Ministerio de Trabajo TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL BOGOTÁ D.C. NOVIEMBRE 2014 CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 1.1 Estructura orgánica 1.2 Series / Subseries por dependencia 1.3 Codificación de Series y Subseries 1.4 Metodología utilizada para la elaboración de las tablas 1.5 Normas Institucionales 1.6 Normas Archivísticas 2. PRESENTACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3. GLOSARIO 4. BIBLIOGRAFÍA
1. INTRODUCCIÓN Por medio de la ley 1444 de 2011 se realiza la Escisión y reorganización del Ministerio de la Protección Social, el cual se denominará Ministerio del Trabajo y continuará cumpliendo los objetivos y funciones señalados por las normas vigentes, salvo en lo concerniente a la escisión de que trata el artículo 6 de la presente ley. Esta entidad será responsable del fomento y de las estrategias para la creación permanente de empleo estable y con las garantías prestacionales, salariales y de jornada laboral aceptada y suscrita en la Organización Internacional del Trabajo (OIT). El presente documento relaciona el informe de actividades de la elaboración de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Trabajo. Para realizar este proceso se partió de las TRD del extinto Ministerio de la Protección Social, se elaboró un memorando con No. de radicado 154048 del 09 de Octubre de 2012, con el objeto de realizar el levantamiento de la información, aplicando la normatividad que establece el Estado y en especial el Archivo General de la Nación, en la Ley 594 de 2000 Art. 24 y en el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013. Las Tablas de Retención Documental reportan los siguientes beneficios para la Entidad: Facilitan el manejo de la información Contribuyen a la racionalización de la producción documental Proporcionan las herramientas para la prestación de un servicio eficaz y eficiente Controlan el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados Garantizan la selección y conservación de los documentos de carácter permanente Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases del archivo Sirven de apoyo en los diferentes procesos administrativos Desde el punto de vista de las unidades generadoras de documentos las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos Facilitan la organización documental Controlan el trámite documental Identifican las funciones institucionales Por esta razón se elaboran las Tablas de Retención documental, ya que sirven como herramienta de orientación en la organización de los archivos de las oficinas productoras de
documentos y donde es preciso adoptar los principios de organización y conservación que deben ser tenidos en cuenta para la adecuada administración de la gestión documental, una vez éstas sean aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA El organigrama del Ministerio del Trabajo está compuesto por cincuenta y tres (56) oficinas; conformado de la siguiente forma veintisiete (27) dependencias y veintinueve (29) Grupos Internos de Trabajo, con sus respectivas funciones contempladas en el Decreto 4108 de 2011 y en Actos administrativos internos. Se elaboró una Tabla de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas. (Oficinas y Grupos) (Anexo No. 1 Organigrama) 1.2 SERIES/SUBSERIES POR DEPENDENCIA (Anexo No. 2 Cuadro de Clasificación por Dependencia, Serie y Subseries). 1.3 CODIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES La codificación de series y subseries se realizó con el sistema numérico, de acuerdo a la denominación de cada una de las oficinas; se identifica con (N) números. En este sentido se generó una codificación. 1.4 METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS Las Tablas de Retención Documental son la herramienta formal por excelencia, que define la permanencia de los documentos de archivo, a través del tiempo, en cada una de las fases de archivo que componen su ciclo vital; por ello deben soportarse en las funciones de las oficinas, Manual de funciones y la normativa vigente, como eje fundamental de decisión ante la producción de documentos y definición de la disposición final y procedimiento a ser aplicado al documento en el proceso de gestión documental. Ahora bien, el Ministerio de Trabajo al ser una Entidad del Estado debe regirse por la normatividad que establece el Archivo General de la Nación, para efectos del desarrollo de la gestión documental, esta ley se tuvo en cuenta como marco normativo de referencia, ya que contempla la metodología y pautas orientadas a la elaboración de las Tablas de Retención Documental, su aplicación y participación dentro del proceso de la gestión administrativa de los documentos. Por otra parte, se contempló la normativa que aplica a la entidad, con el propósito de identificar la producción documental que se genera a partir de la obligatoriedad y cumplimiento de un requisito y que se constituye en documento probatorio ante las entidades competentes.
METODOLOGÍAS Siguiendo los lineamientos, metodología y disposiciones contemplados en el MINI MANUAL No. 4 del Archivo General de la Nación, se implementa la siguiente metodología. El Ministerio de Trabajo, consciente de la gran importancia del archivo institucional, tomó en cuenta para la elaboración de las Tablas de Retención las siguientes etapas: PRIMERA ETAPA: INVESTIGACIÓN SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES. 1. RECOLECCIÓN DE TODA LA INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN. Disposiciones Legales, Actos Administrativos y otras normas referentes a la creación y cambios estructurales de la Entidad. Estructura interna de la Entidad, manual de funciones. Organigrama. Reglamentación del Archivo de la Entidad. 2. ENTREVISTA CON LOS GENERADORES DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LA INSTITUCIÓN. Identificación y definición de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada una de las oficinas de la Empresa. Valoración primaria de la documentación. SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA. Conformación de series documentales con sus respectivos tipos. Valoración y Selección documental. Elaboración propuesta de Tabla Retención Documental. TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención Documental deben ser presentadas con una introducción y los anexos que sustenten el proceso de elaboración, asegurando su comprensión y aplicación. Presentación y aprobación de las Tablas de Retención Documental al Comité institucional de Desarrollo Administrativo. CUARTA ETAPA: APLICACIÓN Y DIVULGACIÓN Aprobadas las Tablas de Retención Documental por el Comité institucional de Desarrollo Administrativo de la entidad, se debe hacer la difusión correspondiente, previa a la implementación y aplicación de las mismas:
Establecer la fecha a partir de la cual son de carácter obligatorio (Resolución). Generar Instructivos para la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Definir políticas y normas que obliguen a los funcionarios a organizar los archivos de gestión según lo establecido en las Tablas de Retención Documental de cada Oficina. Actualización La Tabla de Retención Documental, por ser un elemento dinámico, de consulta permanente, se actualizará, cada vez que se requiera por modificaciones de estructura, nuevas funciones, creación o supresión de oficinas, grupos etc. El Comité institucional de Desarrollo Administrativo, podrá reunirse extraordinariamente para introducir las modificaciones pertinentes. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención Documental se elaboran de acuerdo con los parámetros, lineamientos y disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta la descripción contemplada en el MINI MANUAL No. 4, y según las normas internas contempladas en el Sistema Integrado de Gestión SIG, en el cual se describen las celdas o espacios a tener en cuenta para la presentación de las TRD. En ese sentido, para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, el Ministerio del trabajo formuló el formato aprobado por gestión de calidad del SIG, en el cual se registra la información requerida por cada área. (Anexo No. 3 Modelo Tabla De Retención Documental) DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Oficina Productora: Registra el nombre de la oficina productora de los documentos; identifica el nombre de la oficina a la que pertenece la TRD. Código Dependencia: Registra el código asignado a cada oficina, de acuerdo al Nivel Estructural de la Dependencia. Código: Número de la series y subseries de la respectiva área SERIES, Subseries y Tipos Documentales: En esta Columna se enlistan en orden alfabético el nombre de las series, subseries y tipos documentales. Retención: En esta columna se consigna el número de años que debe permanecer la serie, tanto en el archivo de gestión, como en el archivo central. Disposición Final: En esta columna se marca con una X la opción que debe aplicarse a la serie una vez terminado el periodo de retención en el archivo central. Procedimiento: En esta columna se consigna una breve descripción del proceso al que se someterá la serie documental, una vez finalice su tiempo de retención en el archivo central.
