PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007 SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007 INSTRUCTIVO - GUÍA PASO DE PROGRAMA VERIFICACIÓN INFORMACIÓN SECRETARIAL Versión 1 INS EV EI - 020 Página 1 1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PASO DE PROGRAMA VERIFICACIÓN INFORMACIÓN SECRETARIAL (sin software) GUÍA Para realización del Paso de Programa in situ Verificación Información Secretarial. 1 DESCRIPCIÓN En las instalaciones de la secretaría de la Procuraduría respectiva o en la Unidad Coordinadora se realiza una revisión y constatación entre el auditor y los responsables del área, de esta reunión se debe dejar el Registro REG-EV-EI-020 Verificación información secretarial. En Secretaria o Unidad Coordinadora. Verificar el estado y actualización de los libros secretariales y los responsables del manejo y solicitar Reportes: 1. Expedientes Activos; 2. Expedientes por Abogado; 3. Estadísticas de Gestión. 2 OBJETIVOS Verificar la efectividad de los controles de la documentación en la Secretaría disciplinaria. Conocer la información que se encuentre registrada en el GEDIS territorial con el fin de confrontarla con la información del nivel central y verificar el estado y actualización de los libros secretariales y los responsables del manejo. 3 REQUISITOS Haber realizado las actividades de presentación y contar con los registros correspondientes al INS-EV-EI-0018 Guía de preparación de Auditoría a gestión Disciplinaria. 4 OPERACIÓN Para el desarrollo de esta revisión se considera adecuado: Determinar el procedimiento que siguen para el desarrollo de las funciones propias y su control. Determinar que libros de registro son llevados en la Secretaría (recibo de correspondencia, recibo de quejas, trámite de petición, reparto de abogados) y revisarlos. Se verifica la efectividad de los libros como mecanismos de control (están actualizados, son exactos, confiabilidad).
Se solicitan reportes del GEDIS y se verifica su efectividad como mecanismo de control (esta la información actualizada, confiabilidad y exactitud de la información, capacidad de la persona que lleva el sistema para su manejo) Se verifica si el archivo general de la dependencia esta bien llevado y organizado (los expedientes están archivados en cajas, tienen AZ de información marcadas, se aplica la tabla de retención documental en archivos para el transito a archivos inactivos y se folian los documentos) Se verifica la celeridad dada en el trámite de documentación (son prontas las comunicaciones y notificaciones que dan cumplimiento a los autos, cuanto tiempo se demoran, existe acumulación de decisiones para notificación, el control a las mismas es claro y pertinente; en el caso de quejas también se verifican los tiempos así como en derechos de petición). Se verifica el control a las comisiones recibidas y las comisiones solicitadas (son efectivos los controles, se generan comunicaciones de seguimiento) Para el efecto se utiliza el formato REG-EV-EI-020 Acta de entrevista y verificación Se toma el libro de Correspondencia y quejas, se verifica la gestión de la documentación, así: Se verifica que se hayan recibido y radicado las quejas Que se hayan tramitado en forma pronta y oportuna Que se de el reparto de las mismas, se quedan las cosas represadas o sin asignación de reparto? Se solicita al encargado del sistema GEDIS la expedición del listado de los expedientes activos y de los expedientes a cargo de los abogados, así: Listado continuo y completo de expedientes a cargo de la Regional. Se pide el listado por número de cédula de asignación de expedientes a los funcionarios. Se imprime el reporte respectivo y se procede a su firma Se incluye documentación en la carpeta de la visita. En particular tenga en cuenta lo siguiente: 4.1 Revisión Sistema de Reparto Verificar si existe un sistema de selección o filtro de quejas. Establecer el procedimiento (pasos) empleados para hacer el reparto. Determinar el funcionario responsable Verificar la frecuencia con la cual se efectúa el reparto Verificar el lapso que transcurre entre el recibido de las quejas en la dependencia, el momento en que se realiza el reparto, el tiempo en que se carga la información en el GEDIS, y el momento en que físicamente es recibido por el abogado. Establecer la periodicidad con la cual el funcionario pasa a la división de registro y control a recoger las quejas. Determinar el promedio mensual de quejas recibidas. En este punto, separar, las quejas de los expedientes, entendida la primera como aquella que no ha
tenido ningún trámite, y los segundos como aquellos pueden haber sido recibidos en alguna etapa como indagación, apertura, etc. Solicitar que el GEDIS de la dependencia imprima un listado de los radicados que se encuentren en estudio de la queja. 4.2 Revisión Sistema SIAF Módulo de Correspondencia Determinar con qué frecuencia se acude al CAP a recibir la correspondencia. Establecer el trámite dado a la correspondencia. Determinar a quien le fue asignada. Verificar el seguimiento a la correspondencia, es decir, si el trámite dado fue incorporado al SIAF. Solicitar previamente a Sistemas, el número de registros activos en el SIAF. Verificar el procedimiento para almacenamiento y depuración (archivos) de la información, así como la oportunidad para el registro. Hacer pruebas con muestras aleatorias. 4.3 Revisión Sistema GEDIS Solicitar un reporte de los expedientes a cargo de cada abogado Solicitar un reporte de los expedientes que no figuren a cargo de nadie, es decir, sin ubicación. Esto se hace por el módulo I. Solicitar un reporte de los expedientes que se encuentren en trámites secretariales, como por ejemplo, notificaciones o comunicaciones. Solicitar un reporte de los expedientes que se encuentren en comisión ante personerías o procuradurías regionales o provinciales. Solicitar un reporte de los expedientes que se encuentren con fallo de primera instancia o archivo y que hayan sido apelados, es decir, que se encuentren en la Sala Disciplinaria para segunda instancia. Solicitar un reporte de los expedientes que se encuentren en la dependencia para decidir la segunda instancia, es decir, aquellos que provienen de las regionales o provinciales. Solicitar un reporte de los expedientes que se encuentren en comisión en esa dependencia, es decir, que por ejemplo, el Procurador General los haya comisionado para adelantar una investigación disciplinaria. Verificar la oportunidad del registro de la información en el GEDIS, una vez producida la decisión, firmada por el jefe, cuanto tiempo transcurre para ser ingresada en el sistema. Realizar un selectivo. Establecer la utilización del modulo de gestión disciplinaria en el GEDIS, conforme a la Resolución 030. Conocer cuantas decisiones se profieren mensualmente y de que tipo. Establecer en que etapa se realizan las remisiones por competencia y los archivos Verificar el formato No. 4 y la oportunidad de su envío a la Oficina de Control Interno, al igual que el acta de cumplimiento de metas. 4.4 Revisión comisiones procesos Con el Reporte de comisiones suministrado por el GEDIS, se verifica: Procedimiento y mecanismos de control de expedientes que se envían y se reciben en comisión. Cumplimiento de los términos establecidos en el auto que ordena la comisión. Control de los términos de los procesos en comisión, en aras de evitar que el expediente se pierda o extravié, que se venzan los términos de la comisión y no se hayan practicado pruebas, o se hayan practicado de manera incompleta,
o se venza el término de la etapa de indagación o de apertura, estando el proceso en comisión, etc. Establecer si existen moras en el tiempo que transcurre entre la fecha del auto que ordena la comisión y el envío del expediente. Verificar que no se envíe el cuaderno original en comisión. 4.5 Revisión notificaciones Con el reporte de notificaciones suministrado por el GEDIS, se procede a: Determinar el procedimiento para surtir las notificaciones, es decir, si se realiza por la Secretaria o por el Centro de Notificaciones. Establecer que Expedientes que se encuentran para notificar la decisión correspondiente (indagación, apertura, cargos, fallo) Valorar desde qué fecha se encuentran en secretaria para surtir este trámite. Determinar los tiempos para realizar esta actividad. Por ejemplo, verificar si hay procesos que llevan más de dos meses en notificación. En este caso se considera la oportunidad y celeridad del mismo. 4.6 Revisión organización del archivo Determinar quien es el funcionario encargado de llevar el archivo físico de la dependencia, valorar cómo se está cumpliendo esta función. Realizar un selectivo de expedientes que se encuentran ya archivados, según el GEDIS, para verificar en que caja se encuentra el expediente, con el fin de establecer el cumplimiento de las disposiciones de archivo, de tal suerte que sea fácil su ubicación. Verificar si existen archivos rodantes en la dependencia, o si las instalaciones físicas son adecuadas. 