INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD - OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474, Estatuto Anticorrupción - PERIODO EVALUADO: Del 12 de julio al 11 de noviembre de 2013 INTRODUCCIÓN El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodo mencionado, así como los avances y dificultades que el Instituto ha presentado frente a sus objetivos trazados y su misión. Como insumo se toman los resultados y/o observaciones obtenidas en la Autoevaluación del Sistema de Control Interno (Encuesta interna virtual de percepcion, respondieron 116 funcionarios) realizada en el mes de octubre de la presente vigencia así como los seguimientos y las auditorias internas (Sistema de Gestión de la Calidad y Control Interno) realizadas por la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos del Instituto. 1. ANÁLIS POR SUBSISTEMAS 1.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AVANCES De acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI, resultó como el mejor calificado este subsistema con 3.80 sobre un total posible de 5.0 puntos ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.73 2012 y 3.68 2011. El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción por los funcionarios que contestaron la encuesta es el de Direccionamiento Estratégico, que a su vez lo componen los siguientes elementos: Planes y Programas, Modelo de Operación por Procesos y Estructura Organizacional, de los cuales se ha evidenciado la gestión, organización e impacto de los proyectos y programas
ejecutados en el presente periodo, así como: eventos y actividades desarrollados en la XVII versión del Festival de Verano (sábado 3 al domingo 11 de agosto), con más de 150 actividades desarrolladas descentralizadamente en diferentes puntos de la capital, ejecución del programa 40 horas a través de los centros de interés (colegios) y vinculación de organizaciones deportivas al programa, así como los demás eventos y programas desarrollados en el periodo evaluado. Respecto a la estructura organizacional el IDRD por medio de la Resolución Interna 1082 de mayo de 2013 establece una restructuración la creación de equipos locales de Recreación y Deporte y Actividad Física, para establecer enlaces entre el IDRD y la comunidad y tienen proposito principal implementar acciones recreodeportivas con un enfoque poblacional que reconozca las practicas propias de cada localidad y fortalezca el trabajo comunitario. En cuanto a los otros componentes que compone el subsistema se destaca tambien el elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Eticos el cual se ha socializado constantemente por la pagína de internet, carteles y en la induccion de personal de planta temporal que ingreso en este periodo, así mismo se vinculo al programa de socialización Probidad y Trasparencia que se realizó por depedencia. De acuerdo al Informe de seguimiento del tercer trimestre del Plan Operativo remitido por la Oficina Asesora de Planeación del IDRD (Radicado No. 261063 de 31 octubre de 2013), en términos generales la evaluación de los resultados por dependencias, es la siguiente: En total para el tercer trimestre el plan contó con 216 metas con programación, de las cuales el 89,81% arrojaron un cumplimiento del 100% o superior, equivalente a 194 metas, y el 10,19% restante de las metas tuvo un cumplimiento inferior al 100%, equivalente a 22 metas. Lo anterior presenta un balance positivo sobre lo planteado en las diferentes actividades y metas del plan operativo de las diferentes dependencias, puesto que en el segundo trimestre el porcentaje de metas que cumplieron al 100% fué del 86.52%. En cuanto a la administración del riesgo (Plan y mapa de riesgos) se han realizado los seguimientos respectivos cada trimestre, seguimiento que se realiza por medio del aplicativo ISOLUCIÓN, software que administra, controla y consolida las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad, Indicadores de Gestión y el Mapa de Riesgos. En la autoevaluación obtuvo un puntaje de 3,76.
DIFICULTADES De acuerdo a los resultados de la encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno el componente que obtuvo menor calificación es el de Ambiente de Control para este subsistema, con un puntaje de 3.68. Se presenta documentación desactualizada en los elementos de Desarrollo del Talento Humano y Estilos de Dirección vigencias de 2010 y 2008 respectivamente, documentos que debe ser revisado y actualizado en cada cambio de administración. Se ha presentado en general dificultad en el reporte de información y seguimiento del mapa de riesgos por el manejo del software ISOLUCIÓN, en cuanto a los soportes documentales que validan el seguimiento reportado y en el reporte de indicadores de cada uno de los riesgos. 1.2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AVANCES El Subsistema de acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI, resultó ser el menor calificado con 3.69 sobre un total posible de 5.0 puntos ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.54 2012 y 3.46 2011. El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción es el de Actividades de Control, que a su vez contiene el elemento con mayor calificación 4.14 ubicandose en un rando de desarrollo Satisfactorio, el cual se relaciona con el mejoramiento y/o actualización de los procedimientos, aplicación y la nueva forma de consultar los documentos, que a partir del mes de agosto es por ISOLUCION, así mismo otros elementos que quedaron en con una calificación alta son: Manual de Procedmientos (3.96) y Políticas de Operación ( 3.93).
