SIIGO Windows Versión 4.2 MODULO DE DISTRIBUCION DE COSTOS
TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción... 2 2. Instalación... 4 3. Parámetros Generales... 6 a. Verificación del catalogo de productos... 6 b. Verificación de las cuentas contables... 6 c. Análisis de entradas a inventario... 7 d. Asignación del Factor de Absorción a los productos... 7 4. Proceso de Distribución de los costos mensuales... 8 a. Cálculos costos a distribuir... 8 b. Informes posteriores... 10 i. Informe de valores unitarios absorbidos... 11 ii. Informe de totales por referencia... 11 iii. Informe de totales por cuenta... 12 iv. Resumen de valores aplicados por unidad... 12 c. Contabilizacion en el Comprobante de distribución... 12 5. Proceso de Distribución de costos con Modulo de Producción... 16 a. Contabilización de minutas... 16 b. Proceso de distribución de costos... 17 6. Taller de Distribución de costos... 23 1
1. Introducción La contabilidad tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación de la compañía (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo inciden sobre estos objetivos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja en el Balance y el de los vendidos en el Estado de Resultados. El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar específico. El costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros de costo para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial. Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los siguientes: Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización. Facilitar la toma de decisiones. Permitir la valuación de inventarios. Controlar la eficiencia de las operaciones. Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa. La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos indirectos de fabrica, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación. Sistemas de costos Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades. Una de estos procedimientos es el que se sigue Según el tratamiento de los costos fijos: Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. La característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y los que no lo son. Costeo variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables. Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la 2
fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción. La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se produjeran los artículos. También existe según la forma de concentración de los costos: Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes. Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque los artículos son bastante uniformes entre sí. Adicionalmente según el método de costeo: Costeo histórico o resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en costos por procesos. Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas: Costeo estimado o presupuesto: sólo se aplica cuando se trabaja por órdenes. Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo básico es la fijación de precios de venta. Costeo estándar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los costos estándares pueden tener base científica (si se pretende medir la eficiencia operativa) o empírica (si su objetivo es la fijación de precios de venta). En ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias y pérdidas. El modulo de distribución de costos permite que los costos incurridos en el periodo puedan distribuirse a los productos mediante el sistema de costeo por absorción y teniendo en cuenta el manejo de ordenes de producción. 3
2. Instalación El proceso de instalación del modulo de distribución de Costos se realiza mediante el archivo insesp.exe el cual se encuentra ubicado en el directorio c:\archivos de programa\informatica y Gestión S.A.\Siigo Windows. Al ejecutar este archivo de inmediato aparece la siguiente ventana en la cual se escoge la empresa en la cual se realizara la instalación y se marca la opción de Distribución de Costos. Posteriormente se indica al sistema la fecha desde la cual se inicia el manejo del modulo dentro del programa y si se requiere se marca la opción de Asocia productos a 4
un centro de costo. Esta opción permite que al momento de distribuir el costo del producto este sea asignado al centro de costo del respectivo producto. Se debe tener en cuenta que a la hora de distribuir los costos con esta poción las cuentas contables relacionadas deben tener marcado que utilizan centro de costos. Después de esto se debe ingresar nuevamente al programa para que el sistema regenere el menú y la nueva opcion aparezca como otro modulo de programa. 5
