RETAILER Gestión para Administración de la Agencia de Viajes Beroni Informática Pág. 1
Carta del Director Comercial...5 Información dirigida al Gerente de la Empresa...6 Con Retailer Usted podrá:...7 Qué es RETAILER?...7 Cuáles son las principales características de los diferentes menús de RETAILER?...7 Menú de Ficheros Maestros...7 Menú de Ventas...8 Entrada de Facturas...8 Depósitos de garantía/reserva...8 Informes de depósitos de garantía/reserva no regularizados...9 Cartera de cobros - Emisión de recibos, cartas y facturas de clientes con crédito...9 Cartas de aviso.... 11 Facturas con desglose de IVA...12 Facturas con desglose bono a bono (Con rappel)....13 Facturas con desglose bono a bono (Sin rappel)...13 Cartera de cobros Control cobro facturas/recibos a crédito...14 Cartera de cobros Informes del pendiente de cobro...14 Cartera de cobros Generación de remesa bancaria...14 Cesión de recibos....15 Datos del volumen...15 Rappels lineales a clientes con crédito...16 Rappels lineales por producto...17 Rappels desglosados por número de billete/bono...18 Rappels desglosados por número de billete/bono dentro de cada producto de rappel....18 Gestión de forfaits propios de la Agencia...19 Histórico de ventas....19 Resultado del forfait (antes de cerrar el forfait)....19 Resultado del forfait (después de cerrar el forfait)... 20 Producción/Contabilidad del forfait (antes de cerrar el forfait).... 20 Producción/Contabilidad del forfait (después de cerrar el forfait).... 20 Producción generada después de la validación (confrontación)...21 Resumen de forfaits cerrados....21 Gestión de incidencias operativas de empleados de ventas... 22 Generación de ficheros para Tarjetas de crédito... 24 Gestión de Cheques Regalo... 24 Menú de Compras... 25 Validación (confrontación) fras. de proveedores/comitentes Validación individual... 25 Validación fras. de proveedores/comitentes Validación automática/bloque... 27 Validación fras. de proveedores/comitentes Antes de validación... 28 Validación fras. de proveedores/comitentes Reclamación pagos directos... 29 Primera carta de reclamación del pago de la comisión... 30 Segunda carta de reclamación del pago de la comisión...31 Facturas de comisión de los pagos directos... 32 Validación fras. de proveedores/comitentes Validación registros no pagados... 32 Validación fras. de proveedores/comitentes Registros a cero para validación... 32 Validación fras. de proveedores/comitentes Importes a descontar de facturas... 33 Pago a proveedores (emisión talones, fras. y cartas de pago)... 34 Carta de pago... 36 Factura de comisión.... 37 Pagos varios (proveedores no turísticos)... 37 Informes de pagos varios (1 línea por pago).... 38 Informe de pagos varios (1 hoja por pago)...41 Beroni Informática Pág. 2
Pagos a cuenta...41 Pago a cuenta con cheque... 42 Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Español) sin fotocopia tarjeta.... 43 Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Español)...44 Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Francés).... 45 Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Inglés).... 46 Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Alemán).... 47 Pago a cuenta con transferencia o swift.... 48 Pago a cuenta con giro u otras formas de pago...49 Facturación proceso manual... 49 Producción... 50 Liquidaciones... 52 Listado de la liquidación.... 54 Factura de comisión generada en la liquidación....54 Resumen de datos generados en la aceptación de la liquidación... 55 Facturas de comisión generadas en la liquidación, y formas de pago... 55 Pendiente de cobro TASF... 56 Menú Contabilidad... 56 Control anotaciones pendientes de bancos... 56 Traspasos a Contabilidad... 57 Conciliación bancaria... 57 Conciliación de las anotaciones pendientes de bancos... 57 Conciliación contable de cajas... 57 Conciliación contable de bancos... 58 Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos... 58 Cuadre de saldos de ctes. y recibos... 58 Menú de IVA... 58 Liquidación periódica del IVA... 58 Totales del libro de IVA de facturas emitidas.... 60 Totales del libro de IVA de facturas recibidas....61 Totales del libro de IVA de bienes de inversión...61 Totales de costes presupuestados... 62 Datos resumen de la liquidación.... 62 Modelo 300... 65 Resumen Anual... 66 Menú de Informes... 67 Clientes... 67 Análisis de rendimiento de clientes.... 67 Análisis detallado de clientes.... 69 Análisis detallado de Fee s a clientes... 73 Análisis de la localización geográfica de los clientes.... 73 Relación/Pro forma del Ibsalut (Baleares)... 75 Informe de clientes (report, etiquetas, fichero)... 76 Producción de ventas... 76 Análisis globales de producción... 76 Informe de producción para rappels (grupo compras)... 80 Detalle de ventas por oficina...81 Informe de ventas futuras con depósitos de garantía... 82 Financieros... 83 Informes del pendiente de cobro... 83 Informe de depósitos de garantía/reserva no regularizados... 87 Previsión de pagos de facturas no recibidas... 88 Previsión de pagos de fras. validadas y aceptadas... 90 Beroni Informática Pág. 3
Fiscales...91 Informes de Ventas...91 Informes de Compras... 93 Generar fichero para el modelo 347 (Hacienda)... 94 Informe de Retenciones de IRPF... 94 Gerenciales... 95 Informe del control de oficinas por ratios... 96 Informe de explotación por oficinas... 97 Informe de las diferencias económicas de facturación... 98 Informe de las incidencias operativas empleados de ventas... 99 Informe de control de Gastos de Gestión... 100 Informe de control de Campañas/Descuentos...101 Informe de control de Márgenes en Venta... 102 Informe de control de incentivos de oficinas... 102 Informe de control de abonos de facturas y depósitos... 103 Informe de control de regalos en facturas a clientes... 103 Informe de seguimientos de procesos de empleados (LOG)... 104 Informe de la actividad diaria de oficinas... 104 Informe de capturas automáticas de servicios de proveedores en Front-Office... 104 Menú de Utilidades... 105 Beroni Informática Pág. 4
Carta del Director Comercial. Beroni Informática es una empresa de servicios de tecnología, dedicada desde su fundación en 1987 exclusivamente al desarrollo de software y servicios complementarios para el sector turístico, en concreto agencias de viajes, tour-operadores y organizadores profesionales de congresos (OPC). Con un experimentado equipo humano compuesto por profesionales de la informática y del sector turístico, Beroni tiene como marco de actuación tanto el mercado español donde hoy día es el auténtico estándar a nivel nacional- como Andorra, Portugal y diversos países latinoamericanos, a los que presta sus servicios desde sus sedes de Balaguer, Barcelona y Madrid. La filosofía de trabajo de Beroni Informática se basa en dos aspectos fundamentales. Por un lado, una clara vocación de servicio al cliente y, por otro, el desarrollo e implementación de diversas herramientas tecnológicas que racionalizan y facilitan el trabajo diario de las agencias de viajes, los tour-operadores y los OPC s. Su política de servicio se traduce en un departamento que analiza las necesidades de cada cliente, estudia la infraestructura de la empresa e implementa el sistema, tareas que se completan con cursos presenciales de adiestramiento en su utilización, una asistencia posventa personalizada, un departamento de Help-Desk telefónico y vía Internet, así como la continua actualización de sus programas. En lo referente a sus productos, Beroni pone a disposición de sus clientes la más amplia gama de software especializado existente en España, ya sea para agencias minoristas y emisoras (Front- Office, Retailer, Earthdata, Interface con Galileo y Savia-Amadeus, Inquiry), como empresas con actividad receptiva (Receiver), tour-operadores, mayoristas y centrales de reservas (Wholesaler), o bien organizadores de congresos (Eventos). Todo su software funciona en ordenadores personales o redes de ordenadores, con el único requisito de Microsoft Windows, entorno en el que está desarrollado, y por el que Beroni apostó en los primeros años de la pasada década, adelantándose a la mayoría de empresas del sector. Además sus programas incorporan un completo sistema de ayuda o help on-line y un manual del usuario, que explican el funcionamiento de las distintas opciones. Por otra parte, desde el año 2000 Beroni es instalador homologado de Savia-Amadeus. A continuación viene una amplia información sobre el programa de este dossier, que esperamos les sirva para analizar las prestaciones y funcionalidades del mismo. Por otra parte les animamos a solicitar una entrevista o una sesión demostrativa de los programas, así como una valoración económica de la implantación del software, mediante las que podremos asesorarles, de profesional a profesional, en las necesidades o proyectos de su empresa. Gracias por el interés y el tiempo dedicado a leer este dossier. Un cordial saludo. Beroni Informática Pág. 5
Información dirigida al Gerente de la Empresa INFORMACIÓN DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA Con Retailer obtendrá: Un completo control administrativo, contable, fiscal y comercial de su Agencia de Viajes. Un ahorro de tiempo y de medios humanos, gracias a unas pautas de trabajo que conllevan una mejora en su organización. La contabilización automática de todos los movimientos de la Agencia. Una perfecta gestión fiscal de la Agencia, y en concreto del IVA en todos sus regímenes y especiales características de este sector. En definitiva, es una herramienta que le suministrará cuantos datos necesite para la toma de decisiones. Retailer, es el nombre del software de Back office para la gestión administrativa de la Agencia de Viajes A continuación, le indicamos algunos de los informes de control de los que dispone gerencia para saber en todo momento la situación de su agencia, de sus..., de sus empleados o de cualquiera de sus oficinas. Informes de control de producción Control de producción ventas Control de producción para el cálculo de rappels. Control de los pagos Detalle de ventas por oficina Informe de ventas futuras (previsión) Informes control de empleados Control de los errores de los empleados Control de la producción por empleados Control de descuentos por empleados Control de los abonos de facturas y depósitos por empleados Control de las diferencias económicas de facturación Informes de control de clientes Análisis rendimiento de clientes Análisis detallado de clientes Análisis de localización geográfica de clientes Informe de Clientes. (report, etiquetas, etc) Informes de control gerencial/comercial Control de regalos a los clientes Control de descuentos a clientes Control de los créditos no autorizados Control de los gastos de mensajería Control de los gastos de financiación a los clientes con crédito Control de Ingresos / gastos, de la oficina. Control de oficinas por ratios Control de márgenes en ventas Control de incentivos a las oficinas Control de los gastos de gestión Control de las campañas/descuentos Informes Financieros Pendiente de cobro Depósitos de garantía no regularizados Previsión de pagos Informes Fiscales Ventas Compras Retenciones I.R.P.F En las siguientes páginas encontrará ejemplos de estos listados e información más detallada. Beroni Informática Pág. 6
Consiga de una forma fácil y sencilla la informatización del departamento administrativo-contable de su agencia de viajes. Con Retailer Usted podrá: Tener la mejor gestión administrativa-contable para una agencia. Racionalizar y unificar los criterios administrativos de la empresa. Disponer de toda la información de la empresa al día. Reducir costes operativos, algunos innecesarios. Tener la tranquilidad de seguir la más estricta legalidad vigente. Qué es RETAILER? Es el programa informático bajo entorno Windows, para gestionar la administración de la agencia, y llevar el control económico y gerencial de la empresa, tanto a nivel de los diferentes departamentos comerciales o sucursales, como de la operativa administrativa y fiscal, y en concreto del IVA con todas sus especiales características. Cuáles son las principales características de los diferentes menús de RETAILER? Menú de Ficheros Maestros Existen una gran cantidad de Ficheros Maestros, que son todas las bases de datos necesarias para trabajar con el programa y que servirán para automatizar acciones y procesos. Es necesario introducir estos datos para un correcto funcionamiento. Algunos de los ficheros Maestros de Retailer son por ejemplo: Clientes y Clientes con