LOS. INTERNOS Y EXTERNOS. RECEPCIÓN Y ALMACENA- MIENTO DE MERCANCÍAS. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN. DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOS LOS El almacén es el espaci físic dnde se guardan ls prducts, cnservándls en cndicines óptimas para su utilización. Ahra bien, el almacén cumple tras funcines imprtantes: recepción de mercancías y verificación de su idneidad, cntrl de existencias y determinación de necesidades, y distribución de pedids (suministr intern). Un hspital suele tener, al mens, ds almacenes: el general y el de farmacia, si bien pueden existir trs: De materiales de us relacinad directamente cn ls enferms: además del de farmacia, el de material clínic fungible, el de material quirúrgic y aparataje, etc. De materiales para el funcinamient del centr: además del general, el de lencería (que es un de ls almacenes que registra mayr mvimient diari), el de papelería, etc. Tds ls tips de almacenes frman parte del sistema lgístic de la institución. Ls almacenes se dividen en znas: el muelle de descarga, la zna de rts, la zna de picking, el pulmón de salida, etc. El almacén realiza una de las actividades más imprtantes para el funcinamient del hspital, siend un element que actúa en las ds etapas del fluj de materiales: De su rigen fuente (abastecimient) al almacén (suministr extern). Sn tds ls prducts adquirids pr el centr hspitalari a empresas externas para su cnsum; ests suministrs se deberán frmalizar mediante cntrats administrativs (sean cntrats menres expedientes de cntratación). Desde el almacén hasta la entrega al últim usuari (suministr intern). Cnsisten en la distribución que se hace entre ls diferentes servicis unidades que integran el hspital; esta distribución se hace en función de la petición realizada pr ls servicis hspitalaris. El cntrladr de suministrs y el persnal administrativ del departament de suministrs cntrlarán el cnsum de cada servici y la existencia de material en el almacén. 1 de 8
INTERNOS Una buena rganización del almacén cnlleva la asignación rdenada a cada servici unidad de un día cncret a la semana para realizar ls pedids. Ls distints servicis y unidades slicitan del almacén el material que necesitan mediante ls vales de almacén, hjas de pedid vales de pedid, cn la peridicidad previamente establecida. La petición de material en el mdel ficial debe ir firmada pr el respnsable del Servici (Supervisr de Planta, Jefe de Unidad), indicand la denminación y códig del prduct slicitad, la cantidad, el almacén al cual hace el pedid y la fecha del pedid. Preparad el pedid pr ls celadres almaceners, ests el persnal auxiliar de cada servici retirará el material. La mercancía será retirada junt cn una cpia del vale de pedid, en la cual el persnal del almacén habrá cnsignad la cantidad realmente servida junt a la que se slicitó. EXTERNOS El aprvisinamient se inicia cn el análisis y estudis de ls cnsums del material que se requiere y se precisa para el nrmal funcinamient del hspital. Este análisis da lugar al establecimient de unas necesidades de material para su adquisición, que se reflejan en el plan de cmpras del centr. El plan de cmpras aprbad anualmente definirá las necesidades a adquirir de ls distints artículs que cmpnen el catalg del centr, necesidades que se btienen a partir del análisis del cnsum realizad de ls artículs que cmpnen ls distints grups y del increment de cnsum previst para el siguiente perid: En el material almacenable, el análisis se hará según el cnsum realizad. En el material especific, sin stck en el almacén, el análisis deberá cnsiderar el presupuest dispnible, la actividad prevista, y la necesidad n de nuev material a adquirir y de cntar cn nuevas tecnlgías en el hspital. Ests listads de necesidades sn analizads pr el persnal respnsable designad y pr técnics administrativs sanitaris. Las necesidades se suelen presentar agrupadas, anualmente, cm planes de repsición planes de inversines, previamente cnsensuadas pr la dirección del centr y ls distints servicis, y estará en función de la dispnibilidad presupuestaria. Ls artículs incluids en las necesidades deberán adquirirse mediante cntratación administrativa. 2 de 8
Cm instruments de apy al aprvisinamient y a la adquisición de material están ls sistemas de prspección de mercad, que permiten un mayr cncimient del mism, a fin de cncer la existencia de prducts de iguales similares características en el mercad, las empresas que ls cmercializan, las referencias cmerciales, las innvacines tecnlógicas aplicadas al prduct, prducts de us alternativ, su preci unitari, la unidad de venta, etc. La adquisición de ls prducts se hará, necesariamente, cnfrme a la legislación de cntrats del sectr públic. La adjudicación de ls cncurss ha de hacerse en base a la pnderación de uns criteris de valración. Entre ests criteris se encuentran: Ls criteris técnics, referids a las características del prduct. El máxim a alcanzar en este apartad viene definid en ls pliegs de cntratación administrativa utilizads, ya se valre individualmente cada artícul, ya cnjuntamente la ttalidad de l fertad. El preci fertad. Es determinante en la cntratación administrativa, ya que en ningún cas, sea cual sea el prcedimient de cntratación administrativa y la frma de adjudicación, se pdrá adjudicar pr imprte superir. Se valrará la cnveniencia de agrupar distints ltes, a fin de lgrar que un cnjunt de artículs similares se adjudiquen a un sl prveedr, asegurándse así la hmgeneidad técnica y la calidad de ls prducts adjudicads. La crrecta estimación del preci unitari tiene ds efects directs en la cntratación administrativa de la cual depende el aprvisinamient de ls hspitales: Que n queden partidas desiertas en la adjudicación del expediente de cntratación administrativa pr excederse las fertas del preci de licitación. Cnseguir altas ctas de ahrr, que depende, en gran medida, de estimar un preci unitari equilibrad. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS En el muelle de descarga, ls celadres almaceners reciben las mercancías, cmprband el númer de bults que indica el albarán. El albarán es el dcument que verifica la recepción de una mercancía pedida previamente. Sn apartads básics en la tarea de recepción de mercancías la recepción simple de la mercancía y la revisión de la misma (cntrl de ltes), n así la cmparación de la petición material realizada pr las distintas dependencias cn el listad de material recibid (esta es una actividad de rden intern). 3 de 8
La recepción de las mercancías debe ser cuantitativa y cualitativa. En la recepción del material se prcede a cnfrmar ls albaranes cn las facturas. Cnfrmar una factura significa cmprbar que el pedid y la mercancía recibida, cinciden cn el imprte de la factura. Tant ls albaranes cm las facturas sn dcuments que expiden ls prveedres. Recibida físicamente la mercancía en el almacén y una vez realizadas las cmprbacines descritas, se prcede a su clcación en el almacén. Cada prduct que entra en el almacén tiene una referencia, que es la que cnsta en el catálg e infrma del tip de prduct que es, las unidades de que se dispne en el almacén y sus características específicas. La identificación de ls prducts slicitads se lleva a cab mediante la cdificación de ls misms y su inclusión en el catálg. Ls códigs cnstan de una relación numérica alfanumérica cn la siguiente infrmación: Grups. Subgrups. Familias. Artícul. El catálg, que debe cmprender la ttalidad de ls prducts que se pueden adquirir y estar rdenad, debe tener el siguiente cntenid: Códigs de ls prducts. Descripción: debe se clara, cncisa y definitria, y n debe de cntener referencias cmerciales, sin características del prduct. Unidad: es esencial la definición de la unidad que se quiere cntabilizar (pr ejempl, caja de 10, caja de 50, etc.). Ubicación: espaci físic que cupa en el almacén. Deberá ser más accesible cuant mayr índice de rtación tenga. Si se trata de sustancias peligrsas estarán próximas al suel. Rang: ABC, pr cnsum, pr preci, etc. Es necesari mantener permanentemente actualizad el catalg de prducts (mantenimient del marketing del hspital): Cn relación al artícul: denminar genéricamente cada artícul, y describirls cnvenientemente, cdificarls, relacinarls cn las distintas referencias 4 de 8