3. Parámetros Generales Para realizar el montaje y puesta en marcha del modulo de distribución de costos se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Verificación del catalogo de productos Es necesario repasar la apertura de productos por la ruta Inventarios catalogo apertura de productos y allí verificar la unidad de medida y los factores de conversión. Se debe tener en cuenta que en la unidad de medida establecida en el catalogo de productos se realizara la distribución de costos. Adicionalmente se analizan los centros de costos que se manejan para realizar su asociación a cada producto que debe absorber costos. b. Verificación de las cuentas contables Se debe repasar las cuentas contables de los grupos 71,72,73 y 74 para su manejo efectivo con los centros de costos asignados, esto se hace por la ruta contabilidad administración de cuentas contables apertura. Asi mismo para cada uno de estos grupos contables se debe crear una cuenta llamada de aplicación en la cual se realizara la distribución de costos. Las cuentas se deben crear de la siguiente manera: 719801 Cuenta de aplicación de materia prima 729801 Cuenta de aplicación de mano de obra directa 739801 Cuenta de aplicación de costos indirectos de fabricación 749801 Cuenta de aplicación de contratos de servicios 6
c. Análisis de entradas a inventario Se deben tener un solo documento utilizado como entradas de inventario para un manejo uniforme de estas entradas. d. Asignación del Factor de Absorción a los productos Por la ruta distribución de costos distribución de productos por centros de costo se asignara a cada producto el factor de absorción correspondiente y el centro de costo y subcentro de costo si es el caso donde se realizara la asignación de este costo. El factor de absorción es una calificación que se le da al producto o subproductos de acuerdo al grado de importancia que tenga para la empresa de acuerdo al nivel de ventas, utilidad, rentabilidad o cantidad de costo incurrido para ser elaborado ya sea en las materias primas, los costos por actividades, los costos por mano de obra, o los costos por costos indirectos de fabricación. Se debe realizar la evaluacion tecnica teniendo en cuenta estos criterios y así establecer el factor de absorción que sera indicado en el programa Por ejemplo, la Empresa de Prueba S.A, empresa encargada de la elaboración de pinturas, el producto que posee mayor relevancia es la Pintura Nueva Generacion Beige pues es este el producto estrella de la empresa, la empresa trabaja en funcion de este producto pues es el que mas renta. A este producto se le quiere hacer mayor asignación de costos y se le da una calificación de 5. 7
En cambio el producto menos relevante en la empresa es la Pintura Exterior blanca, pues es un producto con una rotacion baja y con el cual la empresa trabaja per al que no le realizan mayor publicidad y por el que no se incurre en muchos costos. A este producto se le da la calificación de 1. Para entonces traducir esta información al programa por la ruta Distribución de costos distribución productos por centros de costo se debe diligenciar la siguiente información: Código: Digite el código del producto terminado, al cual se le realizara la distribución de costos, al seleccionarlo le presentara la referencia de fabrica si la tiene. Factor de Absorción: Digite el Factor que asumirá dicho producto, dentro del proceso de distribución de costos. Centro de costos: Digite el código del centro de costos del cual se desea tomar el costo, para ser aplicado en el producto terminado. Sub-centro de costos: Digige el código del sub-centro de costo del cual se desea tomar el costo para ser aplicado en el producto terminado. 4. Proceso de Distribución de los costos mensuales a. Cálculos costos a distribuir En esta opción se realiza el comparativo y calculo de los costos que serán distribuidos según los factores de absorción calculados para cada producto. 8
Al ingresar se indica el mes en el cual se realizara el proceso y el documento con el cual se realizaron las entradas del producto terminado al cual se distribuirá el costo para establecer el costo de los mismos. Una vez digitado el tipo de comprobante solicita el rango de cuentas, que servirán de base para cálculo de distribución de costos. 9
