Dirección de Comunicación PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE PRENSA

Dirección de Comunicación PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE PRENSA

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE PRENSA

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE PRENSA n Objetivo Establecer un procedimiento en el cual se determine cada una de las acciones que se deben llevar a cabo para efectuar ruedas de prensa de manera de manera oportuna y eficaz velando por la imagen de la Institución. n Alcance. Este proceso aplica a todos los docentes, servidores públicos y trabajadores que pertenecen a LA ENTIDAD. Lo ejecuta la Dirección de Comunicación Social, que a su vez es la encargada de velar que se cumplan las disposiciones establecidas en el presente documento.

Procedimiento para la gestión ruedas de prensa Código: PR-CO-GRP-002 n Definiciones. Rueda de prensa: comprende en organizar una reunión informativa en la cual se convoca periodistas, con la finalidad de darles a conocer una información de interés para la comunidad. Ayuda memoria: es una ayuda nemotécnica que sirve para recordar información relevante. n Normativa Aplicable. 1. LEY ORGANICA DE COMUNICACIÓN Fecha: 25-jun-2013 Estado: Vigente 2. NORMATIVA INTERNA DEL INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS NACIONALES. Estado: Vigente n Disposiciones Generales. nel Director/a deberá velar por el correcto cumplimiento del presente procedimiento, en el caso de la no aplicación del mismo se deberá establecer los correctivos necesarios y sanciones respectivas en relación a su ámbito de competencia. nprevio a toda rueda de prensa se deberá elaborar la ayuda memoria tanto para la Máxima Autoridad como para los voceros institucionales, por tanto es importante que la Unidad de Comunicación será la responsable de elaborar y entregar la ayuda memoria a tiempo. n Listado de Formatos. nsolicitud de Organización de Eventos F-CGAF-DA-SI-008 n Actividades. 6

Dirección de Comunicación N.- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ACCIONES O TAREAS Solicitará a la Dirección de Comunicación Social se organice una rueda de prensa, si la Máxima Autoridad decide designará a un vocero institucional e informará de la designación. Receptaran la asignación para efectuar la rueda de prensa, el funcionario coordinará su agenda personal. Director/a receptará la solicitud efectuada por la Máxima Autoridad, posterior a ello solicitará a la Unidad de Comunicación se efectué la asesoría comunicacional y a la Unidad de Marketing la coordinación de la rueda de prensa. Receptará la solicitud y procederá a establecer estrategias comunicacionales para la rueda de prensa, posterior a ello elaborará las ayudas memorias para aprobación del Director de Comunicación Social. Director/a revisará la ayuda memoria o discurso y procederá a remitir a la Máxima Autoridad para su revisión, en el caso de que sea Vocero Institucional se procederá a efectuar media training y posterior a ello se remitirá la ayuda memoria o discurso. Receptará la ayuda memoria para revisión previa a la ejecución de la rueda de prensa. Receptará la solicitud efectuada por el Director/a de Comunicación Social, en este sentido se establecerá la logística para la rueda de prensa, para lo cual se solicitará mediante el formulario solicitud de logística de eventos para la organización de la rueda de prensa. Si el Director/a decide emplear un proveedor externo para el llamado a medios, la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas remitirá mediante correo electrónico el lugar, fecha y hora en que se realizará la rueda de prensa. Receptará la solicitud efectuada por parte de la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas, posterior se procederá a informar a los medios de comunicación, además procederá a coordinar la organización audiovisual. Supervisará el trabajo efectuado por el proveedor en lo que concierne la organización audio visual de la rueda de prensa. Unidad Orgánica que Ejecuta la acción Máxima Autoridad Voceros Institucional Dirección de Comunicación Social Unidad de Comunicación Dirección de Comunicación Social Máxima Autoridad o Voceros Institucionales Unidad de Marketing y Relaciones Públicas Unidad de Marketing y Relaciones Públicas Proveedores Unidad de Marketing y Relaciones Públicas 7