cmerciales del mism prduct que se dispngan, eliminar duplicidades, depurar ls prducts bslets, etc. Cn relación a ls prveedres: dats sciales, fiscales y bancaris, vlumen de pedids y nivel de servici ejecución. El cálcul del aprvisinamient del material almacenable requiere el cncimient previ de las siguientes variables relacinadas cn el stck para cada prduct: Stck punt de pedid: determina, en unidades, el númer de éstas a partir de la cual debe realizarse un pedid. Stck de seguridad: es el vlumen de stck fijad antes de que el artícul sea cnsiderad baj mínims. Su actualización dependerá del ceficiente de seguridad y de si el articul está cnsiderad rtacinal. Stck actual: es la cantidad de unidades de artículs en un mment determinad de recuent, después de las entradas y salidas; pasará a ser el stck inicial del próxim mes del ejercici. Cnsum medi mensual: es un dat estadístic que refleja de frma pnderada las unidades de artículs cnsumidas pr termin medi de un mes. Cnsum acumulad pr añ: es la lectura de las unidades de artículs cnsumids durante un añ. Desviación: refleja de frma prcentual las diferencias entre las previsines de cnsum realizadas y el cnsum real anual. El bjetiv del cálcul de stcks ( cntrles de stcks) es evitar el desabastecimient del centr. Ests cntrles se refieren sól al material almacenable, y sn distints a ls cntrles diaris que se hacen de ls albaranes para la preparación de ls pedids de ls servicis. Para el cntrl del stck pdems recurrir a: Inventaris rtatris. Sn realizads sbre un númer pequeñ de artículs diverss cnsiderads almacenables, que sirven cm muestra de la situación del almacén en cuant a las cantidades existentes de material y sus caducidades. La peridicidad de su realización, así cm el númer muestral de artículs, variará según las cndicines del almacén, el númer de artículs almacenads, las cargas de trabaj de su persnal. Revisión del material sin mvimient cn pc mvimient. Periódicamente el persnal del almacén btendrá listad de artículs cn pc mvimient. Instrument esencial para el cálcul de stcks es el Inventari Anual. 5 de 8
Su cnfección suele realizarse en ls últims meses del ejercici ecnómic, para l cual se prcede al cierre del almacén durante aprximadamente una semana, previ avis a ls distints servicis, para que tengan en cuenta las necesidades de abastecimient en ese períd y realicen el acpi precis durante las semanas previas. Para su cnfección se debe partir de una situación en la que n está pendiente de prcesar ningún mvimient (entrada salida) de cualquier artícul almacenable. La realización del inventari anual sirve para realizar el recuent de ls artículs y cmprbar las caducidades de ests, aprvechand para clcar ls que tienen la fecha más próxima en primera línea y apartand aquells que pudiesen estar caducads. Para calcular ls stcks debe atenderse, también, a la salida de material del almacén (pr devaluacines al prveedr distribución de pedids a ls servicis). ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN Pueden hacerse diversas clasificacines del material que existe en una institución sanitaria: Según sus características y duración: Fungible. Se caracteriza prque desaparece cn el us se deterira. En muchs cass es frágil y tiene una vida crta. Sn artículs desechables, es decir, de un sl us, bien reutilizables después de una limpieza y esterilización adecuadas. Pertenecerían a este tip de materiales las sndas, el bisturí, las tijeras, las pinzas, el material de vidri, etc. Inventariable. Sn aquells artículs cn una vida larga y pr tant cn un carácter definitiv. Sn ls que nutren el inventari de un centr. Se refiere al mbiliari en general: camas, mesitas, lámparas, vitrinas, sillas de ruedas, aparataje y máquinas específicas (de rays X escáner). Según su peligrsidad infectiva: Crític. Es el material que requiere una asepsia ttal. Se refiere al instrumental que de manera tempral definitiva va a permanecer en el interir del rganism. Sn las prótesis de cadera, las válvulas cardíacas, ls hils de sutura, etc. Semicrític. Sn artículs que deben permanecer desinfectads, aunque n es imprescindible su esterilización, ya que habitualmente n se cnvierten en vías de transmisión de infeccines, sin embarg se desinfectan prque sn materiales cn ls que trabaja estrechamente el persnal sanitari. Sn, pr ejempl, las bateas... 6 de 8
