Autorización Este documento entra en vigor a partir del, a través de la autorización por parte del Lic. Jorge Cruz Medrano, Coordinador de Administración del ISSEMYM, este documento consta de 9 páginas, en su 3ª versión. Lic. Jorge Cruz Medrano Autorizó 1. Definiciones Depuración Selección documental preliminar Selección documental final Selección, separación y cuantificación de documentos que por su trámite, han cumplido su gestión administrativa y no son de utilidad, para la Unidad generadora y/o poseedora. Técnica que permite identificar y separar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia al Archivo de Concentración. Técnica que permite identificar y separar, dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su información de aquellos que deben eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional. 2. Propósito Proporcionar a las unidades médico-administrativas del Instituto, la metodología que les permite lograr una correcta y oportuna transferencia del acervo documental de trámite concluido al Archivo Central, coadyuvando con ello, tanto a la conservación de la memoria documental y/o destrucción de los documentos irrelevantes. 3. Alcance Evitar la saturación documental en las diferentes Unidades Médico - Administrativas del Instituto, mediante la depuración de aquellos documentos, que de acuerdo a los dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de documentos, son susceptibles de ser eliminados. Página 1 de 8
4. Referencias Código Nombre Manual de Organización del Departamento de Documentación. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del GEM. Catálogos de Disposición Documental, Tomo I, junio-1993; II enero 1995; III agosto 1996; IV octubre 1999. Expedidos por la Dirección General de Organización y Documentación del GEM. Manual de Normas y Políticas para la Transferencia y Acervos Documentales de Trámite Concluido septiembre 1996. Gaceta del Gobierno, Dictamen 1618. 5. Formatos Código FO CADM DDOC 02 01 FO CADM DDOC 02 02 FO CADM DDOC 02 Nombre Acta de Asistencia Técnica. Bitácora de Depuración para Archivos de Trámite Concluido. Relación de Tipos Documentales Seleccionados para Eliminación. 6. Registros Código RC CADM DDOC 02 01 RC CADM DDOC 02 02 RC CADM DDOC 02 RC CADM DDOC 02 04 Nombre Avance Acumulado de Metas. Asesorías Otorgadas en Materia Documental. Recepción de Documentos para Eliminación. Control de Acuerdos de Autorización de Eliminación de Documentos. Página 2 de 8
7. Requisitos de Entrada al Procedimiento Asesorías en Materia Documental: Solicitud mediante oficio y/o memorándum o vía telefónica. Recepción de Documentos para Eliminación: Solicitud mediante oficio y/o memorándum en el que se anexe formato, bitácora de depuración, para archivos de trámite concluido debidamente requisitado. 8. Tiempo de Respuesta del Trámite y/o Servicio De acuerdo a Agenda son 8 días hábiles siguientes a partir de la fecha de solicitud en el caso de asesoría, para recepción de documentos para eliminación se consideran 10 días hábiles, es importante mencionar que este trámite esta sujeto a la capacidad de concentración del área física. En la transferencia de la documentación deberá solicitarse el servicio de transporte al departamento de servicios. 9. Infraestructura y Capital Humano 1 Jefe de departamento. 1 Coordinador. 1 Analista. 1 Jefe de sección. 1 Secretaria. 4 Documentalistas. 1 Computadora. 1 Impresora láser. 1 Sección de la nave A del archivo de concentración. Es importante mencionar que la Secretaria, Coordinador y Analista realizan actividades de apoyo de las tres secciones del departamento, así también la computadora es para el apoyo de las mismas. 10. Producto y/o Servicio Que se proporcione con calidad y eficiencia según fecha establecida tanto la asesoría en materia documental, así como la revisión de la documentación a los archivos de gestión de trámite concluido. La recepción de documentación a transferir se recibirá en tiempo y forma. Página 3 de 8
11. Diagrama de Flujo Inicio 1 Recibir e identificar Documentos 2 Distribuir, clasificar, cuantificar y registrar Hoja de Trabajo 3 Dictaminar Catálogo 4 Requisitar, turnar, capturar y remitir Formato 5 Recibir, elaborar y esperar Oficio Formato 6 Página 4 de 8
6 Recibir respuesta, integrar y archivar Oficio 7 Enterar, acudir, revisar, levantar y determinar Acta Si 8 Procede? No 9 Corregir Acta 10 Obtener acuerdo 5 Acuerdo 11 Notificar, testificar, elaborar y solicitar Oficio 12 Obtener, eliminar, triturar y levantar Acta 13 Página 5 de 8
13 Recibir, depositar y archivar Cheque Acta Recibo 14 Elaborar, informar, actualizar y archivar Nota Informativa Fin Página 6 de 8
12. Contenido 12.1. El Jefe de la Sección de Depuración y asistencia técnica recibe de la sección de concentración el acervo documental que ya cumplió su término precaucional, así también recibe de las diferentes Unidades Médico - Administrativas los documentos que se encuentran dictaminados como destruibles y procede a la identificación de los diversos tipos documentales, de acuerdo a la vigencia estipulada de los catálogos de disposición documental. 12.2. El Jefe de la Sección de Depuración y Asistencia Técnica distribuye a los Documentalistas que realizan las tareas depurativas para su clasificación y cuantificación por periodo de vigencia de los documentos, registrando los datos en la hoja de trabajo interna para continuar el trámite de valoración documental. 12.3. El Jefe de la Sección de Depuración y Asistencia Técnica y/o Documentalista encargado de identificar normatividad, aplica dictamen a los diversos tipos documentales de acuerdo a los catálogos de disposición documental. 12.4. Una vez dictaminados los documentos, El Jefe de la Sección de Depuración y Asistencia Técnica requisita el formato de Relación de Tipos Documentales Seleccionados para Eliminación y turna al analista para su captura y posteriormente lo remite al jefe del departamento. 12.5. El recibe formato de relación de los diferentes tipos documentales seleccionados, debidamente requisitados y elabora oficio de solicitud a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, para revisión y levantamiento del Acuerdo de Autorización de Eliminación de Documentos, anexando formato de Relación de Tipos Documentales Seleccionados para Eliminación requisitado y espera respuesta. 12.6. El recibe mediante oficio respuesta de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, señalando día y hora para revisión, se integra al expediente y archiva. 12.7. El Jefe de la Sección de Depuración y Asistencia Técnica y/o Documentalistas adscritos a esta sección, se enteran de la hora y fecha establecida y conjuntamente con el representante de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, acuden a realizar la revisión física de los documentos, levantando acta de asistencia técnica dicha Comisión, determinando procede o no la eliminación de documentos. 12.8. Es procedente la eliminación? Página 7 de 8
12.9. Cuando no procede la eliminación, el Jefe de la Sección de Depuración y Asistencia Técnica corrige de acuerdo a las indicaciones asentadas en el acta de asistencia técnica emitida por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos y se conecta a la operación cinco. 12.10. Cuando si procede la eliminación, el Jefe del Departamento de documentación obtiene de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos el Acuerdo de Autorización de Eliminación correspondiente. 12.11. Una vez recibido el Acuerdo de Autorización de Eliminación de Documentos, el Jefe del Departamento de Documentación notifica por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos el día y la hora, en la que se llevará a cabo la eliminación de la documentación, con la finalidad de que la Comisión testifique el acto y proceda a elaborar el acta correspondiente, así como se solicita mediante escrito la presencia de representantes de las unidades de Contraloría Interna, Jurídica y Consultiva, para el evento correspondiente. 12.12. En fecha señalada y en coordinación con los representantes de la Unidad de Contraloría Interna, Unidad Jurídica y Consultiva, se lleva a cabo el trámite de venta de la documentación obsoleta, obteniendo por parte de la empresa compradora carta responsiva, mediante la cual se compromete a efectuar la eliminación de los documentos, bajo las más estrictas medidas de seguridad, a través del procedimiento de trituración, con el propósito de evitar su posible mal uso, levantando la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos el Acta de Testificación de Eliminación de Documentos. 12.13. El importe recibido, por el concepto de pago de la venta de la documentación obsoleta, es depositado a la cuenta de aprovechamientos diversos del ISSEMYM, obteniendo recibo de ingreso mismo que se archiva. 12.14. El elabora Nota Informativa, para firma del Subdirector de Adquisiciones y Servicios, mediante la cual se informa a la Coordinación de Administración, la conclusión del proceso de eliminación y se procede a la actualización del control interno sistematizado e integración del expediente para archivo. Termina procedimiento. Página 8 de 8