Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de Tabla de Contenido Tabla de Contenido... 1 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. INSTRUCCIONES... 2 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 16 6. CONTROL DE CAMBIOS... 16 7. APROBACION... 17 8. ANEXOS... 17 Anexo1: Manual Solicitudes... 17 Dirección de Planeación y Evaluación 1
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 1. OBJETIVO Describir las actividades realizadas en el registro de las donaciones en el sistema. 2. ALCANCE En el instructivo se describen las actividades desde que ingresa el dinero al banco hasta que se genera la plantilla para Tesorería. 3. INSTRUCCIONES A continuación se describen los pasos que se realizan en el proceso de ingreso de la donación en. DESCARGAR ARCHIVOS DEL BANCO 1. Ingresar al banco Sucursal Virtual Empresas - www.grupobancolombia.com 2. Hacer el Login Dirección de Planeación y Evaluación 2
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 3. Exportar los archivos Dirección de Planeación y Evaluación 3
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 4. Se selecciona la fecha de la consulta (el día anterior al de consulta; si es fin de semana incluir desde el viernes hasta el domingo o el lunes si es festivo) 5. Se guarda el archivo en el formato de texto LEGACY (FIL) 6. Una vez se ha descargado el archivo se abre desde una Hoja de Excel y se delimitan las columnas así: Dirección de Planeación y Evaluación 4
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de Columnas: 1 6 14 24 49 52 82 83 1 112 138 152-17 7. El resultado en la Hoja de Excel será un archivo así: a. Filtrar el archivo en la primera fila y elegir en la columna H los que contengan +. Estos registros corresponden a los ingresos; los demás datos se pueden eliminar ya que no se deben tener en cuenta. Dirección de Planeación y Evaluación 5
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de b. Añadir una columna para dividir entre 1 el valor que se encuentre en la columna I. El resultado de esta operación corresponde al valor de la donación que se debe registrar. c. Los diferentes tipos de registros que aparecen en el archivo son: Los pagos de código de barras, consignación o cheque: Aparecerán referenciados bajo los conceptos CONSIG LOCAL REFEREN EFECTIVO/ CONSIG LOCAL REFERENCIA CANJE/ CONSIG NAL REFERENCIA EFECTIVO. Traerá como referencia el número que la Universidad reporta en el código de barras o el número del documento de identidad de quien realiza la consignación. Las transferencias electrónicas: Aparecerán referenciados bajos los conceptos PAGO INTERBANC/ PAGO DE PROV. Se deberá indagar con el área de Recaudos si estas transacciones corresponden a pagos de facturas o a donaciones. Pago virtual PSE: Aparecerán referenciados bajo el concepto Pagos Virtual PSE. Tarjeta de Crédito: Aparecerán referenciados bajo los siguientes conceptos: Abono American Express Pos, Abono Venta Pos Redeban y Abono Venta Pos Visa. DESCARGAR ARCHIVOS PAGOS ONLINE 1. Ingresar a la página https://secure.pagosonline.net y realizar el login. 2. Seleccionar la pestaña de Transacciones e ingresar en Reporte de Transacciones Dirección de Planeación y Evaluación 6
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 3. Generar el archivo de consulta así: Fecha Inicio: 8 días previos a HOY Fecha fin: HOY Tipo de Salida: Excel Detalle Ítem: 4. Se introduce la información generada en la macro Macro Transdiarias en la hoja InfoDia y se ejecuta la macro1. Dirección de Planeación y Evaluación 7
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 5. El resultado de la macro1 se refleja en la hoja Tabla : Dirección de Planeación y Evaluación 8
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 6. Se revisa el archivo denominado GIFT PROCESSING 215 del mes que se está registrando para identificar: El último registro de donación efectuado con tarjeta de crédito El último pago registrado por PSE Una vez se tienen estos datos; se deben eliminar los registros que precedan la información identificada en el archivo Macro transdiarias / Hoja Tabla. A este archivo se le deben adicionar las consignaciones que se encuentren relacionadas en el archivo del banco y que correspondan a donaciones; así como las transferencias electrónicas y los pagos a proveedores. Cuando se tenga un ingreso que no ha podido ser identificado es necesario enviar a recaudos la información de este pago para saber si se trata de una donación e identificar a que Unidad corresponde o si se trata del pago de una factura. 7. Se genera el cruce entre la información bancaria y la de pagos online para confirmar que todo lo que se encuentre en el banco está plenamente identificado. Luego de esto la información de Macro Transdiarias se traslada al archivo GIFT PROCESSING 215 para llevar un control de las donaciones registradas. Dirección de Planeación y Evaluación 9
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de REGISTRAR LAS DONACIONES EN BANNER 1. Ingresar al link https://banner.uniandes.edu.co/ con el usuario y contraseña asignados. Dirección de Planeación y Evaluación 1