Procedimiento para la gestión ruedas de prensa Código: PR-CO-GRP-002 11 12 13 14 15 Organizada la rueda de prensa, la Unidad de Comunicación procederá a moderar la rueda de prensa, quedará a decisión si designa a otra persona para moderar la rueda de prensa. Una vez efectuada la rueda de prensa se procederá a dar por terminado, en la cual se procederá a dar la gracias a los asistentes. Mensualmente la Unidad de Comunicación generará el informe de asesoría en discursos y ayudas memorias, posterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Comunicación Social. Mensualmente la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas generará el informe de media training a voceros, posterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Comunicación Social. Director/a procederá a revisar y aprobar los informes presentados por las Unidades de la Dirección de Comunicación Social. Unidad de Comunicación Unidad de Comunicación Unidad de Comunicación Unidad de Marketing y Relaciones Públicas Dirección de Comunicación 8

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Procedimiento para la gestión ruedas de prensa Código: PR-CO-GRP-002 n Flujo de Proceso 10

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Procedimiento para la gestión ruedas de prensa Código: PR-CO-GRP-002 n Infografía PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE PRENSA Solicitará a la Dirección de Comunicación Social se organice una rueda de prensa, si la Máxima Autoridad decide designará a un vocero institucional e informará de la designación. 1 2 Máxima Autoridad Receptaran la asignación para efectuar la rueda de prensa, el funcionario coordinará su agenda personal. Voceros Institucional 8 Si el Director/a decide emplear un proveedor externo para el llamado a medios, la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas remitirá mediante correo electrónico el lugar, fecha y hora en que se realizará la rueda de prensa. Unidad de Marketing y Relaciones Públicas Unidad de Marketing y Relaciones Públicas 7 Receptará la solicitud efectuada por el Director/a de Comunicación Social, en este sentido se establecerá la logística para la rueda de prensa, para lo cual se solicitará mediante el formulario solicitud de logística de eventos para la organización de la rueda de prensa. 9 Receptará la solicitud efectuada por parte de la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas, posterior se procederá a informar a los medios de comunicación, además procederá a coordinar la organización audiovisual. Proveedores 10 Supervisará el trabajo efectuado por el proveedor en lo que concierne la organización audio visual de la rueda de prensa. Unidad de Marketing y Relaciones Públicas 15 Director/a procederá a revisar y aprobar los informes presentados por las Unidades de la Dirección de Comunicación Social. Dirección de Comunicación 12

Dirección de Comunicación 3 Director/a receptará la solicitud efectuada por la Máxima Autoridad, posterior a ello solicitará a la Unidad de Comunicación se efectué la asesoría comunicacional y a la Unidad de Marketing la coordinación de la rueda de prensa. Dirección de Comunicación Social. 4 Receptará la solicitud y procederá a establecer estrategias comunicacionales para la rueda de prensa, posterior a ello elaborará las ayudas memorias para aprobación del Director de Comunicación Social. Unidad de Comunicación Máxima Autoridad o Voceros Institucionales 6 Receptará la ayuda memoria para revisión previa a la ejecución de la rueda de prensa. Dirección de Comunicación Social 5 Director/a revisará la ayuda memoria o discurso y procederá a remitir a la Máxima Autoridad para su revisión, en el caso de que sea Vocero Institucional se procederá a efectuar media training y posterior a ello se remitirá la ayuda memoria o discurso. 11 Organizada la rueda de prensa, la Unidad de Comunicación procederá a moderar la rueda de prensa, quedará a decisión si designa a otra persona para moderar la rueda de prensa. Unidad de Comunicación 12 Una vez efectuada la rueda de prensa se procederá a dar por terminado, en la cual se procederá a dar la gracias a los asistentes. Unidad de Comunicación 14 13 Unidad de Marketing y Relaciones Públicas Mensualmente la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas generará el informe de media training a voceros, posterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Comunicación Social. Unidad de Comunicación Mensualmente la Unidad de Comunicación generará el informe de asesoría en discursos y ayudas memorias, posterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Comunicación Social. 13

Procedimiento para la gestión ruedas de prensa Código: PR-CO-GRP-002 n Control de Cambios NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA Versión 1.0 Versión Inicial procedimiento para la gestión de ruedas de prensa 25 Octubre 2014 14

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