4.7 Revisión libros secretariales Determinar que libros secretariales lleva la dependencia, que datos se registran allí, cual es su funcionalidad o aporte en el control efectivo, en qué estado de actualización se encuentran. Hacer selectivo para establecer consistencia en la información registrada frente a lo existente. Se verifica la efectividad de los libros como mecanismos de control (están actualizados, son exactos, confiabilidad). 4.8 Valoración de archivos de procesos. Clases de archivo: Prescripción o in dubio pro disciplinado. De los expedientes que han sido archivados, verificar si la causal que indica el GEDIS, efectivamente corresponde al motivo de archivo. Por ejemplo. Si en el GEDIS se indica que se archivo por non bis in ídem (cosa juzgada- principio de ejecutoriedad, art. 11 CDU), entonces, en la providencia debe haberse hecho alusión a ello, o viceversa, y no por otra opción, como por ejemplo, archivo por falta de mérito, o por prescripción, o por culminación del proceso. Igual sucede en el caso de las prescripciones, por lo tanto, si se decreto la prescripción, debe registrar en el GEDIS el archivo por la opción prescripción y no por otra causal como por ejemplo falta de mérito. Al revisar las decisiones de archivo definitivo, verificar en cuántas se decretó por vencimiento de términos y en consecuencia hubo que aplicar el principio conocido como in dubio pro disciplinado, es decir, a favor del disciplinado.
Es importante verificar si las decisiones de archivo definitivamente se profirieron antes que prescribiera la acción disciplinaria. Por ejemplo, si la acción prescribe el 10 de febrero de 2006, para el 11 de ese mes o días siguientes ya no se podría decretar el archivo definitivo de la investigación, sino que la decisión jurídica es decretar la prescripción. También puede suceder que si bien es cierto no ha ocurrido la prescripción, se esté archivando la investigación uno o varias días antes, de tal suerte que el proceso va a prescribir en el transcurso de las notificaciones, y en todo caso, el quejoso no va a tener la oportunidad para apelar la decisión, si así lo estima conveniente. Verificar si en las decisiones de prescripción se analizó la Directiva PGN 006 de 1997. Igual se puede analizar en aquellos casos de archivo definitivo donde se observe una mora o inactividad procesal protuberante. En los casos de prescripción determinar si los expedientes eran de relevancia o trascendencia. 4.9 Revisión del trámite de quejas Determinar que exista un registro adecuado que permita establecer la naturaleza de los hechos de quejas recibidas, así como su fácil consulta y seguimiento. Establecer cuántas quejas recibe la dependencia en un mes y qué trámite le fue dado (remisión por competencia interna o externa, autos inhibitorios, trámite preventivo, incorporación a expedintes, trámite como derecho de petición y radicación en el GEDIS Realizar un selectivo tomando uno o más meses, a criterio del auditor. Por ejemplo, tomar el número de quejas recibidas en mayo y junio, y verificar de ese total cuántas fueron objeto de los trámites anteriores, realizando la discriminación correspondiente. Verificar el cumplimiento de las directrices del Viceprocurador, en el sentido que en el GEDIS se radiquen solo las quejas que se quedan en la entidad para asumir la investigación. Determinar si el volumen de quejas y los trámites que origina la dependencias genera represamiento de las otras labores. Revisar que las quejas que no son asumidas por la entidad sean orientadas a las instancias pertinentes en forma ágil. Verificar el cumplimiento de los términos previstos para el trámite de quejas, teniendo en cuenta la fecha de recibido. Verificar en las estadísticas individuales de los abogados, del total de proyectos o decisiones presentadas, que cantidad y porcentaje corresponde a remisiones por competencia Establecer en aquellas quejas remitidas por comptencia, si se tienen en cuenta las criterios para la asunción dle poder preferente (Vg. derechos humanos, contratación estatal, violación al régimen presupuestal, contable y fiscal, asuntos carcelarios, según Resolución 346 de 2000 PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Ver primer Instructivo de este capítulo. Corrientes:
REG-EV-EI-020 Acta de entrevista y verificación