IT 070 1 DE 9 Medellín, 09 de mayo de 2013 Doctor DAIRO DE JESUS RODRIGUEZ BONILLA Representante Legal E TRAINING S.A.S. proyectogt2012@etraining.com.co Bogotá REFERENCIA: Asunto: CONCEPTO INFORME TRIMESTRAL Convenio No. 00427 de 2012 Conviniente: E TRAINING S.A.S. Líneas Programáticas: Desarrollo e implementación de tecnologías. Vector: Gestión tecnológica, innovación y emprendimiento para la competitividad. Objeto: Es la implementación y desarrollo del proyecto aprobado en el Programa de Innovación y Desarrollo Tecnológico Productivo, el cual debe generar resultados que impacten la productividad y competitividad de los sectores objeto de esta convocatoria. Respetado doctor Rodriguez: Hemos recibido los informes de avance técnico y financiero correspondiente al trimestre ENERO - MARZO del convenio del asunto, con corte a 31 de marzo de 2013, radicados en el SENA con el consecutivo 1-2013-007188 el 17 de abril de 2013 1 y enviados por el conviniente a la interventoría radicados con el consecutivo No. SI_1704_615 del 17 de abril de 2013. Al respecto la interventoría manifiesta lo siguiente: 1. Informe de Avance Técnico E-TRAINING reporta las siguientes actividades y productos terminados: El producto final PF-01 Documento de vigilancia tecnológica para profundizar en el conocimiento de software de Gestión de proyectos, junto a las actividades relacionadas al mismo. El documento mencionado es una investigación que realizo el conviniente para tener una referencia en cuanto a la creación de un software de gestión de proyectos, puntos a favor y en contra de un software creado a la medida versus las aplicaciones que están en el mercado laboral en 1 Remitidos por el SENA a la Interventoría y radicados bajo el consecutivo No. SI_2304_661 del 23 de abril de 2013.
IT 070 2 DE 9 cuanto a la gestión de proyectos. Dicho documento es base para el desarrollo del software para la gestión de proyectos educativos, ya que de esta investigación se puede escoger la mejor opción para el desarrollo respectivo. Además se entregó un documento comparativo de las aplicaciones ya existentes en el mercado explicando sus características detalladas. El documento cumple con lo establecido en el proyecto aprobado. El producto final PF-02 Diagnóstico interno de los procesos de la empresa como parte del insumo de identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training, junto a las actividades relacionadas al mismo. El producto obtenido consta de dos documentos, el primero de ellos describe el diagnostico interno de los procesos actualmente utilizados en la compañía para la gestión de proyectos, dentro de dicho diagnostico se muestra la matriz DOFA de cada proceso, junto a su diagrama de bloques PEPSU, diagrama de flujo, diagrama de relación de actividades y diagrama de contexto; el segundo documento es la propuesta de mejora de los procesos previamente mencionados en el anterior documento. Los documentos cumplen con lo establecido en el proyecto aprobado. El producto intermedio PF08-PI01 Presentar ante el Comité Operativo y solicitar al SENA la aprobación de la Ficha del Plan de Transferencia al SENA, junto a las actividades relacionadas al mismo. Y el avance de las siguientes actividades: CÓDIGO PROD. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CÓDIGO DE LA ACTIVIDAD NOMBRE DE LA ACTIVIDAD % EJECUT ADO PF03 Documento de requisitos funcionales y no funcionales para el desarrollo del Software de Gestión de Proyecto PF03-Act1 Elaboración del documento de requerimientos funcionales y no funcionales necesarios para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training teniendo en cuenta descripciones gráficas y el lenguaje natural de los requerimientos del software, construcción del prototipo para la especificación ejecutable. 40% PF04 Documento de Arquitectura del aplicativo, para presentar las diferentes vistas del sistema, lineamientos desarrollo de la aplicación en cuanto estándares, mecanismos y estilo de programación. PF04-Act1 Elaboración de la Arquitectura del aplicativo, definición de los casos de uso para cubrir funciones del sistema, consideraciones de implementación tecnológica, transformación las entidades definidas en el análisis de requisitos en clases de diseño para la obtención de un modelo cercano a la programación orientada a objetos para presentar las diferentes vistas del sistema. 30%
IT 070 3 DE 9 El convenio lleva un avance del 34% de ejecución a la fecha del corte, correspondiente a los productos terminados PF01, PF02 y PF08-PI01; y a los que se encuentran en ejecución PF03 y PF04 tal como se detalla en el siguiente cuadro: CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO EJECUTADO TOTAL PF01 Documento de vigilancia tecnológica para profundizar en el conocimiento de software de Gestión de proyectos 3% 100% 3% PF01- A01 Ejercicios para la elaboración del documento en 4 ejes de actividades Tecnológico: tecnologías disponibles o que acaban de aparecer, Competitivo: competidores actuales y potenciales, Comercial: datos referentes a productosmercados de clientes y proveedores, Legislativo: reglamentaciones, normas. 100% 100% 100% PF02 PF02-A01 Diagnóstico interno de los procesos de la empresa como parte del insumo de identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training Elaboración del diagnóstico interno de proceso como parte del insumo para la identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training, teniendo en cuenta requisitos funcionales secciones, diseño, servicios y estructura. 20% 100% 20% 50% 100% 50% PF02- A02 Rediseño de los procesos que ejecuta el grupo de proyectos de educación en la compañía según las buenas prácticas propuestas por el PMBOK edición 4. 50% 100% 50% PF-03 Documento de requisitos funcionales y no funcionales para el desarrollo del Software de Gestión de Proyecto 15% 40% 6%
IT 070 4 DE 9 CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO EJECUTADO TOTAL PF03- A01 Elaboración del documento de requerimientos funcionales y no funcionales necesarios para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E- Training teniendo en cuenta descripciones gráficas y el lenguaje natural de los requerimientos del software, construcción del prototipo para la especificación ejecutable. 100% 40% 40% PF-04 Documento de Arquitectura del aplicativo, para presentar las diferentes vistas del sistema, lineamientos desarrollo de la aplicación en cuanto estándares, mecanismos y estilo de programación. 15% 30% 5% PF04- A01 Elaboración de la Arquitectura del aplicativo, definición de los casos de uso para cubrir funciones del sistema, consideraciones de implementación tecnológica, transformación las entidades definidas en el análisis de requisitos en clases de diseño para la obtención de un modelo cercano a la programación orientada a objetos para presentar las diferentes vistas del sistema. 100% 30% 30% PF-05 PF05- A01 PF05-A02 Software de Gestión de Proyectos de E- Training Construcción del aplicativo del software de Gestión de Proyectos de E-Training versión inicial Aplicativo del software de Gestión de Proyectos de E-Training versión ajustada para funcionamiento de prueba 36% 0% 0% 80% 0% 0% 20% 0% 0% PF-06 PF-06- A01 Informe de pruebas funcionales y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de E-Training Prueba funcional y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de E- Training 3% 0% 0% 80% 0% 0%
IT 070 5 DE 9 CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO EJECUTADO TOTAL PF-06- A02 PF-07 Elaboración del informe de pruebas funcionales y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de E-Training Manual de usuario final y de administrador del sistema 20% 0% 0% 3% 0% 0% PF-07- A01 PF-07- A02 Elaboración del manual de usuario final y de administrador del sistema del software de Gestión de Proyectos de E-Training Ajustes y aprobación del manual de usuario final y de administrador del sistema del software de Gestión de Proyectos de E- Training 80% 0% 0% 20% 0% 0% PF-08 Plan de Transferencias al SENA y al Sector 5% 10% 1% PF01-PI01 PF01-PI01 Documento de aprobación del Plan de Transferencias al SENA y al Sector Ejecución del Plan de Transferencias al SENA y al Sector 10% 100% 10% 90% 0% 0% Total Proyecto 34% A excepción del Plan de Transferencia al SENA y al Sector, la ejecución de los anteriores productos y actividades se desarrolla según lo descrito en el cronograma del proyecto. E TRAINING S.A.S. radicó ante el SENA el 26 de febrero de 2013 el plan de transferencia y entregó información adicional requerida el 11 de marzo no obstante a la fecha de emisión de este concepto la entidad no se ha pronunciado al respecto. Según el cronograma del proyecto el conviniente esperaba que el Plan fuera aprobado el 11 de marzo de 2013. 2. Informe de Avance en la Ejecución Financiera De acuerdo con el informe de ejecución financiera E TRAINING S.A.S. presenta la siguiente ejecución de recursos:
IT 070 6 DE 9 RECURSOS VALOR APROBADO VALOR EJECUTADO % DE EJECUCIÓN Cofinanciación 81.500.000 14.320.000 18% Contrapartida en efectivo 69.250.000 10.500.000 15% Contrapartida en especie 37.250.000 9.470.000 25% Total Contrapartida 106.500.000 19.970.000 15% Total 188.000.000 34.290.000 18% Producto de la visita de Interventoría realizada el 22 de abril de 2013, las siguientes precisiones: Se indicó al conviniente que sólo se reconocerán los pagos relacionados con los cambios de personal de que trata el concepto de modificación 1-030 del 14 de marzo de 2013, a partir del 22/03/2013 fecha de recibo del pronunciamiento del SENA al respecto. Por lo tanto no se reconocen los valores asociados a Giovanny Ortiz antes de la fecha mencionada por valor de $1.700.000 registrados en la contrapartida especie. En relación con el pago realizado por valor de $850.000 a Giovanny Ortiz, por error, con los recursos de cofinanciación (la partida aprobada en presupuesto es en especie), se evidenció que la compañía reintegro los recursos a la cuenta del convenio el 27 de marzo. Al respecto se indicó al conviniente que deben tasarse los rendimientos financieros del tiempo transcurrido entre al pago y la fecha de reintegro. Remitir a la interventoría el cálculo realizado a más tardar 5 días hábiles después de la notificación de la tasa por parte de la entidad financiera. Tener en cuenta dichos rendimientos para consignarlos al SENA junto con los rendimientos financieros del segundo semestre del año. Frente al pago realizado a Jenny Arenas Méndez por valor de $1.000.000, teniendo en cuenta que la profesional no fue vinculada 2 al proyecto; toda vez que fue reemplazada por Yudy Natalia Ladino Camargo según aprobación del SENA a partir del 22 de Marzo de 2013; por lo tanto, se indicó al conviniente que debe reintegrar inmediatamente (a más tardar el viernes 27 de abril) los recursos a la cuenta del convenio y tasar los rendimientos financieros correspondientes, enviar a la interventoría los resultados del cálculo (Remitir a la interventoría el cálculo realizado a más tardar 5 días hábiles después de la notificación de la tasa por parte de la entidad financiera) y consignarlos al SENA junto con los rendimientos del segundo trimestre del año 2013. 2 No se evidenció contrato de Prestación de Servicios celebrado con Jenny Arenas Méndez.
