PÁGINA: 1 DE 13 COLOCACIÓN DE REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENCIA DE TESORERIA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
PÁGINA: 2 DE 13 1. OBJETIVO Establecer las directrices para garantizar la conservación y uso adecuado de la documentación de acuerdo a la ley general de archivo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que el auxiliar administrativo encargado del pago de cheques hace entrega formal de los egresos para su archivo y finaliza con la entrega de los documentos al centro de documentación después del tiempo establecido por la norma. Aplica para el proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES Egreso: Es un comprobante donde se autoriza la cancelación del pago de una orden de pago especifica. Orden pago: Soporte de la cuenta que interrelaciona la cuenta contable con la cuentas presupuestal de la misma. 4. RESPONSABLE Secretaria Auxiliar Administrativo
PÁGINA: 3 DE 13 5. DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Analizar el flujo de caja de las diferentes fuentes para determinar la disponibilidad de recursos para colocación. Determinar disponibilidad de recursos 2 Secretario de Hacienda Determinar los montos a colocar de acuerdo a los resultados arrojados por el análisis del flujo de caja. Determinar montos a colocar 3 Secretaria de la Gerencia de Elaborar oficios dirigidos a las entidades bancarias y se radican en la oficina de cada entidad. Elaborar oficios y dirigirlos a las entidades bancarias Oficios dirigidos a Entidades Bancarias 4 Recibir las diferentes propuestas provenientes de las Entidades Bancarias. Recibir propuestas de Entidades Bancarias Propuestas de Entidades Bancarias 5 Convocar al Comité Técnico Financiero para analizar la mejor propuesta para la adquisición de certificados a término fijo, estipulando la decisión por escrito mediante acta de reunión. Analizar mejor propuesta para adquisición de certificados Acta de reunión.
PÁGINA: 4 DE 13 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 6 Oficiar a los bancos seleccionados, que dieron respuesta. Oficiar a bancos seleccionados Oficio a Bancos 7 Elaborar cheque como giro tesoral de la cuenta bancaria seleccionada durante el análisis del flujo de caja, y se entrega a la entidad financiera seleccionada recibiendo a cambio el certificado a término fijo. Elaborar cheque y entregar a entidad financiera seleccionada 8 Secretaria de la Gerencia de Relacionar los certificados. Relacionar certificados 9 / Secretaria de la Gerencia de Guardar el titulo según normas de seguridad vigentes. Los soportes se deben fotocopiar y archivar en carpeta denominada Soportes Títulos Adquiridos. Guardar titulo y archivar copia de soportes Soportes
PÁGINA: 5 DE 13 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 10 Miembros del Comité La responsabilidad de convocar al comité técnico financiero recae en el tesorería. Convocar al Comité Técnico Financiero con tres (3) días hábiles de anticipación a la terminación del tiempo pactado en el certificado para que decida acerca de: a) Cancelar CDT el certificado. b) Adquirir un nuevo certificado. La base para la toma de decisión con respecto a los puntos anteriores es el análisis del flujo de caja para el próximo trimestre. Convocar a Comité Técnico, antes de la terminación del tiempo pactado en el certificado Se decide Liquidar? NO 3 SI 11 / Secretaria de la Gerencia de Oficiar a la entidad financiera que emitió el título con dos (2) días hábiles de antelación a la terminación del tiempo pactado en el certificado. Oficiar a entidad financiera que emitió título Oficia a la entidad financiera 12 Solicitar al banco realizar consignación de los rendimientos y traer el soporte de la consignación, independiente de si se renueva o no el titulo. Oficiar a la entidad financiera Oficio enviado a la entidad financiera
PÁGINA: 6 DE 13 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 13 Auxiliar Administrativo Elaborar los recibos de caja de los ingresos correspondientes tanto a capital como intereses. Elaborar recibos de caja de ingresos recibos de caja de ingresos 14 Auxiliar Administrativo Consignar los ingresos de capital e intereses en el sistema PCTG Consignar ingresos de capital e intereses Recibo de caja y comprobante de consignación 15 Liquidar los intereses de los CDTS, para comparar y verificar el pago recibido por el banco Liquidar los intereses de los CDTS. 16 / Secretaria de la Gerencia de Elaborar para firma del, el oficio de solicitud de devolución de recursos descontados Elaborar oficio de solicitud Oficio de solicitud 17 / Auxiliar Administrativo Recibir la consignación una vez efectuada la devolución por parte de la entidad bancaria, entregar al auxiliar administrativo para que efectué el ingreso en el sistema PCTG y elaborar el recibo de caja. Elaborar recibo de caja Recibo de caja y comprobante de consignación 18 Auxiliar administrativo / Secretaria de la Gerencia de Entregar copia del recibo de caja y del comprobante de consignación a la Secretaria de la Gerencia de para su correspondiente archivo Entregar copia del recibo Recibo de caja y comprobante de consignación FIN
PÁGINA: 7 DE 13 6. REGISTROS Registro Acta Comité Técnico financiero Responsable Tesorero Como conservarlo Medio físico en caja fuerte Donde conservarlo Archivo de Tiempo de conservación Tiempo de colocación Disposición final Archivo Central 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión Inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 30/03/2010 04 16/11/2012 05 13/08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010. Se realiza revisión y ajuste en la parte de responsables, se incluye el Auxiliar Administrativo. Se agregan las actividades No 12,15,16,17,18, como parte de la actualización del procedimiento Se realizan ajustes en la designación de los cargos a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, en el decreto 0460 de 2012. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
PÁGINA: 8 DE 13 GENERALIDADES 1. GENERAR Y ANÁLIZAR EL FLUJO DE CAJA El análisis del flujo de caja se compone de las siguientes actividades: a) Consultar saldos. Para la consulta de los saldos bancarios se debe ingresar al sistema PCT Módulo de Egresos Consultas Cuentas Bancarias. b) Establecer flujo de programación mensual de ingresos para el trimestre siguiente. Se debe consultar el PAC ingresando al sistema PCT Modulo PAC Consultas Ingresos Histórico de Transacciones, allí se debe seleccionar: Tipo de fuente. Fecha del documento. Tipo de Transacción (PAC inicial de ingresos)
PÁGINA: 9 DE 13 Complementariamente se deben tener en cuenta las modificaciones al programa anual mensualizado de caja (PAC). c) Establecer flujo de programación mensual de egresos para el trimestre siguiente. Este debe ser generado a través del sistema PCT Modulo de presupuesto Consulta Programación de PAC en compromisos, el cual muestra la siguiente tabla: El desarrollo de los puntos a), b) y c) se deben efectuar sobre las rentas correspondientes a: Regalías Petrolíferas. Sistema General de Participaciones. (Salud Educación) Rentas Cedidas. Estampilla Prodesarrollo. Recursos Propios. Luego de haber obtenido la información correspondiente a los numerales a), b) y c) se extrae la información a una hoja de cálculo y se consolida, formando así el flujo de caja dentro del cual se establecen los excedentes temporales por fuente. Este informe debe ser entregado al secretario de despacho para que determine cuales son los excedentes temporales que pueden ser utilizados para compra de certificados a término fijo.
