Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Definir las actividades del procedimiento Gestión Almacén, referente a la recepción de pedidos, clasificación de los elementos, ingreso de bienes de consumo y devolutivos, planear la entrega, entregar los elementos solicitados y controlar la entrada y salida de bienes de consumo y devolutivos al destinatario, mediante las tarjetas kárdex de cada elemento. Ingresar los elementos reintegrados al Almacén por obsolescencia o que no se encuentran en servicio. El procedimiento de Gestión Almacén, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Norte, ubicada en el círculo registral de la ciudad de Bogotá. Los clientes internos son los funcionarios que participan en el proceso de Gestión Registral y la Secretaría General- Grupo almacén e inventarios- de la SNR. Los clientes externos son los proveedores y particulares que participan en el suministro de elementos a la Oficina. ALCANCE: Inicia: Con la identificación de necesidades de adquirir elementos requeridos para la prestación del servicio público registral. Adquisición de bienes o elementos, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley de Contratación. Qué hace?: Recibir los elementos de conformidad con las especificaciones estipuladas en la cotización y consignadas en la Orden de Compra. Confrontar condiciones contractuales contra la factura de compraventa. Elaborar el ingreso de los elementos al almacén y abrir tarjetas kárdex de los nuevos elementos. Alimentar el kárdex para actualizar la tabla de datos. Entregar elementos solicitados por las dependencias: recibir y radicar el oficio por el cual se solicitan los elementos requeridos para la normal prestación del servicio. Elaborar la salida de almacén y descargar del Kárdex. Entregar los elementos conforme al stock del mismo, dejando constancia en el comprobante de entrega con la firma del funcionario que recibe. Informar al Registrador y al coordinador administrativo sobre las existencias de almacén. Elaborar relación mensual de entradas y salidas de almacén, formatos de resumen de almacén relacionando existencias, valores, clasificar elementos de consumo,
Página: 2 Devolutivos y bajas. Entregar a Contabilidad la relación de salidas de almacén para su contabilización. Reintegro de elementos: Ingresar y clasificar los elementos devolutivos en servibles e inservibles. Recibir elementos devolutivos para dar de baja: Recepción y análisis de las políticas administrativas y normatividad para dar de baja a inservibles. Iniciar el procedimiento de baja acorde a los instructivos institucionales para el efecto Ver instructivo Institucional para dar de baja a inservibles. Generar acto administrativo dando de baja a los inservibles y definiendo su destinación, salida del almacén y de los inventarios de la Entidad. Termina: Salida efectiva de almacén y entrega al solicitante. Descargar el elemento devolutivo del kárdex general con salida de almacén para iniciar el trámite de baja a inservibles. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable Estratégico: Registrador de instrumentos públicos y Secretario (a) General de la SNR. 2.2. Responsable Operativo: Funcionario asignado para el manejo del Almacén. 3. DEFINICIONES: Kárdex: Registro de entradas y salidas del almacén. Relación de Almacén: Es el registro del movimiento (Entradas y Salidas) de los elementos de consumo y devolutivos, durante el mes. Entrada de Almacén: Relación de artículos que ingresan al inventario del almacén. Elementos no requeridos: Son elementos devolutivos que están cargados al inventario individual del funcionario, pero que éste ya no lo requiere para el desempeño de sus funciones. Elementos inservibles: Son elementos devolutivos que están cargados al inventario individual del funcionario y que en razón del uso se han deteriorado y requieren ser reemplazados o reintegrarlos al almacén para efectos de iniciar el trámite de baja. Elemento Devolutivo: Bienes que no se consumen con el uso y por el contrario se conservan como activos de la entidad. Elementos de consumo: Elementos que se consumen con el uso, tales como papelería y útiles de escritorio. Dar de baja a inservibles: es aplicar el procedimiento para aquellos elementos devolutivos que se encuentran obsoletos y generando gastos de almacenamiento, sean declarados inservibles mediante acto administrativo, se descarguen de los inventarios y de las existencias de almacén. Salida de Almacén: Relación de artículos que salen de las existencias del almacén para satisfacer las necesidades de las diferentes dependencias.
