Página: 1 de 15 NOMBRE: Control de registro de asistencia para el pago de nómina. OBJETIVO: Verificar los registros de asistencia del personal docente y administrativo para el pago quincenal de nómina, mediante la validación del reporte del Sistema Integral de Personal. ALCANCE: Aplica al personal docente y administrativo del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec que labora, así como al personal responsable del control de registro de asistencia y de nómina. REFERENCIAS: Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.- Capítulo IV, VIII y IX; Gaceta del Gobierno, 03 de agosto de 1998. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal, Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Contrato colectivo de trabajo de la Asociación de Servidores Públicos Académicos del T.E.S.E Vigente. Condiciones Generales de Trabajo de los Servidores Públicos Administrativos del T.E.S.E. Vigente. Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado VII, Funciones y objetivo por unidad administrativa: Departamento de Personal. Gaceta del Gobierno, 31 de marzo de 2005. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Personal es la unidad administrativa responsable administrar y ejecutar el control de asistencia para el pago de nómina y de aplicar los descuentos por concepto de retardos y faltas por omisión de registros de asistencia, de acuerdo a la normatividad y lineamientos vigentes El Personal Encargado de Nómina deberá: Solicitar de manera económica el reporte de asistencia en el SIP para el pago de nómina, al Personal responsable del control de asistencia antes del término de cada periodo quincenal.
Página: 2 de 15 Realizar la captura de pagos y descuentos de nómina del periodo quincenal correspondiente. Gestionar el depósito del pago de nómina con la institución bancaria que corresponda. El Personal Responsable del Control de Asistencia deberá: Realizar la consulta del reporte de asistencia en el SIP (Sistema Integral de Personal) del periodo quincenal correspondiente. Revisar el formato Bitácora FO-TESE-DP-26, cuando en el reporte de asistencia del SIP existen faltas u omisiones de registros del personal, o estos no sean correctos. Realizar la conciliación correspondiente del registro de asistencia derivado de la revisión escrita en el punto anterior. Registrar la corrección del registro en el SIP cuando el formato Bitácora FO- TESE-DP-26 muestre el registro de asistencia del personal docente o administrativo. Revisar los reportes de incidencias, oficios de comisión, días económicos y/o licencias, cuando no existan registros de asistencia en el SIP ni en el formato Bitácora FO-TESE-DP-26. Realizar la conciliación del registro correspondiente, si existen incidencias, oficios de comisión, días económicos y/o licencias que justifiquen la ausencia o error de registro de asistencia del registro en cuestión. Registrar la corrección en el SIP del registro correspondiente, derivado de la revisión de los justificantes mencionados en el punto anterior. Requisitar el formato Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27 del periodo quincenal correspondiente. Generar el reporte de asistencia del SIP del periodo quincenal correspondiente. Turnar de manera económica el formato Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27 y el reporte de asistencia del SIP al Personal Encargado de Nomina. El Personal Docente y Administrativo deberá: Solicitar recibo de nómina del periodo quincenal correspondiente al personal del área de recepción.
Página: 3 de 15 Firmar acuse de recibo del recibo de nómina en la copia y entregarlo al personal del área de recepción. El Personal del Área de Recepción deberá: Entregar original y copia del recibo de nómina del periodo quincenal correspondiente al Personal Docente y/o Administrativo. Obtener firma en la copia del recibo de nómina y archivar en el expediente que corresponda. El Banco deberá: Realizar la liberación del pago de nómina de los empleados en la cuenta correspondiente. DEFINICIONES: SIP: Sistema Integral de Personal. Justificante inasistencia: de Omisión de entrada, omisión de salida, registro anticipado, olvido de credencial, permiso después de la hora (solo administrativos), días económicos, días por antigüedad, falta cada 4 meses, onomástico, tiempo por tiempo y licencias. INSUMOS: Requerimiento de registros de asistencia del personal docente y administrativo para realizar el pago de nómina. RESULTADOS: Pago de nómina de acuerdo al Reporte de asistencia del SIP. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Ingreso y alta de personal. POLÍTICAS: El Departamento de Personal deberá dar de alta en el SIP (http://siprh.tese.edu.mx) a los docentes o administrativos de nuevo ingreso y de acuerdo a su propuesta de contratación (horario).