Crédito y NO clientes: fichas de los clientes, clientes con crédito (personas físicas o jurídicas), y NO clientes (ctes. Potenciales) con toda su información. A parte hay un buen número de ficheros maestros relacionados con los clientes con crédito como son: producción y rappels de clientes con crédito por meses, códigos de vencimientos de cobro, códigos de rappel, códigos de rappel y productos, códigos de emisión de documentos (Carta / Factura), se pueden desglosar los clientes con crédito por departamentos, secciones y subsecciones, introducir intereses de financiación o costes de mensajería, códigos de tarjetas de crédito de clientes con crédito... Proveedores/Comitentes: fichas de los proveedores/comitentes de servicios turísticos de la Agencia, es decir, relacionados con los viajes. Destacamos dentro del fichero maestro de Proveedores/Comitentes la opción de teclear las cuentas contables dónde queremos que se generen los movimientos. Además podrá configurar si desea tener una cuenta de proveedor/comitente por oficina de ventas o una global para toda la empresa, categorías de Proveedores/Comitentes, códigos de vencimiento de pago de Proveedores/Comitentes... Proveedores no Turísticos: fichas de los proveedores no turísticos, es decir, no relacionados con los viajes, como podrían ser luz, personal, publicidad... Beroni Informática Pág. 7
Productos: creación de los productos de servicios para su posterior introducción en las reservas/facturas, tanto desde Front-Office como Retailer. Destinos: creación de los destinos de servicios para su posterior introducción en las reservas/facturas, tanto desde Front-Office como Retailer. Códigos de Bancos: introducción de los datos necesarios de las entidades bancarias con las que efectuaremos pagos a los proveedores/comitentes. Configuración Web s de proveedores: posibilidad de configurar una única vez y para siempre las claves de acceso a todos los proveedores de cada una de las sucursales. Menú de Ventas Desde el menú de ventas de Retailer, llevaremos un control de la cartera de cobros de la Agencia de Viajes, así como introducir facturas, depósitos de garantía, y seleccionar varios listados. Por ejemplo el pendiente de cobro, depósitos de garantía no regularizados... También desde este menú se accederá a la gestión de forfaits propios de la Agencia. Entrada de Facturas Permite introducir y consolidar los datos de aquellas sucursales o departamentos comerciales que no dispongan de Front-Office (programa que se instala en las oficinas de venta), como son las facturas de venta: Depósitos de garantía/reserva Permite introducir y consolidar los datos de aquellas sucursales o departamentos comerciales que no dispongan de Front-Office (programa que se instala en las oficinas de venta), como son los depósitos de garantía: Beroni Informática Pág. 8
Informes de depósitos de garantía/reserva no regularizados Se pueden obtener listados de depósitos de garantía que todavía no han sido facturados, seleccionando fecha de viaje, o fecha de depósito. Hay distintos tipos de informes, según la selección puede obtener un listado detalle de depósitos, con totales por serie (por cada oficina de venta), con totales por empleado, con totales por código de caja, con totales por formas de pago, saltando página por oficina o todo en una misma página, además puede añadir el logotipo de su Agencia en el listado. Cartera de cobros - Emisión de recibos, cartas y facturas de clientes con crédito Facturación automática mensual o periódica a clientes con crédito, con parametrización de fechas de pago, pagos parciales, desgloses de IVA, etc. Pudiendo emitir, recibos, cartas de aviso, facturas resumen con desglose de IVA (de todo lo facturado a este cliente durante el periodo seleccionado), facturas resumen con desglose de IVA bono a bono (de todo lo facturado a este cliente durante el periodo seleccionado), incluyendo los Uatp s y pagos directos, incluso, informando del importe de rappel de venta por producto que corresponde al cliente por servicio. Hay un formato predefinido de recibo que el programa imprime automáticamente. Beroni Informática Pág. 9
Al aceptar la emisión de recibos, el programa genera el pendiente de cobro en función del tipo de vencimiento que tenga asignado el cliente, (por ejemplo, si el cliente tiene un vencimiento variable a 20, 30 y 40 días el programa generará tres líneas en el pendiente de cobro de este recibo). Parametrización de las condiciones de pago de los clientes con crédito (desde el maestro de clientes con crédito), para poder ejecutar su facturación periódica de forma automática, incluso emitiendo remesa de recibos. Asignación de un crédito máximo autorizado para aquellos clientes con condiciones de crédito, a modo de límite de riesgo, que avisará a los vendedores cuando se esté superando al realizar una reserva o venta. Beroni Informática Pág. 10
Cartas de aviso. Beroni Informática Pág. 11
Facturas con desglose de IVA. Beroni Informática Pág. 12
Facturas con desglose bono a bono (Con rappel). Facturas con desglose bono a bono (Sin rappel). Beroni Informática Pág. 13
Cartera de cobros Control cobro facturas/recibos a crédito Seguimiento global y detallado del pendiente de cobro de los clientes, por pantalla y por impresora, a nivel de: - facturas pendientes. - recibos pendientes. - remesas pendientes. Posibilidad de introducir los cobros realizados, descargando del pendiente de cobro, desde la misma pantalla de consulta. Puede visualizar los recibos/facturas pendientes de cobro, en la misma pantalla visualiza el número de recibos/facturas que están pendientes de cobro y el sumatorio, además de los datos de cada uno de estos recibos/facturas. No es necesario hacer los cobros de uno en uno, pueden cobrarse por grupos de recibos o por grupos de facturas. Dichos cobros pueden ser por la totalidad o parciales, y de facturas, recibos y/o remesas. Puede visualizar las remesas bancarias pendientes, en la misma pantalla se visualiza el número de recibos que componen la remesa y el sumatorio, además de los datos de cada uno de estos recibos. Cartera de cobros Informes del pendiente de cobro Puede obtener el Informe de Pendiente de cobro, seleccionando por: Código Cliente, D.N.I, fecha factura, fecha servicios, fecha vencimiento. Además de las distintas fechas de selección, puede seleccionar: todos los clientes con pendiente de cobro, todos los clientes con crédito con pendiente de cobro, clientes sin crédito con pendiente de cobro, tarjetas de crédito con pendiente de cobro, clientes que superen el crédito máximo, clientes con cobros parciales, clientes con fecha de vencimiento ya vencida. Puede obtener el listado agrupando las facturas, o por facturas detalladas Cartera de cobros Generación de remesa bancaria El programa permite generar una remesa bancaria de recibos. Permite copiar la remesa en un soporte físico, o en un directorio, para hacerla llegar a banco. Beroni Informática Pág. 14
