Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Gestionar programas que fortalezcan el bienestar, el reconocimiento a su labor y el desarrollo integral de los colaboradores de la Fundación FES. 2. ALCANCE Incluye desde la identificación de las necesidades de bienestar y estímulos hasta la evaluación de los programas realizados. 3. DEFINICIONES Administradora de riesgos laborales- ARL: Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan. Colaborador: Persona contratada por Fundación FES, para el desempeño de una labor. Colaborador de planta de personal: Persona contratada por Fundación FES y que pertenece a la planta de personal. Colaborador de proyectos: Persona contratada por Fundación FES para participar en la ejecución de un proyecto. Caja de compensación familiar: entidad que de manera integral vela, cuida y se preocupa por el bienestar del trabajador y el de su familia ofreciendo servicios sociales, de salud, educativos y recreativos, de crédito, turismo, subsidio de vivienda, entre otros; además de la cuota monetaria asignada para cada afiliado. Programas de bienestar y estímulos: Los programas que buscan crear, conservar, reconocer y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del colaborador y contratistas; permitiendo elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación con la Fundación. 4. RESPONSABLE Coordinador de Gestión Humana
Página: 2 de 5 5. CONDICIONES El programa de bienestar y estímulos se formula teniendo en cuenta las directrices estratégicas de la Fundación. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Identificar las necesidades de bienestar y generación de estímulos Cada año el Coordinador de Gestión Humana realiza un diagnóstico para identificar las necesidades de bienestar y estímulos o reconocimiento a los colaboradores. El diagnóstico se realiza teniendo en cuenta como insumo lo siguiente: Los objetivos estratégicos o propuestas de mejoramiento definidos por la Fundación y sus procesos. Compromisos en materia de responsabilidad social con los colaboradores y contratistas. Las observaciones o sugerencias presentadas en las evaluaciones de clima organizacional. Los resultados de la evaluación de desempeño. Las necesidades identificadas se analizan y priorizan para la creación de programas que fortalezcan el bienestar de los colaboradores. 6.2 Elaborar los programas de bienestar y estímulos Teniendo en cuenta la priorización de las necesidades de bienestar y estímulos, el Coordinador de Gestión Humana elabora los programas. Los programas de bienestar se enfocan en los siguientes temas: Promoción y prevención de seguridad y la salud: Los programas de seguridad y salud en el trabajo se desarrollan según lo establecido en el procedimiento P-GH-6, donde se trabajan los programas de medicina preventiva e higiene industrial, con el acompañamiento de la ARL. Actividades deportivas: Integran espacios para el desarrollo de habilidades deportivas que fortalezcan el estado físico y mental de las personas.
Página: 3 de 5 Actividades recreativas y culturales: brindan espacios de aprendizaje y de sano esparcimiento por medio de eventos de interés colectivo que permitan desarrollar las habilidades artísticas, promueva la creatividad y valores institucionales. Actividades como talleres, cursos, actividades, salidas lúdicas, etc. Reconocimiento social: actividades que permiten rescatar creencias, historia y valores, como fechas especiales para la Fundación y a nivel nacional e internacional. Acompañamiento en el proceso de pensión para los colaborares que cumplen con el tiempo laboral requerido o pensión por enfermedad laboral. Los programas de estímulos se enfocan en los siguientes temas: Estímulos académicos: Programas de apoyo financiero a colaboradores o contratistas para realizar estudios en educación formal. Becas académicas: Participación de becas de estudio primarios/secundarios para los hijos de los colaboradores, tramitado a través de la caja de compensación familiar u otras entidades. (solo aplica para los colaboradores de contrato laboral) Reconocimientos por logros alcanzados: Actividades para el reconocimiento de méritos alcanzados en proyectos ejecutados, en proyectos propios de la Fundación o reconocimiento a los colaboradores por los años laborados. Fortalecimiento de investigadores: Facilitar los canales de comunicación organizacional para promover las publicaciones o estudios de investigaciones realizadas por contratistas de proyectos. Realizar alianzas con investigadores contratistas de proyectos para promover proyectos conjuntos. Una vez definidos los temas a trabajar, se proponen estrategias y actividades a realizar, teniendo en cuenta entre otros: los programas de la Caja de Compensación, ARL, u otras opciones del mercado. Se identifican los recursos y el presupuesto requerido. Para cada evento o programa diseñado se elabora un documento describiendo objetivos, condiciones, logística requerida, periodicidad, forma de acceso entre otros. los Las actividades de bienestar y estímulos se registran en el formato F-GH-6 Programación de actividades de Gestión Humana. La propuesta de los programas de bienestar y estímulos se presenta para su análisis, aprobación, programación y asignación de recursos al Director Administrativo y Financiero.
Página: 4 de 5 Si se presentan observaciones se realizan los ajustes correspondientes y se presentan los programas al Director Ejecutivo (de considerarse necesario por decisiones presupuestales). 6.3 Realizar la divulgación de los programas Según la planeación de los programas, el Coordinador de Gestión Humana realiza la divulgación de los programas por los diferentes medio de comunicación establecidos por la Fundación; de esta manera se da a conocer el objetivo y las actividades a realizar. 6.4 Ejecutar actividades de los programas Con base en los programas aprobados junto con las condiciones de cada uno de ellos, se ejecutan las actividades programadas gestionando los recursos y logística requerida para los mismos. Se generan los registros de ejecución de la actividad considerando objetivo, actividades realizadas, resultados alcanzados, evidencia de su ejecución; entre otros. Las evidencias de la ejecución de los programas se conservan en el archivo del área de Gestión Humana. 6.5 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS No aplica
Página: 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 27 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Mabel Guerrero Díaz. Cargo: Coordinadora de Gestión Humana Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero