Reunión con Auditores Internos de Calidad Fecha 2011-05-27
Agenda 1. Aspectos a considerar en próxima Auditoría Interna AI-04 (3R) y recomendaciones para su ejecución 2. Calificación de auditores (criterios y resultados) 3. Precisiones para la Calificación de Hallazgos
Aspectos a considerar en próxima Auditoría interna de Calidad AI-03 (3R) Conocimiento del personal sobre: -SGC(Política de Calidad, Principios de Gestión de la Calidad, Documentación del SGC, Valores ). - Plan Operativo Institucional y de su área. Adecuado empleo de los registros del SGC: - Matriz de riesgo - Registro de Acciones de Mejora - SAC / SAP Verificar eficaz implementación de acciones para cerrar SAC/SAP y hallazgos de auditorías previas.
Aspectos a considerar en próxima Auditoría interna de Calidad AI-03 (3R) Cumplimiento de procedimientos del área. Oportunidades de mejora de los procesos (identificar actividades que no agregan valor o que son cuellos de botella). Revisar si se puede utilizar el correo electrónico como medio de comunicación, en lugar de documentos en físico. Control de documentos (versiones vigentes, Listados de Control de Documentos Externos e Internos actualizados, F-CCA-08 si es el caso) y de registros (conservación y remisión al ARC). Actualización de la Intranet e Internet del área
Aspectos a considerar en próxima Auditoría interna de Calidad AI-03 (3R) Resultados de satisfacción del cliente interno y externo, así como los comentarios recibidos. Análisis de datos como fuente para la mejora continua. Identificar puntos críticos de riesgo operacionales (riesgos de infraestructura y riesgos laborales). Situación o circunstancia que amerita la implementación de alguna acción preventiva, éstas pueden ser referidas a riesgos de infraestructura, riesgos laborales, entre otros.
Recomendaciones a los auditores Coordinar anticipadamente la modificación de horarios. Estudiar adecuadamente d los procesos y otros aspectos del área, antes de la auditoría. Equipo auditor: Coordinar entre los miembros antes de la visita (definición de tareas, criterios, opiniones). Retroalimentar hallazgos, durante la visita. Anotar las evidencias en el checklist, y trasladar la información pertinente al informe de auditoría. Cuidar la redacción del informe (en fondo y forma). Identificar adecuadamente los hallazgos de auditoría En las SAC, indicar: El problema, la evidencia encontrada y el punto de la norma que no se cumple. Cumplir el plazo para la entrega del informe al APG.
Pautas para el llenado de la matriz de riesgo I-APG-02: Cartilla para el llenado del formato de la matriz de riesgo Identificar las causas de las desviaciones que superan la tolerancia al riesgo. Si la desviación supera en reiteradas ocasiones (3 meses consecutivos) la tolerancia al riesgo, generar una SAC. Si las deviaciones se miden en función de porcentaje (%), indicar también la ocurrencia respecto de la muestra o universo. En caso cuenten con SAP o SAC, remitir documento original y trimestralmente evidencias acerca de la implementación ió de las acciones propuestas.
Pautas para el llenado del registro de actividades de mejora I-APG-05: Cartilla para el llenado del Registro de Mejoras F-CCA-16 2011: Registrar las actividades de mejora propuestas p para el 2011 y las actividades que quedaron pendientes de años previos, con sus respectivos avances. Incluir las acciones derivadas de los comentarios derivados de la Encuesta de Clientes Internos.
Criterios para la evaluación de los auditores internos ISO 9001 A partir del proceso de auditoría AI 04 (3R), adicionalmente a la evaluación que se realiza sobre la encuesta aplicada a las áreas auditadas, d se toma en cuenta los siguientes criterios evaluados por el APG: Disposición y participación en los procesos de auditoría Cumplimiento i del cronograma de la auditoría Oportunidad en la entrega del informe al APG Calidad d del informe entregado por el auditor Revisión de la lista de verificación Participación en las reuniones de Auditores Internos
40 4.0 Resultado de la Evaluación de Auditores Internos AI 03 (3R) 3.87 3.68 3.67 3.63 3.60 3.53 3.47 3.47 3.47 3.40 3.27 3.20 3.20 3.20 3.13 3.13 3.07 3.0 Calificación 3.07 3.00 2.0 1= Altamente Insatisfecho 2= Insatisfecho 3=Satisfecho 4=Altamente Satisfecho
Comentarios constructivos Se colocó una observación inexacta acerca de la disponibilidad de un manual de un equipo. Se colocó una NC sin evidencias objetivas. El resto estuvo bueno. Si bien fue muy detallista en su responsabilidad como auditora identificando algunas debilidades que deben ser subsanadas, ameritaría tambíen ser un poco flexible con algunas actividades que salen de lo común. En la redacción de la SAC no se precisó el tema observado, la información fue muy genérica.
Comentarios positivos Debo felicitar el gran desempeño el AI, actitud y manejo de los temas materia de auditoria. El AI identificó una serie de temas y recomendó otros mas desde una visión tanto externa como interna. ACT le extiende la mejor de las calificaciones por la auditoría que realizó. Buen nivel de conocimiento sobre el Area, apreciaciones claras y concisas. El auditor ha sido muy proactivo y ha reforzado el trabajo de las distintas áreas de la ORI-CUS
Evolución de la calificación de AI 2008-2010 AI-04 2R AI-05 2R AI-06 2R AI-01-3R AI-02-3R AI-03-3R 3.00 3.50 3.90 3.50 3.93 3.87 3.40 3.15 3.10 2.90 2.80 3.58 3.47 3.00 3.70 3.00 2.90 3.20 3.20 3.10 3.20 3.87 3.20 3.60 3.90 3.80 3.70 3.33 3.47 3.22 3.37 3.40 3.68 3.30 3.60 2.93 3.00 2.90 3.00 3.40 3.60 3.07 3.00 3.30 3.15 4.00 3.40 3.27 3.00 3.00 3.27 3.00 3.60 3.10 3.70 3.93 3.63 3.00 3.80 3.10 3.30 3.53 4.00 4.00 3.00 3.00 3.00 3.60 3.40 3.40 3.07 3.30 4.00 3.50 3.10 3.00 2.60 3.60 3.60 3.87 3.47 Evolución de la calificación de Auditorías Internas 2008-2010 3.00 3.60 3.05 3.10 3.80 3.20 3.50 3.50 3.50 3.30 3.30 3.90 2.70 3.27 3.40 3.60 3.26 3.17 3.26 3.60 3.13 3.00 3.00 3.67 3.70 3.30 3.28 2.83 3.13 3.10 3.67 3.40 3.30 3.40 3.10 3.25 3.15 3.47 3.60 3.40 3.40 3.00 2.50 3.10 3.70 3.80 3.13 3.26 3.24 3.27 3.30 3.55 3.43
Lo que uno tiene que saber Producto / Servicio i No Acción Inmediata: Acción Conforme: Aquel producto tomada para la corrección en (generado durante el proceso) o el acto del producto o servicio servicio i final que no satisface no conforme identificado. algún requisito especificado. Acción Correctiva: Acción No conformidad d : tomada para eliminar la causa Incumplimiento de una de una no conformidad necesidad o expectativa detectada u otra situación establecida, generalmente indeseable. implícita u obligatoria. No Conformidad d Potencial: Situación que puede provocar una no conformidad real. 14 Fuente: Procedimientos GEG-cca-01-P, GEG-cca-02-P, GEG-cca-06-P Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad, potencial u otra situación potencialmente indeseable.
GRACIAS