En la actualización y mejoramiento de procedimientos tenemos: Proyectos de Inversión, Soporte Técnico de Software y Hardware, Concurso de Meritos, Contratación de Bienes y/o Servicios Inferiores al 10% de la Menor Cuantia, Respuesta de Acciones de Tutela Instauradas contra el IDRD, Otorgar, Actualizar, y Revocar el Reconocimiento Deportivo de los Cluebs Deportivos de Bogotá, Jornada Escolar 40 Horas, Registro y Liquidación de Espectaculos Públicos, Control al Producto o Servicio No Conforme Fomento al Deporte, Plan Anual de Caja entre otros. Frente al componente actividades del control el elemento indicadores de gestión la Oficina Asesora de Planeación realizó un reporte del estado de los indicadores con corte a septiembre de 30 de 2013 evidenciando mejoras en los siguientes temas: - Se observa que en el indicador Aumentar los ingresos generados por el aprovechamiento económico de parques y escenarios logro su meta en el mes de septiembre con 106%. con respecto al año anterior, - Los indicadores de programación versus ejecución del área de recreación han alcanzado la meta mes a mes promediando sus resultados (un promedio de 98%), en los programas de: Recreación comunitaria, Recreación para Personas con limitaciones, Actividades Pedalea por Bogotá, Actividades recreativas masivas de eventos metropolitanos, Actividades Recreovía y Actividades masivas Ciclovía. - En los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2013 se observa el cumplimiento del 100% de los tiempos de respuesta para las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. - En cuanto al indicador de Determinar el cumplimiento por parte de la dependencias/ áreas en las transferencias documentales de sus archivos de gestión frente al cronograma establecido a partir del mes de abril del año 2012 el reporte del tercer trimestre se encuentra en un 50%. El sitio web del IDRD se actualizo a una plataforma libre, la cual facilita y es agradable para la consulta tanto interna como externa. En cumplimiento de los objetivos y misión de la entidad se destaco el desarrollo de
las siguientes actividades: - Se inicia la semana de la bicicleta del 10 al 17 de noviembre de 2013, con actividades de ciclotravesía, competencia, ciclo conversatorios, Expobici, Ciclomontañismo, carrera de triciclos, Bike Polo, Muestras comerciales de la industria en dos ruedas y muchos eventos más. - Se desarrollo las olimpiadas del adulto mayor con el apoyo de la Caja de Compensación Familiar Compensar, las cuales reunio a más de seis mil deportistas de todas las localidades del Distrito, en disciplinas como festival acuático, ajedrez, parqués, tenis de mesa, atletismo (pruebas de relevos y lanzamientos), bolos y mini tejo, entre otras. - Se adelanto una ciclovía temática halloween en asocio con la empresa privada, este domingo 26 de octubre, con la ubicación de ocho puntos y diferentes actividades lúdicas para los usuarios. - Se llevó a cabo la final del Torneo Mixto de Fútbol de Salón Bogotá Humana 2013, organizada por el IDRD, evento que logró congregar a jóvenes y sus familias, así como la participación directa por primera vez, de 1.220 mujeres que hicieron parte de los 320 equipos de las 20 localidades. - Se realizaron las finales de porras en el coliseo el salitre, en 19 categorías y 57 equipos en competencia, este vistoso evento llego a su edición 16 y es con ingreso libre para el público bogotano. Entre otras actividades de recreación y deporte. DIFICULTADES El componente de Comunicación Pública es el de menor valoración en la encuesta y hace parte de este subsistema, obtuvo una calificación de 3,41, los elementos que lo comprenden son: Colunicacion organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación, elementos que se tienen que entrar a reforzar por parte de la dependecia correspondiente. De acuerdo a los resultados del indicador Cumplimiento de metas de los proyectos de inversión en los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2013
no logra la meta establecida del 90%, estos indicadores se encuentran en un 44%, 47%, 45% y 73% respectivamente. Igualmente se evidencia en los indicadores Determinar el cumplimiento de las metas de los proyectos de inversión de cada proceso misional, por ejemplo recreación con un 25% y deportes con un 33%. información tomada con corte a 30 de septiembre, En cuanto al indicador Verificar el nivel de satisfacción de los peticionarios con la respuesta dada por el Instituto a las solicitudes se observo que los resultados estan pordebajo de la meta establecida (minimo 85%); junio 67%, julio 73%, y agosto 72%, Información con corte a 30 de septiembre. Se evidencia que algunos informes se encuentran desactualizados en el sitio web del IDRD, así mismo se ha presentado inconvenientes con los documentos que se descargan de la pagina por el cambio de hosting y pagina. Se continúa evidenciando demoras para generar y suministrar información en cuanto a los expedientes físicos y virtuales de la contratación. En cuanto a la rendición de cuentas el Instituto debe fortalecer las estrategias de comunicación en los procesos de audiencias públicas, además de la audiencia pública que realiza la Alcaldía Mayor de Bogotá se deben crear otros espacios para fomentar e informar la gestión realizada de los productos y servicios que ofrece el Instituto a los usuarios y grupos de interés. 