Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias E S T A T U T O 1. OBJETIVOS Ls bjetivs del de ls Cmités de Auditría cnsisten en apyar a las Juntas Directivas de Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias en el cumplimient de sus respnsabilidades cn respect a la gestión de la infrmación financiera y cntable del Banc. A este fin, ls Cmités deberán asegurarse de la efectividad de ls sistemas, cntrles y prcedimients que permitan al Banc: Asegurar la transparencia, veracidad y puntualidad de su infrmación financiera, incluyend la cntenida en ls estads financiers auditads, la infrmación prprcinada a ls reguladres y ls infrmes de gestión. Evaluar y darle seguimient permanente al sistema de cntrl intern. Validar la efectividad de las plíticas, sistemas y prcedimients que aseguren la identificación y adecuada gestión de ls riesgs que enfrenta la rganización, así cm la gestión del capital necesari para enfrentarls. Velar pr el fiel cumplimient de las nrmas, leyes y regulacines que apliquen a las actividades de la rganización en tdas las jurisdiccines en las que se desempeñe. 2. AUTORIDAD Ls Cmités de Auditría de Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias están facultads para: Recmendar a las Juntas Directivas la cntratación y el presupuest de ls servicis de auditría, cnsultría y trs servicis externs que a su juici sean necesaris para asesrar asistir a ls Cmités en la cnducción de su trabaj. Reslver cualquier tip de desacuerds entre la Administración y ls auditres interns y/ externs cn respect a la infrmación financiera. Reunirse cn clabradres de la rganización, auditres y/ cnsultres externs, para dirimir ls asunts interns que a su juici sean significativs. Obtener la infrmación que se requiera de ls clabradres de la rganización, ls cuales deberán ser instruids para que cperen cn ls Cmités. Reunirse regularmente, en privad y/ en frma separada, para cmentar cualquier asunt que ls Cmités cnsideren cnveniente aclarar cn la Administración, ls auditres interns y/ auditres externs. Designar al auditr intern y evaluar tant su desempeñ cm el del departament de Auditría Interna Crprativa. Slicitar ls infrmes verbales y/ pr escrit que ls Cmités cnsideren necesaris de parte de ls funcinaris, auditres externs cnsultres. 3. COMPOSICIÓN Ls Cmités de Auditría de Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias estarán cmpuests pr n mens de tres (3) y n más de seis (6) Directres que n participen de la gestión del Grup Financier BG, S.A. y de Banc General, S. A. y Subsidiarias. Sujet a este mínim, el númer exact será determinad de tiemp en tiemp 1/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias pr las respectivas Juntas Directivas. Ls miembrs de ls Cmités y sus Presidentes, quienes serán designads y remvids pr las respectivas Juntas Directivas, servirán pr un perid de un añ y pdrán ser reelegids indefinidamente para dich carg mientras sean Directres del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias Ls miembrs de ls Cmités deberán ser ajens a cualquier relación que, en pinión de las respectivas Juntas Directivas, pudiera interferir cn el ejercici de su juici independiente cm miembr de algún Cmité y deberán estar familiarizads cn las prácticas básicas de finanzas y cntabilidad. Al mens un de ls miembrs de cada un de ls Cmités deberá tener cncimients especializads de cntabilidad administración financiera, tecnlgía y/ riesg perativ. Ls miembrs de ls Cmités pdrán acrecentar su familiarización cn ests temas mediante la participación de representantes de áreas perativas en las agendas de ls Cmités, participand en prgramas educativs a través de presentacines pr parte de cnsultres externs. 