Página: 4 de 15 El Departamento de Personal deberá entregar credencial de identificación como empleado del TESE al personal de nuevo ingreso, misma que servirá para realizar el registro de asistencia de forma electrónica. El personal del TESE deberá registrar en puño y letra su registro en el formato Bitácora de control de asistencia FO-TESE-DP-26. Los Jefes de División deberán especificar en la propuesta de contratación, los horarios del personal docente y de nuevo ingreso, así como la condición del tiempo asignado (horas complementarias, horas de asesoría, horas frente a grupo), etc., esta será el único documento con el cual se valide el registro de asistencia del personal docente y deberá ser el mismo que el registrado en el SIP. Para la justificación de inasistencias, tanto el personal docente como el administrativo deberán realizarlo en el sistema informático SIP (http://siprh.tese.edu.mx), en un plazo no mayor a 3 días hábiles posteriores a la fecha de justificación. Para el goce de días por antigüedad, solo podrán autorizarse cuando el Departamento de Personal haya informado al área correspondiente mediante oficio, el cual tendrá vigencia de un año para el disfrute de dicha prestación. Las justificaciones de inasistencias exentas de afectar el premio de puntualidad son: el onomástico, comisión, tiempo por tiempo (cuando exista un oficio de comisión previo), constancia de permanencia del personal administrativo (una cada seis meses) y días por años de servicio. El Jefe del Departamento de Personal, podrá autorizar cualquier aclaración de descuento de nómina por faltas, fuera de los periodos determinados, solo cuando lo considere pertinente. Solo se realizarán aclaraciones de descuento por nómina en un plazo no mayor a un mes nominal, sin considerar el mes corriente. La documentación que justifique alguna inasistencia, como: constancia de permanencia, incapacidad, comisiones y licencia deberán ser entregados al Departamento de Personal del TESE junto con la documentación correspondiente. El Personal Docente y Administrativo será responsable de verificar periódicamente sus registros de asistencia en el SIP. El encargado de nómina realizará las tareas de pago de nómina de los diversos conceptos ajenos a este procedimiento conforme a las actividades que el Departamento de Personal determine.
Página: 5 de 15 Cuando el personal docente o administrativo observe diferencia del pago quincenal recibido, deberá acudir al Departamento de Personal para que el encargado de control de Asistencia realice la conciliación correspondiente y en caso de proceder se registrará en el formato Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27 y será turnada al Personal Encargado de Nomina para su ajuste en el siguiente periodo quincenal. Todas las situaciones no consideradas en el presente procedimiento deberán de gestionarse en el Departamento de Personal.
Página: 6 de 15 11. DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1 Personal Encargado de Nomina 2 Personal responsable del control de asistencia 3 Personal responsable del control de asistencia 4 Personal responsable del control de asistencia 5 Personal responsable del control de asistencia 6 Personal responsable del control de asistencia Antes del término del periodo quincenal, solicita de manera económica el reporte de asistencia en el SIP del periodo correspondiente para el pago de nómina al Personal responsable del control de asistencia. Realiza la consulta del reporte de asistencia en el SIP (Sistema Integral de Personal) del periodo correspondiente; revisa y determina: existen faltas u omisiones en el reporte? Si en el reporte de asistencia no existen faltas u omisiones de registro del personal, genera el reporte de asistencia en el SIP. Turna de manera económica al Personal Encargado de Nomina. Se conecta con la actividad número nueve. Si en el reporte de asistencia existen faltas u omisiones de registros del personal o estos no son correctos, revisa el formato Bitácora FO-TESE-DP-26 y determina: Existen registros en Bitácora? Si existe registro en el formato Bitácora de asistencia FO-TESE-DP-26, realiza la conciliación correspondiente, así como la corrección del registro en el SIP y genera el reporte de asistencia del periodo quincenal correspondiente. Turna de manera económica al Personal Encargado de Nomina. Se conecta con la actividad número nueve. Si no existe registro en el formato Bitácora FO-TESE-DP-26, revisa los justificantes de inasistencia y determina: existen registros de justificación de inasistencia?
Página: 7 de 15 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 7 Personal responsable del control de asistencia 8 Personal responsable del control de asistencia 9 Personal Encargado de Nomina 10 Personal del área de Recepción 11 Personal Docente y Administrativo 12 Personal del área de Recepción 13 Personal Docente y Administrativo 14 Personal del área de Recepción Si existen registros que justifiquen la ausencia o error de registro de asistencia, realiza la corrección en el SIP y genera el reporte de asistencia del periodo quincenal correspondiente. Turna de manera económica al Personal Encargado de Nomina. Se conecta con la actividad número nueve. Si no existen justificantes de inasistencias que validen la ausencia o error de registro, genera el reporte de asistencia del SIP del periodo quincenal correspondiente. Turna de manera económica al Personal Encargado de Nómina. Recibe el reporte de asistencia del SIP del periodo para el pago de nómina, realiza la captura de pagos y descuentos del periodo, gestiona el depósito de la nómina con la institución bancaria, verifica la dispersión de la misma. Imprime recibos y turna al Personal del área de Recepción. Obtiene los recibos de nómina, queda en espera de que el Personal Docente y Administrativo pase a recogerlo. Reciben su pago de la quincena, acuden con el personal del área de recepción a solicitar su recibo de nómina. Atienden y entregan original y copia del recibo de nómina correspondiente al Personal Docente y Administrativo. Obtienen recibo de nómina, firman en la copia del mismo, archivan el original de recibo, entregan copia al personal del área de recepción y se retiran. Obtiene copia del recibo de nómina, integra en expediente y archiva. Fin del procedimiento.
