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ORGANIGRAMA ESPECÍFICO SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS Página 2 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H1-01 Gestión de papelería para la dependencia. Proveer los artículos de papelería de la Secretaría de Obras Públicas para el desempeño de sus actividades. Desde solicitar a los empleados la lista de los artículos de oficina que requieran hasta recabar la firma del Titular de la Dependencia en la factura de papelería. Delegación Administrativa/Oficina del Secretario Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Solicita de manera económica, de acuerdo al programa mensual de actividades, a los directores y delegados de la dependencia, lista de los artículos de papelería requerida para desempeñar sus labores. Recibe de los servidores públicos la lista mensual de los artículos solicitados. Analiza cada lista, elabora un concentrado general de los artículos e imprime; elabora original de oficio de solicitud de papelería, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia, anexa la lista de artículos requeridos y distribuye: Observaciones El oficio de solicitud se elabora los primeros 6 días de cada mes. Original oficio de solicitud, Lista de artículos: Secretaría de Administración 4 5 6 Copia oficio de solicitud: Archivo Recibe de la Secretaría de Administración notificación, de manera económica, de la recepción y envío del requerimiento. Recibe los artículos de papelería, confirma el envío físico, recaba firma del titular de la dependencia, en factura y formato de salida de almacén, y remite a la Secretaría de Administración. Distribuye los artículos de la papelería requerida a los Directores y Delegados y registra existencias. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 3 de 44
Gestión de papelería para la dependencia. Diagrama de Flujo Página 4 de 44
Gestión de papelería para la dependencia. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento. Gestión de papelería para la dependencia. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 5 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H1-02 Comprobación y reposición de gastos, viáticos y fondo revolvente. Integrar los gastos realizados con los soportes documentales correspondientes de acuerdo a normatividad. Desde recibir la relación de los gastos, hasta la recepción del cheque. Delegación Administrativa/Oficina del Secretario Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la dependencia la relación de los gastos realizados para la comprobación o reposición correspondiente. Solicita y recibe las facturas de gastos realizados, con los funcionarios y proveedores, anexa documentos soporte e integra el expediente de comprobación. Elabora oficio de solicitud de revisión y validación, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia, anexa expediente de comprobación y envía: -Original de oficio de solicitud de revisión y validación -Original expediente de comprobación: Contraloría Interna M. Observaciones Gastos: reposición del fondo revolvente, viáticos y pasajes. Los documentos soporte se consideran: oficio de requerimiento, orden de servicio y constancia de recibido. -Copia de oficio de revisión y validación: Archivo 4 5 6 Recibe de la Contraloría Interna Municipal, oficio de revisión y validación con el número asignado, original de expediente de comprobación y turna a Secretaría de Hacienda Municipal. Recibe de manera económica de la Secretaría de Hacienda Municipal el expediente de comprobación y valida que contenga el sello presupuestal. Elabora oficio de solicitud de expedición de cheque, en original y copia, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia expediente de comprobación en tres tantos y envía: -Original oficio de solicitud de expedición de cheque -dos copias del expediente de comprobación: Municipal -Copia de oficio de solicitud de expedición de cheque -3ª copia del expediente de comprobación: Archivo Contraloría Interna Contraloría Interna Municipal se encarga de turnar el expediente a Secretaría de Hacienda Municipal para la elaboración del cheque. Página 6 de 44
Número de Descripción del Procedimiento Observaciones 7 Recibe de la Secretaría de Hacienda Municipal cheque y póliza correspondiente, solicita firma de recibido del titular de la dependencia en la póliza, fotocopia y envía: -Original póliza de cheque: -Copia de póliza de cheque: Secretaría de Hacienda Municipal Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 7 de 44
Comprobación y reposición de gastos, viáticos y del fondo revolvente. Diagrama de Flujo Página 8 de 44