Página: 3 Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento, Numero de salida de almacén registrada en el kárdex (sistematizado). Hoja de calculo. Histogramas: para mostrar comportamientos de las solicitudes y necesidades de elementos de consumo mes. Hojas de cálculo: documento para registrar la información del procedimiento de ingreso y egreso de almacén. 3.1. PHVA Planear: los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento; el tiempo de respuesta y entrega de elementos de consumo a los Coordinadores de Grupo que los requieran mediante oficio. Planear el adecuado manejo de almacén en relación con la disponibilidad de inventarios de almacén. Planea el manejo de los elementos devolutivos inservibles y su baja de almacén. Hacer: Recibir los elementos de conformidad con las especificaciones estipuladas en la cotización y consignadas en la Orden de Compra. Confrontar condiciones contractuales contra la factura de compraventa, elaborar el ingreso de los elementos al almacén y abrir tarjetas kárdex de los nuevos elementos. Alimentar el kárdex para actualizar la tabla de datos. Entregar elementos solicitados por las dependencias: recibir y radicar el oficio por el cual se solicitan los elementos requeridos para la normal prestación del servicio. Elaborar la salida de almacén y descargar del kárdex. Entregar los elementos conforme al stock del mismo, dejando constancia en el comprobante de entrega con la firma del funcionario que recibe. Informar al Registrador y al coordinador administrativo sobre las existencias de almacén. Elaborar relación mensual de entradas y salidas de almacén, formatos de resumen de almacén relacionando existencias, valores, clasificar elementos de consumo, devolutivos y bajas. Entregar a Contabilidad la relación de salidas de almacén para su contabilización. Reintegro de elementos: Ingresar y clasificar los elementos devolutivos en servibles e inservibles. Recibir elementos devolutivos para dar de baja: Recepción y análisis de las políticas administrativas y normatividad para dar de baja a inservibles. Iniciar el procedimiento de baja acorde a los instructivos institucionales para el efecto Ver instructivo Institucional para dar de baja a inservibles.. Generar acto administrativo dando de baja a los inservibles y definiendo su destinación, salida del almacén y de los inventarios de la entidad Verificar: las necesidades y cantidades solicitadas; la entrega de elementos de conformidad con la solicitud. Verificar el Stock Físico de almacén. Verificar y hacer seguimiento a los consumos por áreas de la Oficina de Registro. Verificar reintegro de elementos. Verificar los elementos devolutivos inservibles, el acto administrativo que los declara inservibles y su destino final. Actuar: Definir e implementar estrategias para la oportuna entrega de los elementos de consumo solicitados, para el manejo de bienes devolutivos e
Página: 4 inservibles y para declarar elementos inservibles con el fin de evitar la generación de costos de almacenamiento. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas.
Página: 5 ACTIVIDAD ESENCIAL Ingresar bienes de consumo o devolutivos a almacén. DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Ingresar bienes devolutivos o de consumo: Recepcionar los contratos de adquisición de los bienes de consumo o devolutivo, de conformidad con las especificaciones estipuladas en la cotización y consignadas en la Orden de Compra. Recepcionar las facturas de compras observando que las condiciones de entrega que estén dadas en el contrato. Confrontar los contratos con o sin formalidades plenas para verificar condiciones contractuales 2. Hacer ingreso al almacén de los bienes devolutivos o de consumo: Verificar cantidades compradas según contratos, facturas u orden de compra y confrontar con cantidades entregadas, tipo, características, tamaños y en general tener en cuenta las especificaciones definidas en la compra. Llenar formato ingreso a almacén: anotando especificaciones de los elementos, cantidades y características, firmar entrega de bienes en constancia de recibido a satisfacción. Ver formato entrada al almacén 3. Actualizar existencias de almacén: hacer la actualización de las existencias de almacén con base en los conceptos: existencias, entradas y saldo final. Tener la discriminación de bienes devolutivos y bienes de consumo. Tener siempre actualizadas las existencias de almacén para efectos de dar respuesta efectiva a las solicitudes de suministro de elementos devolutivos y de consumo para las áreas de responsabilidad que prestan el servicio registral. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos, Coordinador Administrativo y Funcionario asignado. Conocimiento: Contratación y manejo de almacén. Valor agregado: entrega oportuna de los elementos necesarios para el normal funcionamiento de la Oficina. Recursos esenciales: Recurso humano capacitado en el manejo de Almacén y Elementos de oficina. Normatividad: Resolución No. 040 de 1960 Contraloría General de la República y demás disposiciones complementarias y
Página: 6 concordantes. Resolución No. 603 de 2004, Superintendencia de Notariado y Registro, Ley 80 de 1993, Ley 1152 de 2008 y demás disposiciones complementarias y concordantes. Resolución para la baja de inservibles. Herramientas de control: Verificar ingresos a almacén, necesidades y existencias en el stock de los elementos de consumo y devolutivos requeridos. Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): manual, hoja de cálculo.