Todas las remesas se guardan en un Histórico desde dónde se pueden volver a imprimir y volver a generar el soporte físico. Cesión de recibos. Datos del volumen. Beroni Informática Pág. 15
Rappels lineales a clientes con crédito Permite definir sobre que tipo de servicio quiere aplicar el rappel. Permite diferenciar si se quiere dar rappel sobre los importes comisionables y los no comisionables. Tiene hasta 5 tramos de importes desde/hasta para asignar varios % de rappels. Permite la gestión de rappels por producto y lineales a los clientes con crédito. Para poder obtener el informe de rappels lineales se tiene que haber asignado un código de rappel lineal en la ficha del cliente con crédito. Además el programa da la posibilidad de generar el asiento contable del rappel, la anotación en el libro de IVA, creación de una línea de pendiente de cobro por el importe del rappel a favor del cliente. Beroni Informática Pág. 16
Rappels lineales por producto. Beroni Informática Pág. 17
Rappels desglosados por número de billete/bono. Rappels desglosados por número de billete/bono dentro de cada producto de rappel. Beroni Informática Pág. 18
Gestión de forfaits propios de la Agencia Existe un apartado específico para los grupos propios o forfaits (excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc.). Desde la misma pantalla se crea el Forfait, se modifica, se introducen los costes, se imputa el resultado y se cierra. En la misma pantalla se visualiza el estado del Forfait, número de adultos, niños, total cobrado, total costes. El tipo de costes que se introducen son fijos, tanto de comitentes, como proveedores. Un coste se puede borrar, abonar, duplicar una sólo vez o por bloques. Se pueden introducir costes en divisas. La imputación de resultados por oficina, se puede hacer manual, imputando un % al organizador y el resto a las oficinas en función de las ventas, o imputando un % a las oficinas y el resto al organizador. Permite controlar el estado de costes del forfait, y el beneficio o pérdida que en cada momento exista. Histórico de ventas. Resultado del forfait (antes de cerrar el forfait). Beroni Informática Pág. 19
Resultado del forfait (después de cerrar el forfait). Producción/Contabilidad del forfait (antes de cerrar el forfait). Producción/Contabilidad del forfait (después de cerrar el forfait). Beroni Informática Pág. 20
Producción generada después de la validación (confrontación) Resumen de forfaits cerrados. Beroni Informática Pág. 21
Gestión de incidencias operativas de empleados de ventas Esta opción le ayuda a controlar los errores que cometen los empleados de ventas, y así poder tener un mejor control operativo de su empresa. Todos estas incidencias operativas hacen que los empleados de administración dediquen mucho más tiempo solucionándolas. Le permite definir los tipos de errores según sus necesidades, por ejemplo, error al teclear el nº de bono, error al asignar el código de banco, error en el producto, error en el destino... Puede asignar las incidencias directamente al empleado o a la oficina en general. El programa engloba por sí sólo los códigos standarts de incidencias predefinidos, pero se pueden crear en función de las necesidades de su empresa. Puede tener un informe de incidencias operativas detallado por tipo de incidencia, por empleado, por oficina, factura a factura... Beroni Informática Pág. 22
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Generación de ficheros para Tarjetas de crédito Esta opción le ayudará a generar los fichero necesarios para las tarjetas de crédito de Visa, Diners, Amex y Airplus. Se generarán los ficheros que deben enviarse a las diferentes tarjetas de crédito, y que posibilitan el dar una mayor información al cliente por parte de la tarjeta de crédito. Normalmente sólo se utilizará para clientes de grandes cuentas. Desde Front-Office se deberá indicar con qué tarjeta pagará el cliente. Desde Retailer, simplemente se selecciona la fecha y la tarjeta que se desea generar. Estos ficheros se podrán generar tantas veces como se desee. Gestión de Cheques Regalo El CHEQUE REGALO es un nuevo producto que Beroni Informática pone a disposición de las Agencias de Viajes, y que permite que puedan ofrecer a sus clientes regalar viajes. Beroni Informática Pág. 24
Se llevará todo el control de los Cheques Regalo que se hayan generado, descontado o anulado desde Front-Office (ventas). Menú de Compras Desde este menú llevaremos el control de la previsión de pagos, recepción de facturas de proveedores tanto turísticos como no turísticos, pagos a proveedores, emisión de las facturas del IVA de la comisión, liquidaciones de BSP, RENFE o TRASMEDITERRÁNEA, pagos a cuenta de proveedores, reclamación de pagos directos... Validación (confrontación) fras. de proveedores/comitentes Validación individual Al recibir e introducir las facturas de los proveedores, realiza una validación o confrontación de las mismas: - visualiza los datos de la venta efectuada por la agencia. - indica si hay diferencias entre la previsión y el importe facturado. - descuenta automáticamente los prepagos realizados. - asigna automáticamente, o a petición, la fecha y forma de pago. Beroni Informática Pág. 25
En la validación de facturas destacamos dos tipos de validación: Validación individual y validación automática. La Validación individual puede ser, bono a bono, generando o no diferencias. La validación individual rápida, permite seleccionar todos los bonos que se deseen de un mismo proveedor/comitente, sin la posibilidad de que existan diferencias. Con esta opción podrá validar individualmente los diferentes servicios, es decir, validará bono a bono los servicios existentes en cada factura de proveedor/comitente. Beroni Informática Pág. 26