Comprobación y reposición de gastos, viáticos y del fondo revolvente. Lineamientos Para la comprobación y reposición de gastos, viáticos y fondo revolvente se deberá observar la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Chiapas y los acuerdos de Cabildo correspondientes. Reposición y comprobación de gastos, viáticos y del fondo revolvente. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 9 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H2-01 Trámite para la restauración de vicios ocultos de una obra. Reconstrucción de vicios ocultos de una obra Desde la recepción de la instrucción del Secretario de Obras Públicas para verificación de obra de vicios ocultos hasta la elaboración de una tarjeta informativa y turnarla al titular de la dependencia Delegación Jurídica/Oficina del Secretario Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe instrucción del Secretario de Obras Públicas para verificar vicios ocultos de una obra, anexo copia de póliza de inicio de obra y/o de vicios ocultos y copia del contrato, se entera y resguarda. Elabora citatorio al representante legal de la empresa ejecutora para que acuda a la, en original y copia, recaba firma del titular de la dependencia y resguarda. Acude al domicilio del representante legal de la empresa ejecutora para la entrega del citatorio, verifica domicilio y determina: Es correcto el domicilio? Si, Realiza entrega del citatorio, solicita firma de acuse de recibo en copia y continua con la actividad No. 4 No, solicita apoyo al supervisor de obra para localizar domicilio del representante legal, elabora informe de razonamiento, en original y copia, rubrica y distribuye: Observaciones La póliza de inicio de obra es para errores cometidos durante la ejecución de la obra y la de vicios ocultos para errores una vez terminada la obra. En el citatorio establece un término de 5 días hábiles. El razonamiento lo elabora cuando la empresa brinda un domicilio erróneo. -Original del informe de razonamiento: -Copia del informe de razonamiento: Expediente Archivo Y regresa con la actividad No. 2 Página 10 de 44
Número de 4 5 6 7 Descripción del Procedimiento Solicita un perito de manera económica al Departamento de Supervisión para verificar daños de la obra. Acude al lugar de la obra en compañía del perito, verifican y validan los daños de la obra de acuerdo a las especificaciones técnicas del contrato. Recibe del perito dictamen de vicios ocultos de la obra y anexa al expediente. Recibe al representante legal de la empresa ejecutora, informa dictamen de vicios de ocultos de la obra y determina: La empresa realizará la corrección? Si, Elabora minuta de compromiso de corrección de los vicios ocultos, rubrica, recaba firma del representante legal y dos testigos y continúa en la actividad No. 10. No, elabora oficio de solicitud, en original y copia, del expediente unitario de la obra correspondiente, recaba firma del Secretario de Obras Públicas y envía: Observaciones El Departamento de Supervisión realiza dictamen de vicios ocultos y la evidencia fotográfica. A la reunión también acude el titular de la dependencia y dos testigos. -Original de oficio de solicitud: -Copia oficio: Secretaría de Hacienda Municipal. Expediente. Y continúa en la actividad No. 8 8 Recibe de la Secretaría de Hacienda Municipal expediente unitario de la obra y anexa a expediente. Página 11 de 44
Número de 9 Descripción del Procedimiento Elabora oficio de solicitud de trámite de recuperación de fianza e inicio del procedimiento judicial, anexa expediente, recaba firma del Secretario de Obras Públicas, fotocopia y envía: Observaciones -Original de oficio de solicitud, -Original de expediente unitario, -original de citatorio, -Original de informe de razonamiento, -Original de dictamen: -Copia de oficio de solicitud, -Copia de expediente unitario, -original de citatorio -Copia de informe de razonamiento, -Copia de dictamen: Sindicatura. Archivo. 10 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, firma y turna: -Original de tarjeta informativa: -Copia de tarjeta informativa: Secretario de Obras Públicas. Archivo. TERMINA PROCEDIMIENTO Página 12 de 44
Trámite para la restauración de vicios ocultos de una obra. Diagrama de Flujo Página 13 de 44
Trámite para la restauración de vicios ocultos de una obra. Diagrama de Flujo Página 14 de 44