Página: 7 Recepcionar las solicitudes de suministros Descripción de actividades: Recepcionar la solicitud: Recibir y radicar la solicitud del Coordinador de Grupo, sobre necesidad de suministro (elementos de consumo o devolutivos) para la debida y oportuna prestación del servicio. Impartir instrucciones al funcionario encargado de Almacén, para la entrega de elementos, teniendo en cuenta las necesidades, cantidades solicitadas y stock de Almacén. Gestionar entrega elementos. la de Responsable: Registrador de Instrumentos públicos, Coordinador Administrativo y Funcionario asignado. Conocimiento: En asuntos contables y administrativos. Valor agregado: oportunidad en la respuesta. Recursos esenciales: Recurso humano y Elementos de oficina. Normatividad: Resolución No. 040 de 1960 Contraloría General de la República y demás disposiciones complementarias y concordantes. Resolución No. 603 de 2004, Superintendencia de Notariado y Registro, Ley 80 de 1993 y demás disposiciones complementarias y concordantes. Herramientas de control: Verificar necesidades y existencias en el stock de los elementos de consumo requeridos, radicación en el libro, y el modulo sistematizado de correspondencia. Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): manual. Descripción de actividades: 1. Clasificar las solicitudes de suministro: a) Seleccionar solicitudes de elementos devolutivo: constatar la existencia en almacén, si el elemento existe se procede a definir suministro y entrega al solicitante. Si el elemento devolutivo no existe, se procede a tramitar la compra acorde con el plan anual de compras o programar su adquisición en la elaboración de dicho plan para la vigencia siguiente. Ver plan anual de compras.b) Seleccionar solicitudes de elementos de consumo: constatar la existencia en almacén, si el elemento existe se procede a definir suministro y su entrega al solicitante. Si el elemento de consumo no existe, se procede a verificar tipo de elemento y su planeación de compra. Los elementos de consumo objeto de apoyo a la prestación del servicio registral, tendrán siempre existencias de almacén acorde al plan anual de compras, para garantizar la efectiva prestación del servicio. Ver plan
Página: 8 anual de compras. 2. Entregar elementos de consumo y devolutivos: planear el traslado y entrega del elemento en el sitio requerido. Dejar constancia en el comprobante de entrega y recibido a satisfacción. Ver formato de comprobante de entrega, 3. Elaborar la orden de egreso de almacén, descargar del kárdex, firmarla y remitir al Coordinador de la Dependencia que recibió y al Coordinador del Grupo Administrativo para firma. Ver formato salida de almacén. 4. Actualizar existencias de almacén: tener actualizadas las existencias de almacén para efectos de compras y nuevos pedidos y garantizar la existencia de elementos que son esenciales para la prestación del servicio registral. Informar al nivel central sobre el inventario físico de almacén. Ver inventario de almacén 5. Hacer relación de egresos de almacén: al final de mes se hace la relación de egresos de almacén teniendo en cuenta salidas, fechas, grupo de inventario, proveedor y número de cuenta, cantidades, existencias, valor de cada elemento y firmas de recibido a satisfacción y de entrega real del elemento. Elaborar formatos de resumen de almacén relacionando los saldos que quedaron al final de mes en valores, clasificar elementos de consumo, devolutivos y firma. Entregar a Contabilidad la relación de salidas de almacén para su contabilización. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos, Coordinador Grupo de Administrativa, funcionario asignado. Conocimiento: En asuntos contables, administrativos y manejo de almacén. Valor agregado: la oportunidad en la respuesta al solicitante y garantizar las existencias de almacén según plan de compras. Recursos esenciales: Recurso humano, dotación de oficina y del almacén Normatividad: Resolución No. 040 de 1960 Contraloría General de la República y demás disposiciones complementarias y concordantes. Resolución No. 603 de 2004, Superintendencia de Notariado y Registro, Ley 80 de 1993 y demás disposiciones complementarias y concordantes.