4. REUNIONES Ls Cmités de Auditría se reunirán pr l mens cada ds meses cm mínim cn mayr frecuencia, si a su juici las circunstancias l ameritan. Las reunines de ls Cmités serán cnvcadas pr sus Presidentes a slicitud de cualquiera de sus miembrs y deberán incluir al VPE y Gerente General de Banc General, S. A., el VPA de Auditría Interna y demás invitads que ls Cmités cnsideren cnvenientes. Ls Cmités incluirán en la Agenda de una de sus reunines una cnversación en privad cn ls auditres externs y tra cn el VPE y Gerente General de Banc General, S. A. Ls Cmités pdrán también reunirse mediante llamadas de cnferencia vide cnferencias. La presencia de pr l mens ds (2) miembrs de ls Cmités será necesaria para cnstituir quórum de la reunión. Las reslucines de ls Cmités deberán ser adptadas mediante el vt favrable de la mayría de ls miembrs presentes y deberán cnstar en las actas crrespndientes. A prpósit de la interacción cn ls auditres externs en la gestión del cicl anual del prces de auditría del Grup Financier BG, S.A. y de Banc General, S. A. y Subsidiarias, ls Cmités de Auditría prgramará las siguientes reunines: Entre may y juli Revisión y aprbación del plan general de auditría previ al inici del trabaj de camp pr parte de ls auditres externs. Entre diciembre y febrer Reunión cn la Administración para revisión del prces intern del cierre fiscal de Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias. Entre diciembre y marz Reunión cn ls Auditres Externs para revisión de ls resultads del trabaj de camp del cierre fiscal del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias. La agenda de esta reunión incluirá la revisión de tdas las excepcines y diferencias materiales suscitadas entre ls auditres externs y la administración del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiarias. Entre ener y marz Aprbación del Estad Financier del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y sus Subsidiarias. 2/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias Entre abril y may Cierre frmal del prces de Auditría Externa tant del Grup Financier BG, S.A. cm del Banc General, S. A. y Subsidiarias. 5. RESPONSABILIDADES/ FUNCIONES: Respnsabilidades establecidas en ls Acuerds y Reglamentacines emitids pr ls entes reguladres. Superintendencia de Bancs - Acuerd 005-2011: Dispsicines sbre Gbiern Crprativ. Superintendencia de Bancs Acuerd 007-2014: Supervisión Cnslidada de Grups Bancaris. Superintendencia del Mercad de Valres - Acuerd 06-2015: Dispsicines sbre Gbiern Crprativ. Revisar, aprbar y reprtar semestralmente a las respectivas Juntas Directivas el crrect funcinamient del sistema de cntrl intern y del cumplimient de ls prgramas de auditría externa e interna, mediante plíticas y prcedimients interns diseñads para la detección de prblemas de cntrl y administración, así cm de las medidas crrectivas implementadas a partir de las evaluacines realizadas pr auditría interna externa y pr ls entes reguladres. Evaluar el desempeñ de las auditrías internas y externas, asegurándse de que las mismas crrespndan a las necesidades del Grup Financier BG, S.A. y del Banc General, S. A. y Subsidiarias. Crdinar permanentemente cn auditría interna y ls auditres externs ls aspects relacinads cn la eficacia y eficiencia del sistema de cntrl intern. Asegurar el cumplimient de las plíticas de cntabilidad y efectuar la revisión de ls estads financiers. Slicitar explicacines periódicas y prtunas respects a ls infrmes financiers y dcuments cmplementaris previs a su divulgación. Vigilar que las diferentes áreas de negci y peracines del Grup Financier BG, S.A. y de Banc General, S. A. y Subsidiarias establezcan cntrles interns efectivs y cnfiables. Velar pr el cumplimient del códig de Ética y cnducta del Grup Financier BG, S.A. y del Banc General, S. A. y Subsidiarias, leyes, nrmas y regulacines aplicables en el transcurs de las auditrías internas. Recmendar a las respectivas Juntas Directivas la cntratación y/ destitución de ls auditres externs. Velar prque ls auditres interns y externs cuenten cn la independencia necesaria para actuar cn bjetividad y eficacia, así cm cn el nivel de calidad requerid para cumplir cabalmente cn su función. Revisar, aprbar y reprtar a las respectivas Juntas Directivas el plan de auditría interna y externa antes del inici del trabaj de camp. Analizar y aprbar la naturaleza, alcance y el presupuest del plan anual de auditría interna. 