Política sobre el uso adecuado de los Sistemas de Distribución 17 de Julio de 2012 1
Agenda Conceptos Generales Segmentos Pendientes de Cancelación (HX) Churning Duplicados Productividad de las Agencias Reactivación de Acceso al Inventario Segmentos Pasivos Nombres Ficticios Ticket Ficticios No Show sin Ticket Lista de Espera Segmentos Casados 2
Conceptos Generales Conceptos Booking Cargos del GDS Segmentos Improductivos Reservación de un segmento que corresponde a un origen y destino, realizado a través de un Sistema Global de Distribución (GDS) Ejemplo: SAL-LAX (1 Segmento) SAL-LIM-EZE (2 Segmentos) Valores cobrados por el GDS a la aerolínea tras el uso de su sistema para reservar, cancelar o modificar un segmento. Bookings que no generan ningún ingreso a la compañía, que por el contrario representa un costo adicional y/o bloqueo de sillas en el inventario de la aerolínea. 3
Tipos de Prácticas Improductivas A continuación se enlistan los tipos de segmentos improductivos que NO deben ser realizados por las agencias de viajes: Segmentos Pendientes de Cancelación (HX) Churning Duplicados Productividad de Agencias de Viajes Reactivación de acceso a inventario de la aerolínea Segmentos Pasivos Nombres Ficticios Tickets Ficticios y No shows por tickets ficticios No show sin Ticket Listas de Espera Segmentos Casados Si al momento de esta presentación algunas de las políticas expuestas no se encuentran vigentes en su país, favor hacer caso omiso de las mismas. Al ser implementadas en cada país se le notificara con la anticipación debida para su conocimiento 4
Agenda Conceptos Generales Segmentos Pendientes de Cancelación (HX) Churning Duplicados Productividad de las Agencias Reactivación de Acceso al Inventario Segmentos Pasivos Nombres Ficticios Ticket Ficticios No Show sin Ticket Lista de Espera Segmentos Casados 5
AviancaTaca audita los Segmentos Pendientes de Cancelación (HX) Definición Los segmentos pendientes de cancelación (HX) son segmentos en las reservaciones realizadas por las agencias que son cancelados por la Aerolínea. Se audita los segmentos que han sido cancelados, en los cuales la agencia no toma acción al haber sido enviado al queue respectivo. Razones de Cancelacion Expiración del tiempo límite de emisión de ticket Reservas o segmentos duplicados Nombres o tickets ficticios Status Auditados HX UC UN US NO Se cobrará a las agencias de viajes que realicen esta práctica improductiva con un cargo de USD $15 por segmento/pasajero. 6
Las agencias de viajes deben seguir un procedimiento luego de recibir los segmentos cancelados Proceso para la Cancelación de Segmentos 1 Revisar diariamente 2 Cancelar los segmentos 3 Agencia recibirá de la los queues, de HX en su sistema en status HX en una base diaria aerolínea el cobro por cada segmento HX no cancelado La agencia recibe la notificación de segmentos HX en los siguientes queues: GDS Sabre Amadeus Apollo Galileo Worldspan HX Queue 0 o 1 7 18 23 X2: línea de segmento XE2:elemento a eliminar 1 Entry for Eliminating HX X2 XE2 XE2 XE2 XE2 Tiempo para hacer la cancelación: Todos los mensajes HX recibidos durante el mes deben ser cancelados durante ese mismo mes, y al menos 24 horas antes de la hora de salida del vuelo Recibirá por parte de la aerolínea: ADM en formato IATA estándar Detalle de las transacciones que están siendo auditadas En caso de disputas, proceden únicamente si: La agencia demuestra que canceló los segmentos HX durante el mismo mes en que los recibió en su queue, y al menos 24 horas antes de la hora de salida del vuelo Si la reservación tiene un ticket emitido. Deberá adjuntar: Copia del historial de la reservación (deberá ser solicitado a su GDS) Copia del Debit Memo 7
Ejemplos de Segmentos HX no cancelados a tiempo Ejemplo de Segmentos HX CTMOVF SC TA 317I 10MAY SALPTY HK/HX1 724P 1024P /DCTA*4G9X5K/E R- MUCRM1A04172831 5D6ABECB-001 PLT PLTRM1A 1228/04MAY10 XS TA 317I 10MAY SALPTY HK/HX1 724P 1024P /DCTA*4G9X5K/E R- YS 9BFA 9BFA*AYS 1826/10MAY10 En caso que la fecha de vuelo de la reserva este dentro del mes en curso, deberá cancelar los segmentos HX, al menos 24 horas antes de la hora de salida del vuelo. DYVYLF SC LR 692I 28MAY PTYSJO HK/HX1 440P 455P /DCLR*39KLRV/E SC LR 620I 30MAY SJOSAL HK/HX1 1227P 147P /DCLR*39KLRV/E R- MUCRM1A21174602 3DD185A6-001 PLT PLTRM1A 1246/21MAY10 *HI«1 LR 692I 28MAY PTYSJO HX1 440P 455P /DCLR*39KLRV/E 2 LR 620I 30MAY SJOSAL HX1 1227P 147P /DCLR*39KLRV/E R- TS 9BFA 9BFA*ATS 0831/02JUN10 Todos los segmentos HX recibidos durante el mes deben ser cancelados durante el mismo mes 8
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AviancaTaca audita Churning Definición Proceso de crear y cancelar en repetidas ocasiones un mismo segmento, mismo número de vuelo, fecha de viaje y pax en la misma o en diferentes reservas, generando así costos excesivos de reservas y cancelaciones. Razones Algunas agencias de viajes realizan churning para evadir los tiempos límites de emisión de tickets establecidos por la aerolínea, buscar tarifas promocionales o cumplir con cuotas de productividad negociadas con su sistema Recomendaciones Únicamente realice cambios en una reservación cuando el pasajero lo solicite, sin exceder el máximo permitido (4 cancelaciones). Evite evadir tiempos límites de emisión de ticket haciendo cancelación y reinstalación de segmentos. Evite utilizar transacciones que le ayuden a encontrar tarifas más económicas sin antes verificar la disponibilidad de las mismas. Se cobrará a las agencias de viajes que realicen esta práctica improductiva con un cargo de USD $30 por pasajero, independientemente de la existencia de un ticket o de que el viajero haya realizado su viaje 10
Para evitar Churning en reservaciones se recomienda no exceder el máximo de bookings permitidos RPP/RLC-3OUDHI / ECJSFR 000 ON/MENA/CARLOS ENRIQUE PALMADEREVELO/ANA MARIA SANDOVAL/ RINA ODETH 000 OS/TA 589 O 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 000 RF-HDQRM1S 171407 DK4AD46AC125E8 0989B03400F016//HDQ1SEC JSFR/7BN2/89506535/PTY/1S/T/PA CR-HDQ RM 1S 17MAY/1407Z 003 AS/TA 589 I 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 003 RF-HDQRM1S 191457 DK4AD46AC12726 09B31037006763 CR-HDQ R M 1S 19MAY/1457Z 006 AS/TA 589 W 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 006 RF-HDQRM1S 201728 DK4AD46AC12772 09C6F038006FAB CR-HDQ R M 1S 20MAY/1728Z 006/007 XS/TA 589 W 29MAY 6 GUASAL HK3 0710 0800/LK *1A/E* 007 AS/TA 589 R 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 007 RF-HDQRM1S 201730 DK4AD46AC12774 094EA03A00E06F CR-HDQ R M 1S 20MAY/1730Z 007/008 XS/TA 589 R 29MAY 6 GUASAL HK3 0710 0800/LK *1A/E* 008 AS/TA 599 I 29MAY 6 GUASAL LK3 1307 1357/LK *1A/E* 008 RF-HDQRM1S 201957 DK4AD46AC1278D 09BD503600D042 CR-HDQ R M 1S 20MAY/1957Z 008/010 XS/TA 599 I 29MAY 6 GUASAL HK3 1307 1357/LK *1A/E* 010 AS/TA 589 R 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 010 RF-HDQRM1S 211627 DK4AD46AC127F8 XXXXXXXXXX0721 CR-HDQ R M 1S 21MAY/1627Z 010/011 XS/TA 589 R 29MAY 6 GUASAL HK3 0710 0800/LK *1A/E* 011 AS/TA 589 O 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 011 RF-HDQRM1S 211630 DK4AD46AC127F9 09818037008845 CR-HDQ R M 1S 21MAY/1630Z 016 AS/TA 589 O 29MAY 6 GUASAL LK3 0710 0800/LK *1A/E* 016 RF-HDQRM1S 212200 DK4AD46AC12834 094A7031012BC2 CR-HDQ R M 1S 21MAY/2200Z 8 Bookings 4 Cancelaciones 11
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AviancaTaca audita la mala práctica de reservas y segmentos duplicados Definición Se refiere a los segmentos duplicados en reservaciones creadas por agencias de viajes que utilicen Amadeus, Sabre, Galileo, Apollo y Worldspan. Tipos de duplicados Reservas Duplicadas Se refiere a la creación de una reservación exactamente igual a otra (mismo pasajero, mismo origen y destino, misma fecha de viaje), en la misma agencia y Office ID. El itinerario puede clasificarse en: Duplicación de PNRs, idéntico e imposible de realizar. Segmentos Duplicados Son aquellos en los cuales un viajero tiene dos segmentos activos dentro del mismo PNR, cuyo origen destino y fecha de vuelo son los mismos, aunque tengan diferente o igual número de vuelo, clase de servicio o código de status. Cargo a aplicar Se debitará a las agencias de viajes que realicen estas prácticas inadecuadas con un cargo de USD $15 por segmento/pasajero. El cobro de duplicados se generará independientemente de que exista un ticket emitido o no, o que el viaje se haya realizado o no. 13
Evite duplicar reservaciones para un mismo pasajero e itinerario Ejemplo de Duplicación de PNRs RPP/RLC-4YZEOB / CJVNUM 000 ON/MATEUS/YULI 000 OS/LR 631 H 10MAY 1 SJOCCS LK1 1025 1445/LK *1A/E* 000 RF-HDQRM1S 042244 DK67B256C3E78C 092FB03800F454//HDQ1SCJ VNUM/I9X4/77500290/SJO/1S/T/CR CR-HDQ RM 1S 04MAY/2244Z RPP/RLC-4ZKBEA / CJQNHK 000 ON/MATEUS/YULI 000 OS/LR 631 H 10MAY 1 SJOCCS LK1 1025 1445/LK *1A/E* 000 RF-HDQRM1S 042241 DK67B256C3E789 091C803500227E//HDQ1SC QNHK/I9X4/77500290/SJO/1S/T/CR CR-HDQ RM 1S 04MAY/2241Z Duplicación de PNR's: se refiere a la creación de una reserva exactamente igual a otra en base a mismo pasajero, misma agencia, Office ID. Ejemplo de Duplicación de Segmentos RPP/RLC-4VR2P9 / FXKGEP 000 ON/SAUMA/JORGE 000 OS/TA 310 H 06MAY 4 SJOSAL LK1 0620 0735/LK *1A/E* 000 OS/TA 320 H 06MAY 4 SALGUA LK1 0835 0920/LK *1A/E* 000 OS/LR 641 H 07MAY 5 GUASJO LK1 0805 0934/LK *1A/E* 000 OS/LR 633 H 07MAY 5 GUASJO LK1 1225 1405/LK *1A/E* 000 OS/LR 635 H 07MAY 5 GUASJO LK1 1610 1740/LK *1A/E* 000 RF-HDQRM1S 041453 DK67B256C1E772 0971703B003C2F//HDQ1SFX KGEP/I9X4/77500290/SJO/1S/T/CR CR-HDQ RM 1S 04MAY/1453Z Segmentos iguales dentro de la misma reserva (mismo origendestino, mismo o diferentes número de vuelos o clase 14
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AviancaTaca audita la productividad de las agencias Definición Se refiere a la comparación de los costos generados por una agencia de viajes con respecto a las ventas que produce un periodo determinado. Mediciones Costos contabilizados referentes a: Disponibilidad de vuelos Creación reservas y cancelaciones Emisión de tickets Tarjeta de crédito Comisiones Casos a evaluar Caso 1. Agencia de viajes cuyos costos generados son más de 15% con respecto a sus ventas. Caso 2. Agencia de viajes que solo genera costos y no produce ventas. En caso de improductividad, AviancaTaca se reserva el derecho de enviar una carta de advertencia a la agencia o de tomar una acción inmediata dependiendo de la gravedad del caso 16