Trámite para la restauración de vicios ocultos de una obra. Lineamientos Para llevar a cabo el trámite de restauración de vicios ocultos de una obra deberá tomarse en cuenta la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Trámite para la restauración de vicios ocultos de una obra. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 15 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H2-02 Juicio constitucional de amparo para acreditar los actos de la. Acreditar que los actos de autoridad no hayan violentado las garantías individuales de los particulares. Desde la recepción de la Demanda de Amparo hasta turnar tarjeta informativa al titular de la dependencia con la resolución constitucional. Delegación Jurídica/Oficina del Secretario Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la dependencia notificación de demanda de amparo por juez federal y abre expediente. Analiza la demanda de amparo para determinar la información requerida. Elabora oficio de solicitud de información al departamento que corresponde, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia y distribuye: Observaciones Recibida la notificación, tiene un término de 24 horas para enviar el informe previo. -Original oficio de solicitud: -Copia oficio de solicitud: Departamento correspondiente Archivo. 4 5 Recibe del departamento que corresponde la información solicitada, analiza el expediente y elabora informe previo, recaba firma del titular de la dependencia y resguarda. Elabora oficio de envío del documento, recaba firma del titular de la dependencia, anexa original del informe previo, fotocopia y envía: -Original oficio de envío -Original de informe previo: Juzgado de distrito 6 -Copia de oficio de envío -Copia de informe previo: Minutario Recibe del Juzgado de Distrito a través del Titular de la dependencia, documento de resolución incidental (donde le notifican fecha y hora de audiencia) y anexa al expediente de demanda. Página 16 de 44
Número de 7 8 9 10 Descripción del Procedimiento Analiza resolución incidental, elabora informe justificado, recaba firma del titular de la dependencia y resguarda. Acude a la audiencia constitucional para el desahogo de pruebas, presenta el informe justificado y espera el término para la notificación de respuesta constitucional. Recibe notificación de resolución constitucional y determina: La resolución es favorable a la dependencia? Sí, recibe sentencia de amparo y comunica de manera económica al titular de la dependencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO No, recibe sentencia, analiza, resguarda y continúa con la actividad No. 10. Elabora tarjeta informativa, brinda sugerencias jurídicas para continuar el proceso legal y turna: Observaciones La resolución incidental puede ser a favor o en contra de la Secretaría, en ambos casos recibe un término máximo de 15 días para presentar informe justificado y acudir a audiencia. -Original de tarjeta informativa: -Copia de tarjeta informativa: Titular de la dependencia Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO Página 17 de 44
Juicio constitucional de amparo para acreditar los actos de la. Diagrama de Flujo Página 18 de 44
Juicio constitucional de amparo para acreditar los actos de la. Lineamientos Para llevar a cabo un juicio constitucional de amparo para acreditar los actos de la se deberá observar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley de Obras Pública del Estado de Chiapas y Ley de Amparo. Juicio constitucional de amparo para acreditar los actos de la. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 19 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H3-01 Supervisión de las obras en ejecución. Verificar que las obras se ejecuten con las especificaciones de seguridad y calidad convenidas. Desde recibir instrucciones para la supervisión de una obra hasta turnar tarjeta informativa con el avance de la obra. Departamento de Supervisión/Dirección de Construcción Número de 1 2 3 4 5 6 Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la dependencia instrucción de manera económica para realizar la supervisión de la obra en ejecución. Recibe del Departamento de Control Presupuestal copia de los expedientes técnicos de inicio de obra, se entera y resguarda. Asigna el Supervisor de Obra responsable para realizar el control físico y técnico de la obra en ejecución. Recibe del supervisor de obra reporte semanal de la obra en ejecución y resguarda. Analiza reporte de obra para verificar la existencia de anomalías en las especificaciones de seguridad y calidad convenidas y determina: Existen anomalías en la obra? No, registra el visto bueno en bitácora de obra y continúa con la actividad No. 6 Sí, anota las anomalías en la bitácora de obra y continúa con la actividad No. 6. Elabora tarjeta informativa de los avances de la obra en ejecución, firma y turna: Observaciones El reporte de obra contiene: avance de la obra, especificaciones de seguridad y calidad. -Original de tarjeta informativa -Copia de tarjeta informativa Director de Construcción Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO Página 20 de 44