El programa visualiza un mensaje en pantalla cuando hay prepagos relacionados con el Comitente/Proveedor que se está validando/confrontando. El programa visualiza un mensaje en pantalla cuando el comitente que se está validando tiene pendiente pagarnos comisiones por ventas de pagos directos. Puede visualizar por pantalla todos los bonos del Proveedor/Comitente seleccionado, que están pendientes de validar y seleccionar el que le interese. Puede recuperar un bono ya validado dentro de una factura y retroceder la validación. Puede asignar a un bono prepagos del mismo Proveedor/Comitente que tengan distinto nº de bono. Se puede asignar un prepago, total o parcial, al validar una factura. Permite validar facturas en moneda extranjera, con los datos en la moneda del país, y la petición automática de cheques al banco. Al realizar la validación de facturas de proveedores quedan como definitivos los datos de producción y rendimiento, actualizándolos internamente, así como en contabilidad. Desde la misma pantalla de validación de un bono se pueden visualizar los bonos pendientes de validar y pagados directamente al comitente por el cliente. Se pueden visualizar las facturas validadas y no pagadas. Se puede retroceder la validación de una factura validada y no pagada, automáticamente se borrarán los apuntes contables generados en la primera validación y la anotación en el libro de IVA de Facturas recibidas. Validación fras. de proveedores/comitentes Validación automática/bloque Validación automática. Con esta opción podrá validar globalmente, de una forma rápida y a través de un fichero informatizado, los bonos de más de 40 proveedores/comitentes, por los servicios prestados. Enorme ahorro de tiempo en Administración. Beroni Informática Pág. 27
Esta opción se ha creado para aquellas Agencias con un volumen de validación importante, para que puedan validar personas que no tengan ningún conocimiento administrativo (personal en prácticas). Permite que todos aquellos proveedores/comitentes que normalmente facturen sin que haya diferencias importantes entre lo presupuestado y lo definitivo, se puedan validar automáticamente indicando un importe o % de diferencia máxima para que la factura sea aceptada. Se pueden obtener listados de diferencias, listados de facturas validadas automáticamente... Se puede pasar una factura validación automática a validación individual. Al aceptar la validación automática, genera los apuntes de diferencias. Validación fras. de proveedores/comitentes Antes de validación Esta opción permite obtener la previsión de pagos de facturas no recibidas de proveedores/comitentes y billetes no liquidados, es decir aquellas facturas que todavía no se han confrontado/validado, o aquellos billetes de los cuales no se ha aceptado todavía la liquidación a la que pertenecen. Beroni Informática Pág. 28
Validación fras. de proveedores/comitentes Reclamación pagos directos Con esta opción podrá imprimir una carta de reclamación y/o factura de comisión de aquellas comisiones correspondientes a servicios pagados directamente por el cliente y que la Agencia todavía no ha cobrado. El programa imprime cartas de primera reclamación y cartas de segunda reclamación. Los pagos reclamados se guardan en un Histórico, en cualquier momento puede volver a imprimir una reclamación. Puede obtener informes de pagos reclamados. Beroni Informática Pág. 29
Primera carta de reclamación del pago de la comisión. Beroni Informática Pág. 30
Segunda carta de reclamación del pago de la comisión. Beroni Informática Pág. 31
Facturas de comisión de los pagos directos. Validación fras. de proveedores/comitentes Validación registros no pagados Con esta opción podrá confrontar/validar automáticamente todos aquellos servicios que al no recibir la factura del proveedor, no se pagarán nunca. El programa genera los datos en producción y un apunte de regularización a la cuenta que se indique en contabilidad. Validación fras. de proveedores/comitentes Registros a cero para validación Con esta opción podrá crear registros a cero para su posterior confrontación/validación, permite introducir servicios que no se han cobrado al cliente, pero que se tendrán que pagar al Proveedor, por ejemplo un seguro de viaje que se regala al cliente. Beroni Informática Pág. 32
Podrá introducir el servicio de comitente, proveedor, o forfait. Esta opción no genera ningún tipo de contabilización ni anotación en los libros de IVA. Validación fras. de proveedores/comitentes Importes a descontar de facturas Con esta opción podrá descontarse del pago a realizar a un proveedor/comitente, cualquier importe que introduzca, como por ejemplo sería el pago de publicidad por parte de la Mayorista. Beroni Informática Pág. 33
Pago a proveedores (emisión talones, fras. y cartas de pago) Beroni Informática Pág. 34
Parametrización de las condiciones de pago a los proveedores, para poder hacer la emisión de cheques y cartas de pago de forma automática, incluso emitiendo las facturas de comisión. Se pueden seleccionar hasta 5 formatos distintos de cheque. Se puede realizar los pagos separando los mismos por diferentes bancos, según disponibilidad de saldo o cualquier otra necesidad de la agencia. Pueden eliminarse de la emisión todas las facturas con una misma forma de pago o facturas individuales. Se puede obtener un informe de diferencias de los servicios que se van a pagar. Se puede obtener un informe de pagos dónde constarán todas las facturas que está pagando, con su fecha y forma de pago. Puede obtener un informe de pagos por oficinas. Impresión de los Talones/ Pagarés. Permite imprimir los originales de las cartas de pago y las facturas del IVA de la comisión, ordenados por nombre del comitente para poder enviarlo directamente. Beroni Informática Pág. 35
Carta de pago. Beroni Informática Pág. 36
