de las actividades enunciadas en los puntos precedentes deberán cumplirse las siguientes: - Las cuentas bancarias destinadas al pago de las cuentas derivadas de la ejecución presupuestal mantendrán en sus saldos el valor de retenciones efectuadas a la cuenta más el gravamen de los movimientos financieros correspondientes. - Los pagos se harán siempre a las cuentas autorizadas por el contratista o proveedor, o en defecto de cláusula que indique la cuenta de abono, se hará a la cuenta que se encuentre certificada por el banco y aportada dicha certificación por el proveedor o contratista con no más de seis meses de anticipación a la fecha en que se va a realizar el pago. Si la certificación tuviera una vigencia de más de seis meses se solicitará nueva certificación. - Los pagos o abonos en cuenta se efectuarán de conformidad con la cláusula contractual relativa a la forma de pago. El abono en cuenta en contratos de prestación de servicios personales de acuerdo a las condiciones contractuales o disponibilidad de PAC, para efectos de proceso de pago se ha establecido un término de ocho días hábiles siguientes a la radicación de la cuenta en la Dirección Financiera con base al numeral 6.1 de este manual. - Los pagos a personas diferentes del contratista o proveedor por endoso de cuentas a fiduciarias u otras entidades o terceros, requerirá de comunicación escrita, la cual indique que autoriza el pago a otro tercero, suministrando la información requerida para el pago. - Los gastos por pagos a sucursales diferentes de la plaza de Bogotá, en cuanto requieran pago de comisión por pago en plazas diferentes serán de cargo del proveedor o contratista y en tal sentido se indicará en los respectivos contratos. - Las chequeras, protectógrafos y sellos de protección de los cheques de la Superintendencia se mantendrán en caja fuerte, mientras no se estén requiriendo pare el giro de cheques. - La clave de la caja fuerte es de manejo y conocimiento exclusivo por el funcionario con funciones de pagador o quien lo remplace en sus ausencias temporales.
Página 13 de 16 - En ausencias superiores a tres días, o por vacaciones, o por licencias o por descansos tomados, funcionario con funciones de pagador solicitará el cambio de clave de la caja fuerte para entrega de la misma al funcionario que entre en su reemplazo. - Las entregas de puesto por reemplazo temporal o definitivo del funcionario con funciones de pagador se efectuarán siempre con acta de entrega y recibo de todos los efectos bajo guarda en caja fuerte y certificación bancaria de saldos a la fecha de entrega del puesto. - El funcionario con funciones de pagador revisará mensualmente el movimiento de las cuentas de gasto y efectuará la verificación del proceso conciliatorio realizado por el área contable contra soportes y libros de pagaduría dentro de los 5 primeros días hábiles del mes. 7 CAJAS MENORES Para el manejo de las cajas menores remítase al Instructivo Caja Menor GF03-I01 8 DIAGRAMA DE FLUJO
Página 14 de 16 DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PAGOS REEMBOLSO CAJA MENOR INICIO Funcionario Perfil Caja Menor Realiza el ingreso de los soportes al SIIF Funcionario Perfil Caja Menor Radica en el Sistema de Trámites la solicitud de reembolso dirigida a la Dirección Financiera Funcionario Perfil Central de Cuentas por Pagar Radica la solicitud de reembolso y aprueba Funcionario Perfil Gestión Contable Legaliza los egresos de caja menor Funcionario Perfil Gestión Presupuesto Gasto Realiza solicitud de CDP para reembolso Funcionario Perfil Caja Menor Proyecta resolución para el cierre de la vigencia Secretario General Verifica y firma resolución FIN
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Página 16 de 16 9 DOCUMENTOS RELACIONADOS GA01-M03 GT02-P04 GF03-F13 GT02-F17 GF03-F12 GF03-F14 GF03-F15 GF03-F16 Supervisión e interventoría de Contratos y/o Convenios Comisiones Nacionales Orden Gastos de Desplazamiento para contratistas Orden de Comisión y Pago de Viáticos Nacionales Comprobante de Egreso Modifica Gastos de Desplazamiento Cancelación Gastos de Desplazamiento Legalización Gastos de Desplazamiento Contratista