Supervisión de las obras en ejecución. Diagrama de Flujo Página 21 de 44
Supervisión de las obras en ejecución. Lineamientos Para realizar la supervisión de las obras en ejecución se deberá observar la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas y la normatividad de construcción vigente. Supervisión de las obras en ejecución. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 22 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H3-02 Elaboración de informe de inicio de obra del Ayuntamiento. Dar a conocer datos generales de la obra a ejecutar. Desde la recepción de oficio de solicitud de inicio de obra del Departamento de Costos y Presupuestos hasta turnar el informe de inicio de obra. Departamento de Supervisión/Dirección de Construcción Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe del Departamento de costos y Presupuestos original de oficio de solicitud de elaboración de informe de inicio de obra, se entera y resguarda. Agenda la visita y prepara los materiales a utilizar para realizar el informe de inicio de obra. Acude al lugar de la obra, realiza el levantamiento topográfico, toma evidencias fotográficas y resguarda. Observaciones 4 5 Analiza la información levantada, elabora los generadores de inicio de obra, imprime estadístico del costo de mano de obra, precios unitarios de los materiales, y resguarda. Elabora oficio de envío, recaba firma del director, anexa documento de informe de inicio de obra, generadores, levantamiento topográfico, reporte fotográfico, fotocopia y envía: -Original oficio de envío de informe, -Original de informe de inicio de obra, -Original de generadores, -Estadístico de mano de obra, -Estadístico de precios unitarios, -Levantamiento topográfico, y -Reporte fotográfico: Departamento de Costos y Presupuestos -Copia oficio de envío de informe, -Copia de informe de inicio de obra, -Copia de generadores, -Copia de estadístico de mano de obra, -Copia de estadístico de precios unitarios, -Copia de levantamiento topográfico, y -Copia del reporte fotográfico: Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 23 de 44
Elaboración de informe de inicio de obra del Ayuntamiento Diagrama de Flujo Página 24 de 44
Elaboración de informe de inicio de obra del Ayuntamiento Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento. Elaboración de informe de inicio de obra del Ayuntamiento Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 25 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H3-03 Trabajo de mantenimiento de calles y avenidas de la ciudad. Mantener en buen estado las calles y avenidas de la ciudad. Desde recibir instrucciones del titular de la dependencia para dar mantenimiento a las vialidades hasta turnar tarjeta informativa del mantenimiento realizado. Departamento de Bacheo/Dirección de construcción Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la dependencia la instrucción para realizar trabajos de mantenimiento de una calle en determinada ubicación geográfica. Acude al lugar del mantenimiento, recaba los datos técnicos, evidencias fotográficas y resguarda. Analiza los datos técnicos, elabora presupuesto del trabajo de mantenimiento, fotocopia en dos tantos y turna al director para dotación del material y las herramientas a utilizar: Observaciones El mantenimiento que se realiza a una calle es de bacheo. -Original presupuesto de mantenimiento: Dirección de Construcciones -1ª Copia presupuesto de mantenimiento: Departamento de Supervisión -2ª.Copia presupuesto de mantenimiento: Minutario 4 5 Solicita al Departamento de Supervisión, de manera económica, la asignación de un supervisor de obra para verificar el trabajo de mantenimiento. Acude a la ubicación geográfica, recibe material y herramientas, resguarda en la bodega y con la cuadrilla de personal realiza la ejecución del trabajo de mantenimiento. 6 Recibe del Departamento de Supervisión el informe de la ejecución de la obra y notifica de manera económica al Director de Construcción. TERMINA PROCEDIMIENTO Página 26 de 44
Trabajo de mantenimiento de calles y avenidas de la ciudad. Diagrama de Flujo Página 27 de 44
