PROCEDIMIENTO EGASA N o 001 REVISIÓN 1 ARQUEOS 1. OBJETIVO La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar. 3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información 4. BASE LEGAL Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores) 5. NORMAS GENERALES 5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1
5.2. NORMAS ESPECIFICAS 5.2.1. Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad, quién deberá suscribirlos. 5.2.2. Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo. Opcionalmente, podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional. 5.2.3. La División Contabilidad, tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa, debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo. Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. 6. CLASIFICACIÓN 6.1. Arqueos de Caja Central - Campo de aplicación : Fondos en caja central, valores negociables y documentos en garantía. - Sujeto de arqueo : Tesorero - Documento de Análisis : Mayores Auxiliares - Elementos de arqueo : Efectivo, cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados, por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2
6.2. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica - Campo de aplicación : Fondos asignados de caja chica - Sujeto de arqueo : Responsables de los fondos - Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica - Elementos de arqueo : - Efectivo - Vales provisionales entregados - Comprobantes de pago cancelados 6.3. Arqueos de Documentos por Cobrar - Campo de aplicación : Archivos de facturas, letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa. - Sujeto de arqueo : Tesorero - Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6.4. Arqueos de Documentos por Pagar - Campo de aplicación : Archivos de facturas, letras y otros documentos por pagar girados a la empresa - Sujeto de arqueo : Tesorero - Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3
7. PROCEDIMIENTO PASO LABOR A REALIZAR 1 EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, inicia el procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. 2 Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario, visando cada uno de los documentos que lo conforman. 3 EL SUJETO DE ARQUEO, procede, en presencia del trabajador responsable del arqueo, a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. 4 EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procede al conteo y confirmación del saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliación o verificación del saldo. 5 Efectúa el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad. 6 Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente con el sujeto de arqueo, en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional 7 La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 8 EXISTEN DIFERENCIAS? 8A No existen diferencias.- Continua en el paso N 11 8B Sí existen diferencias.- Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas. 9 EL SUJETO DE ARQUEO, procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4
PASO LABOR A REALIZAR 10 DIVISIÓN DE CONTABILIDAD, emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. 11 Término del procedimiento. APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5
P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S T R A B A J A D O R R E S P O N S A B L E D E L A R Q U E O T R A B A J A D O R S U J E T O D E L A R Q U E O D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu ra e l A c ta re s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta rio P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e, a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e rific a c ió n d e s a ld o s P ro c e d e a l c o n te o y c o n fro n ta c ió n d e s a ld o s, v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie rre s E m ite D /I d e d e s c a rg o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife re n c ia s p o r e s c rito S i E x is te n d ife re n c ia s? N o P ro c e d e a l c ie rre d e l A c ta firm á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a rq u e o e n s e ñ a l d e c o n fo rm id a d E m ite e l A /A D /I 0 1 2 Ó rg a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e re n c ia d e A d m. y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o O rg. d e C o n tro l In s titu c io n a l 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e E m ite In fo rm e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b re e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s L E Y E N D A 1 A /A D /I : A c ta d e A rq u e o : D o c u m e n to In te r n o d e In fo rm e d e D ife r e n c ia s 6
ANEXO NRO. 1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa, a las... horas del día... se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra. CPC Luz María Zea Arroyo, Jefe de la División de Contabilidad. El Sr.... responsable del arqueo y el Sr....... responsable de Caja- Egresos e Ingresos; obteniéndose el siguiente resultado. A.- Caja Egresos 1. Facturas Pendientes de Cobro N Factura RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2. Chequeras Banco N de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO. 1 Página 2 7
B.- Caja Ingresos 1. Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2. Efectivo - (... ) Billete de S/. S/. - (... ) - (... ) Moneda -.. ( ) Total ---------------- ---------------- 3. Notas de Abono N N/A. RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4. Cheques Banco N de Cheque Monto Importe 8
ANEXO NRO. 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA :... A SR (A) :... HORA :... -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SE PRACTICÓ : - Arqueo de Caja Chica (...) - Arqueo de Especies Valoradas (...) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ANEXO NRO. 2 ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo 9
FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA :... A SR (A) :... HORA :... ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ SE PRACTICÓ: - Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : - (... ) Billete de S/. S/. - (... ) - ( ) Moneda - ( ) -------------- Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ANEXO NRO. 2 ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo 10
FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA :... A SR (A) :... HORA :... COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/. Total --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo 11
ANEXO NRO. 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa, a las... horas del día..., se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente, en señal de conformidad. --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo 12
ANEXO NRO. 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa, a las... horas del día... se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería, obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon. Importe Vencimiento Firmando el presente, en señal de conformidad: --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo ANEXO NRO. 5 13
ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa, a las... horas del día... se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería, obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente, en señal de conformidad : --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo ANEXO NRO. 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14
En la ciudad de Arequipa, a las... horas del día... se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos, obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente, en señal de conformidad: --------------------------------------------------- ----------------------------------------------- Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado ------------------------------------------ Supervisor de Arqueo 15