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Con el objetivo de proteger su inventario, AviancaTaca puede verse en la necesidad de restringir su acceso a este Costos La reactivación del acceso al inventario de Agencias de Viajes tendrá un costo de USD $300 Razones de restricción Improductividad Malas prácticas con el inventario de la aerolínea Estatus default con IATA/ARC Irregularidades de pagos a la aerolínea Cierre voluntario Proceso de reactivación de acceso al inventario 1. Agencia de Viajes solicita a Gerente de Ventas local la reactivación del inventario a AviancaTaca 2. La aerolínea envía un ADM* o factura** con un cargo por reactivación de 300.00 USD 3. Una vez el pago es recibido, se procederá a habilitarle el acceso a los inventarios a la agencia de viajes * ADM (Agency Debit Memo) aplica solo a agencias de viajes IATA. ** Factura aplica a agencias de viajes Non IATA. 18
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AviancaTaca audita los segmentos pasivos en las reservas Definición Son aquellos que se utilizan para la creación de un itinerario en el Sistema de Distribución GDS cuando la reserva pertenece a un grupo, con el fin de llevar a cabo la emisión del ticket. Los segmentos pasivos generados, deben ser cancelados una vez sea emitido el ticket. Status auditados AK, BK, BL, GK, GL, MK, PK, PL, DS, YK Recomendaciones Cancelar el segmento pasivo generado cuando sean reservas individuales, con el fin de no dejar un segmento en estatus pasivo de reserva individual activa. Utilice los segmentos pasivos únicamente para emitir ticket de reservaciones grupales (10 o más pasajeros) y sus reservaciones individuales derivadas (splits). 20
Evite realizar reservaciones en estatus pasivo, a menos que se trate de una reservación grupal Procedimiento de Auditoria de Segmentos Pasivos 1 La aerolínea identifica reservas no grupales en estatus pasivo RPP/RLC-2UDJJE 000/001 CS/TA 374 X 21JUL 1 SAPMIA PK11100A 315P/HK *1A/E* 000/001 CS/TA 375 X 09AUG 6 MIASAP PK1 440P 455P/HK *1A/E* 001 OA/OSI TACTCP SAP504 580 1448 49 TEL 001 RF-HDQRM1S 142142 CR-HDQ RM 1S 14JUN/2142Z Los segmentos fueron creados en estatus PK 2 La aerolínea enviará a agencia el cobro por cada segmento pasivo AviancaTaca enviará a la agencia: ADM en formato IATA estándar Política de Segmentos Pasivos Detalle de las transacciones Reglas para disputas: Se enviará un debit memo de $10 por cada segmentopasajero en la reservación Disputas aplican únicamente si la agencia comprueba que no hizo segmentos pasivos La agencia debe incluir los siguientes documentos en su disputa: Copia del historial de la reservación (deberá solicitarlo a su GDS) Copia del Debit Memo 21
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AviancaTaca audita los nombres ficticios en las reservas Definición Se considera como nombre ficticio, aquellos nombres que han sido ingresados de manera incorrecta, o que tengan alta probabilidad de no ser pasajeros reales como por ejemplo: AAA/BBB, ABCD/EFGH A/HOLA Nombres que contengan: NULL, NAME, PAX, PASAJERO, TEST, PRUEBA o similares. Cargo a aplicar USD $30.00 por pasajero Recomendaciones Para evitar cualquier confusión, los nombres deben ser ingresados de manera completa. Favor de abstenerse de crear reservaciones especulativas sin intención de viajar, así como de crear reservaciones con la finalidad de cotizar o solamente entregar un itinerario al pasajero. Para realizar entrenamientos, favor utilice el ambiente de test/training en su GDS. 23
