Gestión de las comunicaciones en Proyectos según el PMBOK del PMI

Gestión de las comunicaciones en Proyectos según el PMBOK del PMI Fuentes principales: Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Agenda Objetivos Definir algunos términos utilizados en esta presentación Mostrar el entorno PMI Pmbok Procesos Áreas de conocimiento Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones Conclusiones

Objetivos de la presentación Mostrar la importancia de una buena comunicación en los proyectos Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto, incluyendo el Plan de gestión de las comunicaciones y el análisis de las comunicaciones con los interesados Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular el número de canales de comunicación en un proyecto Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas

Términos Proyecto Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK Guide, quinta edición) PMI Project Management Institute, Inc. Pmbok Project Management body of Knowledge. Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos Interesados del proyecto Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto Cultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organización

Términos Proceso Serie de acciones dirigidas a un determinado resultado Cada proceso caracterizado por: 1. Entrada 1 2. Entrada 2 3. Entrada 3 4. Entrada n Entradas Herramientas y técnicas 1. Herramienta 1 2. Herramienta m 3. Técnica 1 4. Técnica j 1. Salida 1 2. Salida 2 3. Salida 3 4. Salida r Salidas

Procesos de Dirección de proyectos El Pmbok define cinco grupos de procesos Grupo del Proceso de Iniciación Grupo del Proceso de Planificación Grupo del Proceso de Ejecución Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Grupo del Proceso de Cierre

Nivel de Actividad e interacción entre procesos (PMBOK Guide) Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Grupo de Procesos de Cierre Nivel de Interacción entre Procesos Inicio TIEMPO Finalización

Áreas de conocimiento - Programa - Portafolio Portafolio de proyectos Gestión del alcance 10 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Gestión del tiempo Gestión de costos Gestión de La calidad Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Gestión de la integración del proyecto Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto Gestión de Recursos humanos Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de las adquisiciones Gestión de los interesados Funciones facilitadoras

Grupos de procesos - Áreas de Conocimiento Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de procesos de la dirección de proyectos con las diez áreas de conocimiento utilizadas por la Guía PMBOK

Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK Guide)

Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK Guide)

Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK Guide)

Importancia de gestionar las comunicaciones Caso del correo electrónico Caso de la persona que no recibe la información La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto están relacionados con las comunicaciones Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados Atención a los interesados Qué información necesitan Qué información necesito de ellos Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los proyectos

Procesos de la gestión de las comunicaciones Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de información de los interesados y los activos de la organización Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información según el plan de gestión de las comunicaciones. Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medición del avance y proyecciones

Planificar la gestión de las comunicaciones Información durante el proyecto Almacenar Mantener Distribuir Recuperar Destino de la información al terminar

Factores ambientales de la Empresa Estructura y cultura de la organización Normas de la Industria Leyes y/o normas Gubernamentales Infraestructura Recursos humanos existentes Administración de personal Sistemas de autorización de trabajo de la compañía Condiciones del mercado Clima político Canales de comunicación

Activos de los Procesos de la Organización Procesos Procedimientos Instructivos Plantillas Formatos Cómo hacer las cosas Normas Políticas Qué instrumentos utilizar... Bases de datos corporativas de conocimiento Archivos de proyectos Información histórica Medición de procesos Líneas base (alcance, costo, ) Cronogramas Calendarios Diagramas Riesgos Lecciones aprendidas Registros Documentos Informes de resultados Horas de trabajo Costos incurridos Presupuestos Datos financieras Déficits Gestión de riesgos Gestión de problemas Gestión de configuración Gestión de Calidad Bases de datos comerciales

Distribuir la información Con el contenido apropiado Ofrecer la información correcta A las personas adecuadas En el momento oportuno En un formato útil Consideraciones importantes: Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información

Distribuir la información No esconder información crucial No tener miedo de reportar información de situaciones adversas La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la luz pública

Importancia de la comunicación cara a cara Investigaciones indican que en una interacción cara a cara: 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca de cómo él o ella realmente se siente

Fomentar más interacciones cara a cara Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante varios días de la semana

Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomáticas Diferentes normas culturales

Número de canales de información A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2 Donde n es el número de personas involucradas 2 Personas, 1 canal de comunicación 4 Personas, 6 canales de comunicación 3 Personas, 3 canales de comunicación

Sugerencias para mejorar las comunicaciones Realizar reuniones efectivas Usar email y otras tecnologías de forma eficiente Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Ejemplo de análisis de comunicaciones con los interesados del proyecto Interesados Gerencia del clientes Equipo de negocios del cliente Equipo técnico del cliente Gerencia Interna Nombre del documento Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Formato del documento Persona de contacto Frecuencia Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes Email Li Chau Primer día del mes Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes Equipo técnico y de negocios interno Subcontratista de capacitación Subcontratista de software Reporte mensual de estado Intranet Angie Liu Primer día del mes Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008 Plan de implementación de software Email Najwa Gates Junio 1, 2008 Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo

Planificar la Gestión de las Comunicaciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de requisitos de comunicaciones 2. Tecnología de comunicaciones 3. Modelos de comunicación 4. Métodos de comunicación 5. Reuniones Salidas 1. Plan de Gestión de las comunicaciones 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto

Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido Requerimientos de comunicaciones de los interesados Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la información Persona o grupos que recibirán la información Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que avanza y se desarrolla el proyecto Glosario de terminología común

Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Riesgos Alcance Recursos humanos Interesados Adquisiciones Comunicaciones Planes subsidiarios Calidad Costos Tiempo

Gestionar las comunicaciones Mientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir información Se deben seguir los lineamientos del Plan de gestión de las comunicaciones Se deben utilizar los modelos, tecnología y métodos apropiados Las comunicaciones deben ser Efectivas Eficientes Entendibles Satisfacer las necesidades de los interesados Se deben elaborar informes de desempeño

Informar el desempeño Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias Variación Valor ganado Documento con las lecciones aprendidas

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del proyecto ahorra tiempo y dinero Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externas Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas

Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto Descripción Proyecto X Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en los beneficios Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qué funciones del negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto? Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año. Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto, enfocándose en las tareas globales y en los hitos

Ejemplo de informe mensual de progreso I. Logros para el mes de mes: Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lístelo como logro. II. Planes para mes siguiente: Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros ítems importantes a lograr. III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas. IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.

Ejemplo de elementos finales de documentación del proyecto I. Descripción del proyecto II. III: IV. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.) V. Documentos de diseño VI. Reporte final del proyecto VII. Entregables, si aplican VIII. Reportes de auditoría IX. Informe de lecciones aprendidas X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones escritas y electrónicas

Archivos del proyecto Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros proyectos

Sitio Web del proyecto Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra información

Ejemplo usando Microsoft Project

Software en la gestión de las comunicaciones Hay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyecto Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente El software de gestión de proyectos generalmente incluye características para facilitar las comunicaciones virtuales Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyecto

Gestionar las Comunicaciones Entradas 1. Plan de Gestión de Comunicaciones 2. Informes de rendimiento del Trabajo 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones 2. Modelos de Comunicación 3. Métodos de Comunicación 4. Sistemas de Gestión de Información 5. Informes de Rendimiento Salidas 1. Comunicaciones del Proyecto 2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 4. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Controlar las Comunicaciones Evaluar según lo planeado

Controlar las Comunicaciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Comunicaciones del Proyecto 3. Registro de Incidentes 4. Datos de rendimiento del trabajo 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Sistemas de gestión de información 2. Juicio de Expertos 3. Reuniones Salidas 1. Informes de rendimiento del trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización