TABLA DE CONTENIDO INFORME DE PROCEDIMIENTO 1 DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO 2 ASPECTOS GENERALES 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 2
1. DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO Objeto: Establecer las actividades necesarias para controlar el registro de fechas de vencimiento de medicamentos e insumos médicos y evitar la pérdida por caducidad anunciando de manera oportuna a quien corresponda. Ámbito: este procedimiento es aplicable para la dependencia de. 2. ASPECTOS GENERALES 1. Cuando en la recepción técnica existe un medicamento de fecha de vencimiento menor de dos años este medicamento se devuelve al proveedor. Mensualmente se tiene un registro en Excel de los medicamentos que están a punto de vencer, se hace una semaforización a seis meses color verde, tres meses de color amarillo y a 1 mes de color rojo. Los medicamentos de poca rotación se devuelven a la sede administrativa o rotan a otros puntos de atención con una anticipación de 7 meses antes de su fecha de vencimiento. 2. REGISTROS - FORMATO FECHAS DE VENCIMIENTO 3. RELACIONES - MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES - DEC 2200 DE 2005 - LEY 100 DE 1993 4. RESPONSABILIDADES REGENTE - Mantener los insumos y medicamentos que se encuentran almacenados bajo las condiciones de temperatura adecuada según el fabricante. - Mantener un sistema de kárdex. - Realizar los pedidos y la entrega de medicamentos. - Garantizar el cumplimiento de la ley y la normatividad vigente en procura de obtener la mayor eficiencia y eficacia en el servicio, y cumplir con las guías de atención definidas por la resolución 412 de 2000, resoluciones 2009 y 4003 de 2008 y con los protocolos establecidos por la ESE para la atención asistencial sin menoscabo de la autonomía profesional responsable. - Reportar los eventos adversos que conozca. 3
AUX. - Mantener los insumos y medicamentos que se encuentran almacenados bajo las condiciones de temperatura adecuada según el fabricante. - Mantener un sistema de kárdex. - Realizar los pedidos y la entrega de medicamentos. - Garantizar el cumplimiento de la ley y la normatividad vigente en procura de obtener la mayor eficiencia y eficacia en el servicio, y cumplir con las guías de atención definidas por la resolución 412 de 2000, resoluciones 2009 y 4003 de 2008 y con los protocolos establecidos por la ESE para la atención asistencial sin menoscabo de la autonomía profesional responsable. - Reportar los eventos adversos que conozca. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Cuarentena: Estado de Los medicamentos, insumos médicos, o dispositivos, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se espera una decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento. Dispositivos médicos: sustancia, mezcla de sustancia, material, aparato o instrumento, empleado solo o en combinación con el diagnostico, monitoreo o prevención de enfermedades o en el tratamiento de las mismas y de la discapacidad, así como los empleados en el remplazo, corrección, restauración, o modificación de la anatomía o procesos fisiológicos humanos. Fecha de vencimiento, expiración o caducidad: Es el límite de tiempo hasta el que se garantiza que el producto mantiene las características de calidad (físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas y toxicológicas). Insumos médicos: son elementos indispensables en la práctica diaria del personal de salud existente en un punto de atención, ahí se cuenta con una enorme variedad de dichos aparatos y tenemos. Insumos de uso general como por ejemplo guantes quirúrgicos, gasas, termómetros, jeringas, tubos de oxigeno, etc. Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico que contiene principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado en una forma farmacéutica, se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de una enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas, y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. Rotación: Las existencias de deben cumplir con la rotación, primero en expirar, primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento. 4
4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOS POR FECHA DE VENCIMIENTO INICIO REGENTE /AUX. 1. Diligenciar formato para control de fecha de vencimiento REGENTE /AUX. 2. semaforizar en el formato de inventario y en los estantes REGENTE /AUX. 3. Hacer control mensual de las existencias de medicamentos e insumos médicos por fecha de vencimiento REGENTE /AUX. 7. Exponer ante el comité de farmacia y terapéutica la relación de medicamentos e insumos próximos a vencer REGENTE /AUX. 6. Hacer relación de medicamentos e insumos con fecha de vencimiento próxima >7 MESES REGENTE / AUX. 4. Existen medicamentos con fecha de vencimiento menor a 7 meses? < 7 MESES REGENTE /AUX. 5. Continuar con la supervisión COMITÉ Y TERAPEUTICA 8. Analizar listado y establecer estrategias COMITÉ Y TERAPEUTICA 9. Son medicamentos e insumos de alta rotación en el punto de atención? SI REGENTE /AUX. 10. Entregar listado de medicamentos e insumos al personal médico FIN NO REGENTE /AUX. REGENTE /AUX. ALMACEN 11. Ubicar medicamentos es sección de cuarentena 12. Enviar al Almacén el listado de los medicamentos e insumos médicos próximos a vencer 13. Analizar listado ALMACEN ALMACEN 1 14. Los medicamentos e insumos médicos tienen alta rotación en otros puntos de atención? NO 15. Solicitar mediante oficio, el envío de los medicamentos e insumos a la Sede Administrativa SI REGENTE /AUX. 19. Archivar oficio de recibido REGENTE /AUX. 18. Depurar medicamentos e insumos médicos de inventario REGENTE /AUX. 17. Enviar medicamentos e insumos médicos a quien corresponda ALMACEN 16. Autorizar mediante oficio el envío de los medicamentos e insumos a otro punto de atención 1 FIN 5
5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Nro. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 REGENTE /AUX. Diligenciar formato para control de fecha de vencimiento 2 REGENTE /AUX. 3 REGENTE /AUX. 4 REGENTE /AUX. Registra en el formato de fechas de vencimiento los insumos, medicamentos y dispositivos que ingresen a la farmacia. Diligenciado el formato, este se ingresara a una base de datos realizado en una hoja de Excel para determinar y controlar la secuencia de caducidad. Semaforizar en formato de inventario y en estantes De acuerdo a la fecha de vencimiento se hace la semaforización de los medicamentos e insumos en la base de datos y en los estantes con distintivo adhesivo con el color correspondiente. A los que le falta 6 mese de marcan con verde, 3 meses se marcan de amarillo y a los que les hace falta 1 mes para la fecha de vencimiento se marcan de color rojo. Hacer control mensual de las existencias de medicamentos e insumos médicos por fecha de vencimiento Mensualmente se hace un control para determinar que medicamentos e insumos tienen fecha de vencimiento inferior a siete (7) meses y para depurar de la base de datos los medicamentos e insumos que están agotados. Como se tienen previamente identificados con los colores si falta poco para su vencimiento se envían a la sede administrativa para que los roten en otros puntos de atención. Existen medicamentos e insumo con fecha de vencimiento menor a siete (7) meses? Si existen medicamentos o insumos con fecha de vencimiento mayor a siete meses, 6
continua con la actividad No. 5 de este procedimiento. 5 REGENTE /AUX. 6 REGENTE /AUX. 7 REGENTE /AUX. 8 COMITÉ Y TERAPÉUTICA 9 COMITÉ Y TERAPÉUTICA Si existen medicamentos o insumos con fecha de vencimiento menor a siete meses, continua con la actividad No. 6 de este procedimiento. Continuar con la supervisión Continúa con la supervisión y el control en la base de datos. Fin del procedimiento. Hacer relación de medicamentos e insumos con fecha de vencimiento próxima Se hace una relación con los medicamentos e insumos que están a punto de vencer, en la relación se especifica: Nombre, lote, presentación, forma farmacéutica, fecha, cantidad, costo, número de factura y lugar de procedencia (proveedor). Exponer ante el comité de farmacia y terapéutica la relación de medicamentos e insumos próximos a vencer En los comités que se hacen mensualmente se expone el listado de los medicamentos próximos a vencer y de acuerdo a la rotación que tengan estos en el punto de atención, se toma la decisión de enviarlos a la sede administrativa o de rotarlos con el personal médico del punto. Analizar listado y establecer estrategias Se analiza el listado de los medicamentos e insumos médicos y de acuerdo a la rotación que tengan estos en el punto de atención se rotan con el personal médico o se toma la decisión de enviarlos al Almacén. Son medicamentos e insumos de alta rotación en el punto de atención? Si son medicamentos e insumos de alta 7
