Trabajo Ingeniería De Software I n t e g r a n t e s : C l a u d i a C a r r a s c o C l a u d i o S á n c h e z P r o f e s o r : A l b e r t o A b u d i n e n F e c h a : 1 4-06- 2011
2 Tabla de Contenidos Resumen Ejecutivo... 3 Descripción General... 4 Diagrama General... 5 BPMN Proceso Ventas... 6 Sub-proceso Realizar Pago... 7 Sub-proceso Toma de Requerimientos del Cliente... 7 Sub-proceso Despachar Producto... 8 Sub-proceso Generar Guía de Despacho... 8 Descripción Específica del Flujo... 9 Definición de Roles... 10 Página 2
3 Resumen Ejecutivo El propósito del informe, es el análisis y conocimiento del Proceso de Ventas Nacionales, los sub-procesos y actividades que se desarrollan en dicho procesos, que son de gran ayuda para entender cómo se realiza este proceso en las distintas actividades comerciales. En este proceso, llamado proceso de ventas nacionales se reconocen 4 sub-procesos importantes, estos son: Nota de Venta, Despacho, Facturación y Gestión de Pago. En cada uno de estos sub-procesos realizados en el proceso, se realizan actividades y se emiten documentos, con las condiciones que se deben cumplir para efectuar cualquier actividad. El proceso de Ventas nacionales lo hemos divido en dos grandes áreas, Adquisición y Finanzas, en la cual se realiza el proceso de interacción con el cliente y la toma de los requerimientos de este, además de realizar los trámites financieros y Logística, área en la cual se realizan la manipulación de la mercancía física de las bodegas. En el proceso de Ventas se reconocen cinco principales roles, los cuales se desempeñan y son parte fundamental dentro de este proceso. Los roles definidos son Vendedor, Jefe de Departamento de Ventas, Cajero, Contador, Jefe de Bodega y Bodeguero. Página 3
4 Descripción General Una venta es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa determinada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero. Para lograr éxito en el área de ventas es indispensable para las empresas poseer una gestión de ventas estructurada, con actividades y roles bien identificado. En las ventas nacionales se pueden identificar 4 procesos fundamentales: Nota de venta, Despacho, Facturación y Gestión de Pago. Nota de venta: Se recepciona la consulta que entrega el cliente con sus especificaciones de productos. Luego, se crea una cotización, la cual se envía al cliente. Si el cliente está de acuerdo con la cotización, envía su nota de pedido. Despacho: Se crea una guía de despacho. Se determina el tipo de Piking que se realizará, para luego sacar el pedido de bodega. Se envía el pedido al cliente, junto con la guía de despacho. Si el cliente, al momento de recepcionar el envío de materiales, confirma que los productos enviados cumplen con lo acordado en la nota de venta, firma la guía de despacho. Facturación: Se debe emitir una factura y posteriormente validarla y completarla para entregársela al cliente. Gestión de Pago: En este proceso se realiza la asignación del pago a la factura correspondiente, además se lleva a cabo el cobro descrito en la factura. Una vez efectuado pago se realiza la conciliación bancaria. El objetivo de este trabajo explicar en qué consiste cada proceso que componen las Ventas Nacionales de modo que el lector pueda visualizar a grandes rasgos lo que significa el trabajo en esta área de la organización, revisando las actividades, documentos y decisiones mas importantes que se deben conocer al momento de desempeñarse como ingeniero en un departamento de ventas de una empresa. En esta primera entrega, se presentará un diagrama general del área de ventas nacionales, el cual incluye los procesos, actividades, productos y documentos más significativos del área en cuestión. En la segunda entrega se detallaran estos procesos a través de una descripción específica y de un diagrama Business Process Modeling Notation (BPMN), en el cual se incluirán los roles asociados a cada actividad. Página 4
5 Diagrama General Nota de Venta Toma Requerimientos del Cliente Borrador Cotización Revisar Crédito y Validar Cotización Nomenclatura Cotización o Nota de Venta Completada SI Cotización Válida? NO Cotización Anulada Salida, Producto Despacho Actividad Generar Guía de Despacho Guía Despacho Borrador Picking Consolidado? NO SI Condición Retirar Materiales Retirar Órdenes de Bodega y Separarlas Guía de Despacho en Proceso Editar Cantidad SI Ajustar Cantidad? Comentarios Proceso Validar Guía de Despacho Guía de Despacho Completada NO Facturación Emitir Factura Borrador Factura Es Válida? Gestión con Proveedor Factura Anulada NO SI Factura Completada Completar Factura Gestión de Pago Asignación y Recepción de Pago Pago Validar Documento Realizar Conciliación Pago Completado Página 5
6 BPMN Proceso Ventas Página 6
7 Sub-proceso Realizar Pago Sub-proceso Toma de Requerimientos del Cliente Página 7
8 Sub-proceso Despachar Producto Sub-proceso Generar Guía de Despacho Página 8
9 Descripción Específica del Flujo El proceso de Ventas nacionales lo hemos divido en dos grandes áreas con sus roles respectivos: Adquisición y Finanzas: área en la cual se realiza el proceso de interacción con el cliente y la toma de los requerimientos de este, además de realizar los trámites financieros. Logística: área en la cual se realizan la manipulación de la mercancía física de las bodegas. El proceso de ventas comienza con el Vendedor, que depende del área de Adquisición y Finanzas. Éste revisa específica las características del producto, informando todo esto al cliente y realiza la cotización, la que es enviada al cliente, la cual se envía al Jefe del Departamento de Ventas para que valide la operación. Una vez realizada esta validación se envía al Jefe de Bodega para que genere la guía de despacho, luego de verificar previamente las cantidades en el inventario. Luego se envía la orden al Bodeguero, una vez que la cantidad solicitada por el cliente está ajustada, éste despacha el producto e informa al vendedor para que facture. Hecho esto, se emite la factura, la factura es recibida por el cajero quien emite el comprobante de pago, previa verificación de que el medio de pago es válido. Después de que el pago es realizado, el contador realiza la conciliación del este, realizando la asignación del pago con anterioridad. Página 9
10 Definición de Roles Área de Adquisición y Finanzas Vendedor: Es la persona que mas interactúa con el cliente. Es la cara de la empresa frente al cliente. Es responsable de la toma adecuada de los requerimientos del cliente. Además genera una cotización del pedido del cliente, y revisa la capacidad de crédito que este dispone. Jefe de Departamento de Ventas: Es el responsable de un determinado número de vendedores, realiza la gestión de los vendedores, se encarga del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas. Su única tarea en el BPMN es validar las cotizaciones que realizan los vendedores. Contador: Es el encargado de asignar los pagos, y además de realizar las conciliaciones bancarias. De el contador depende el orden de todo el los procesos contables de la empresa. Cajero: Es aquella persona que realiza la cobranza de pago al cliente. Genera los comprobantes de pago, ofreciendo al cliente las distintas modalidades de pago que permite la empresa. Área Logística: Jefe de Bodega: El jefe de bodega es el encargado de generar y, una vez retirados los productos de bodega, validar la guía de despacho, es decir, realiza las labores de control y registro de entradas y salidas de productos a bodega. Además es responsable de establecer el tipo de picking que es conveniente para la compañía. Bodeguero: Es quien debe de tomar las guías de despacho, retirar los productos de bodega, trasladarlas a patio y separar las órdenes en caso de picking consolidado para que posteriormente puedan ser despachados. Página 10