Curso Superior de Gestión de Clínica Dental 2ª Edición
MODULO2 Parte III 2
_ 1. OTRAS HERRAMIENTAS. EL ANALISIS DAFO El Análisis DAFO, es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. Es una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra: una organización, una empresa o un proyecto, y a la vista de ello, planificar una estrategia de futuro y sus acciones. Es una herramienta conocida pero muy poco usada en el sector odontológico porque, en muchas ocasiones, la decisiones de montar una clínica dental es más el resultado de un deseo y un convencimiento de que va a funcionar que el resultado de un análisis de todos los factores que rodean a este tipo de proyecto. Este recurso fue creado hacia 1970 y produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa (o del proyecto) y, a la vista de las mismas, determinar la estrategia a emplear en función de las características propias y de las del mercado en que se mueve la empresa o proyecto. Se aplicó a la empresa el concepto de estrategia propia del arte de la guerra, (libro del general Sun Tzu del mismo título), " No sólo es necesario evaluar las condiciones del propio ejército sino también las del ejército enemigo." El análisis consta de cuatro pasos: Análisis Externo MODULO2 Parte III 3
Análisis Interno Confección de la matriz DAFO Determinación de la estrategia a emplear Apliquemos esta técnica a la clínica dental. Comencemos con el análisis externo. 1.1.- Análisis externo La clínica dental no existe, ni puede existir, fuera del entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a la clínica dental. El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la clínica. 1.1.1.- Oportunidades Las oportunidades son aquellos factores positivos, que se generan en el entorno de la clínica dental y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qué circunstancias pueden mejorar la situación de la empresa? Qué tendencias del mercado pueden favorecernos? Existe una coyuntura favorable en la economía del país? Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado? Qué cambios en la normativa legal y/o política se están presentando? Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando? 1.1.2.- Amenazas Las amenazas son situaciones negativas externas a la clínica, que pueden atentar contra ésta, por lo que llegado el caso, será necesario diseñar una estrategia adecuada para evitarlas o superarlas. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qué obstáculos se enfrentan a la empresa? Qué están haciendo los competidores? Qué tendencias del mercado pueden perjudicarnos? MODULO2 Parte III 4
Existe una coyuntura negativa en la economía del país? Estamos tecnológicamente preparados para competir? Qué cambios en la normativa legal y/o política se están presentando? Puede alguna de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa? 1.2.- Análisis interno Los elementos internos que se deben revisar durante el análisis DAFO corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de la clínica, como por ejemplo: capital, personal, activos, calidad del servico y estructura interna, entre otros. El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la clínica, realizando un estudio que permita conocer la cantidad y la calidad de los recursos y procesos con que cuenta el proyecto. 1.2.1.- Fortalezas Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a nuestra clínica de otras de igual clase. Las fortalezas son situaciones favorables que deben potenciarse y desarrollar al máximo. Algunas de las preguntas que debemos realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qué consistencia tiene la empresa? Qué ventajas tiene la clínica respecto de sus competidores? Qué hace nuestra clínica mejor que otras? A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso? Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza? MODULO2 Parte III 5
1.2.2.- Debilidades Las debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la clínica. Las debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Algunas de las preguntas que se pueden realizar son: Qué desventajas hay en la empresa? Qué percibe la gente del mercado como una debilidad? Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto? Qué se puede evitar? Que se debería mejorar? Resumen de Matriz DAFO: Análisis Interno Análisis Externos Fortalezas Capacidades Ventajas Recursos superiores Oportunidades naturales Nuevas tecnologías Debilitamiento de competidores Posicionamiento estratégico Debilidades Recursos y capacidades escasas Resistencia al cambio Problemas de motivación del personal Amenazas Altos riesgos Cambios en el entorno Como complemento al análisis anterior, y una vez obtenido los resultados del análisis DAFO, debemos pasar a la siguiente fase, esto es la de PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, esto es la de analizar cada apartado para dar respuesta a las siguientes preguntas de las d : Cómo se puede Destacar cada fortaleza? Cómo se puede Disfrutar cada oportunidad? Cómo se puede Defender cada debilidad? Cómo se puede Detener cada amenaza? MODULO2 Parte III 6
Si analizamos las posibles combinaciones de estos cuatro apartados, descubrimos: De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las POTENCIALIDADES, las cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización. De la combinación de debilidades y amenazas surgen las LIMITACIONES, las cuales suponen una advertencia al éxito del proyecto. Pero como no existe un mundo perfecto y simétrico, y en el mundo de la empresa menos, existen otros conceptos fruto de la combinación de esas fortalezas / amenazas / debilidades y oportunidades. Así, la combinación de una amenaza con una fortaleza nos genera un RIESGO. Ejemplo: Somos una empresa líder en una zona; nuestra clientela está asentada, disponemos de un buen equipo de profesionales y cerca de nuestra ubicación se asentada una clínica cuyo modelo de franquicia está basada en la publicidad agresiva y bajos precios. Qué acciones deberíamos promover para asegurarnos el éxito frente al competidor?. La combinación de una oportunidad y una debilidad, nos está generando un DESAFIO. Ejemplo: Nuestra clínica tradicionalmente se ha venido dedicando exclusivamente a la odontología conservadora y nos enteramos que está prevista la construcción y funcionamiento de un Colegio y un Instituto en las inmediaciones Deberíamos modificar nuestras estructuras para adecuarnos a un servicio de ortodoncia o deberíamos seguir manteniéndonos fieles a nuestra filosofía? debemos preocuparnos porque se instale cerca otra clínica dental que sí da ese servicio de ortodoncia? Como vemos todo exige un cuidadoso análisis a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable. ADVERTENCIA En muchas ocasiones, aunque el proyecto de crear una clínica dental nazca tras la aplicación de un DAFO, la realidad es que, una vez puesta en marcha, en muchas ocasiones, sus responsables o gerentes no lo utilizan con posterioridad para verificar las fortalezas o debilidades de su clínica en relación con el entorno. MODULO2 Parte III 7
2. CONCLUSIONES De la misma manera que el sosiego, la calma, la atención y el tiempo, son necesarios para saborear una comida o para disfrutar de la lectura, son también ingredientes necesarios para DIRIGIR UNA CLINICA DENTAL Dirigir una empresa, -y una clinica dental lo es, y además con sus complejidades-, supone MIRARLA TODOS LOS DIAS, con ojos objetivos, con ganas de mejorar, de superar costumbres e inercias y aplicar los conocimientos y herramientas que aquí se traten. a) Control. Se debe realizar una revisión profunda de los OBJETIVOS planificados y ver su nivel de cumplimiento. Revisar el estado de tu clínica dental, en un análisis DAFO, cada 6 meses, y compararlo con el último efectuado. b) Cambia el dia a dia de tu clínica. Efectúa pequeños cambios, continuamente. Ningún mes sin algún cambio, por pequeño que sea; pequeñas mejorar, cambio de decoración, incorpora novedades Proyecta la sensación a tus colaboradores y a tus clientes de estar en permanente evolución, porque: Muere lentamente quien se transforma en esclavo del hábito, repitiendo todos los días los mismos trayectos, quien no cambia de marca, no arriesga vestir un color nuevo y no le habla a quien no conoce.. Pablo Neruda MODULO2 Parte III 8