rotación, continua con la actividad 10 de este procedimiento. 10 REGENTE /AUX. Si no son medicamentos e insumos de alta rotación, continua con la actividad 11 de este procedimiento. Entregar listado de medicamentos e insumos al personal Médico Se le entrega el listado de medicamentos e insumos al personal Médico para que los prescriban a los usuarios del punto y así salir de estos antes de su fecha de vencimiento. 11 REGENTE /AUX. 12 REGENTE /AUX. Fin del procedimiento. Ubicar medicamentos e insumos en sección de cuarentena Todas las farmacias deben contar con una sección de cuarentena donde van los medicamentos e insumos que tienen próxima su fecha de vencimiento. Enviar a Almacén el listado de los medicamentos e insumos médicos próximos a vencer Se envía un oficio informando que de acuerdo a la rotación, los medicamentos e insumos relacionados no van a salir antes de su fecha de vencimiento. 13 ALMACEN Analizar el listado Analiza el listado enviado por el Regente/Aux. de y define estrategias. 14 ALMACEN Los medicamentos e insumos del listado tienen alta rotación en otros puntos? Si los medicamentos e insumos médicos del listado tienen alta rotación en otros puntos de atención, continúa con la actividad 15 de este procedimiento. Si los medicamentos e insumos médicos del listado no tienen alta rotación en otros 8
puntos de atención, continúa con la actividad 15 de este procedimiento. 15 ALMACEN Solicitar mediante oficio el envío de los medicamentos e insumos a la Sede Administrativa Se le solicita al Regente/Aux. de que envíe los medicamentos e insumos a la sede Administrativa para hacer la gestión correspondiente con los proveedores. Continúa con la actividad 17 de este procedimiento. 16 ALMACEN Autorizar mediante oficio el envío de los medicamentos e insumo a otro punto de atención 17 REGENTE /AUX. 18 REGENTE /AUX. 19 REGENTE /AUX. Si los medicamentos e insumos relacionados en el listado y que están próximos a vencer han sido solicitados por otros puntos de atención, el responsable del Almacén, le autoriza al Regente/Aux. de el envío de estos a otro punto de atención. Enviar medicamentos e insumos a quien corresponda Envía los medicamentos e insumos al Almacén o a otro Punto de Atención de acuerdo al comunicado que haya recibido. Depurar medicamentos e insumos de inventario Se descargan del inventario los medicamentos e insumos que han salido del punto de atención. Archivar oficio de recibido Esto con el fin de tener un soporte de la depuración. Fin del procedimiento. 9
CONTROL DE EJECUCIÓN Nro. Conductas importantes Responsable 1 Diligencia el formato para control de fechas de vencimiento 2 Semaforiza en los formatos de inventario y en los estantes 3 Hace el control mensual de las existencias de medicamentos e insumos médicos por fecha de vencimiento 4 Cuando los medicamentos tienen fecha de vencimiento mayor a 7 meses, continúa con la supervisión 5 Si existen medicamentos y/o insumos con fecha de vencimiento menor a 7 meses, hace una relación de estos 6 Expone ante el comité de y Terapéutica la relación de medicamentos y/o insumos próximos a vencer 7 Analizan el listado y establecen las estrategias 8 Cuando son M y/o I de alta rotación en el Punto, entrega el listado de estos al personal médico para que los prescriba antes de su fecha de vencimiento 9 Cuando son M y/o I de baja rotación, ubica los medicamentos e insumos en la sección de cuarentena 10 Envía al almacén el listado de los medicamentos e insumos médicos próximos a vencer Comité de y Terapéutica 11 Analiza el listado Almacén 12 Si los M y/o I no tienen rotación en Almacén otro punto de atención, solicita mediante oficio, el envío de estos a la Sede Administrativa 13 Si los M y/o I tienen rotación en otro punto de atención, autoriza mediante oficio el envío de estos al punto que los necesita Almacén Cumplimiento SI NO OBSERVACIONES 10
14 Envía los M y/o I a quien corresponda 15 Depura del inventario los M y/o I vencidos 16 Archiva el oficio enviado por almacén TABLA DE VERIFICACION CRITERIO PORCENTAJE PUNTOS OPTIMO Más del 95% 16 ADECUADO 80% - 94% 14-15 DEFICIENTE 45%- 79% 8-13 MUY DEFICIENTE Menos del 45% 7 Periodicidad: Responsable: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Liliam Lorena Betancur Benítez / Procesos ESE Suroccidente María Mercedes Vargas / Almacén Gerardo Ramos / Revisor Fiscal José Rory Muñoz / Control Interno Fabiola Muñoz E. / Auditoria de Calidad Guillermo Alberto González Cerón / GERENTE 11