PÁGINA: 10 DE 13 2. EVALUAR PROPUESTAS Una vez recibidas las propuestas, se reúne el Comité de Constitución de CDTS para la clasificación y escogencia de las mejores propuestas teniendo en cuenta los siguientes criterios: Tasa de interés ofrecida por la entidad frente a la ofrecida por otras entidades. Calificación adjudicada al Banco por una calificadora de riesgos vigilada por la Superintendencia Bancaria. Nivel de prestación de otros servicios a la gobernación del Meta. Cantidad de dinero colocado en certificados a término fijo con la entidad bajo estudio. Luego de haber deliberado acerca de los tipos de inversiones temporales más convenientes, se elabora un acta de reunión donde se deben dejar estipuladas las razones utilizadas en la toma de decisiones efectuada, la cual debe ser firmada por cada uno de los integrantes del Comité de Constitución de CDTS. Secretario de Hacienda Presupuesto.. Se debe incluir en el acta la cuenta bancaria y el recurso de donde provendrán el dinero para adquisición del certificado. 3. ARCHIVAR SOPORTES Una vez recibidos los respectivos títulos se fotocopian los siguientes documentos soportes: Acta del Comité Constitución de CDTS. Propuestas enviadas por las diferentes entidades bancarias. Formato Comunicación de Selección. Egreso. Certificado a Término Fijo Recibo de caja y comprobante de consignación
PÁGINA: 11 DE 13 Estos documentos reposarán como se establece dentro del cuadro control de registros en una carpeta denominada Soportes Títulos Adquiridos. 4. INGRESAR VALOR DE CONSIGNACION El ingreso de los valores de consignación está compuesto por los pasos de elaborar recibos de caja y consignar ingresos al sistema PTC. 5. RELIQUIDACION DE VALORES Se deben reliquidar los valores recibidos de los rendimientos, de acuerdo con la formula estimada para ello. 6. ELABORAR RECIBO DE CAJA Para elaborar el recibo de caja de los recursos provenientes de la liquidación de una inversión temporal se ingresa al sistema PCTG Módulo de Ingresos Ingresos Nuevo - Ingreso, donde se visualiza la siguiente pantalla: Se deben llevar a cabo los siguientes pasos: Seleccionar el icono Recibo de caja. Seleccionar unidad ejecutora Seleccionar tipo de Ingresos. a) Para realizar el recibo de caja correspondiente a Capital se selecciona el tipo de ingreso denominado Cancelación de Inversión.
PÁGINA: 12 DE 13 b) Para realizar el recibo de caja correspondiente a intereses generados por el CDT se selecciona el tipo de ingreso denominado Rendimientos Financieros (El tipo de rendimiento se debe seleccionar teniendo en cuenta el tipo de recurso del cual provino el capital para adquirir el CDT). Escribir número de identificación tributaria (NIT) de la entidad bancaria con la cual se liquida el certificado. Escribir nombre de la entidad bancaria con la cual se liquida el certificado. Escribir concepto del recibo. Digitar valor a ingresar. Grabar. Imprimir. Luego de haber desarrollado estos pasos en el sistema, el auxiliar administrativo quien desarrollo esta tarea procede a colocar sello de pagado sobre el recibo de caja impreso, firmarlo y hacer entrega de éste a la secretaria de la Gerencia de. 7. ELABORAR CONSIGNACIÓN Inmediatamente después de recibir copia de las consignaciones efectuadas en las entidades bancarias, éstas se archivan y se procede a consignar los recursos en el sistema PCTG Módulo de Ingresos Consignar Recibo de Caja Cheque o Efectivo, donde se visualiza la siguiente pantalla: Se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
PÁGINA: 13 DE 13 Seleccionar unidad ejecutora. Seleccionar cuenta bancaria. Escribir concepto. (Día de arqueo al que pertenece). Adicionar (Pasar recibos de caja de la casilla izquierda a la derecha). Dar clic sobre el Icono consignar.