Trabajo de mantenimiento de calles y avenidas de la ciudad. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento. Trabajo de mantenimiento de calles y avenidas de la ciudad. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 28 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H4-01 Elaboración del expediente técnico de obra. Elaborar el expediente técnico de obra de acuerdo a las reglas de operación del programa y la normatividad correspondiente para tramitar su registro y control ante la Secretaría de Planeación, Función Pública y Programa de Gobierno. Desde la recepción del acta de priorización de obra de COPLADEM hasta la elaboración de tarjeta informativa del registro y control del expediente técnico. Departamento de Costos y Presupuestos/Dirección de Programación y Control Número de 1 2 Descripción del Procedimiento Recibe del Director de COPLADEM, a través del titular de la dependencia, copia de acta de priorización de obra y resguarda. Analiza acta de priorización de obra y el techo financiero; y de acuerdo a los lineamientos del programa correspondiente, elabora matriz de inversión en original, firma, fotocopia y turna: -Original de Matriz de inversión Titular de la dependencia Observaciones Programas: SEDESOL (cruzada contra el hambre), FISM, HABITAT, etc. -copia de matriz de inversión, -copia de acta de priorización, y -Copia de Techo financiero Archivo 3 Elabora original de oficio de solicitud de informe de inicio de obra, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia y turna: -Original de oficio de informe: Departamento de Supervisión 4 5 -Copia de oficio de informe: Archivo. Recibe del Departamento de Supervisión el informe de inicio de obra para análisis y abre expediente técnico. Analiza informe, elabora el presupuesto y los datos técnicos de obra, anexa al expediente, recaba firma del titular de la dependencia y resguarda. Página 29 de 44
Número de 6 Descripción del Procedimiento Elabora original de oficio de envío de expediente técnico para revisión, registro y control, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia y envía: Observaciones Original de oficio de envío, Original de Expediente Técnico: Copia de oficio de envío, Copia de Expediente Técnico: COPLADEM Minutario. 7 Recibe del Director de COPLADEM la notificación de la revisión al expediente técnico y determina: Existen observaciones en el expediente? Sí, recibe expediente técnico, realiza correcciones y regresa a la actividad No. 6 8 No, recibe copia de oficio de registro y control ante la Secretaría de Planeación, Función Pública y Programa de Gobierno, original del expediente técnico para la ejecución de la obra, resguarda y continúa con la actividad No.8. Elabora tarjeta informativa para dar a conocer que el expediente técnico ha sido validado para la ejecución de la obra, firma y turna: Original de tarjeta informativa: Copia de la tarjeta informativa: Titular de la Secretaría Archivo. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 30 de 44
Elaboración del expediente técnico de obra. Diagrama de Flujo Página 31 de 44
Elaboración del expediente técnico de obra. Lineamientos Para la elaboración de expediente técnico de obra deberá observarse la normatividad de los programas federales vigentes. Elaboración del expediente técnico de obra. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 32 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H4-02 Asignación de una obra pública a empresa ejecutora. Asignar la empresa ejecutora de la obra en base al monto de la obra y la mejor propuesta ya sea por invitación o por licitación. Desde recibir instrucciones del titular de la dependencia para la contratación de la empresa ejecutora hasta turnar al Departamento de Control Presupuestal el acta de fallo. Departamento de Costos y Presupuestos/Dirección de Programación y Control Número de 1 2 Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la dependencia la instrucción de manera económica para contratar la empresa para ejecutar una obra. Analiza expediente técnico para conocer el monto de la obra a ejecutar y determina: La obra requiere licitación? No, elabora originales de oficio de invitación para empresas dadas de alta en el registro de contratistas, recaba firma del titular de la dependencia, fotocopia, y envía: -Original de oficio de invitación: Empresa constructora Observaciones De acuerdo al monto y los lineamientos vigentes la obra se puede realizar por administración. En las obras por invitación participan más de tres contratistas para elegir la empresa que lo ejecutará. -Copia de oficio de invitación: Archivo Continúa con la actividad No. 4. Sí, ingresa al portal COMPRANET, carga archivo con las bases de licitación para recibir propuestas de los contratistas, agenda reunión con empresas constructoras y continúa con la actividad no. 3. 3 Acude a la reunión, identifica las empresas que cumplen con la normatividad, realiza aclaraciones, elabora acta de las aclaraciones de obra, recaba firma del titular de la dependencia, expide constancias, obtiene fotocopias y distribuye: -Original constancia: -copias constancia: Expediente técnico Contratistas. Página 33 de 44
Número de 4 5 6 Descripción del Procedimiento Recibe de los contratistas, a través del titular de la dependencia, las propuestas técnicas y económicas para el análisis correspondiente. Analiza las propuestas, de acuerdo al presupuesto base del expediente técnico, y elige la empresa que ejecutará la obra. Elabora acta de fallo, recaba firma de los integrantes del Comité de Obra, anexa expediente técnico, fotocopia y turna: Original acta de fallo Original expediente técnico: Departamento de Control Presupuestal Observaciones El Comité de obra lo integran: Secretario de Obras Públicas, Contralor, Regidor y Síndico. Copia acta de fallo Copia expediente técnico: Contratista TERMINA PROCEDIMIENTO Página 34 de 44
Asignación de una obra pública a empresa ejecutora. Diagrama de Flujo Página 35 de 44
Asignación de una obra pública a empresa ejecutora. Lineamientos Para la asignación de la empresa que ejecutará una obra pública deberá observarse la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Asignación de una obra pública a empresa ejecutora. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 36 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H4-03 Elaboración del contrato para una obra pública. Elaborar el contrato de la obra a ejecutar con las disposiciones y términos legales convenidos. Desde recibir el acta de fallo con expediente técnico hasta turnar contrato original a la Secretaría de Hacienda Municipal. Departamento de Control Presupuestal/Dirección de Programación y Control Número de 1 2 3 4 Descripción del Procedimiento Recibe de manera económica del Departamento de Costos y Presupuestos el acta de fallo y el expediente técnico con las especificaciones de la obra a ejecutar. Analiza acta de fallo y expediente técnico, elabora contrato de obra determinada con datos de la empresa ejecutora, recaba firmas correspondientes y resguarda. Recibe de la empresa ejecutora el expediente de inicio de obra, analiza y determina: La empresa ejecutora solicita anticipo? No, turna contrato a la empresa ejecutora para su revisión, recaba firma y solicita ocho copias del expediente de inicio de obra, y continúa con la actividad No. 6 Sí, solicita documentación para tramitar el anticipo y continúa con la actividad No. 4. Recibe y valida los documentos para el trámite del pago de anticipo. Observaciones En el contrato se recaban firmas del representante legal, testigos y el titular de la dependencia. Documentos para anticipo: -Aceptación de obra, -Fianza de anticipo y cumplimiento, -Designación del superintendente por parte del contratista, -Contrato de obra, -Invitación de obra, -Constancia de visita al sitio de los trabajos, -Constancia de junta de aclaraciones, -Acta de apertura de proposiciones técnicaseconómicas, -Dictamen técnico económico, -Acta de fallo, Página 37 de 44
Número de 5 Descripción del Procedimiento Analiza documentos, elabora oficio de solicitud de pago de anticipo, recaba firma del titular de la dependencia; anexa expediente técnico y contrato; y envía a la empresa ejecutora para revisión y firma: Observaciones -Fotocopia de propuesta ganadora, -Oficio de justificación del anticipo, y -Fotocopia del expediente técnico Al enviar la documentación a la empresa solicita 8 copias. -Original de oficio de solicitud de pago de anticipo, -Original de documentación de anticipo, -Original de expediente técnico, y -Original de contrato -copia de oficio de solicitud de pago de anticipo Empresa ejecutora Archivo 6 7 Recibe de la empresa ejecutora documentos originales debidamente firmados, ocho copias y resguarda. Elabora oficio de entrega, recaba firma del titular de la dependencia, anexa contrato en original y copias, y envía: -Original de oficio de entrega, -Original de contrato y dos copias -Original de oficio de solicitud de pago de anticipo y dos copias -Original de expediente técnico y dos copias: Secretaría de Hacienda Municipal -3ª Copia del expediente: Contraloría Interna Municipal -4ª Copia: Departamento de Supervisión -5ª Copia. Titular de la Dependencia -6ª Copia Director de construcción -7ª y 8ª Copia: Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO Página 38 de 44
Elaboración del contrato para una obra pública. Diagrama de Flujo Página 39 de 44
Elaboración del contrato para una obra pública. Lineamientos Para la elaboración del contrato de una obra pública deberá observarse la normatividad siguiente: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas, Reglamento de Obra Pública del Estado de Chiapas, Ley de Obra Pública y Servicios, Reglamento de Obra Pública y Servicios, Ley de Ingresos del Municipio de Tapachula Chiapas, Código de Hacienda Pública para el Estado Chiapas; y Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado Chiapas. Elaboración del contrato para una obra determinada. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 40 de 44
Propósito Alcance Área Responsable H4-04 Trámite del pago de estimaciones y finiquitos Controlar los pagos a realizar a la empresa ejecutora de obra de acuerdo a lo establecido en el contrato. Desde la recepción del oficio de pago de la empresa hasta la elaboración. Departamento de Control Presupuestal/Dirección de Programación y Control Número de 1 2 3 Descripción del Procedimiento Recibe oficio de solicitud de pago de estimación y/o finiquito, anexo expediente de estimación o finiquito de la empresa ejecutora de la obra y resguarda. Analiza la integración del expediente y determina: Es correcta la integración? No, realiza observaciones, entrega expediente a la empresa ejecutora y da a conocer la improcedencia del trámite. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, turna de manera económica al Departamento de Supervisión para confirmar que los números generadores estén de acuerdo a las especificaciones convenidas y continúa con la actividad No.3. Recibe la notificación del Departamento de supervisión, anexo expediente de estimación y/o finiquito y determina: Cumple con las especificaciones convenidas? No, recibe observaciones, y da a conocer la improcedencia del trámite la empresa ejecutora. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, registra en base de datos, resguarda y continúa con la actividad N 4. Observaciones Documentación finiquito: se integra por la documentación de estimación más aviso de terminación de obra, acta de entrega-recepción FISM, acta de entrega recepción del contratista al ayuntamiento, acta de entrega recepción hábitat, finiquito de obra, constancia de verificación de obra terminada, fotografía de obra terminada, fianza de vicios ocultos. Página 41 de 44
Número de Descripción del Procedimiento Observaciones 4 Elabora oficio de pago de estimación y/o finiquito, recaba firma del titular de la dependencia, anexa expediente de estimación o finiquito, fotocopia en ocho tantos y distribuye: Original de oficio de pago y dos copias, y Original y dos copias de expediente: Municipal Secretaría de Hacienda 3ª Copia oficio de pago 3ª. Copia de Expediente : Contraloría Interna Municipal 4ª copia de oficio de pago 4ª copia de expediente: Departamento de Supervisión 5ª copia de oficio de pago 5ª copia de expediente: Titular de la Secretaría 6ª copia de oficio de pago 6ª copia de expediente Director de construcción 7ª y 8ª Copia de oficio de pago 7ª y 8ª copia de expediente: Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO Página 42 de 44
Trámite del pago de estimaciones y finiquitos Diagrama de Flujo Página 43 de 44
Trámite del pago de estimaciones y finiquitos Lineamientos Para el pago de estimación la empresa ejecutora deberá presentar los siguientes documentos: Resumen físico financiero, Control financiero general, Resumen de estimación, Estimación, Generadores, Croquis del proyecto ejecutado, Reporte fotográfico de avance de obra, Bitácora de obra, Oficio de pago de impuesto del 2% sobre nómina y calculo, Aviso de inicio de obra y Pruebas de laboratorio. Para el pago de finiquito la empresa ejecutora deberá presentar los siguientes documentos: Resumen físico financiero, Control financiero general, Resumen de estimación, Estimación, Números generadores, Croquis del proyecto ejecutado, Reporte fotográfico de avance de obra, Bitácora de obra, Oficio de pago de impuesto del 2% sobre nómina y calculo, Aviso de inicio de obra y Pruebas de laboratorio, Aviso de terminación de obra, Acta de entrega-recepción FISM, Acta de entrega recepción del contratista al ayuntamiento, Acta de entrega recepción hábitat, Finiquito de obra, Constancia de verificación de obra terminada, Fotografía de obra terminada y Fianza de vicios ocultos. Trámite del pago de estimaciones y finiquitos Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 44 de 44