3/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias Revisar tant ls estads financiers interins cm ls auditads para asegurar el cumplimient de las plíticas de cntabilidad. Supervisar las funcines de auditría interna cn el fin de asegurar su independencia y bjetividad. Recmendar las medidas crrectivas que crrespndan ante las deficiencias del sistema de cntrl intern que fuesen identificadas y reprtadas pr cualquier entidad del grup bancari. Revisar periódicamente la situación de slvencia cnslidada, así cm incluir dentr de sus bjetivs la verificación del cumplimient de las plíticas establecidas y ls límites requerimients, tant interns cm regulatris dictads pr el grup bancari y la nrmativa de Panamá cm supervisr de rigen. Superintendencia de Bancs - Acuerds 004-2010 y 003-2015: Dispsicines sbre la Auditría Externa Recmendar a las respectivas Juntas Directivas para su aprbación la cntratación de la firma de Auditres Externs que llevará a cab la función de auditría externa para cada perid fiscal. Darle seguimient a las siguientes respnsabilidades mínimas de ls auditres externs: Emitir una pinión independiente sbre ls estads financiers y cnfirmar que ests presenten raznablemente y de cnfrmidad cn las NIIFS tant la psición financiera del Banc cm el resultad de sus peracines y sus flujs de efectiv Aplicar las nrmas de auditría de las cuales trata el Acuerd 4-99 (Adptar cm nrma técnicas de cntabilidad para ls registrs cntables las NICs - US-GAAP). Observar el Códig de Ética de ls Cntadres Prfesinales emitid pr la Federación Internacinal de Cntadres y cumplir cn las nrmas de ética exigidas pr el Institut Nrteamerican de Cntadres Públics. Cmunicar a las respectivas Juntas Directivas td hallazg significativ que se identifique dentr del Grup Financier BG, S.A. y del Banc General, S. A. y de Subsidiarias. Asegurarse que el plan de auditría externa incluya: La fecha de inici de ls trabajs. Alcance y enfque de la auditria. La metdlgía para la evaluación del sistema de cntrl intern y la determinación del riesg de auditría. Ls prcedimients para la revisión de ls riesgs de crédit, mercad y peracinal, en cncrdancia cn la nrmativa vigente. Ls prcedimients para la revisión del rest de las cuentas de ls estads financiers. Ls prcedimients para la evaluación del sistema infrmátic. Ls prcedimients para determinar el grad de cumplimient cn la Ley Bancaria y las nrmas que la desarrllan. 4/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias El perfil prfesinal de ls integrantes del equip de auditría, especificand su experiencia, nivel prfesinal y tiemp que llevan auditand al Banc sus subsidiarias. Ls prcedimients que aplicarán para el cntrl de calidad, revisión y supervisión del trabaj de auditría. Listad de infrmes a ser emitids y su plaz de entrega. Anuencia de ls auditres externs a estar dispnibles para participar en reunines de trabaj cn ls entes reguladres, las respectivas Juntas Directivas y/ ls Cmités de Auditría. Cnfirmación del apeg del trabaj de auditría externa a las Nrmas Internacinales de Infrmación Financiera (NIIF). Slicitar a ls auditres externs, dentr del términ previst para su trabaj, infrmación sbre ls siguientes aspects: Ls principis cntables aplicads pr la Administración del Grup Financier BG, S.A. y el Banc General, S. A. y Subsidiarias. La cnsistencia cn la que dichs principis sn aplicads. La incrpración de las distintas nrmas emitidas pr la Superintendencia de Bancs de Panamá a las prácticas cntables que sigue el Grup Financier BG, S.A. y el Banc General, S. A. y Subsidiarias. El impact financier de cualquier discrepancia entre ls principis de cntabilidad a ls cuales hace referencia el Acuerd sbre nrmas técnicas de cntabilidad y auditría emitid pr ls entes reguladres más y las prácticas de cntabilidad seguidas pr el Grup Financier BG, S.A. y el Banc General, S. A. y Subsidiarias. Cnstitución de prvisines para pérdidas de préstams y recncimient de tras desvalrizacines. Cnslidación de instruments fuera de balance y sus implicacines. Estimads del valr raznable y cualquier imprecisión al respect. Listad de hallazgs sbre presuntas actividades significativas que pngan en riesg las peracines del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y Subsidiaras. Evidencia del us indebid de infrmación privilegiada. Observancia y seguimient de las recmendacines efectuadas en el pasad pr ls auditres externs del sujet regulad. Acts situacines irregulares identificadas durante el curs de la auditría externa. Transaccines cuestinables cn empresas afiliadas, partes relacinadas del mism grup bancari al cual pertenece el sujet regulad. Respnsabilidades designadas pr la Junta Directiva de Banc General Cntrles Interns y Sistemas Gerenciales