IT 070 7 DE 9 Otras observaciones y el análisis exhaustivo de los soportes entregados por el Conviniente, será consignado en el informe de visita. De acuerdo con la tabla anterior, la ejecución de recursos aportados por el SENA y ejecutados por E TRAINING S.A.S. es de $14.320.000, correspondiente al 18%. La ejecución reportada por el conviniente se enmarca dentro de los rubros aprobados en el proyecto, en las siguientes cuantías: APORTE SENA RUBRO VALOR APROBADO VALOR EJECUTADO SEGÚN INFORME TRIMESTRAL % DE EJECUCIÓN Administración del proyecto 9.400.000 2.820.000 30% Honorarios de personal Investig y Téc - Nal /internal 69.250.000 11.500.000 3 17% Plan de Transferencia al SENA 2.850.000-0% TOTAL 81.500.000 14.320.000 18% En cuanto a la ejecución de recursos de contrapartida en efectivo E TRAINING S.A.S. reporta una ejecución de 15% por valor de $10.500.000, correspondiente a los rubros: RUBRO VALOR APROBADO CONTRAPARTIDA EFECTIVO VALOR EJECUTADO SEGÚN INFORME TRIMESTRAL % DE EJECUCIÓN Honorarios de personal Investig y Téc - Nal /internal 69.250.000 10.500.000 15% TOTAL 69.250.000 10.500.000 15% Con respecto a los recursos de contrapartida en especie el Conviniente reporta una ejecución de 22% por valor de $9.470.000 con cargo a los siguientes rubros: 3 No es reconocido por la interventoría el pago por $1.000.000 realizado a Jenny Arenas Méndez ya que si bien dicha profesional se encuentra registrada en el proyecto aprobado, ésta no fue vinculada a las actividades del convenio.
IT 070 8 DE 9 RUBRO VALOR APROBADO CONTRAPARTIDA ESPECIE VALOR EJECUTADO SEGÚN INFORME TRIMESTRAL % DE EJECUCIÓN Administración del proyecto 9.400.000 2.820.000 30% Adquisición de equipos necesarios para el desarrollo del proyecto 15.000.000 4.500.000 30% Conexión a redes telemáticas, Hosting, Servidores 1.500.000 450.000 30% Costo personal especializado vinculado a la entidad 8.500.000 1.700.000 4 20% Plan de Transferencia al SENA 2.850.000-0% TOTAL 37.250.000 9.470.000 25% 3. Concepto En relación con las actividades presentadas en el Informe de Ejecución Técnica, la Interventoría considera que a excepción del Plan de Transferencia el proyecto se desarrolla según lo establecido en el formato de planeación técnica. Con respecto a la ejecución financiera, los pagos relacionados corresponden a rubros aprobados para el proyecto vigente, de acuerdo con lo establecido en el formato de planeación financiera. Sin embargo, no son reconocidos por la interventoría los pagos realizados por valor de $1.700.000 a Giovanny Ortiz en razón a que remunera actividades efectuadas antes de la aprobación de modificación tramitada ante el SENA, y por valor de $1.000.000 a Jenny Arenas Méndez ya que el conviniente no celebró contrato con dicha profesional para el desarrollo de actividades del convenio. Este concepto no constituye aceptación o aprobación de la ejecución técnica ni financiera del proyecto o del cumplimiento de las demás obligaciones contractuales. La información detallada en los documentos presentados será verificada en cualquier momento por parte de la Interventoría. 4 Valor no reconocido ya que corresponde a la ejecución de actividades del Ingeniero Giovanny Ortiz antes del 22/03/2013 fecha de recibo del pronunciamiento del SENA respecto a la solicitud de modificación realizada por el conviniente y conceptuada por la Interventoría bajo el documento 1-030 del 14 de marzo de 2013.
IT 070 9 DE 9 El porcentaje de la ejecución Técnica, Financiera y el cumplimiento de las obligaciones convenidas, se definirán en el concepto de liquidación del convenio de cooperación No. 00427 de 2012. Cordialmente, Ing. JONATHAN BALCAZAR HERNANDEZ Interventoría Convenios Sena Universidad de Antioquia LUZ ANGÉLICA ARANGO PORRAS Interventoría Convenios Sena Universidad de Antioquia Nota. Soportes técnicos y financieros en la ruta: https://drive.google.com/folderview?id=0b3jt8o2secouvtayz0phx3daxza&usp=sharing&tid=0b3jt8o2secouyvg0dxo3uldldza C.C. Dr. Carlos Eusebio Lugo Silva, Coordinador Grupo de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Bogotá. Proyectó: LAAP/JBH Revisó: JCOB/EMZR Vo.Bo. MEFB