Página: 2 de 8 Cambios o actualizaciones Nivel de revisión Páginas modificadas Descripción del cambio Fecha Aprobador del cambio
Página: 3 de 8 Índice 1. Propósito del Documento... 4 2. Objetivo del Proceso... 4 3. Alcance... 4 4. Terminología y Definiciones... 4 5. Responsabilidades... 5 6. Políticas... 5 7. Procedimiento... 6 8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas... 8 9. Referencias... 8 10. Difusión... 8
Página: 4 de 8 1. Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Cumplimiento Tributario. 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de Cumplimiento Tributario. 2. Objetivo del Proceso 2.1 Garantizar que la Unidad de Negocio cumpla de manera adecuada y oportuna con las obligaciones tributarias establecidas por la Administración Tributaria legal. 3. Alcance 3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con los subprocesos de: Extracción y validación de información Elaboración, aprobación y reporte de formularios tributarios 3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el Gerente de la Unidad de Negocio. 4. Terminología y Definiciones Área Requirente Formularios de impuestos Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero. Formato emitido por la administración tributaria local con el objetivo de llenar en él la información relacionada a los impuestos. Impuesto Es un tributo normado por derecho público. Impuesto a la renta Impuesto al Valor Agregado (IVA) Este impuesto aplica sobre aquellas rentas que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades sean nacionales o extranjeras. Este impuesto grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos de autor, de propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios prestados. Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso.
Página: 5 de 8 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad. Revisor Titular del Área Requirente Corresponde al funcionario diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a revisar su resultado. Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los funcionarios involucrados en el subproceso el realizar sus actividades de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados. 6. Políticas 6.1 Generales 6.1.1 Regulaciones Generales La determinación y pago de impuestos, así como cualquier reporte requerido por el fisco se realizará en conformidad con la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI) y su reglamento de aplicación vigentes. 6.1.2 Validez de documentos tributarios Es responsabilidad de cada usuario el verificar que los documentos tributarios que son ingresados en el sistema cumplen con los requisitos establecidos por la ley tributaria vigente. Si los documentos tributarios no cumplen con los requisitos establecidos por la ley, el Departamento de Contabilidad procederá con la devolución de los mismos, por lo que será responsabilidad del área solicitante entregar a la Subgerencia Financiera documentos tributarios que cumplan con las disposiciones legales vigentes.
Página: 6 de 8 6.2 Extracción y validación de información 6.2.1 Responsable de extracción y validación de información El Responsable de Impuestos en Departamento de Contabilidad es responsable de la adecuada extracción y validación de la información de los módulos de compras y ventas. La información deberá estar debidamente conciliada con los registros contables. 6.3 Elaboración, aprobación y reportes de formularios tributarios 6.3.1 Revisión de formularios para declaración Los formularios de declaración deberán ser revisados y aprobados por el Jefe de Contabilidad antes de ser reportados a la Matriz CELEC EP. 6.3.2 Plazo para elaboración de declaraciones Las declaraciones mensuales y anuales se realizarán de acuerdo a las fechas definidas en el cronograma de cierre y los plazos establecidos por la Matriz CELEC EP. 7. Procedimiento 7.1 Extracción y validación de información Involucrados: Jefe de Contabilidad, Responsable de Impuestos en Contabilidad, Revisor de Contabilidad y Responsables de registro de transacciones de compra y venta. 7.1.1 Extraer información del período y correr reportes en el sistema: Mensualmente, el Responsable de Impuestos en Contabilidad extrae la información registrada en los módulos de compras y ventas respectivamente a través del sistema externo diseñado para el efecto, el cual está configurado para obtener información impositiva directamente del sistema integrado. La información obtenida son reportes relacionados con: Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retenciones de Impuesto a la Renta y Retenciones de IVA, Ventas y Compras. 7.1.2 Notificar al usuario errores para su corrección: En los reportes obtenidos, el sistema automáticamente genera las inconsistencias de la información extraída y el Responsable de Impuestos en Contabilidad las notifica a los Responsables de registro de transacciones de compra y venta para su corrección. 7.1.3 Solicitar apertura de período y realizar ajustes: Una vez que los Responsables de registro de transacciones de compra y venta reciben la notificación para corregir inconsistencias solicitan autorización para la apertura del período según los niveles establecidos en el proceso de Cierre Contable, Reporte y Análisis de Estados Financieros. Una vez que se ha aperturado el período, se realizan los cambios solicitados en el sistema y se notifica al Responsable de Impuesto en Contabilidad.