Convenciones: Descripción de las abreviaturas utilizadas en el formato de Tabla de Retención Documental. Se registra el No. de resolución y la fechas de última actualización Firmas: Respaldan la validez de la TRD, en cabeza del jefe de oficina y el representante del comité de archivo. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El cuadro de Clasificación Documental, se elaboró de la siguiente Forma: Series: Al total de series obtenidas de todas las TRD elaboradas, organizadas alfabéticamente, se les dio un número de consecutivo, comenzando por el numero uno (1) y terminando en el ciento seis (106). Subseries: Las subseries se enumeraron desde el número uno, hasta el total de subseries que se reflejan en cada serie documental. Aplicación: Cada oficina tiene las series y la subseries reflejadas en el cuadro de clasificación documental, de acuerdo a los asuntos de su competencia, producidos en el desarrollo de su gestión. 1.5 NORMAS INSTITUCIONALES Ley 1444 del 05 de Mayo de 2011 Art. 7. Reorganícese el Ministerio de la Protección Social, el cual se denominará Ministerio del Trabajo y continuará cumpliendo los objetivos y funciones señalados por las normas vigentes, Decreto 4108 del 2 de Noviembre de 2011 Por el cual se modifican los objetivos y la estructura del Ministerio del Trabajo y se integra el Sector Administrativo del Trabajo. Resolución 809 de 17 de Mayo de 2012 Por la cual se distribuyen los cargos creados con el proceso de escisión y se modifica el manual de funciones en relación con esos cargos Resolución 2603 del 09 de Noviembre de 2012 Por la cual se modifica en manual de funciones y de competencias laborales del Ministerio de Trabajo Resolución 162 del 06 de Febrero de 2012 Por la cual se crea, organiza y conforma el grupo para la Equidad Laboral con Enfoque Diferencial y de Genero para las Mujeres Resolución 1516 del 03 de Agosto de 2012 Por la cual se crea un Grupo interno de trabajo en la oficina asesora jurídica del ministerio de trabajo, se establecen sus funciones y se asigna coordinación Resolución 3662 del 07 de Octubre de 2013 Por la cual se crean lo Grupos Internos de Trabajo de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio del Trabajo Resolución 427 del 26 de Marzo de 2012 Por la cual se crea, organiza y conforma el Grupo Interno de Comunicaciones del Ministerio del Trabajo Resolución 5445 del 16 de Noviembre de 2011 Por la cual se crea, organizan y conforman unos Grupos internos de Trabajo de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Secretaria General del Ministerio del Trabajo
Resolución 044 del 14 Enero de 2013 Por medio de la cual se aclara la Resolución 5445 del 16 de noviembre de 2011 Resolución 319 del 02 de Marzo de 2012 Por la cual se crean Grupos internos de Trabajo de la Subdirección de Gestión del Talento Humano de la Secretaria General del Ministerio del Trabajo Resolución 2490 del 31 de Octubre de 2012 Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo en la Dirección de Movilidad y Formación para el Trabajo del Viceministerio de Empleo y Pensiones Resolución 1090 el 21 de Junio de 2012 Por la cual se crea un Grupo Interno de Trabajo de Pensiones y Otras Prestaciones del Ministerio del Trabajo, se establecen sus funciones y se asigna la coordinación (Convenios Internacionales) Resolución 1128 de 18 de Abril de 2013 Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo de la Dirección de Riesgos Laborales del Ministerio del Trabajo Resolución 382 del 20 de febrero de 2013 Por la cual se crea en la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial el Grupo de Trabajo Unidad de Investigaciones Especiales Resolución 1091 del 21 de Junio de 2012 Por la cual se crea un Grupo Interno de Trabajo de la Direccion de inspección, vigilancia, control y Gestión Territorial del Ministerio del Trabajo, se establecen sus funciones y se asigna la coordinación (Archivo Sindical) Resolución 5281 del 03 de Noviembre de 2013 Por la cual se delegan algunas funciones y se dictan otras disposiciones (ordenación del gasto en asuntos contractuales) Resolución 404 del 22 de Marzo de 2012 Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo y se asignan las Coordinaciones en las direcciones Territoriales y Oficinas Especiales del Ministerio del Trabajo Resolución 2143 del 28 de Mayo de 2014 Por la cual se asignan competencias a las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales e inspecciones del Trabajo Resolución 336 del 06 de Marzo de 2012 Por la cual se conforma el comité de Coordinación del sistema de control interno del Ministerio del Trabajo Resolución 1074 del 18 de Junio de 2012 Por medio de la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo y se crean los equipos de Trabajo institucional para su implementación Decreto 16 del 09 de enero de 1997 Por el cual se reglamenta la integración, el funcionamiento y la red de los comités nacional, seccionales y locales de salud ocupacional. Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo Decreto 016 del 09 de Enero de 1997 Por el cual se reglamenta la integración, el funcionamiento y la red de los comités nacional, seccionales y locales de salud ocupacional. Resolución 335 del 06 de Marzo de 2012 Por la cual se determina la conformación y funcionamiento del comité de gerencia del Ministerio del Trabajo Resolución 1702 del 23 de Mayo del 2013 Por la cual se modifican algunos apartes de la Resolución Número 00336 del 06 de marzo de 2012 y de la Resolución Número 01501 del 2 de agosto de 2012, y se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
1.6 NORMAS ARCHIVÍSTICAS MARCO NORMATIVO ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CLASE LEY 4 DE 1913 DECRETO 2527 DE 1950 ACUERDO 007 DEL AGN DE 1994 DECRETO 1382 DEL 18 DE AGOSTO DE 1995. DESCRIPCIÓN Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Por el cual se autoriza el procedimiento del microfilm y se concede el valor probatorio. Reglamento general de archivos. Tablas de retención documental y transferencias al archivo general de la nación. ACUERDO 047 DE 2000 LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. ACUERDO 022 DEL AGN DEL 2002 ACUERDO 042 DEL AGN DEL 31 DE OCTUBRE DE 2002. CIRCULAR 046 DEL SECRETARIO GENERAL - ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. DE DICIEMBRE 11 DE 2004 CIRCULAR 004 DE 2003 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Por el cual se desarrolló el artículo 43 del capítulo acceso a los documentos de archivo Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Modifica parte del acuerdo 07 de 1994 reglamento general de archivos Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la ley general de archivos 594 de 2000. Definición de criterios técnicos de la serie contratos. Organización de las Historias Laborales
DECRETO 2578 DEL AGN DEL 13 DE DICIEMBRE DE 2012 DECRETO 2609 DEL AGN DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2012 ACUERDO 004 DEL AGN DEL 15 DE MARZO DE 2013. ACUERDO 005 DEL AGN DEL 15 DE MARZO DE 2013. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
2. PRESENTACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1. Despacho del Ministro 2. Grupo de la Equidad laboral y de Género para las Mujeres 3. Oficina Asesora de Planeación 4. Oficina Asesora Jurídica 5. Grupo de Apoyo Jurídico, Normativo y de Consultas 6. Grupo Interno de Trabajo de Defensa Judicial 7. Grupo Interno de Trabajo de Atención de Consultas en Materia de Seguridad Social Integral 8. Oficinas de las TIC 9. Oficina Cooperación y Relaciones Internacionales 10. Oficina Control Interno 11. Grupo de Comunicaciones 12. Viceministro de Empleo y Pensiones 13. Dirección De Generación y Protección del Empleo y Subsidio Familiar 14. Subdirección de Análisis Monitoreo y Prospectiva Laboral 15. Subdirección de Formalización y Protección Del Empleo 16. Subdirección De Subsidio Familiar 17. Dirección de Movilidad y Formación para el Trabajo 18. Grupo Gestión de la Política de Formación para el Trabajo 19. Grupo de Gestión de la Política de Migración Laboral 20. Dirección de Pensiones y Otras Prestaciones 21. Grupo de Convenios Internacionales 22. Subdirección de Pensiones Contributivas 23. Subdirección de Subsidios Pensionales Servicios Sociales Complementarios y Otras Prestaciones 24. Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección 25. Dirección de Riesgos Laborales 26. Grupo Interno de Trabajo de Atención a Recursos en Segunda Instancia 27. Grupo Interno de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo 28. Grupo Interno de Trabajo de Administración en el Sistema de Riesgos Laborales 29. Dirección de Derechos Fundamentales del Trabajo 30. Subdirección de Protección Laboral 31. Subdirección de Promoción de la Organización Social 32. Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial 33. Grupo Interno de Trabajo Unidad de Investigaciones Especiales 34. Subdirección de Inspección 35. Subdirección de Gestión Territorial