Se digita la primera cuenta hábil de cada grupo de costos, hasta la ultima cuenta hábil que tenga este grupo. Por ejemplo para el grupo 72 se escoge desde la cuenta 7205050000 hasta la cuenta 7298050000 Antes de ejecutar esta opción se debe verificar que todos los costos de producción hayan sido causados (provisiones, amortizaciones, depreciaciones, parafiscales) El programa toma todo el movimiento de este mes para ese grupo contable y realiza los cálculos correspondientes para cada producto La distribución de costos la realiza por cada grupo de costos que se desee distribuir: mano de obra directa, costos indirectos y contrato de servicios Se si desea distribuir el costo de cada uno de estos grupos contables se debe correr el proceso tantas veces como se requiera. Sin embargo se debe tener en cuenta que cada proceso es independiente y no se puede realizar el calculo de un nuevo grupo contable sin realizar la contabilización de la distribución de costos del grupo contable anterior (punto d). b. Informes posteriores El programa genera una serie de informes que permiten analizar los valores distribuidos a los productos elaborados en el respectivo mes. Es conveniente listarlos antes de correr el calculo del siguiente grupo de costos, para así tener control de los costos que se distribuirán en cada producto, ya que de lo contrario los informes no se podrán generar. 10
i. Informe de valores unitarios absorbidos Refleja el total del costo absorbido por cada producto producido y muestra el valor unitario de absorción de acuerdo a las unidades elaboradas por el factor de absorcion. ii. Informe de totales por referencia Relaciona los productos elaborados en el mes con su respectiva cantidad. 11
iii. Informe de totales por cuenta Refleja los valores a distribuir por cada cuenta del grupo contable seleccionado iv. Resumen de valores aplicados por unidad Muestra en detalle las cantidades producidas, el factor de absorción de cada producto, el indice para prorrateo, el % de absorción y el valor distribuido o absorbido para cada producto. Es el informe mas completo y el que permite entender con mayor claridad los costos distribuidos. c. Contabilizacion en el Comprobante de distribución Este es el último paso en el proceso de distribución de costos en el cual se contabiliza la distribución de costos respectiva. 12
Ingresando con fecha del ultimo día del mes respectivo se ingresa por la ruta distribución de costos comprobante de distribución el sistema permite escoger el documento respectivo para realizar la distribución de costos, ya sea en un documento de entrada E, en una nota contable L o en una orden de producción O según la conveniencia. El sistema solicita se diligencien los siguientes datos: 13
NIT: Cuenta de aplicación: Centro de Costos: Se debe indicar el NIT de la empresa con el cual quedara contabilizada la distribución de costos Se indica la cuenta creada para realizar allí la distribución de costos del respectivo grupo contable. Se indica el centro de costo con el cual se realizara la contabilización respectiva SubCentro de Costos: Se indica el Subcentro de costo con el cual se realizara la contabilización respectiva Posteriormente el programa realiza la contabilización respectiva registrando una entrada al inventario como un mayor valor del mismo contra una salida de la cuenta de distribución. 14
Revisando como tal el movimiento y saldo del grupo contable se puede verificar que el grupo queda con saldo cero para el respectivo mes. 15
5. Proceso de Distribución de costos con Modulo de Producción El modulo de producción de SIIGO es aquel que permite el control del proceso productivo de la empresa manufacturera. En este sistema también se requiere realizar la distribución de costos de mano de obra directa, costos indirectos de fabricación y contratos de servicios proporcionalmente a los productos terminados o a todos los productos que en el periodo se inicio la creación. Los pasos para realizar esta distribución de costos en el modulo de producción es la siguiente: a. Contabilización de minutas Se debe verificar que todas las minutas elaboradas en el periodo a distribuir se encuentren contabilizadas. La contabilización de estas minutas se realiza en la ruta Producción minutas - contabilización. 16
b. Proceso de distribución de costos Por la ruta producción - minutas distribución de costos se realiza el respectivo proceso de distribución de costos para el modulo de producción en donde se incluye la siguiente información: i. Tipo de ordenes: Es posible realizar el procedimiento para las órdenes en proceso, las ordenes terminadas, o todas las ordenes. 17
Las órdenes en proceso son aquellas ordenes que ya tienen acumulados costos por materia prima o actividades y aquellas que estén en cierre parcial. Las órdenes terminadas son las que ya se han finalizado y tienen cierre definitivo. ii. Distribuye costos por: Se refiere a cual será la base para calcular la participación de la orden dentro del proceso productivo. 18