Página: 7 de 8 7.1.4 Revisar documentos físicos de ventas: Una vez que se ha verificado que en la información extraída del módulo de ventas no existen inconsistencias, el Responsable de Impuestos en Contabilidad revisa físicamente los documentos de ventas. Esta revisión consiste en verificar que los registros son conformes con documentación soporte válida. En el caso de que se detecte alguna inconsistencia se notifica a los Responsables de registro de transacciones de compra y venta para que los errores sean corregidos. 7.1.5 Analizar compras no sujetas a retención en la fuente: Mensualmente, una vez que se ha verificado que en la información extraída del módulo de compras no existen inconsistencias, el Responsable de Impuestos en Contabilidad realiza un análisis de todas las compras no sujetas a retención en la fuente correspondiente. En el caso de que se detecte alguna inconsistencia se notifica al Jefe de Contabilidad y al Usuario Responsable para toma de decisiones pertinentes. 7.1.6 Generar talón de resumen y archivo XML: Una vez que los reportes y la documentación soporte son conformes, el Responsable de Impuestos en Contabilidad genera en el sistema de impuestos un talón resumen de impuestos utilizado para elaborar el anexo transaccional y su archivo XML. 7.1.7 Conciliar valores del talón de resumen y archivo XML contra saldos contables: Con esta información, el Responsable de Impuestos en Contabilidad concilia que la misma sea conforme con los saldos contables en el sistema. En el caso en que los valores del talón no concilian con saldos contables por concepto de inconsistencias tributarias, el Responsable de Impuestos en Contabilidad reprocesa información y genera el talón de resumen y archivo XML corregido. 7.2 Elaboración, aprobación y reporte de formularios tributarios Involucrados: Matriz CELEC EP, Jefe de Contabilidad, Responsable de Impuestos en Contabilidad. 7.2.1 Subir archivo XML al sistema de reporte para el SRI y elaborar formularios: Una vez que la información en el archivo XML es conforme, el Responsable de Impuestos en Contabilidad migra la información del archivo XML generado por el sistema de impuestos al de reporte para la Autoridad Tributaria y genera el anexo transaccional. Adicionalmente, elabora los formularios 103 - Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta y 104 - Declaración del Impuesto al Valor Agregado, y envía la documentación soporte al Jefe de Contabilidad para su revisión. La Unidad de Negocio no reporta la información directamente a la Autoridad Tributaria ya que dicha obligación corresponde a Matriz CELEC EP. 7.2.2 Revisar y aprobar formularios: El Jefe de Contabilidad revisa y aprueba los formularios 103 - Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta y 104 - Declaración del Impuesto al Valor Agregado. En el caso de que la información
Página: 8 de 8 no sea correcta comunica al Responsable de Impuestos en Contabilidad para su revisión. 7.2.3 Enviar formularios y Anexo Transaccional a Matriz: Una vez que el Jefe de Contabilidad aprueba la información de impuestos se envía la información a Matriz CELEC EP. 7.2.4 Registrar pago de impuestos: Una vez que Matriz CELEC EP envía el registro de pago de impuestos, el Responsable de Impuestos en Contabilidad procede a realizar el registro contable del pago de impuestos. 8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación IFS 7.1 Información de Extracción y validación Talón resumen los módulos de Sistema de de información de impuestos compras y ventas Impuestos (DIMM) 7.2 Elaboración, aprobación y reporte de formularios tributarios Información de los módulos de compras y ventas Formularios de impuestos Impuestos pagados IFS Sistema de Impuestos (DIMM) 9. Referencias 9.1 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. 9.2 Reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. 9.3 Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención. 10. Difusión 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP Unidad de Negocio Transelectric. 10.2 El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso. 10.3 La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.