Factura de comisión. No se permite aceptar el proceso de pagos si previamente no se han impreso los documentos de pago. Genera todos los documentos emitidos en formato PDF. Permite enviar por e-mail a los proveedores automáticamente y en formato PDF las cartas y facturas del IVA de la comisión emitidas en el pago. Posibilidad de realizar el pago a los proveedores con Tarjeta de Crédito o Recibo Bancario (recuperación de un porcentaje del importe pagado). Contabilización de los pagos realizados. Anotación en los libros de IVA. Pagos varios (proveedores no turísticos) Permite gestionar los pagos y gastos generales, no correspondientes a proveedores turísticos (luz, personal, publicidad, etc.), es decir, permite la introducción de las facturas de proveedores no turísticos, y genera: - la contabilización de los mismos. - el libro de IVA de facturas recibidas, o de bienes de inversión. - el control económico, financiero y fiscal de los pagos y gastos. Beroni Informática Pág. 37
En la pantalla de introducción de pagos varios, se visualiza la forma de pago, tipo de régimen de IVA, libro de IVA donde se graba la anotación. Posibilidad de emitir el pago desde la opción de pago a proveedores. Contabilización del IRPF desde la misma pantalla de introducción de Pagos Varios. Desglose de IVA de los servicios y contabilización desde la misma opción de pagos varios. Desglose de pagos, en caso de que haya distintos vencimientos de pago con este Proveedor. Posibilidad de imprimir los apuntes generados por el Pago Vario introducido. Se pueden Imprimir los Pagos varios introducidos por impresión diferida. Se pueden obtener informes de Pagos Varios por fecha de factura, por fecha de recepción, por importe factura, seleccionando proveedor, con totales, con subtotales, por total pagado. Se pueden imprimir varios informes de los pagos de proveedores no turísticos: Informes de pagos varios (1 línea por pago). Beroni Informática Pág. 38
1º Listado: Por cada pago + por nombre de pr. + imprimir subtotales: Beroni Informática Pág. 39
2º Listado: Por cada pago + total pagado: 3º Listado: Por proveedor+nombre proveedor: Beroni Informática Pág. 40
Informe de pagos varios (1 hoja por pago). Pagos a cuenta Posibilidad de realizar prepagos a proveedores. Introducción del Pago a Cuenta sin factura del proveedor con factura pro-forma del proveedor, o con factura definitiva del proveedor. Introducción del Pago a Cuenta con importe en euros o en moneda extranjera. Permite emitir la factura del IVA de la comisión a descontar del prepago. Permite contabilizar el prepago o dejarlo pendiente hasta que llegue el cargo al banco. Beroni Informática Pág. 41
El pago se puede emitir mediante cheque, tarjeta de crédito, transferencia o giro, con el documento de pago específico para cada forma de pago, con copia para el cliente, administración y administración central. Histórico de todas las actualizaciones realizadas en un pago a cuenta. Pago a cuenta con cheque. Beroni Informática Pág. 42
Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Español) sin fotocopia tarjeta. Beroni Informática Pág. 43
Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Español). Beroni Informática Pág. 44
Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Francés). Beroni Informática Pág. 45
Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Inglés). Beroni Informática Pág. 46
Pago a cuenta con tarjeta de crédito (Alemán). Beroni Informática Pág. 47
Pago a cuenta con transferencia o swift. Beroni Informática Pág. 48
Pago a cuenta con giro u otras formas de pago. Facturación proceso manual Permite emitir una Factura Manual de Comisión e IVA, tanto pro forma como definitiva. Puede dejarse la comisión que se está facturando como pendiente de cobro, y así controlar las comisiones pendientes de cobro desde la Cartera de cobros. Puede crear códigos de descripción de texto de las facturas de comisión. Beroni Informática Pág. 49
Desde la misma opción puede generar el asiento de contabilización de la factura. Permite visualizar o imprimir un informe con las facturas manuales emitidas por fecha de introducción, código de empleado de administración, por facturas definitivas, por facturas pro forma, por fecha de factura, por número de factura, por comitente. Genera un histórico de Facturas Manuales, permite volver a imprimir las facturas y sus asientos contables. Producción Esta opción permite visualizar la producción de proveedores, comitentes y forfaits, pudiendo consultar y modificar esta información en todo momento. Puede ver la situación de una venta en concreto, su validación o el pago de la misma. Es posible visualizar los bonos que se han creado en Front-Office (ventas) con su valoración. Beroni Informática Pág. 50
Puede cambiar de régimen una venta ya efectuada, ya sea de proveedor, comitente o forfait. Posibilidad de visualizar un archivo virtual en formato PDF de todos los documentos emitidos y referentes al bono que se está visualizando. Oficina sin papeles. Gran ahorro de dinero. Beroni Informática Pág. 51
Liquidaciones Realiza de forma automática las liquidaciones de B.S.P., RENFE, TRASMEDITERRÁNEA o de cualquier otra empresa sujeta a liquidación. Antes de procesar la liquidación hay un proceso que comprueba los posibles errores en la numeración de los billetes. Al procesar la liquidación se informa del número de billetes que han sido procesados. Comprobación de la numeración de billetes, para controlar de forma rápida si sobran o faltan billetes en la liquidación. Permite imprimir o visualizar la liquidación, con listados exactos a los remitidos por RENFE o BSP. Punteo por pantalla de toda la liquidación, con asignación de diferencias de suplidos y de comisión, por billete. Desde la misma liquidación podrá generar automáticamente las facturas de comisión a los comitentes que intervienen en la liquidación. Controlar todos los TASF de BSP. Podrá seleccionar el texto a imprimir en las facturas de comisión. Puede incluir en la liquidación pagos ajenos a los billetes liquidados, por ejemplo, los cargos por gastos que vienen en la liquidación. Contabilización automática del asiento del pago de la liquidación y de las facturas de comisión que se han generado. Punteo automático del Bsp, es decir, puntear los billetes existentes en producción, con los datos suministrados por Beroni y obtenidos del pdf de Bsp. Ahorro de tiempo del personal de admón., al no tener que puntear manualmente la liquidación. Punteo automático de RENFE, a partir de un fichero informático suministrado por RENFE. Ahorro de tiempo del personal de Administración, al no tener que puntear manualmente las liquidaciones. Beroni Informática Pág. 52