36. Grupo Interno de Trabajo de Archivo Sindical 37. Direcciones Territoriales - Despacho 38. Grupo de Resolución de Conflictos - Conciliación - Territorial 39. Grupo de Prevención, Inspección, Vigilancia y Control - Territorial 40. Grupo de Atención al Ciudadano y Trámites Territorial 41. Inspecciones de Trabajo - Territorial 42. Secretaría General 43. Subdirección Administrativa y Financiera 44. Grupo de Presupuesto 45. Grupo de Contabilidad 46. Grupo de Tesorería 47. Grupo de Gestión Contractual 48. Grupo de Administración Documental 49. Grupo de Atención al Ciudadano 50. Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes 51. Subdirección de Gestión del Talento Humano 52. Grupo Interno de Trabajo de Administración Personal y Carrera Administrativa 53. Grupo Interno de Trabajo de Nómina 54. Grupo Interno de Bienestar Laboral 55. Grupo Interno de Trabajo de Registro y Control 56. Oficina de Control Interno Disciplinario
3. GLOSARIO ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados por Radio Televisión Nacional de Colombia, en el transcurso de la gestión, conservados respetando el orden para servir como testimonio e información, o como fuentes de la historia. ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de los documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, y que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE APOYO. Consistente en la documentación de trabajo y de consulta que sirve de soporte para el desarrollo de las funciones de la dependencia. Es de carácter general que por la información que contiene incide en el cumplimiento de las funciones específicas del área. ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. ASISTENCIA TÉCNICA. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico. CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la dependencia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. COMUNICACIONES OFICIALES. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para la institución. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la Información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA. Reproducción puntual de otro documento. COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original. DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por Radio Televisión Nacional de Colombia en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medio electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal o contable y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por el Ministerio de Trabajo desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos Términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. T.R.D - Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR JURÍDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia, así como su disposición final. VALOR PRIMARIO. Corresponde al valor que se le da al documento en la primera fase, es decir en los archivos de gestión y pueden ser: legal, jurídico, contable, administrativo y fiscal. VALOR SECUNDARIO. Valor que se le da a los documentos en la segunda fase, es decir a los documentos históricos como fuente de investigación
4. BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Circular externa 001 de 2001 establece la obligatoriedad para todas las entidades de Estado elaborar y aplicar las TRD. COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Acuerdo 09 (18 de Octubre de 1995). Se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental. COLOMBIA. Constitución Política de Colombia: comentada y concordada. Santafé de Bogotá: Fundación social y Librería la constitución, 1993. 285 p. COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Diccionario de terminología archivística. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 1998. 64p COLOMBIA. Archivo General de la Nación de Colombia. Tablas de Retención y transferencias documentales. Santafé de Bogotá Archivo General de Nación 2001. 92p. COLOMBIA Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivo. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1997.63p. COLOMBIA Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos Santafé de Bogotá: Archivo General de Nación de Colombia, 1997.94. COLOMBIA Ley 80 (22 de Diciembre de 1989) Congreso de Colombia. Por cual se crea el Archivo General de la Nación. COLOMBIA Ley General de Archivo 594 (14 de Julio de 2000). Congreso de Colombia.