Página: 8 de 15 12. Diagramación: CONTROL DE REGISTRO DE ASISTENCIA PARA EL PAGO DE NÓMINA ENCARGADO DE NÓMINA RESPONSABLE DEL CONTROL DE ASISTENCIA PERSONAL DEL ÁREA DE RECEPCIÓN Inicio 1 Solicita el reporte de asistencia en el SIP para el pago de nómina. 2 Consulta el SIP (Sistema Integral de Personal); revisa y determina: Existen faltas u omisiones? Si No 3 Genera el reporte de asistencia en el SIP y turna. 9 4 Revisa el formato Bitácora FO-TESE- DP-26 y determina: Existe registro? No Si 5 Realiza la conciliación y registro en el SIP, genera el reporte de asistencia y turna. 9 6 Revisa los justificantes de inasistencia y determina: Existe registro? No Si 7 Registra la corrección en el SIP, genera el reporte de asistencia del periodo y turna. 9 8 9 Genera el reporte de asistencia del SIP y turna. Recibe el reporte de asistencia del SIP para el pago de nomina, realiza la captura de pagos y descuentos de nomina del periodo correspondiente, gestiona el depósito bancario, verifica la dispersión de la misma, imprime recibos de nómina y turna. A
Página: 9 de 15 CONTROL DE REGISTRO DE ASISTENCIA PARA EL PAGO DE NÓMINA ENCARGADO DE NÓMINA PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO PERSONAL DEL ÁREA DE RECEPCIÓN A 10 11 Obtiene los recibos de nómina, queda en espera de que el Personal Docente y Administrativo pase a recogerlo. Reciben su pago de la quincena, acuden con el personal del área de recepción a solicitar su recibo de nómina. 13 12 Atienden y entregan original y copia del recibo de nómina correspondiente al Personal Docente y Administrativo. Obtienen recibo de nómina, firman en la copia del mismo, archivan el original de recibo, entregan copia y se retiran. 14 Obtiene copia del recibo de nómina, integra en expediente y archiva. Fin
Página: 10 de 15 MEDICIÓN: Indicador para medir el porcentaje de inasistencias por periodo quincenal del personal docente y administrativo: Número de inasistencias del personal docente en el SIP. Número de personal docente dado de alta en el SIP x 100 = Porcentaje de inasistencia quincenal del personal docente Número de inasistencias del personal administrativo en el SIP. Número de personal administrativo dado de alta en el SIP x 100 = Porcentaje de inasistencia quincenal del personal administrativo Los registros de evidencias se obtendrán de los formatos: Formatos: Bitácora FO-TESE-DP-26 y Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27 que quedan bajo resguardo del Departamento de Personal. 14. Formatos e Instructivos: Bitácora FO-TESE-DP-26. Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27.
Página: 11 de 15 Formato Bitácora FO-TESE-DP-26.
Página: 12 de 15 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO BITÁCORA FO-TESE-DP-26. Objetivo: Este formato es utilizado para llevar un control alterno de registro de asistencia del personal docente y administrativo, como respaldo para cualquier aclaración por descuento de nómina que pueda presentarse. Distribución y destinatario: El formato se genera en original y se resguarda en el Departamento de personal. No. CONCEPTO DESCRIPCION (anotar claramente a máquina o letra de molde) 1. Fecha en que se requisita el formato. 2. Apellido Paterno 3. Apellido Materno 4. Nombre 5. Firma Apellido paterno del personal docente o administrativo que realiza el registro. Apellido materno del personal docente o administrativo que realiza el registro. Nombre (S) del personal docente o administrativo que realiza el registro. Firma autógrafa del personal docente o administrativo que realiza el registro. 6. Horario Laboral/Entrada (hh:mm) en la que registra su ingreso en el SIP. 7. Horario Laboral/Salida (hh:mm) en la que registra su salida en el SIP. 8. 9. Horario de comida/salida Horario de comida/entrada (hh:mm) en la que registra su salida a comer en el SIP. (hh:mm) en la que registra su regreso de comer en el SIP.
Página: 13 de 15 Formato Relación de aclaraciones y descuentos para rembolso FO-TESE-DP-27.
Página: 14 de 15 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO RELACIÓN DE ACLARACIONES Y DESCUENTOS PARA REMBOLSO FO-TESE-DP-27. Objetivo: Este formato es utilizado para llevar el control de los descuentos realizados al personal docente o administrativo derivado de la omisión o error en el SIP. Distribución y destinatario: El formato se genera en original lo genera el Personal responsable del control de asistencia, se archiva en el Departamento de Personal. No. CONCEPTO DESCRIPCION (anotar claramente a máquina o letra de molde) 1. QUINCENA Periodo quincenal en el cual fue efectuado el descuento. 2. Fecha (dd/mm/aaaa) en que se requisita el formato. 3. Nombre y Clave Nombre, apellido paterno y materno del personal afectado en el descuento, así como número de empleado asignado al mismo. 4. Monto descontado Cantidad afectada por el descuento. 5. Devolución Cantidad afectada por la devolución.
Página: 15 de 15 El procedimiento Control de registro de asistencia para el pago de nómina fue autorizado por la Junta Directiva en la sesión CXL, por lo que su publicación será en el portal IPOMEX.