1. OBJETO Dar cumplimiento a las competencias legales asignadas a la Cámara de Comercio en cuanto a promover la capacitación y actualización a empresarios, comerciantes y comunidad en general en temas tributarios, económicos, jurídicos, servicio al cliente y otros de interés regional a través de seminarios - talleres, conferencias y diplomados, para contribuir al crecimiento personal y que fortalezcan el desarrollo del Departamento del Caquetá. 2. ALCANCE Este Proceso es aplicable a los Empresarios y Comunidad en general del departamento del Caquetá. 3. CONDICIONES GENERALES De acuerdo con su naturaleza y disposiciones legales la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá, ha dispuesto dos esquemas de capacitación: 1). Las que se realizan de manera gratuita en diferentes temas de acuerdo con las solicitudes y necesidades de capacitación que tengan los comerciantes, las cuales se ejecutan a través de recursos públicos coordinadamente entre el Proceso de Registros y Promoción y Desarrollo; y 2). Las que se realizan con el fin de generar ingresos privados las cuales se ejecutan con recursos privados a través del Proceso de Promoción y Desarrollo. 4. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad del Director de Promoción y Desarrollo, el asistente y Coordinador (a) del CAE realizar actividades de capacitación y actualización en el campo administrativo,
organizacional y económico que contribuyan en beneficio de los empresarios, comunidad en general y de la Cámara de Comercio. 5. 5.1 El plan de capacitación se elabora de acuerdo con las necesidades del mercado, los cambios en la normatividad y las solicitudes de comerciantes, y encuestas o propuestas al respecto, previa disponibilidad presupuestal pública o privada contenida en el plan anual de trabajo. La dirección de Promoción y Desarrollo y el Coordinador del CAE elaborarán el plan de capacitaciones trimestralmente (PD-R-). Verificar y aplicar instructivo para realizar capacitaciones. 5.2 Si existen propuestas de conferencistas, se evalúan y se selecciona la más conveniente; si no existen propuestas, se solicitan a conferencistas de reconocida idoneidad; de la región o del interior del país. 5.3 Una vez seleccionada la propuesta, se contacta a la Firma Proponente para confirmar la fecha de realización del evento, costo, lugar y demás aspectos de la capacitación. Posteriormente se procede al diligenciar la Ficha Técnica Presupuestal (PD-R-08) para determinar la información financiera del evento. Responsable: Director del proceso. Aprueba o rechaza: Presidente ejecutivo Una vez aprobada la propuesta se procede a realizar la lista de chequeo para la realización de capacitaciones. (PD-R-06). Y seguidamente se
5.4 realizaran los trámites para la contratación de la firma proponente o conferencista seleccionado. 5.5 Acto seguido se diseña la estrategia publicitaria: (Aviso en prensa, volantes, plegable u oficio de invitación, publicación del evento en la página Web, entre otros), donde se indica el tema de la capacitación, costo, fecha, lugar y jornada. 5.6 5.7 Según el tema, previa identificación del mercado objetivo se procede a la convocatoria; esta actividad se hace mediante el uso de la estrategia publicitaria definida, llamadas telefónicas, correos, reuniones, publicación en la cartelera de la Cámara, etc. y se procede a realizar la inscripción de los participantes interesados (PD-R-05). Los eventos que no reúnan el mínimo de participantes o el punto de equilibrio planeado presupuestalmente podrán realizarse o cancelarse con la aprobación del presidente ejecutivo. 5.8 Cuando la capacitación tiene algún costo para los participantes, éstos deben inscribirse con el Asistente de Promoción y posteriormente efectuar el respectivo pago en las cajas de la Cámara de Comercio o en el Banco asignado para dicho recaudo y presentar a la Cámara la copia del pago efectuado. Para el caso de empresas que envíen participantes y requieran de factura para tramitar el pago, deberán solicitar mediante oficio la inscripción de los participantes. 5.9 Posterior a la inscripción se inicia el proceso de facturación, para el recaudo del dinero a las empresas solicitantes.
Nota: Solo se autorizará crédito personal para el caso de capacitaciones (seminarios o diplomados) que tengan costos superiores a $500.000 y solo se entregarán certificados o diplomas a los participantes que estén a paz y salvo en los respectivos pagos. Para la garantía del crédito se exige la firma de un pagaré, acuerdo de pago o letra de cambio. En caso de mora en el pago se tramitará cobro jurídico. 5.10 Una vez finalizada la actividad de inscripción se disponen los recursos necesarios para la realización del evento de capacitación (Salón, ayudas audiovisuales, sonido, refrigerios, aseo, etc). Lo cual es responsabilidad del Asistente de Promoción y Desarrollo coordinado con la funcionarias de servicios generales. 5. Tan pronto lleguen los asistentes al evento deben ser registrados por el (la) Asistente de Promoción y Desarrollo mediante el control de asistencia (PD-R- 02); una vez instalado el personal en el auditorio el presidente ejecutivo o director de promoción y desarrollo realizaran la apertura del evento y presentación del conferencista a los asistentes. Acto seguido se informara sobre las medidas de evacuación del recinto en casos de emergencias y posteriormente se da inicio a la Capacitación. Al final del evento se aplica la encuesta de satisfacción (PD-R-03) y una vez el conferencista haya concluido la agenda académica prevista, se procede a entregar a los asistentes los certificados y memorias del evento, cuando así se haya estipulado. 5.12 Cuando se trate de eventos y capacitaciones en alianza con otras entidades se procederá a realizar la correspondiente minuta del convenio, la cual debe ser solicitada a la Oficina Jurídica por la Dirección de Promoción y
Desarrollo, con las respectivas formalidades de acuerdo al manual de contratación. Una vez perfeccionado el convenio, se entregará una copia a la Contadora para su conocimiento y fines pertinentes (apertura de código en SIREP para ingreso de recursos, pagos de gastos del evento, deducción de impuestos y sistema de facturación). Esto deberá realizarse como mínimo dentro de los tres días anticipados al evento. El portafolio del proceso de capacitaciones está constituido por los siguientes tres productos: 5.13 Conferencias: Se definen como capacitaciones de 1 a 4 horas donde se fortalecerán los conocimientos acerca de un tema específico orientado por un especialista en el tema con gran experiencia y reconocida hoja de vida. Seminarios y/o Talleres: Se describen como capacitaciones teórico prácticas de 8 a 16 horas de aplicación práctica en la vida laboral o personal de los participantes. Orientadas pro especialistas de gran experiencia en los temas y reconocidas hojas de vida; generalmente se entregan certificado a los participantes con mínimo el 80% de asistencia. Diplomados: Se identifican como proceso de capacitación avanzado que tienen como propósito la profundización y/o actualización de conocimientos teórico práctico en diferentes áreas profesionales. Se estructura en unidades
de enseñanza- aprendizaje a través de módulos organizados sobre un tema determinado con intensidad mínima de 120 horas para garantizar la adquisición y suficiencia en conocimientos. Se entrega certificado a los participantes que 5.14 En caso que se presenten no conformes se deben registrar en módulo PNC del software ITS GESTION tal como lo establece el Procedimiento Control de Producto no Conforme. 5.15 FIN