MODULO DE CONFIGURACIÓN En este módulo se registran las tablas de configuración del Sistema, personalizando las opciones de acuerdo a cada compañía, a continuación mostraremos las opciones de cada botón en forma detallada, para una correcta implementación. TABLAS Al ingresar para actualizar las tablas de configuración le aparecerá la siguiente pantalla, las tablas del lado derecho, son tablas del sistema y no deben ser eliminadas, si añade alguna tabla adicional el Manual Pág. 1
sistema la actualizara pero no sé vera reflejada en ningún modulo, solo se pueden crear tablas adicionales para ser configuradas dentro de las opciones adicionales de orden de compra, pedidos y guías. Para ingresar información debe colocar el cursor en el grid de la tabla que desea actualizar y presionar el botón de agregar que se encuentra en la parte inferior derecha, las tablas que se deben actualizar en el sistema son las siguientes: ALMACENES (ARE): Código : Se generara automáticamente y será la serie para los movimientos de notas de ingreso y salida de almacenes Descripción : Nombre del Almacén Abreviatura : Opcional Valor : N/A Tipo : N/A Estado : Activo Almacén de Producción: se indica si este almacén será de producción. Valoriza, se indicara si se desea incluir este almacén en el proceso de valorización. Considera Stock en Pedido, se debe indicar si los stocks de cada almacén, se deben considerar en los stocks que se visualizan al generar un Pedido de Clientes Seleccionar Tipo de Establecimiento, previamente creado en las tablas. Código Sunat, Colocar si es aplicable Descripción Sunat Colocar si es aplicable. Manual Pág. 2
ÁREAS DE CAJA CHICA (ACJ): Código : Se generara automáticamente y será la serie asignada para cada caja. Descripción : Nombre o área de la caja chica Abreviatura : Opcional Valor : N/A Tipo : N/A Estado : Activo Código Sunat, Colocar si es aplicable Descripción Sunat Colocar si es aplicable. Manual Pág. 3
BANCOS (BCO): Código : Código que formara parte de la analítica del banco. Descripción : Nombre del Banco Abreviatura : Abreviatura del Banco, aparecerá en reportes de Bancos. Valor : N/A Tipo : N/A Estado : Activo Nombre del reporte, se ingresara el nombre del reporte de la impresión de cheque. Código Sunat, Colocar el código creado por Sunat para cada Banco Descripción Sunat Colocar la descripción creada por Sunat. Manual Pág. 4
CUENTAS BANCARIAS (CTA): Banco : Seleccionar el Banco creado anteriormente Numero Cta. : Colocar él número de cuenta bancaria por banco Moneda : Asignar la moneda respectiva Estado : Activo Manual Pág. 5
FORMAS DE PAGO (FPA): El sistema maneja tres tipos de formas de pago Descripción : Cheque, Transferencia, Efectivo Abreviatura : Colocar de acuerdo a la condición de pago Valor : N/A Tipo : C=cheque, permitirá ingresar banco y numero de cuenta bancaria. Estado : Activo Estado : Activo Código Sunat : Colocar código tabla Sunat Descripción Sunat : Colocar descripción Sunat Manual Pág. 6
MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA (MCJ): Estos conceptos deben ser creados con el Contador, debido a que cada uno equivale a una cuenta contable que es parametrizada en él modulo de Interfaces Contable (Modulo de Contabilidad) Código : Código interno del sistema Descripción : Concepto por el cual se efectúa el desembolso Tipo de Analítica : Indicar el tipo que manejara ese movimiento, sino se utiliza colocar No Definido, validar que la cuenta contable utilice el mismo tipo de analítica que se ingresa por cada tipo de movimiento. Abreviatura : Opcional Valor : N/A Tipo : N/A Código Sunat : N/A Descripción : N/A Estado : Activo Manual Pág. 7
MOVIMIENTOS DEL LIBRO BANCOS (MLB): Estos conceptos deben ser creados con el Contador, debido a que cada uno equivale a una cuenta contable que es parametrizada en él módulo de Interface Contable (Modulo de Contabilidad) Código : Correlativo de tipos de movimiento Descripción : Detalle del movimiento en Bancos Analítica : Indicar el tipo que manejara ese movimiento, sino se utiliza colocar No Definido, validar que la cuenta contable utilice el mismo tipo de analítica que se ingresa por cada tipo de movimiento. Estado : Activo Manual Pág. 8
ANALÍTICAS: Para crear analíticas debe escoger el tipo de analítica que desea crear, ingresar el código, donde el primer dígito debe ser la inicial creada en el tipo de analítica. Las analíticas de Proveedores, Clientes, Productos, Empleados, Obreros y Bancos se crean en su respectivo modulo y se actualiza automáticamente en las tablas de configuración de Contabilidad. (Bancos en configuración del sistema). Manual Pág. 9
CENTROS DE COSTO: Se crean para obtener un mayor análisis de la contabilidad, pueden ser creados y asignados a un Tipo de Centro de Costo, que se creara previamente. Se podrán generar reportes por tipos de centros de costo o por el centro de costo especifico. Manual Pág. 10
TIPOS DE ANALÍTICAS: Estos tipos de analíticas son los maestros donde se van a agrupar diferentes conceptos, tales como Proveedores, Clientes, Productos, Caja Chica, Bancos, Terceros, Empleados, etc. Se crean con el fin de tener un mayor nivel de análisis de una cuenta, ya que van relacionados a esta, es decir, se crea la cuenta de Cuentas Corrientes Bancarias y se anexa la analítica del Banco, esta es la que contiene el detalle de los movimientos, y no es necesario crear cuentas contables para cada Banco porque esto se simplifica con la analítica. Manual Pág. 11
TIPOS DE CENTROS DE COSTOS: En esta opción se crean los tipos de centros de costos que agruparan a varios centros de costos. Manual Pág. 12
CHOFERES (CHO): Esta información se imprimar en la emisión de las guías de remisión. Código : Código interno del sistema. Nombre : Nombre Dirección : Dirección Teléfono : Opcional RUC: Número de Identificación Tributaria Marca : Marca de vehículo Placa: placa del vehículo Nro. De constancia Nro. De Licencia Estado : Activo Código Sunat, Colocar si es aplicable Descripción Sunat Colocar si es aplicable. Manual Pág. 13
PROGRAMAS ADICIONALES (PRG): En esta opción se pueden adicionar programas, reportes a los diferentes Módulos del sistema Modulo : Indicar el modulo donde se desea solicitar este programa. Nombre : Nombre del reporte o programa Ruta : Ruta de donde se encuentra el programa adicional Manual Pág. 14
USUARIOS En esta opción se crean los usuarios al sistema Parámetros de creación de usuarios Login Name, Nombre del usuario para el acceso al sistema User Name, Nombre completo del usuario Nivel de Acceso de los usuarios: Supervisor, acceso a todos los módulos del sistema con excepción de la pantalla de ingresos saláriales y autorización de Pedidos de clientes; además el usuario con nivel de supervisor podrá recalcular los stocks de productos, en las opciones de Kardex y kardex por producto, del modulo de Inventarios, con la opción que solo le aparecerá a el de Actualizar Stocks Operador, acceso a cualquier modulo con excepción de Opciones del sistema, Ingresos saláriales y autorización de Pedidos Seguridad, acceso a cualquier modulo del sistema y podrá autorizar pedidos de clientes, ingresos saláriales a los trabajadores y se habilitara el botón de generación de ordenes de compra de las requisiciones o pedidos. Directorio, Lugar donde se almacenaran los archivos de texto que cree el usuario dentro del sistema, utilizando la opción de Archivo en el botón de impresión. Password, Palabra de contraseña para accezar al sistema. Punto de Venta, Si el usuario tiene acceso a facturación deberá colocar en este lugar la serie de los comprobantes de pago. Asignar Almacenes : Se podrá asignar al usuario respectivo a los almacenes que tiene autorización. Usuario de red : colocar el nombre de la PC donde se desea enviar el mensaje emergente para autorizar pedidos de clientes. Mail de usuario: colocar el mail del usuario donde se desea enviar un mail para autorizar pedidos de clientes. Manual Pág. 15
ASIGNAR OPCIONES En esta opción se asignan los accesos de los usuarios a los diferentes módulos del sistema, en la opción de Agregar Detalles se marcara los items donde no se desea que el usuario tenga acceso. PASSWORD En esta opción se actualiza el Password existente. Manual Pág. 16
IMPRESORA El sistema maneja la impresora configurada en Windows, para cada maquina. TIPO DE CAMBIO En la siguiente pantalla se actualizan los tipos de cambio de la moneda local con relación al dólar, esta pantalla aparece al ingresar la primera vez al sistema. Esta tabla de tipos de cambio puede ser actualizada en cualquier momento por el usuario asignado. Si se desea visualizar o imprimir la tabla de tipos de cambio debe de colocar el mes que desea en la ventana de fecha y el sistema reconocerá el mes indicado. Nota Importante : El sistema maneja información Contable en Moneda Local y Dólares, debido a esto es necesario que se ingrese el tipo de cambio de todos los días, para que se pueda visualizar la información en todos los reportes y consultas. Manual Pág. 17
PUNTO DE VENTA En esta opción se ingresan los correlativos de todos los documentos comerciales, se debe ingresar el último emitido, para que el sistema genere él número actual. Correlación: Documento o Guía Tipo de Documento: seleccione el documento que desea ingresar Serie de Documento: ingrese la serie o código del documento. Numero de Documento: ingrese el correlativo del documento (ultimo emitido) Para los documentos de almacén, notas de ingreso y notas de salida, al grabar el documento, se creara en forma automática el correlativo en esta opción, colocando como número de serie el código del almacén seleccionado en la emisión del documento. Parámetros Adicionales El ingreso de información al sistema no debe contemplar los siguientes caracteres: Apóstrofos Comillas Manual Pág. 18