N crític. Debe estar rigursamente limpi y en la medida de l psible desinfectad. Es un material que n está en cntact direct cn el interir del rganism, ni cn sus vías de entrada. Esta denminación se refiere, pr ejempl, a la rpa de cama y a ls rinales. Per hay que tener en cuenta que, si están en cntact cn un enferm que padezca una patlgía infeccisa, deben ser desinfectads e inclus esterilizads cuidadsamente, pues ls materiales pueden ser vías de transmisión de infeccines entre ls pacientes entre el persnal de la institución sanitaria. Según su cnsum: Almacenable (genéric). Sn artículs que se encuentran stckads en el almacén y que sn cnsum generalizad pr tdas las unidades del hspital (pr ejempl, material de ficina). Específic. Sól se cnsume pr una varias unidades y, pr tant, n se guarda en el almacén, sin en el prpi servici que l cnsume. El almacén sól cntrla su recepción y su inmediata distribución al servici crrespndiente, pr l que también se llama material de tránsit. Asimism, se habla de ls siguientes tips de artículs: Artículs rtacinales: Sn ls de cnsum regular, almacenables cn stck de tendencia a la baja. Artículs de seguridad: Sn de cnsum esprádic, almacenables cn stck sujets a criteris de seguridad. Artículs de tránsit: Artículs n almacenables, de inmediat cnsum salida. El almacén sól realiza la verificación de la recepción y entrega inmediata en el servici peticinari. Excedente: artículs almacenads bslets fuera de us, sn artículs a eliminar. Artículs de baja: artículs bslets, sin stck, cuyas descripcines se desean mantener. La clasificación de ls artículs almacenads facilita la prgramación. La prgramación es una previsión de la demanda a crt plaz, a fin de cubrir adecuadamente ls niveles de existencias. Para ell, hay que tener en cuenta, entre trs factres, el númer de unidades dispnibles de cada prduct línea de prducts, la prgramación de suministr distribución que se tenga y el stck de seguridad. A través de las técnicas de segregación de existencias, ls artículs pueden ser clasificads en función de su cntribución al gast, pr la cantidad de mvimients que generan, etc. 7 de 8
La clasificación ABC de ls artículs que están en stck es un instrument eficaz para la gestión de las existencias. En ls almacenes cn un gran númer de artículs se bserva que una pequeña prción de ells representa un elevad prcentaje del vlumen de demanda, y una gran fracción de artículs representa un pequeñ prcentaje de dich vlumen. En base a l anterir, se hace una clasificación de ls artículs en tres categrías: A (ls más imprtantes). La mayr atención será prestada a ests artículs. La mayría de las veces representan entre un 3% y un 10% del ttal de ls artículs en stck y supnen más del 50% de la demanda ttal en términs mnetaris. B (imprtancia intermedia). Cmpnen una clase numersa, ya que nrmalmente más del 40% de ls artículs representan la mayr parte del valr mnetari de la demanda anual restante. C (ls mens imprtantes). Representan el rest del valr mnetari de la demanda. Para ests artículs, las reglas de decisión deben ser l más simples psibles. Se recmienda dispner de existencias de seguridad altas para ests artículs pc imprtantes, cn la intención de minimizar ls incnvenientes causads pr una rtura de existencias. El principi de Paret (también cncid cm Ley de Paret regla del 80-20) se ha aplicad cn éxit a la Lgística. Este cncept 80-20 es de gran utilidad en la planificación de la distribución cuand ls prducts se agrupan clasifican pr su vlumen de demanda (ABC) el primer 20% se denmina prducts A; el 30% siguiente, prducts B; y el rest, prducts C. Cada categría puede distribuirse almacenarse de frma diferente. Cuand un almacén tiene un inventari grande, para cncentrar ls esfuerzs de cntrl en ls artículs mercancías más significativs se suele utilizar el principi de Paret: cntrland el 20% de ls prducts almacenads puede cntrlarse aprximadamente el 80% del valr de ls artículs del almacén. La clasificación ABC de ls prducts también se utiliza para agrupar ls artículs en función de su mvimient en el almacén: ls prducts A (20% de ls artículs que generan el 80% de ls mvimients del almacén) se clcarán cerca de ls lugares dnde se preparan ls pedids, para que se pierda el menr tiemp psible en mver mercancías dentr de un almacén. DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOS Se refiere al suministr intern (a las distintas unidades del hspital), una vez se ha prcedid a la adquisición de ls diferentes prducts (suministr extern). 8 de 8