Evite realizar reservaciones especulativas o de prueba ingresando nombres incorrectos o ficticios Procedimiento de Auditoria de Nombres Ficticios 1 La aerolínea identifica reservas con nombres ficticios RP/HDQ1S/HDQ1SEAWRJT/8WE7/8651075 7OCT08/0159Z 4HFDFP HDQ1S/6OCT08 1.TESTSABRE/TEST UNO 2.TESTSABRE/TEST DOS 3.TESTSABRE/TEST NINO DOS 4.TESTSABRE/TEST NINO UNO 5 AM1028 L 17OCT 5 MEXEZE HK4 2255 1320+1 *I* 6 TA 022 W 25OCT 6 EZELIM HK4 A 0725 0920 *1A/E* 7 TA 040 W 25OCT 6 LIMSAL HK4 1220 1540 *1A/E* 8 TA 230 W 25OCT 6 SALMEX HK4 1920 2235 *1A/E* 2 La aerolínea enviará a agencia el cobro por cada nombre ficticio AviancaTaca enviará a la agencia: ADM en formato IATA estándar Política de Nombres Ficticios Detalle de las transacciones Reglas para disputas: Se enviará un debit memo de $30 por cada pasajero en la reservación Disputas aplican únicamente si la agencia comprueba que el pasajero es real, enviando copia del pasaporte del pasajero. La agencia debe incluir los siguientes documentos en su disputa: Copia del pasaporte del pasajero con el nombre especulativo Copia del Debit Memo 24
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AviancaTaca audita los tickets ficticios en las reservas Definición Tickets no válidos dentro del sistema de inventarios de la aerolínea. Características de los tickets ficticios Contengan numeración completamente ficticia Contengan números reales previamente utilizados en otras reservaciones. Ticket emitido en ruta diferente a la reservada Ticket emitido a nombre de una persona diferente a la reservada Ticket anulado Ticket con dígito de chequeo inválido. MCO o cualquier otra forma contable utilizada como ticket ficticio. Tipos de auditoría Antes de la salida del vuelo: Si el ticket ficticio se detecta antes de que el primer segmento haya sido volado, se realizara un cargo de USD $30.00 por pasajero. No Show: Si el ticket ficticio se detecta después de la salida del primer segmento del itinerario se realizará un cargo de USD $50.00 por pasajero. 26
Evite ingresar tickets ficticios a las reservaciones Procedimiento de Auditoria de Tickets Ficticios 1 La aerolínea identifica reservas con Tickets ficticios RP/HDQ1O/HDQ1OLOKOWC/ABCD/1234567 24APR08/0610Z Z8WJSH HDQ1O/18APR08 1.HERNANDEZ/JOSE MARIA 2 AP BUE 54 11 5199 7400 - GRUPO ONLINE - A 3 TK TL20NOV/BUEG121RK 4 RC RESTRICTED 5 RM CANCEL DUE TO FAKE TICKET USED 2 La aerolínea enviara a agencia el cobro por cada ticket ficticio AviancaTaca enviará a la agencia: ADM en formato IATA estándar Detalle de las transacciones Reglas para disputas: Se enviará un debit memo de entre $30 y $50 por cada pasajero en la reservación Disputas aplican únicamente si la agencia comprueba por medio del historial de la reserva que no ingreso un ticket ficticio. La agencia debe incluir los siguientes documentos en su disputa: Copia del historial de la reservación Copia del Debit Memo 27
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AviancaTaca audita las reservas que a la salida del vuelo no cuentan con número de ticket válido Definición Se entiende por este concepto viajeros reservados que no se presentan al vuelo y que durante el tiempo que la reserva permanece en el sistema de la aerolínea la agencia de viajes nunca relaciona un número de ticket. Cargo a aplicar Es responsabilidad de la agencia de viajes garantizar la emisión del ticket o la cancelación de la reserva realizada en su sistema, de no ser así se generará un cargo de USD $20 por pasajero. Recomendación Ingrese comandos de auto cancelación y advierta al viajero del tiempo límite que tienen para la expedición de su ticket, dicho plazo de auto cancelación debe estar acorde a las restricciones tarifarias. En caso de no ingresar comandos de auto cancelación tenga en cuenta todas aquellas reservas que debe cancelar de no generarse una venta. 29