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Listado de la liquidación. Factura de comisión generada en la liquidación. Beroni Informática Pág. 54
Resumen de datos generados en la aceptación de la liquidación. Facturas de comisión generadas en la liquidación, y formas de pago. Beroni Informática Pág. 55
Pendiente de cobro TASF Posibilidad de controlar todos los TASF que estén pendiente de cobro por BSP. Mayor control de los Fees de BSP. Menú Contabilidad Desde este menú llevaremos el control de las anotaciones pendientes de bancos y de los traspasos de apuntes (generados automáticamente por el programa) a la contabilidad. Control anotaciones pendientes de bancos Esta opción recoge todas las anotaciones que se han introducido como ENVIO CONTROL BANCOS "S" (si se ha enviado al control de bancos ha sido para que cuando llegue el extracto del banco, podamos puntear este importe, para confirmar que es correcto), para que se pueda decidir cuando tienen que ir a contabilidad, con opción a modificar la fecha y la cuenta contable. Permite seleccionar las anotaciones por fecha de pago, código de banco, serie, código de divisa, movimientos de entrada o salida. Desde la pantalla de control puede seleccionar las anotaciones que desee, y modificar la fecha y cuenta contable con la que quiere que se traspasen los movimientos a contabilidad. Desde la pantalla de control de anotaciones puede contabilizar las comisiones de las tarjetas de crédito, y las comisiones bancarias con opción a generar un asiento conjunto por el movimiento y los gastos de la tarjeta, o un asiento para cada movimiento y otro para los gastos, puede modificar la fecha y la cuenta del banco con la quiera que se traspasen los movimientos a contabilidad. Beroni Informática Pág. 56
Traspasos a Contabilidad El programa va generando los apuntes contables de todas las operaciones, para ser transferidos bajo petición a la contabilidad general, y consolidar con los ya existentes. Dispone de enlace automático con el programa BECONTA de contabilidad general para Agencias de Viajes. Posibilidad de enlazar el programa con otras contabilidades, por ejemplo el Contaplus. Conciliación bancaria Enorme ahorro de tiempo y dinero en el proceso de punteo de los apuntes contables, a través de las diferentes conciliaciones automáticas. Evidentemente, cuantos más apuntes contables tenga la agencia, mayor será ese ahorro. Conciliación de las anotaciones pendientes de bancos Partiendo del fichero suministrado por el banco (lo normal es bajárselo de Internet, y será idéntico al extracto que actualmente nos llega por papel. Norma 43 y tipo CSB), permite puntear automáticamente aquellas anotaciones que se encuentran en el saco de bancos, generando el apunte contable oportuno (agrupado o no, es decir, tipo La Caixa o la CAM ), modificando la fecha de la operación como asiento contable, generando el apunte de comisión de la tarjeta... Lo normal es conciliar más del 90% de las anotaciones pendientes. Conciliación contable de cajas Concilia automáticamente con los apuntes de Beconta (programa de contabilidad de Beroni), todos los movimientos existentes en las cajas de Front-Office (facturas, depósitos, notas de gastos, cobros de facturas, cobros de recibos, diferencias de caja, mov. Financiero, etc.) Beroni Informática Pág. 57
Conciliación contable de bancos Permite puntear automáticamente con los apuntes de Beconta (programa de contabilidad de Beroni), partiendo también del fichero suministrado por el banco, todo lo que se genera en las 5720. Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos Conciliación automática de las cuentas contables de los clientes con crédito y los recibos hasta la fecha que se indique. Se imprime un informe con todas las cuentas que tienen diferencias entre los datos de Retailer y los de Beconta. Cuadre de saldos de ctes. y recibos Nos indica a fecha de hoy si nos cuadran dichas cuentas. No es necesario que los apuntes estén traspasados a Beconta. Menú de IVA Desde este menú se emitirán las liquidaciones de IVA, el modelo 300, el resumen anual del IVA, e imprimir los diferentes libros de IVA (facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión). Liquidación periódica del IVA El programa genera interna y automáticamente los tres libros de IVA que la ley exige, con todos sus requisitos legales y formales: - libro de facturas emitidas. - libro de facturas recibidas. - libro de bienes de inversión. Beroni Informática Pág. 58
Permite acceder a todas las anotaciones de dichos libros, para realizar consultas, modificaciones, altas o bajas si es necesario. Cada período de liquidación, y de forma automática, realiza la liquidación trimestral o mensual del IVA. Imprime los libros de IVA, todos seguidos o seleccionar por libros. Divide el listado de IVA de facturas emitidas en, facturas, facturas rectificativas y facturas BSP. Realiza todos los cálculos de la liquidación. Hace la presupuestación de los costes del régimen especial de las agencias de viajes. Controla los costes presupuestados en anteriores liquidaciones. Aplica la regla de prorrata, si procede. Realiza el resumen anual del I.V.A. Desde la misma liquidación puede introducir el importe de IVA a compensar de la liquidación anterior. Permite renumerar automáticamente los números de orden de las facturas recibidas y de bienes de inversión. Comprobar que los totales de los libros de IVA cuadren. Imprimir el modelo 300 de la liquidación de IVA. Asiento automático del reparto de la cuota de IVA del Régimen especial, de la liquidación de IVA y del pago de la liquidación. No es necesario introducir en Beconta (Contabilidad) ningún apunte. Histórico de liquidaciones aceptadas, permite recuperar una liquidación ya aceptada, y volver a imprimir los libros que IVA que sean necesarios. Beroni Informática Pág. 59
Totales del libro de IVA de facturas emitidas. Beroni Informática Pág. 60
Totales del libro de IVA de facturas recibidas. Totales del libro de IVA de bienes de inversión. Beroni Informática Pág. 61
Totales de costes presupuestados. Datos resumen de la liquidación. Beroni Informática Pág. 62