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 2. En la forma AGAGIFT se ingresan los pagos recibidos con la información consolidada entre el banco y el aplicativo de pagos online. Incluir el ID de Incluir # promesa, monto y fecha Incluir forma de pago Incluir # referencia Si la donación está asociada a un código de solicitud incluir los datos Si no existe promesa incluir monto donativo, campaña y designación 3. Una vez se han registrado todas las donaciones se ingresa a la forma AGACREV a. Revisar detalladamente las donaciones ingresadas; verificando contra el archivo GIFT PROCESSING 215 que los datos de fecha, forma de pago y monto se encuentren correctos. Fecha Monto Forma Pago Donante Dirección de Planeación y Evaluación 11
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de b. Cerrar la sesión en la pestaña Sesión Inactiva confirmando que el valor total corresponde al total de las donaciones registradas y reportadas por el Banco. Cambiar estado a FINALIZADO Colocar el valor total de las donaciones 4. En la forma AGPCASH se genera un reporte que se guarda en un archivo de texto como soporte de las donaciones registradas. Estos archivos por defecto los almacena 4 2 3 Escribir DATABASE 1 Fecha inicio y fin de registro de donación 2 1 en C:\temp Dirección de Planeación y Evaluación 12
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de Clic en Guardar 2 1 3 veces ENTER 5. En la forma ADPFEED se actualiza la información y se corre un proceso interno que permite alimentar la base de. 3 Escribir DATABASE Fecha inicio y fin de registro de donación 2 1 Dirección de Planeación y Evaluación 13
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 6. En la forma AWPCIER se genera el reporte dirigido a Tesorería, el cual después de realizar un proceso interno envía dos archivos en formato.csv Cierre Pagos y Cierre Maestros. 7. 3 2 1 4. DEFINICIONES Sucursal Virtual Empresas: Portal de Bancolombia que permite validar los depósitos realizados en la cuenta de donaciones Pagos Online: Portal de pagos que permite validar y conocer el detalle de los pagos realizados de forma virtual. : Sistema de registro y administración de información de estudiantes, donantes y donaciones ID : Es un código que asigna el sistema para identificar a las personas Categoría: Es una clasificación que se le otorga a una persona dependiendo de la relación con la Universidad. Forma de : corresponde a un comando identificado con letras mayúsculas que permiten acceder a las diferentes herramientas dentro del aplicativo; algunas de las más usadas son: Dirección de Planeación y Evaluación 14
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de Forma GUIALTI AGAGIFT AGAADJS APACONS Descripción Búsqueda de personas por ID/Nombre Ingreso de donación Realizar ajustes de donativos Categoría Personas AOAORGN Categoría Empresas AGACREV AGCGIFT AGAPLDG AGCPLDG AGAPINS AGPCASH ATVSOLC ADPFEED AWPCIER APAEHIS Cerrar sesiones de ingreso de donaciones Mirar donaciones Crear una promesa Consultar una promesa Ingresar datos de la promesa Reporte en TXT de control de donaciones Ver los códigos de solicitud creados/ Crear códigos de solicitud Alimentar Archivos de Excel - Cierres y Maestro Historia Laboral SOACOMP Búsqueda de Compañías APACONT ADPACCT APAADEG ADADESG APAIDEN Actividades realizadas con personas/empresas Revisar donaciones recibidas en un periodo de tiempo y por designación Información de grados y carreras Información de las designaciones Información personal y de contacto Prioridad: Corresponde a la destinación de la donación. Las opciones son: estudiantes, investigación, profesores o fondo anual. Campaña: La campaña en corresponde a la vigencia de la prioridad, de acuerdo a la fecha y destino de la donación; esta se asociará a una campaña. El listado de campañas se encuentra en la forma AFACAMP. Dirección de Planeación y Evaluación 15
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de Código de Solicitud: Corresponde a una sucesión de letras que representan un evento específico o una campaña. El listado de códigos de solicitud se puede consultar en la forma ATVSOLC 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual Solicitudes PRO-4-1-1-7 Registro de donación en Manual-Solicitudes -.docx 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 3/11/215 Publicación 31/3/216 Dirección de Planeación y Evaluación 16
Registro de donación en INS-4-1-1-4 FECHA PUBLICACIÓN 31/3/216 Gestión de 1 7. APROBACION ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA Stephanie Múnera María Fernanda Benítez Stephanie Múnera María Fernanda Benítez Stephanie Múnera María Fernanda Benítez Gestor Administrativo y Financiero Coordinador de donaciones Gestor Administrativo y Financiero Coordinador de donaciones Gestor Administrativo y Financiero Coordinador de donaciones 3/11/215 3/11/215 3/11/215 8. ANEXOS Anexo1: Manual Solicitudes Es un manual en el cual se describe el proceso para crear, modificar o eliminar códigos de solicitud, asociarlos con las campañas y vincular los comerciales responsables de la gestión de consecución de recursos. Dirección de Planeación y Evaluación 17