Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 1 De: 7 1.0 Objetivo Señalar las políticas y procedimientos de Válvulas de Precisión, S.A. relativas a los gastos de viaje: Como son gastos de transportación, hospedaje y alimentos para los empleados que viajan por asuntos de negocios de Válvulas de Precisión. La adherencia de esta política asegura que: El nivel apropiado de autorización se aplique previamente al viaje. Utilización de los medios más adecuados en cuanto a costo. Que el empleado reciba el anticipo para sus gastos oportunamente Registro oportuno del anticipo Comprobación oportuna de los gastos por parte del empleado Válvulas de Precisión espera de todo su personal su cooperación a fin de que cuando realicen viajes de negocios en su representación los gastos que se efectúen sean estrictamente necesarios. La Ley de ISR especifica que las personas a favor de las cuales se realicen las erogaciones por estos gastos deben tener relación de trabajo con la compañía o estar prestando servicios profesionales, es necesario que los gastos se paguen con tarjeta de crédito y/o debito y que todos los documentos reúnan los requisitos fiscales. 2.0 Alcance Este procedimiento aplica a todo el personal que presta sus servicios en VÁLVULAS DE PRECISIÓN, S.A. 3.0 Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad del Contabilidad y Finanzas actualizar y difundir el presente procedimiento. 3.2 Es responsabilidad de todo el personal de Válvulas de Precisión S.A., cumplir con el presente procedimiento en lo que le corresponda. 4.0 Definiciones N/A.
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 2 De: 7 5.0 Acciones y Métodos 5.1 Autorización 5.1.1 Los Gerentes de cada departamento tienen la responsabilidad de autorizar los viajes de trabajo y los anticipos de gastos que requiera el personal de sus áreas. 5.1.2 Los anticipos para gastos de viaje de los gerentes de departamentos serán autorizados por la Gerencia General. 5.1.3 Cuando se requiera un anticipo para cubrir gastos de viaje es necesario que se envíe la solicitud al departamento de Contabilidad y Finanzas con 12 horas de anticipación a través de un correo electrónico especificando brevemente el motivo del viaje, los gastos deberán pagarse con tarjeta de debito o crédito, no se aceptaran los gastos que no incluyan el voucher que coincida con el monto de la factura. 5.1.4 El personal que tiene asignada tarjera de crédito corporativa deberá cubrir sus gastos con la misma y anexar el voucher en la comprobación de los gastos. 5.2 Transportación y hospedaje 5.2.1 Es política de la compañía que cuando se realice un viaje en el que se requiera transportación aérea, hospedaje o renta de automóvil, el contacto directo con el proveedor de estos servicios sea a través del Asistente de la Gerencia General. 5.2.2 Es política de la compañía que los viajes de negocios nacionales o internacionales deberán ser en clase Turista a menos que se obtenga por escrito autorización del Gerente General, sin esta autorización el gasto adicional será pagado por el empleado, por regla general la compañía no pagara los gastos del consorte que acompañe a un empleado, a menos de que se trate de viaje de negocios donde el acompañante también este representando a Válvulas de Precisión y exista la aprobación de funcionario competente al respecto. 5.2.3 Si se hacen escales por razones personales, el gasto adicional será pagado por el empleado 5.3 Utilización y/o arrendamiento del automóvil 5.3.1 Las personas que tengan asignado automóvil de la compañía deberán utilizarlo en los viajes de trabajo que realicen. 5.3.2 Cuando el empleado utilice automóvil propio en el viaje se le pagará la gasolina y casetas.
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 3 De: 7 5.3.3 La renta de automóviles en viajes de trabajo debe ser de autos compactos, y debe comprarse el seguro que ofrecen, es requisito que el gasto no exceda de $850 diarios, erogándose en el país o en el extranjero y se acompañen de la factura de hospedaje o transporte (Ley del ISR), es necesario que el pago se realice con tarjeta de crédito o debito. 5.4 Gastos para la alimentación 5.4.1 Los de gastos de viaje destinados a la alimentación no deben exceder de $800 diarios por persona (los tres alimentos), cuando los mismos se realicen en el país y $110 dólares americanos cuando se eroguen en el extranjero, se debe acompañar los mismos a la factura del hospedaje y transportación, es necesario que estos gastos se paguen con tarjera de crédito o debito, de la persona que realice el viaje (Ley de ISR) y anexar los vouchers a los gastos. 5.5 Seminarios y convenciones 5.5.1 El personal que asista a seminarios, cursos o convenciones en el país o en el extranjero debe solicitar la factura con el concepto correspondiente, requisito para que dicho gasto sea deducible para efectos del ISR. 5.6 Atención a clientes 5.6.1 Cuando en un viaje de negocios se invite a comer a un cliente o a otra persona relacionada con el negocio, al reverso de la factura deberán registrarse los nombres de las personas y la compañía a la que representan. 5.7 Comprobación de gastos 5.7.1 El personal que tenga asignada tarjeta de crédito corporativa la utilizara para pagar los gastos viaje que realice por cuenta de la compañía, al estado de cuenta deberá anexar el reporte de gastos, los comprobantes y vauchers y lo entregaran al encargado de cuentas por pagar el ultimo día hábil de cada mes. 5.7.2 Las personas que solicitaron anticipos para viaje, anexaran al reporte de gastos las facturas y los vauchers.
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 4 De: 7 5.7.3 Los reportes de gastos deben entregarse en cuentas por pagar 2 o 3 días antes del pago de la nómina, si tiene saldo a favor se le transferida el pago conjuntamente con su sueldo, si tiene saldo a cargo deberá anexar al reporte de gastos la ficha de depósito en la cuenta de Válvulas de Precisión en caso contrario se le descontara de su sueldo si el anticipo tiene más de quince días. 5.8 Requisitos fiscales de los comprobantes de gastos 5.8.1 No se aceptaran comprobantes de gastos con fecha de meses o años anteriores a la fecha del reporte, debido a que para efectos fiscales el IVA no se puede acreditar ni el gasto deducir. 5.8.2 Es responsabilidad del empleado obtener comprobantes con requisitos fiscales, por lo cual debe solicitar a Contabilidad y Finanzas una fotocopia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de Válvulas de Precisión, S.A. para entregarlo cuando le facturen y revisar que los datos en la factura coinciden con los del RFC. 5.8.3 Los pagos de gasolina deben realizarse con tarjeta de crédito y/o de debito del empleado y anexar en el reporte de gastos la factura y el voucher. 5.8.4 Se debe utilizar el formato Ref. CT441-01 Comprobación de Gastos de Viaje. 5.9 contable 5.9.1 Anticipo de gastos de viaje El encargado de cuentas por pagar recibirá a través de correo electrónico la solicitud del anticipo para gastos de viaje del solicitante al respecto revisar que se anexe el correo donde el gerente del departamento autoriza el viaje. Autorizado la transferencia en finanzas el encargado de cuentas por pagar la procesara para que posteriormente se revise en el sistema electrónico de pagos y se envíe para su aplicación. 5.9.2 Registro de la Diferencia 120- Deudores diversos XXXX Sub-cuenta (Nombre trabajador) 101- Bancos XXXX
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 5 De: 7 5.9.3 Reporte de Gastos El encargado de cuentas por pagar recibirá del empleado el Reporte de Gastos autorizado por el gerente de su departamento y procederá a la revisión del mismo consistente en : 1. Revisar que todos los documentos reúnan los requisitos fiscales, en viajes nacionales como son: A nombre de Válvulas de Precisión, S.A., que el RFC, Domicilio, estén correctos, que el IVA este desglosado, que la factura del proveedor incluya la cédula de identificación fiscal, que estén anexas todos los vauchers. 2. Revisara la correcta clasificación de los gastos y las sumas 3. Si el reporte refleja saldo del empleado procesara la transferencia correspondiente 4. Si el reporte refleja saldo a cargo del empleado, revisara que incluya la ficha de depósito en el banco de VPM. El encargado de cuentas por cobrar después de revisar el reporte de gastos procederá al registro contable de los mismos. 503 Gastos XXXX 54-2 Hospedaje y viáticos 120 Deudores diverso Nombre del empleado (Aplicación del anticipo) XXXX 6.0 Referencias N/A.
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 6 De: 7 7.0 Registros y Conservación Registro Responsable Tiempo de retención CT441-01 Contabilidad y Finanzas 1 año 8.0 Aprobaciones ACTIVIDAD CARGO FIRMA ELABORÓ: Contabilidad y Finanzas Recursos Humanos REVISÓ: APROBÓ: Logística Sistema de Gestión Integral Compras Servicio al Cliente Nacional Servicio al Cliente Internacional Mantenimiento Planta / Producción Tecnología de la Información Almacén Ventas Servicio Técnico Control de Calidad Gerente General
Fecha de emisión: 04/11/11 Revisión.: 0 Fecha de Revisión: N/A Pagina: 7 De: 7 9.0 Control de revisiones TABLA DE REVISIONES REV. No. FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO SUBSTITUYE A: 0 04/11/11 Emisión N/A