para el Manej de Riesg Dentr de la evaluación anual de riesg requerida pr ls entes reguladres, el Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. incluirán ls aspects relacinads a ls cntrles interns, ls prcess de aprbación de crédits, el 5/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias manej de la infrmación cntable y ls cntrles para la gestión de riesgs asciads a psibles fraudes. Estads Financiers Revisar ls Estads Financiers anuales auditads y asegurarse de que ests sean cnsistentes cn la infrmación cncida pr ls Cmités, y de que ests cumplan tant cn las nrmas internacinales de cntabilidad financiera cm cn ls requerimients de ls entes reguladres. Revisar ls asunts cntables y de infrmación financiera significativs, incluyend transaccines inusuales cmplejas. Revisar el impact sbre ls Estads Financiers del Grup Financier BG, S.A. y del Banc General, S. A. y Subsidiarias de ls prnunciamients regulatris y cambis en las NIIF así cm de las estructuras fuera de balance. Revisar ls infrmes financiers de fechas intermedias junt cn la administración y ls auditres externs antes de presentarls a ls entes reguladres y asegurarse de que su cntenid sea veraz y cnsistente cn la infrmación prprcinada ls Cmités durante el períd crrespndiente. Auditría Interna Crprativa Revisar anualmente, cnjuntamente cn el VPA de Auditría Interna Crprativa, el Estatut de Auditría Interna Crprativa y ls planes, actividades y estructura rganizacinal de la actividad. Asegurar que n existan restriccines limitacines injustificadas a la función de auditría interna. Revisar y estar de acuerd cn la designación, reemplaz remción del VPA de Auditría Interna Crprativa. Verificar anualmente la eficacia de la actividad de auditría interna, incluyend el cumplimient de la Nrmas Internacinales para el Ejercici Prfesinal de la Auditría Interna del Institut de Auditres Interns. Revisar ls reprtes, hallazgs y recmendacines de Auditría Interna Crprativa, así cm las respuestas de la administración. Revisar la efectividad de ls cntrles interns del Grup Financier BG, S.A. y del Banc General, S. A. y sus Subsidiarias sbre el cntrl de dats, la tecnlgía infrmática y las nrmas de cumplimient. Sprte Efectuar la revisión anual del Plan de Cntinuidad de Negcis. Cmunicacines y reprtes del Cmité Infrmar a las respectivas Juntas Directivas las actividades, asunts, cnclusines y recmendacines relevantes de ls Cmités. Prmver una vía de cmunicación abierta entre auditría interna, ls auditres externs, la Administración (Vicepresidencias de Finanzas, de Negcis, de Sprte y de Banca Internacinal) y las respectivas Juntas Directivas. 6/7
Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S.A. y Subsidiarias Preparar un infrme anual para las respectivas Juntas Directivas y sus Juntas de Accinistas, indicand la cmpsición de ls Cmités, la frma en que el mism cumple cn sus respnsabilidades y cualquier tra infrmación requerida pr ley. Revisar ls infrmes cntables y financiers de naturaleza pública que emita la rganización relacinads cn las respnsabilidades de ls Cmités. Otras Respnsabilidades Cumplir cn las tareas relacinadas cn este Estatut que sean slicitadas pr las respectivas Juntas Directivas. Establecer y supervisar las investigacines especiales que resulten necesarias a juici de ls Cmités del VPA de Auditría Interna Crprativa. Mantenerse infrmads sbre las tareas y funcines asignadas pr las respectivas Juntas Directivas, las mejres prácticas relativas al manej de cmités de auditría desarrlladas a nivel internacinal y evaluar su aplicabilidad al Banc General, S. A. y sus subsidiarias. Revisar y evaluar anualmente la suficiencia del Estatut ls Cmités de Auditria, slicitand la aprbación de ls cambis prpuests pr parte de las respectivas Juntas Directivas. Cnfirmar anualmente el cumplimient pr parte de ls Cmités de sus respnsabilidades cual establecidas en este Estatut. Evaluar anualmente el desempeñ de ls Cmités y sus miembrs. Revisar anualmente el cumplimient del Códig de Ética y Cnducta del Grup Financier BG, S.A. y Banc General, S. A. y sus Subsidiarias. Fecha: 28 de juli de 2016 El presente Estatut se revisará anualmente acrde a las Dispsicines de ls Entes Reguladres y a las Nrmas Internacinales para el Ejercici Prfesinal de la Auditría Interna. 7/7