Página: 9 Herramientas de control: Verificar entradas y salidas de almacén mediante tarjetas kárdex (sistematizadas). Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): manual y hoja electrónica.
Página: 10 Reintegrar elemento devolutivo almacén al Descripción de actividades: 1. Envío del elemento devolutivo al almacén: Definir que el elemento devolutivo no es requerido o esta inservible. Diligenciar formato dirigido al funcionario encargado de almacén para reintegrar el elemento. Informar al funcionario encargado de inventarios para descargar de la base de datos y registro contable. 2. Elaborar orden de ingreso relacionando los elementos reintegrados. Responsables: Registrador de Instrumentos públicos, Coordinador Grupo Administrativo, funcionario de inventarios y funcionario almacén. Conocimiento: manejo de almacén e inventarios. Valor agregado: adecuado uso de los elementos devolutivos. Recursos esenciales: Recurso humano y equipo de oficina. Normatividad: Resolución No. 040 de 1960 y demás normas complementarias y concordatarias, CGR. Herramientas de control: Verificar si los elementos están en buen o mal estado y reintegrarlos a Almacén. Verificar inventarios de elementos devolutivos, hojas de calculo. Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): manual. Dar de baja a elementos devolutivos inservibles. Descripción de actividades: 1. Seleccionar y clasificar los elementos devolutivos para dar de baja de inventarios. Descargar del kárdex de Almacén. Análisis de la normatividad para dar de baja a inservibles. Ver instructivo Institucional para dar de baja a inservibles. 2. Iniciar el procedimiento de dar de baja: acorde a los instructivos institucionales para el efecto. Ver instructivo Institucional para dar de baja a inservibles. 3. Expedir acto administrativo dando de baja a los inservibles. Definir su destinación final y salida del almacén. Hacer la salida efectiva de almacén, generando orden de egreso de almacén acorde con acto administrativo. Ver formato salida de almacén Responsable: Registrador de Instrumentos públicos, Secretario
Página: 11 general, Coordinador Grupo Administrativo, funcionario de inventarios y funcionario de almacén. Conocimiento: manejo de inventarios y almacén. Instructivos y directrices para dar de baja de inservibles. Valor agregado: Depuración de los inventarios, reducción de costos de almacenamiento y liberación de espacio físico. Recursos esenciales: Recurso humano y dotación de oficina Normatividad: Instructivo para dar de baja de inservibles y normatividad sobre inservibles y bajas de almacén. Herramientas de control: verificar relación efectiva y física de inservibles, acto administrativo de baja de inservibles y destinación final de los inservibles. Frecuencia: anual Tecnología (M.A.S): Semiautomatizado 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Mapa de riesgos de los procesos. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009 Legales y reglamentarios: ley 80 de 1993, ley 1152 de 2008. Resoluciones No. 040 de 1960 y 603 de 2004. Instructivo sobre baja de inservibles. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión 00 Versión 01 Versión 02 Diseño del procedimiento Ajuste del procedimiento Ajuste del procedimiento de acuerdo al instructivo de elaboración de documentos.
Página: 12 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre Elaboro: Aportes Medellín Zona Sur: Johnson Martínez Montoya (*) Aporte ORIP Manizales Jhon Jairo Giraldo F. (**) Fecha: (*) Julio 6 de 2011 (**) Septiembre 12 de 2011 Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011