Cuadro de Mandos Compras MANUAL DE USUARIO CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 1
Contenido Cuadro de Mandos Compras... 1 Introducción... 3 Cuadro Compras... 3 Principal... 3 Pedidos... 6 Albaranes... 7 Facturas... 8 Detalle de familias y artículos... 8 CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 2
Introducción Los Cuadros de Mando que conforman el AHORA DECISIÓN se realizan con la herramienta de Business Intelligence (BI o Inteligencia de negocio) QlikView. Esta herramienta permite recolectar datos desde diferentes orígenes, basados en ERP, CRM, data warehouses, bases de datos SQL, datos de Excel, etc., modelarlos a nuestro gusto para facilitar su manejo y presentarlos de forma muy visual. El cuadro de mando de Compras pretende dar una visión global de la situación de las compras de la empresa desde varias perspectivas. A continuación se detalla el funcionamiento del cuadro. Cuadro Compras El cuadro se divide en una serie de pestañas, cada una de las cuales recoge información básica acerca de los documentos implicados en las compras de una empresa. Estas pestañas son las siguientes: Principal Pedidos Albaranes Facturas Detalle familias y artículos Principal En esta pestaña se recoge la información general de las compras de la empresa, distinguiendo entre los distintos documentos. Lo primero que se visualiza son tres marcadores: Marcador Compras Este marcador recoge el dato del importe de las compras de la empresa: se entiende por compras, la suma del importe de las líneas que estén en estado albarán actualizado y las que estén en estado facturado. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 3
Marcador Pedidos Este marcador recoge el dato de la suma del importe de las líneas que estén en estado Pedido y que aún no han sido albaraneadas, es decir, material que se ha solicitado al proveedor pero aún no se ha recibido. Marcador Albaranes Este marcador recoge el dato de la suma del importe de las líneas que estén en estado albarán actualizado, es decir, material que ya se ha recibido en el almacén. Marcador Facturas Este marcador recoge el dato de la suma del importe de las líneas que estén en estado facturado, es decir, material que ya se ha recibido en el almacén y se ha facturado. En la parte superior aparecen Filtros para poder seleccionar el año de compra, el mes de compra o el día de compra, además de un buscador universal. En la parte de la derecha existe un buscador que contiene filtros por tipo de proveedor, por nombre de proveedor, por empleado, por serie del pedido de compra o por empresa. En un cuadro se muestran las selecciones Actuales que están filtradas. Estos filtros se repetirán en todas las pestañas del Cuadro de Mandos. Las gráficas que se visualizan son: Compras por mes Aparece el importe en euros repartido por cada mes. Dependerá de la selección de los filtros que aparezcan unos u otros datos. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 4
Compras por serie En esta gráfica el importe de las compras se distribuye entre las distintas series de facturación. Dependerá de la selección de los filtros que aparezcan unos u otros datos. Top 10 compras Proveedor En esta gráfica se indica el top 10 de los Proveedores que mayor importe en compras se tiene, es decir, aquellos proveedores que tienen más líneas en estado albarán actualizado (y no facturado) y líneas en estado facturado. Dependerá de la selección de los filtros que aparezcan unos u otros datos. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 5
Pedidos En la pestaña de Pedidos se muestran las compras en estado Pedido, es decir, aquellos importes de Pedidos de Proveedor que todavía están pendientes de ser recibidos. Como se puede ver en la gráfica se visualizan los importes agrupados por año y mes, distinguiendo el proveedor al que se le ha solicitado el material. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 6
También se puede apreciar el detalle de estos pedidos, visualizando las líneas de detalle de estos pedidos, viendo así, el número de pedido, el artículo y su descripción, la cantidad, el precio unitario y el total por línea. Como en todas las pantallas, los datos irán cambiando a medida que se vayan realizando distintos filtros. Albaranes Del mismo modo que ocurre en la pestaña de Pedidos, en la pestaña de Albaranes se muestran las compras en estado Albarán actualizado, es decir, los importes de material que ya se ha recibido pero todavía no ha sido facturado. Como se puede ver en la gráfica se visualizan los importes agrupados por año y mes, distinguiendo el proveedor al que se le ha solicitado el material. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 7
También se puede apreciar el detalle de estos albaranes, visualizando las líneas de detalle de estos albaranes, viendo así, el número de albarán, el artículo y su descripción, la cantidad, el precio unitario y el total por línea. Facturas El mismo detalle se tiene con aquellas compras que ya han sido facturadas. No vamos a repetir la información puesto que es la misma que hemos explicado en las pestañas de Pedidos y Albaranes, sólo que en este caso las líneas están facturadas. Detalle de familias y artículos En la pestaña de detalle de familias y artículos se visualizan las compras (importes de albaranes actualizados y no facturados e importe de líneas facturadas) agrupadas por niveles de familia o artículos. Podemos ver en esta pestaña 3 gráficas: CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 8
Gráfica Compras por familia nivel 1 En esta gráfica se muestran los importes de las compras agrupadas en el primer nivel de familia de los artículos, conociendo así la familia de primer nivel de la que más artículos se compran. NOTA: los símbolos que aparecen en la parte superior derecha de los gráficos significan lo siguiente: Imprimir Exportar a Excel Cambio rápido entre gráfica y cuadro de datos Minimizar Maximizar Gráfica Compras por familia nivel 2 CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 9
En esta gráfica se muestran los importes de las compras agrupadas en el segundo nivel de familia de los artículos, conociendo así la familia de segundo nivel de la que más artículos se compran. Gráfica Compras por artículo En esta gráfica se muestran los importes de las compras agrupadas por artículo, conociendo cuáles son los artículos que más se compran. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 10
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La apertura de caja se realiza cada día mediante la opción en el menú principal Caja- Apertura de Caja. CUAD RO D E MA NDOS CO MPRAS 12