CONCEPTO DE ORGANIZACION HAROLD KOONT Z Y HEINZ WEIHRICH. La define como: 1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente (por ejemplo, las oficinas centrales corporativas, la división y el departamento) en la estructura organizacional.
CONCEPTO DE ORGANIZACION AGUSTIN REYES PONCE. La define como: la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
CONCEPTO DE ORGANIZACION IDALBERTO CHIAVENATO "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados ".
PROPOSITO Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACION La estructuración de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, están implícito en lo denominado.
ORGANIGRAMA
OBJETIVO DE LA ORGANIZACION El principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.
OTROS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION 1. Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa. 2. Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa. 3. Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.
ORGANIZACIÓN Los títulos muestran el trabajo desempeñado Finanzas Presidente Recursos Humanos Marketing Producción Producción 1 Producción 2 Las líneas representan la relación superiorsubordinado Los cuadros representan trabajos distintos Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel. Obrero 1 Obrero 2 www.auladeeconomia.com
DIVISION DEL TRABAJO Es una actividad productiva en sus tareas más elementales y su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y conocimientos.
DIVISION DEL TRABAJO 1) Aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores; 2) ahorra la pérdida de tiempo de pasar de una tarea a otra; 3) facilita la invención y el uso de grandes máquinas que abrevian considerablemente el trabajo y le permiten a un hombre realizar la labor de muchos.
UNIDAD DE MANDO Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
UNIDAD DE DIRECCION Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
TRAMO DE CONTROL Es el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficacia y efectividad
TRAMOS AMPLIOS
VENTAJAS TRAMOS AMPLIOS 1.Los superiores se ven obligados a delegar. 2. Se debe establecer políticas claras. 3. Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados. DESVENTAJAS 1. Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. 2. Riesgo de pérdida de control para el superior.
TRAMOS ESTRECHOS
TRAMOS ESTRECHOS VENTAJAS 1. Estrecha supervisión. 2. Estricto control. 3. Rápida comunicación entre subordinados y superiores. DESVENTAJAS 1. Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados. 2. Muchos niveles administrativos
PERMANENCIA EN EL MANDO
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION Los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.
ORGANIGRAMA GENERAL Organización Formal Organizacion Informal www.auladeeconomia.com
ORGANIZACIÓN FORMAL Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
ORGANIZACION INFORMAL Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas
ESTRUCTURA MECANICISTA Es una estructura rígida y muy controlada, caracterizada por una gran especialización, departamentalización rígida, limitado tramo de control, alta formalización, una red de información limitada (en su mayor parte comunicación hacia abajo), y poca participación de los empleados de niveles inferiores en la toma de decisiones
ESTRUCTURA ORGANICA Es una estructura muy adaptable y flexible, pueden tener alta especialización pero estos trabajos no están estandarizados y pueden cambiar según las necesidades. El trabajo se organiza normalmente en torno a equipos interfuncionales, y cuentan con la autoridad para tomar decisiones, requieren reglas formales mínimas y poca supervisión directa.
EJEMPLO La flexibilidad y el libre flujo de información de la estructura orgánica funcionan bien cuando una organización busca innovaciones significativas y únicas. La organización mecanicista, con su eficiencia, estabilidad y estrechos controles, funciona mejor para compañías que quieren controlar de cerca los costos.
CONCEPTO DE AUTORIDAD El derecho de una posicion de ejercer discrecionalidad al tomar decisiones que afectan a otros.
TIPOS DE AUTORIDAD
AUTORIDAD DE LINEA Responsable de las unidades básicas de la Empresa, además de ser responsable directa de las metas que se desean conseguir en la Organización. Encargada de la cadena de mando principalmente.
AUTORIDAD FUNCIONAL Proporcionan servicios de asesoramiento al personal de línea de manera especializada
AUTORIDAD DE STAFF Proporcionan servicios de asesoramiento al personal de línea de manera especializada STAFF PERSONAL. Esta modalidad de staff tiene la función de asistir a un jefe en el desarrollo de su trabajo que por sí solo no podría desarrollarlo bien o completamente. STAFF ESPECIALIZADO. Desarrolla aquellas funciones o tareas que requieren poseer conocimientos, preparación y competencias específicas en distintos campos.
CENTRALIZACION DE LA AUTORIDAD Es la concentración de autoridad. Es cuando el poder en la TOMA DE DECISIONES está centralizado en una sola persona. Por ejemplo en el Nivel Estratégico o Alta Dirección o Propietario. Cuando toda o la mayoría de las Decisiones son tomadas por los ejecutivos de las organizaciones. Se presenta en pequeñas organizaciones
VENTAJAS 1. Permite el control sobre las actividades 2. Uniformidad en la acción, todos los sectores hacen lo mismo 3. Desarrolla la capacidad de los ejecutivos. 4. Menor costo de Mano de Obra 5. Trabajos más simples repetitivos
DESVENTAJAS 1. No iniciativa del empleado. 2. Imposibilita la toma de decisiones participativas
DESCENTRALIZACION DE LA AUTORIDAD Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada
VENTAJAS 1. Libera a la alta gerencia de parte de la carga de la toma de decisiones y obliga a los gerentes de alto nivel a soltar las riendas. 2. Alienta la toma de decisiones y asuncion de autoridad y responsabilidad. 3. Da a los gerentes mas libertad e independencia en la toma de decisiones.
DESVENTAJAS 1. Hace mas dificil tener una politica uniforme. 2. Incrementa la complejidad de coordinacion de unidades organizacionales descentralizadas. 3. Puede resultar en la perdida de cierto control de los gerentes de alto nivel.
CONCEPTO DE PODER PODER: La habilidad de ejercer influencia en el comportamiento de los individuos INFLUENCIA: Cualquier acto que provoca un cambio en la actitud de otras personas
FUENTES DE PODER Poder de recompensa. Se deriva del hecho de que una persona, tiene la capacidad para recompensar a otra persona por el trabajo realizado. Poder coercitivo.- Se basa en la capacidad de una persona para sancionar a otra por alguna razón.. Poder legitimo. Existe cuando un subordinado reconoce que el influyente tiene el derecho o la capacidad licita para ejercer influencia, también conocido como autoridad formal Poder de experto. Se fundamenta en el concepto de que un individuo tiene conocimiento específico o experiencia relevante para influir sobre otra. Poder referente. Se basa en el deseo del subordinado de ser como el jefe o de identificarse con el.
DELEGACION DE AUTORIDAD Es el proceso por el cual los Gerentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.
DELEGACION DE AUTORIDAD Se da por cuatro aspectos: 1. El que delega asigna objetivos a ellos. 2. El que delega concede autoridad 3. La aceptación es una responsabilidad. 4. El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.
DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCION Agrupa las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, como producion, ventas y finanzas
Ventajas Desventajas Facilita la supervisión Promueve la especialización Ofrece fácil comprensión y seguimiento de su operación Refleja la forma general de trabajar en la empresa Genera líneas de comunicación simple y claras Simplifica la toma de decisiones Los procesos de capacitación y desarrollo son más sencillos debido a la especialización del trabajo Pueden surgir conflictos de interés entre las áreas La coordinación se vuelve más difícil Se limita el desarrollo gerencial y su visión global de la empresa El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la empresa www.auladeeconomia.com
DEPARTAMENTALIZACION POR TERRITORIO Agrupar actividades por area o territorio es comun en empresas que operan en areas geograficas amplias
Ventajas *Los esfuerzos se concentra para satisfacer las necesidades específicas de cada región *Se logra mayor presencia y mejor imagen ante los clientes *Se cuenta con personal especializado *Al contar con divisiones regionales se está lo más cerca posible del mercado, tanto de los clientes como de los proveedores *Se puede abarcar un mercado más grande que cuando no se cuenta con divisiones regionales. Desventajas *La supervisión por parte del director general se vuelve muy compleja *Se incrementan los costo por la necesidad de mantener una sucursal en cada región *Se requiere una estructura completa en cada región, aunque más pequeña que en la matriz. www.auladeeconomia.com
DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE Agrupa actividades que reflejen actividades que reflejen un interes primario en los clientes
Ventajas *El proceso de toma decisiones para la resolución de problemas está directamente relacionado con las necesidades y expectativas de los clientes *Las habilidades y esfuerzos están coordinados para producir o comercializar un producto o servicio *Debido a la especialización del trabajo, se produce un mejor nivel de desempeño en las actividades realizadas Desventajas *Se requiere de gran capacidad y habilidad para la resolución de problemas en el área de clientes *Puede dificultarse la definición de los grupos de clientes *Es posible que algún grupo de clientes quede fuera de las divisiones y no se le atienda adecuadamente www.auladeeconomia.com
DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO Agrupamiento de actividades segun productos o lineas de productos en especial en grandes empresas de lineas multiples.
Ventajas Desventajas *Los esfuerzos se concentran en las líneas de producción Se promueva el desarrollo y la diversidad de las líneas de producción y servicios La empresa se enfoca en la satisfacción de sus clientes Refleja la forma general de trabajar en la empresa Se puede actuar más rápidamente para satisfacer los gustos y las necesidades de los clientes *Los gerentes de división son un sinónimo de gerentes generales, por lo que deben tener mayores habilidades y experiencia, y por tanto su costo por concepto de honorarios es mayor *La dirección puede tener un línea de mando demasiado grande y difícil de controlar Se puede generar un vacío de poder entre las divisiones y áreas funcionales básicas www.auladeeconomia.com
ORGANIZACION MATRICIAL La combinacion de patrones de departamentalizacion funcionales y proyecto o producto en la misma estructura de la organizacion
Ventajas Debido a que cada proyecto se reúnen especialistas de las diferentes áreas funcionales, éstos se sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que realizan las áreas que no son de sus especialidad *Ahorra costo por la flexibilidad en la utilización del personal La empresa tiene una orientación hacia los resultados, enfocando la generación de utilidades de los proyectos Desventajas *Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos de autoridad *Puede crearse un vacío de autoridad con los empleados participantes en los proyectos *La competencia entre proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a los mismo *Se requieren muchas reuniones de trabajo prolongadas. www.auladeeconomia.com
UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIOS Negocios especificos establecidos como unidades de una compania mas grande para asegurar que ciertos productos o lineas de productos sean promovidos y manejados como si cada uno fuese una empresa independiente.
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA Representación gráfica de la organización, aunque la refleja de un modo parcial, ya que no incluye las normas de funcionamiento, métodos de trabajo, descripciones de puestos, etc. Las formas más usuales son la horizontal, la vertical y la circular
ORGANIGRAMA VERTICAL
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
ORGANIGRAMA MIXTO Gerencia general G. Marketing G. Finanzas G. Producción Ventas Auditor Almacenes Publicad Contador Inventario promoción Cobradores Transporte.
ORGANIGRAMA ESCALAR
ORGANIGRAMA RADIAL
ORGANIGRAMA CIRCULAR
MANUAL DE FUNCIONES Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas
FLUJO GRAMA Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.