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Modelo 300 Beroni Informática Pág. 65
Resumen Anual Beroni Informática Pág. 66
Menú de Informes Clientes Son los listados que utilizaremos para revisar la facturación de cada cliente, la ficha de los mismos (análisis detallado de cada cliente), o listados sobre la localización geográfica, para controlar por ejemplo en que zonas tenemos más volumen de ventas. Análisis de rendimiento de clientes. Este listado permite obtener, a partir del volumen de facturación, el rendimiento neto de cada cliente. 1º Listado: Ctes. sin crédito (totalizados en 1 línea)+ctes. con crédito+agrupado por nombre de cte.+clasificado por nombre de cte: Beroni Informática Pág. 67
2º Listado: Ctes. con crédito+por cód. de oficina+tipo de listado detallado+clasificado por bcio. bruto: 3º Listado: Ctes. con crédito+comparar con el año 2003+por cód. de producto del servicio+sin saltar página por agrupación+detallado+clasificado por importe total: 4º Listado: Ctes. con crédito+por nombre de cte.+por meses+importe total: 5º Listado: Ctes. con crédito+por cód. de destino del servicio+sin saltar página por agrupación+detallado+sólo totales+clasificado por bcio. neto: Beroni Informática Pág. 68
Análisis detallado de clientes. Este listado es la ficha del cliente. Nos da toda la información sobre los destinos, productos, compras, acumulado de crédito, compras de UATP s y pagos directos, el rendimiento medio por compra, el rendimiento neto... Beroni Informática Pág. 69
1º Listado: Por fecha de fra.+detallado a nivel bono: Beroni Informática Pág. 70
2º Listado: Por fecha de fra.+detallado a nivel factura: Beroni Informática Pág. 71
3º Listado: Por fecha de fra.+categoría de prov/com.+nivel desglose por bono: Beroni Informática Pág. 72
Análisis detallado de Fee s a clientes Este listado nos proporciona información detallada sobre los Service Fee facturados a los clientes de la Agencia en un periodo determinado. Análisis de la localización geográfica de los clientes. Este listado es útil para controlar a partir del código postal, en que zonas tenemos mayor volumen de ventas, y por ejemplo donde sería interesante abrir una nueva oficina. Beroni Informática Pág. 73
1º Listado: A nivel agencia (global). 2º Listado: A nivel oficina (serie): Beroni Informática Pág. 74
3º Listado: A nivel oficina (serie)+comparativo con el año 2003: Relación/Pro forma del Ibsalut (Baleares) Esta opción sólo la utilizarán aquellas Agencias de Baleares que tengan como cliente el Ibsalut. Permite imprimir una relación de las facturas o pro forma. Beroni Informática Pág. 75
Informe de clientes (report, etiquetas, fichero) Esta opción permite obtener diferentes selecciones de clientes para futuros mailings. Por ejemplo, selección de ctes., por categorías, por volumen de compras, por sexo, por idioma, por código postal, por actividad, por tipo de servicio... Permite también las impresión de las etiquetas, y exportar el fichero de clientes a cualquier producto de Microsoft Office. Posibilidad de realizar envíos masivos de sms s y e-mails a los clientes de la Agencia que lo permitan, teniendo en cuenta en todo momento el completo cumplimiento de la Ley de Protección de datos personales y de la Ley del servicio de la sociedad de la información y el comercio electrónico (LSSICE). Producción de ventas Análisis globales de producción. Esta opción permite listar informes de producción de ventas, detallados, generando acumulados, por destino, por oficina, por fecha de factura o por fecha de servicio. Podemos saber que es lo que hemos vendido mes a mes a un determinado proveedor/comitente. Podemos obtenerlo a partir de la producción global o facturación desglosada... Beroni Informática Pág. 76
1º Listado: Por fecha fra. + resultados por oficina vendedora + general con acumulados + nivel1: cód. oficina + nive2: Prov/Comi: Beroni Informática Pág. 77
2º Listado: Por fecha servicio+resultados por oficina de producción + general con acumulados + nivel1: Prov/Comi + nivel2: Producto gral.: 3º Listado: Por fecha servicio + producción comitentes/sólo sujetos a liquidación + resultados por oficina vendedora + detallado + nivel1: Prov/Comi + nivel2: Destino gral.: Beroni Informática Pág. 78
4º Listado: Por fecha servicio + producción proveedores+resultados por oficina vendedora + detallado + nivel1: Cód.empleado + nivel2: meses: 5º Listado: Por fecha servicio + resultados por oficina vendedora + gral. con acumulados + nivel1: meses + nivel2: categoría pr/co + saltar pág. Nivel 1: 6º Listado: Por fecha servicio + resultados por oficina vendedora + gral. con acumulados + nivel1: destino gral. + nivel2: destino servicio + saltar pág. Nivel 1: Beroni Informática Pág. 79
Informe de producción para rappels (grupo compras). Se pueden listar informes de producción para rappels del grupo de compras al que pertenezca la Agencia, en el caso que éste nos lo pida, por ejemplo, la producción de un proveedor en concreto. Existiendo la opción de enviarle estos datos automáticamente por e-mail, o grabarlos en un disquete. Beroni Informática Pág. 80
1º Listado: Por fecha servicio + tipo listado completo + por inicio ejercicio del prov,/comit.: Detalle de ventas por oficina Este listado nos da venta a venta la producción del periodo que seleccionamos, de un proveedor/comitente en concreto o de todos. Lo podemos ordenar por nº de bono, nº de factura, código de proveedor/comitente por oficina, o por código de proveedor/comitente. Beroni Informática Pág. 81
Informe de ventas futuras con depósitos de garantía Este listado nos da la previsión de ventas futuras, a partir de los depósitos de garantía. Beroni Informática Pág. 82
Financieros Informes del pendiente de cobro Beroni Informática Pág. 83
1º Listado: Por fecha factura + Todos los ctes. crédito con pdte. cobro + sólo fras. pdtes.+ por nombre de cliente: 2º Listado: Por fecha vto. + Todos los ctes. con pdte.cobro + Seleccionando sólo 1 cte. + Recibos pdtes. + Por fecha vto.: Beroni Informática Pág. 84
3º Listado: Por fecha factura + Ctes. crédito con pdte. cobro + sólo fra. pdtes. + Por empleado de ventas : Beroni Informática Pág. 85
4º Listado: Por fecha factura + Ctes. crédito pdte.cobro + Fras.detalladas + Seleccionando sólo dos ctes. + Fras.pdtes. + Por oficina + fecha vto.: Beroni Informática Pág. 86