Código: TR_ADE_001 Versión: 09/05/2012 CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: AREA DE DISTRIBUCION ELECTRICA CODIGO 3300 CODIGO 3300.01 ACTAS SERIES - SUBSERIES ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION TIPO DE SOPORTE FINAL FISICO ELECTRONICO CT E D S PROCEDIMIENTOS 3300.01.17 ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO 1 4 X X X 3300.03 ALUMBRADO PUBLICO 1 10 X X X X Levantamiento de planos Mantenimiento o inversión Orden Interna de Trabajo Presupuestos de mano de obra, materiales Programa 3300.06 ATENCION DAÑOS A USUARIOS 1 5 X X X Atención al usuario Reportes de trabajo diario 3300.08 AUTOEVALUACION DEL CONTROL 1 10 X X X X Cuestionario de autoevaluación Plan de mejoramiento Registro asistencia Resultados Soporte de Acciones 3300.16 COMUNICACIONES OFICIALES 10% como muestra representativa
3300.22 CONTRATACION 3300.22.01 ACEPTACION DE OFERTA 1 19 X X X X Aceptación de oferta Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Entrada almacén por compra Facturas Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Presupuesto Solicitud y justificación de pedido 3300.22.02 CONTRATO 1 19 X X X X Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Contrato Entrada almacén por compra Facturas
Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Presupuesto Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud y justificación de pedido 3300.22.08 ORDEN DE COMPRA BIENES 1 19 X X X X 3300.22.09 Entrada almacén por compra Facturas Formato verificación Pólizas Presupuesto Orden de Compra Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud y justificación de pedido PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS Certificado de disponibilidad presupuestal 1 4 X X X X
Solicitud y Justificación de Pedido 3300.24 CONTROL PORTERÍA 1 9 X X X Correos Electrónicos Formato de Autorización 3300.56 INDICADORES 2 8 X X Encuestas Hoja de vida Indicador Seguimiento Indicador 3300.57 INFORMES 3300.57.03 INFORMES DE GESTION 2 8 X X X X Informe 3300.62 MANTENIMIENTO DE LINEAS 1 5 X X 3300.62.01 MANTENIMIENTO LINEA DESENERGIZADA Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales 1 5 x x X X 20% como muestra representativa 20% como muestra representativa Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés 3300.62.02 MANTENIMIENTO LINEA ENERGIZADA 1 5 X X Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial
Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales 3300.74 PLANES Y PROGRAMAS 3300.74.03 PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 X X X X Acciones de mejora, correctivas o preventivas Plan Seguimientos Soporte de Acciones 3300.85 PROYECTOS ELECTRICOS 3300.85.02 PROYECTOS ELECTRICOS PARTICULARES 3300.91 3300.92 Correo Electrónico Documentos Legales Factibilidad de servicio Memorias de cálculo Planos Presupuesto de obra REVISIONES E INSTALACIONES DE ENERGIA ELECTRICA Orden de revisión Registros Fotográficos SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS Análisis estadísticos de datos Correo Electrónico Encuestas Indicadores 1 4 X X X X 0 10 X X X X X 1 10 X X X X Se conserva en medio digital
3300.94 CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación D= Digitalización S= Selección Fecha de elaboración Marzo de 2012 SERVICIO PROVISIONAL DE ENERGIA ELECTRICA Orden de revisión Solicitud Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos 0 1 X X X X Aprobó: José Rafael Chaustre Lara Cargo: Jefe Área Distribución Eléctrica Eliminación por picado