Tema 4: A qué llamamos CONCILIACIÓN? A un procedimiento de control que consiste en comparar: 1. el mayor auxiliar que lleva una empresa A, referido a sus operaciones con una empresa B, con 2. el Estado de Cuenta remitido por la empresa B (que no es otra cosa que una copia de su mayor auxiliar), referido a sus operaciones con la empresa A ). De esa comparación se pueden determinar las causas de posibles diferencias y efectuar las correcciones cuando correspondan. Qué cuentas podemos conciliar? Las cuentas bancarias, las cuentas con proveedores y clientes. 1
A qué cuentas bancarias le podemos aplicar este procedimiento de control? A las cuentas corrientes, las cajas de ahorro y las cuentas a plazo fijo, ya sean en moneda nacional o en moneda extranjera. La empresa suele identificar cada cuenta bancaria, en sus registros contables (principales o auxiliares), con el nombre del banco, la modalidad de depósito y la moneda que se trate. Vamos a analizar la conciliación bancaria de las cuentas corrientes, por ser el tipo de cuenta que tiene más movimientos. Con que periodicidad id d debe aplicarse este control? La periodicidad dependerá de la cantidad de movimientos que diariamente se realicen en la cuenta, ya que a mayor número de operaciones, más corto debiera ser el período de control. Esto puede motivar que el control se practique en forma mensual, semanal, o diaria. 2
Qué hay que tener en cuenta cuando se compara el mayor de la empresa con el estado de cuenta bancario? El mayor de la cuenta Banco c/c en la empresa es debitado por las boletas de depósito y acreditado d por los cheques que emite la empresa. Pero también es debitado por las notas de crédito que emite el banco y acreditado por las notas de débito que emite el banco para esa cuenta. A vía de ejemplo el banco emite: notas de débito en los siguientes casos: chequeras, telegramas, intereses perdidos, cancelación de préstamos, etc.. notas de crédito en los siguientes casos: intereses ganados, depósito del líquido de un vale, depósito del líquido de un descuento de documentos, etc. 3
Qué se debe tener en cuenta al realizar la conciliación bancaria? 1 El saldo en la cuenta corriente bancaria representa para la empresa un derecho: Banco X cta cte, en tanto que para el banco representa una obligación: Empresa Y cta. cte. Por lo tanto: las boletas de depósito y las notas de créditos bancarias se debitan en el mayor de la empresa, y aparecerán acreditadas en el estado de cuenta bancario. los cheques y las notas de débito bancarias se acreditan en el mayor de la empresa, y aparecerán debitadas en el estado de cuenta bancario. 2 Es muy difícil que los saldos de ambas cuentas coincidan a una misma fecha porque las registraciones i de las operaciones que realiza la empresa y que realiza el banco, generalmente no son simultáneas, produciéndose desfasajes en el tiempo. 4
Para localizar las diferencias hay que controlar ambos mayores entre sí. Es así que se pueden encontrar las llamadas partidas conciliatorias que pueden provenir de partidas registradas por la empresa pero no por el banco o viceversa (incluidos los errores contables de uno u otro). Por ejemplo, si la empresa: Efectúa un depósito de efectivo o de un cheque de terceros, cuya cuenta está en el mismo banco, deberá ser en el mismo día: debitada por la empresa y acreditada por el banco. Efectúa un depósito de cheques de otros bancos, ese mismo día serán debitados por la empresa, pero el banco tardará más tiempo te poen acreditarlos, porque a través del Clearing Bancario hay que controlar si quien liberó el cheque tiene dinero en su cuenta y si el cheque no tiene errores formales (fecha, redacción, etc.). En este caso va a existir un defasaje de registración en el Banco (PARTIDA CONCILIATORIA). 5
Entrega un cheque de su cuenta a un proveedor como pago de su deuda. Obtendrá el correspondiente recibo y registrará el pago en la contabilidad, acreditando la cuenta bancaria. Pero el proveedor no tiene porque ir a cobrar el cheque al banco el mismo día. Incluso puede utilizarlo como medio de pago y pasarlo a otra persona. En este caso existe un defasaje de registración en el Banco (PARTIDA CONCILIATORIA). Por ejemplo, si el banco: Acredita intereses o debita una chequera en la cuenta corriente de la empresa, estas operaciones estarán registradas en el banco pero no necesariamente en la empresa quien puede no haber recibido los comprobantes. En estos casos existe un defasaje de registración en la empresa. (PARTIDA CONCILIATORIA). Otro caso sería que un cliente, en vez de acudir a la empresa a pagar su deuda, depositara el importe en la cuenta corriente de ésta. En este caso también existe un defasaje de registración en la empresa, (PARTIDA CONCILIATORIA) ya que la empresa no tiene en su poder la citada boleta y en consecuencia tampoco habrá emitido el correspondiente recibo. 6
Otra posibilidad es que hayan errores en la contabilidad del banco y/o en la de la empresa. En estos casos habrán defasajes en la registración de la empresa y/o del banco respectivamente. (PARTIDA CONCILIATORIA). 3) Entre los elementos a tener en cuenta para realizar la conciliación bancaria, aparte del mayor Banco c/c y del estado de cuenta bancario, se debe considerar la CONCILIACIÓN ANTERIOR, ya que es probable que en ella hayan quedado partidas conciliatorias pendientes (tanto para la empresa como para el banco) y es necesario comprobar si lo siguen siendo una vez que transcurrieron las registraciones del mes que se está analizando. O sea que una vez determinados los SALDOS (según empresa y según banco) se procederá a limpiar la conciliación anterior ANTES de efectuar la comparación entre las registraciones del mes de la empresa y las del banco). 7
En qué consiste la limpieza de la conciliación anterior? En comprobar: Si las que eran partidas conciliatorias para la empresa en la conciliación anterior (originadas porque el banco registró la operación y la empresa la registró mal o no lo hizo en el mes anterior) han sido registradas o corregidas por la empresa durante el presente mes. Si las que eran partidas conciliatorias para el banco en la conciliación anterior (originadas porque la empresa registró la operación y el banco la registró mal o no lo hizo en el mes anterior) han sido registradas o corregidas por el banco durante el presente mes. 8
Cómo debe ser presentada la conciliación bancaria y qué formas puede adoptar? La conciliación debe ser presentada por escrito y puede adoptar tres formas: conciliación cuadrada (que es la más común y la que se va a exigir en este curso), que supone enfrentar los saldos de la empresa y del Banco y ubicar, debajo de cada uno, las partidas conciliatorias hasta llegar a saldos iguales (SALDO REAL CONCILIADO). partir del saldo de la empresa ymediantelasumay y la resta de las partidas conciliatorias, llegar al saldo del banco. partir del saldo del banco y mediante la suma y la resta de las partidas conciliatorias, llegar al saldo de la empresa. 9
Presentación de una conciliación cuadrada: Conciliación ió de la cuenta corriente No. del Banco Y al. Saldo final de la $ X Saldo final del Banco $ Y empresa (1) según Estado de Cuenta (1) + Créditos bancarios $ + Depósitos pendientes $ no contabilizados por en el Banco (4) la empresa (2) - Débitos bancarios no $ - Cheques no $ contabilizados por la empresa (2) presentados al cobro (4) +/- errores de $ +/- errores de $ contabilidad de la empresa (3) contabilidad del Banco (5) Saldo real conciliado $ Z Saldo real conciliado $ Z 10
Los saldos marcados con el número (1) son: a) para el caso de la empresa el último saldo que figura en el mayor al momento de realizar la conciliación b) para el caso del banco el último saldo que figura en el estado bancario. Una vez controladas: a) Las partidas pendientes de la conciliación anterior de la empresa (con el estado de cuenta bancario de este mes) y del banco (con el mayor de la empresa de este mes), b) Entre sí las restantes partidas a conciliar que figuran en el mayor de la empresa con las partidas que figuran en el estado de cuenta bancario surgen: Del estado bancario las partidas conciliatorias para la empresa, marcadas con (2) y los errores cometidos por el banco marcados como (5) Del mayor de la empresa las partidas conciliatorias para el banco, marcadas con (4) y los errores marcados como (3). 11
Qué se debe hacer si la conciliación es a fecha de balance? Todas las partidas conciliatorias que figuran debajo del saldo de la empresa deben ser contabilizadas a efectos de que el saldo que se obtenga, a fecha de balance, sea el correcto. Qué se debe hacer si la conciliación no es a fecha de balance? Se debe regularizar los posibles errores, pero se espera a recibir los comprobantes que generaron las partidas conciliatorias de la empresa para registrarlos. Qué se debe hacer a cualquier fecha si se detectan t errores en el Banco? Comunicarse con el banco y solicitar la regularización del error. Qué se debe hacer con los comprobantes que generaron las partidas conciliatorias del banco? Corresponden a la contabilidad del banco, por lo tanto no se debe hacer nada. Se revisará en próximas conciliaciones bancarias si los mismos fueron considerados por el Banco. 12
A qué denominamos segunda conciliación? Cuando se ha efectuado la conciliación bancaria y fue necesaria la realización de ajustes, entonces habrá que presentar una nueva conciliación con el saldo contable ajustado que podrá realizarse en la forma ya vista (cuadrada) o, a efectos de mostrar otra de las formas, partiendo del saldo del banco hasta llegar al de la empresa: Saldo según Banco - Cheques pendientes +Depósitos pendientes +/- Error del Banco $ Y $ $ $ Saldo contable ajustado $ Z 13