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AviancaTaca audita las listas de espera Definición Es aquel tipo de segmento pendiente por confirmar de acuerdo a la disponibilidad y a la prioridad. La aerolínea no permite este tipo de segmentos en ninguna situación. Cargo a aplicar En caso de detectarse segmentos elaborados desde el GDS estos serán cobrados con un cargo de USD $10 por pasajero por segmento. Recomendación Abstenerse de solicitar segmentos sobre clases que se encuentren cerradas o en cero (0). 31
Agenda Conceptos Generales Segmentos Pendientes de Cancelación (HX) Churning Duplicados Productividad de las Agencias Reactivación de Acceso al Inventario Segmentos Pasivos Nombres Ficticios Ticket Ficticios No Show sin Ticket Lista de Espera Segmentos Casados 32
AviancaTaca audita los Segmentos Casados Definición Se refiere a los segmentos de vuelo de un origen-destino (O&D) vendidos conjuntamente que no deben ser separados o divorciados. Se identifican en un único despliegue de disponibilidad desde el punto de origen al punto de destino. Recomendaciones Reservar segmentos casados en base al despliegue de disponibilidad Cuando exista rebooking o cambios en la reserva, se deben cancelar todos los segmentos en conexión de un origen-destino. Se deben hacer Rebook o cambios de todos los segmentos nuevos seleccionados en un origen-destino en la misma entrada. Prácticas de abuso Manipulación en reservas de segmentos casados Cancelación de itinerarios de forma parcial Uso de segmentos duplicados para divorciar segmentos. Reservas de vuelos a cualquier destino diferente para encontrar disponibilidad de vuelos en una clase de servicio más baja. Se realizará un cargo de USD $175 por segmento/pasajero, a cada reserva con o sin un ticket asociado e independiente de que el viajero haya realizado su viaje o no 33
Ejemplos de Segmentos Casados Ejemplo de Segmentos Casados RP/HDQ1P/HDQ1PM5X9UM/XXX/99244482 28JUN12/1911Z ZMM6I7 ATL1P2400/0001DW/25JUN12 1.ORTIZ/DAVIDMR 2.RUIZ/GERARDOMR 3 TA 142 W 28JUN 4 LIMGIG HK2 A 2150 0450+1 *1A/E* /1P /PE/C/I/CAB Y/ / /0001/ / / / /Y 1238/B 250/ /AY /EY 748/MIAGIG/Y 4 TA 137 W 03JUL 2 GRULIM HK2 2 0620 0935 *1A/E* /1P /PE/C/I/CAB Y/ / /0002/ / / / /Y 1176/B 560/ /AY /EY 156/GRUMIA/Y 5 SSR OTHS 1P PASSENGER TELEPHONE NUMBER MUST BE INCLUDED 6 SSR OTHS 1P FVR INCLUIR TELEFONO DEL PASAJERO 7 FA PAX 133-5512627192/XXX/25JUN12/SALTA0ERS/XXXXXXX /S3-4/P1 8 FA PAX 133-5512627193/XXX/25JUN12/SALTA0ERS/XXXXXXX /S3-4/P2 Este es el segmento vendido Este es el OD que se utilizó para realizar la mala práctica ya que inicialmente los segmentos reservados eran MIALIM LIMGIG y luego se canceló el segmento MIALIM dejando activo únicamente el LIMGIG Valor Real: USD 904.00 Valor Vendido: USD 286.00 Valor Diluido USD 618.00 La clase W no estaba disponible para los segmentos locales LIMGIGLIM, solamente para el OD completo que se había solicitado 34
Contactos para Disputar ADMs Correos de Distribucion para Disputar ADMs TA y AV: TA: dispute_adm@taca.com AV: PENALIDADES@aviancataca.com 35
Gracias 36