1.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES De acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI, resultó como el mejor calificado este subsistema con 3.79 sobre un total posible de 5.0 puntos ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.55 2012 y 3.42 2011. El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción por los funcionarios que contestaron la encuesta es el de Evaluación Independiente, que a su vez lo componen los siguientes elementos: Evaluación al SCI y Auditorias
Internas. En cuanto a las auditorias internas de calidad se obtuvo como conclusion general la cual se presento al Comité de Calidad y Control Interno en el Infome Revisión por la Dirección, el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto, así mismo da cumplimiento al objetivo del programa de auditoria Verificar la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, así como el cumplimiento con los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos complementarios. Así como su eficacia, eficiencia y efectividad. Igualmente se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad, es adecuado, conveniente, eficaz, efectivo y eficiente, no obstante, se debe fortalecer principalmente los requisitos de las normas de calidad de los Capítulos 4, 7 y 8, igualmente los requisitos internos y legales, corrigiendo las no conformidades reportadas e ideando el plan de acción respectivo para que no se vuelvan a presentar estas falencias, así mismo tener en cuenta las observaciones descritas en los informes para el logro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. La auditoría se realizó a todos los 15 procesos que componen el sistema, se visitaron las diferentes dependencias en la sede administrativa y en los parques y escenarios administrados directamente por el Instituto, fueron los siguientes: (1) regional, (2) escenarios, (11) metropolitanos y (18) zonales, para un total de (32) parques y/o escenarios, cumpliendo con todos los que se programaron en el plan de auditoria. Para el año 2013 se observa un aumento de diez (10) auditores internos de calidad comparado con el año inmediatamente anterior (15 auditores), lo que mejoro considerablemente la preparación de la auditoria (listas de chequeo) y ejecución de la misma, igualmente se fortaleció su seguimiento con el acompañamiento de los auditores de control interno en razón que de dos (2) auditores certificados se paso a cinco (5). Se denotaron mejores auditorias en cuanto a tiempo, preparación y contenido de los informes finales, de 24 no conformidades reportadas en el 2011 y 2012, se reportaron para el 2013 cuarenta y ocho (48), un aumento considerable.
Se realizó la revisión por la dirección y se presento al Comité de Calidad y control interno en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. A su vez se realizo la auditoria de recerticación con el ICONTEC el cual se encuentra en espera elinforme final de recertificación al IDRD en las normas ISO 9001:2009 y NTC GP 1000:2009. La sistematización del proceso de auditorias internas de calidad por medio del aplicativo ISOLUCIÓN, el cual organiza y controla las actividades de planeación y ejecución de las no conformidades por proceso. Se dio inicio y ejecución a las auditorias internas de control interno de acuerdo al programa de auditorias 2013: Obras y Construcciones, Contratación, Fomento al Deporte (Jornada 40 Horas) y control social y Atención al Ciudadano. Igualmente se realizo la auditoria en tiempo real al proyecto Proyecto Probidad y Trasperencia y se entrego el informe final de de Estiulos 2013 DIFICULTADES. El componente de autoevaluación es el de menor calificación de este subsistema, obtuvo una calificación de 3,72, los elementos que lo comprenden son: Autoevaluación de Gestión y Autoevaluación de Control, elementos que se tienen que entrar mejorar por parte de la dependecia correspondiente. Se sigue evidenciando dificultad en la gestión preventiva frente a debilidades detectadas en los indicadores de gestión o en los hallazgos reportados por los entes externos de control de la misma tipología registrados en distintas vigencias, a fin de eliminar definitivamente la causa que los origina (plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá). Como observaciones reportadas en las auditorias internas de calidad se evidencio: Actualizar el procedimiento de auditorias de control interno, incluyendo las actividades a realizar en una auditoria en tiempo real. Tener en cuenta las observaciones y oportunidades de mejora descritas en los informes finales de auditoria por proceso, las cuales son recomendaciones de
relevancia así no hayan alcanzado el grado de no conformidad. Integrar las no conformidades originadas en las auditorias internas de control interno al software ISOLUCIÓN, en razón de mejorar su control, seguimiento y facilitar el reporte de estas mismas. El elemento Planes de Mejoramiento Individual fue el de menor calificación de este subsistema, el cual se evidencia la falta de control y conocimiento por parte de los jefes de cada dependencia, en la auditoria interna de calidad al proceso de mejoramiento continuo se origino una conformidad relacionada con el tema, la cual se encuentra en ejecución su acción correctiva. 2. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los resultados en el ejercicio de la Autoevaluación, realizado en el tercer trimestre del año 2013, indican que a criterio de los funcionarios y contratistas del IDRD, el Sistema de Control Interno del Instituto presenta una calificación general promedio de 3,76 / 5,00 por lo que se ubica en el rango de desarrollo considerado Adecuado. Con relación a los puntajes anuales obtenidos en cada uno de los cinco años anteriores, se aprecia que en este año 2013 se mantiene la tendencia de mejora en cada vigencia que se denota desde el año 2011. El comportamiento histórico del puntaje de la Autoevaluación del Sistema en mención desde el año 2008, cuando se empezó a aplicar este instrumento, ha sido así: 2008 (3.69) - 2009 (3.65) - 2010 (3.50) - 2011 (3.52) - 2012 (3.61) y - 2013 (3.76), ubicándose en todos los casos dentro del rango de Adecuado. Las fortalezas del Sistema de Control Interno se mantienen percibidas especialmente dentro del campo del DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO, al considerar los funcionarios, que sus dependencias cuentan con planes y programas adecuados para el cumplimiento de la Misión y que estos guardan coherencia con las necesidades de la ciudadanía y el Plan de Desarrollo vigente para Bogotá. Las debilidades en el sistema fueron percibidas especialmente en el componente
de COMUNICACIÓN PÚBLICA, dentro de su elemento de MEDIOS DE COMUNICACIÓN (3,20), debido particularmente a insuficiencias en la medición de la efectividad de los Medios de Comunicación a nivel externo, donde también resultó por debajo del promedio la nota sobre las mediciones de la efectividad de los Medios de Comunicación a nivel interno. Entre los Planes De Mejoramiento se observó debilidad denotada al haber sido calificada bajo el promedio general los PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL (3,42) por el puntaje moderado que obtuvo la coherencia entre este tipo de Planes de Mejoramiento Individual con respecto a las funciones que desarrollan los funcionarios en la Entidad. A fin de continuar trabajando en el mejoramiento continuo de la Entidad, es conveniente estructurar y desplegar directrices institucionales para promover activamente el incremento de la participación y del control social, fomentando la intervención de la ciudadanía en la concepción, ejecución, evaluación y control de la gestión, actualmente la Oficina de Control interno se encuentra realizando una auditoria en el tema. Se sugiere nuevamente que en el Comité de Calidad y Control Interno interiorice y le de relevancia al mapa de riesgos y a los indicadores de gestión, así como a nivel general del personal del Instituto. La integración y cumplimiento de la meta del plan de desarrollo Bogotá Humana la implementación en un ciento por ciento en las entidades del distrito de un Sistema Integrado de Gestión (SIG); el IDRD para fortalecer y cumplir la normatividad vigente debe implementar el Sistema Integrado de Gestión articulando los subsistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo, Gestión Documental y Archivo, Seguridad de la Información, Gestión Ambiental, Responsabilidad Social y Seguridad y Salud Ocupacional. Fortalecer las actividades que dan cumplimiento al Decreto Ley 019 de 2012 Ley Antitramites en los procesos que desarrolla el Instituto. Fortalecer ostensiblemente la capacidad institucional de Administración del Riesgo. Promover el desarrollo de este componente integralmente (Contexto
ALCA1.DIA MAYOR OEBOGOTÁO.C. CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE InlltlMo D1strt!:ll1de Recresci6n y o..pone Finalmente se recomienda a las dependencias el cumplimiento de las metas programadas y/o su revisión, reformulación o reprogramación de aquellas metas que no se han ejecutado al 100%. (cuando aplique). ~~J1~jlé ARiA LUCV; SOTO CARO. EFE OFICI A DE CONTROL INTERNO Proyectó: Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado, Oficina de Control Interno. Calle 63 No. 59A - 06 Tel: 660 54 00 www.idrd.gov.co In/o.: Línea 195 BOGOTÁ HU~ANA