Al escoger Costo presupuestado de Producción, el sistema toma todos los valores que corresponden al presupuesto de la orden de producción. Después de escoger esta opción el sistema solicita se confirme la distribución de costos en todas las ordenes o únicamente las abiertas en el mes. Al escoger únicamente las abiertas en el mes no asignara costos a aquellas órdenes de producción creadas meses atrás y que tuvieron movimiento en este mes. Si en cambio se escogen todas las órdenes toma las ordenes que están activas en el año de proceso, sin importar la fecha de apertura. En el caso de Costo Real de Producción corresponde a la sumatoria de los costos de materia prima y actividades. Después de seleccionar Costo Real de Producción el sistema solicita sea confirmado que valores desea incluir: el costo de la materia prima y/o el costo de las actividades 19
Se tiene varios combos para escoger las actividades a incluir en la distribución de costos: Rango de cuentas: Tomará solo las actividades que estén asociadas al rango de cuentas que se va a distribuir Todas las actividades: Toma todas las actividades sin importar a que cuenta estén asociadas. No toma actividades: No incluye las actividades para calcular la participación de orden, en este caso solo se toma el costo de la materia prima. iii. Actividad Se indica la actividad principal a distribuir iv. Cuenta desde, cuenta hasta Se selecciona las cuentas contables a las que se les realizara la distribución de costos. v. Saldo o Movimiento Al escoger la opción de saldo el sistema tiene en cuenta las unidades que tenia inicialmente la orden de producción. Si se escoge la opción de movimiento tiene en cuenta las unidades procesadas en el periodo a distribuir vi. Tipo de comprobante Se selecciona el documento en el cual se han cargado las actividades en el modulo de producción. Este documento es la minuta. 20
vii. Operador Se indica al sistema el operador sobre el cual se cargaron las actividades a distribuir. Posteriormente a esto se incluye el nit con el que quedara contabilizada a distribución de costos, la bodega y el centro de costos. 21
El sistema solicita el documento en el cual se realizara la contabilización de la distribución de costos. Después de ello es posible consultar el documento en contabilidad y verificar la distribución 22
6. Taller de Distribución de costos La Empresa de Prueba, la cual elabora pinturas para exteriores e interiores, posee el siguiente movimiento en el mes de Febrero de 2005 el cual debe ser contabilizado: 1.- Contabilizar la Nomina Planta 28 de Febrero por la ruta Documentos Notas Documentos L 720505 Sueldos 25369000 720527 Auxilio de transporte 1236550 720515 Horas extras 5368711 720530 Provisión de cesantía 15360000 720536 Provisión de Prima 7360000 720539 Provisión de vacaciones 6938000 720569 Aportes de salud 863000 720570 Aportes de pensión 1360000 720572 Aportes caja de compensación 1693800 2.- Contabilizar los Costos indirectos de fabrica 25 de Febrero por la ruta Documentos Notas Documentos L 730505 Arrendamiento de planta 36000000 730510 Amortización de seguro 5260000 730515 Aseo y vigilancia 12000000 730520 Servicios públicos 13650000 3.- Contabilizar los Contratos de servicios 25 de Febrero por la ruta Documentos Notas Documentos L 740505 Limpieza de canecas 18 g 3650000 740510 Proceso de colado 12000000 4.- La compañía genera las siguientes Ordenes de Producción. Generarlas pro la ruta Documentos Notas - Ensamble Febrero 10 00200010000001 Pintura Nueva Generación Beige 50 cuñetes Febrero 15 00200010000002 Pintura Nueva Generación Coral 30 cuñetes Febrero 20 23
00200020000001 Pintura Exterior Beige 600 galones 5.- Después de un estudio de rentabilidad de producto se determina modificar los factores de absorción, la cual se debe modificar por la ruta Distribución de costos Distribución de productos por centro de costo: 00200010000001 Pintura Nueva Generación Beige 6 00200010000002 Pintura Nueva Generación Coral 8 00200020000001 Pintura Exterior Blanca 4 00200020000002 Pintura Exterior Beige 5 6.- Crear las cuentas contables de aplicación de los costos a distribuir por la ruta Contabilidad Administracion cuentas contables - apertura 7298050000 Cuenta de aplicación Mano de Obra directa Si tercero Si centro de costo 7398050000 Cuenta de aplicación Costos Indirectos de Fabrica Si tercero Si centro de costo 7498050000 Cuenta de aplicación Contrato de Servicios Si tercero Si centro de costo 7.- Crear por la ruta contabilidad definición de documentos el documento L-010 con el cual se realizara la contabilización de la distribución de costos 8.- Distribuir los costos para el grupo contable 72 por la ruta Distribución de costos Cálculos de costos a distribuir y realizar la respectiva contabilización del mes de Febrero. 9.- Verificar la contabilización respectiva por la ruta contabilidad generación de comprobantes comprobante general. 10.- Realizar la distribución y contabilización respectiva para los grupos contables 73 y 74. 24
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