Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales que fueron digitalizadas a través del Gestor Documental se verifiquen, direccionen y clasifiquen de tal forma que cumplan con los parámetros de calidad establecidos, para su respectivo trámite. 2. ALCANCE Inicia con el ingreso al Gestor Documental para la verificación y control de calidad de las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida gestionadas en la ventanilla de correspondencia del ICBF que fueron digitalizadas a través del Gestor Documental y finaliza con la clasificación de las mismas dentro del Gestor Documental. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registros 1 2 Inicio Ingresar al Gestor Documental para la verificación de las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida que fueron digitalizadas. Seleccionar el registro del documento que va a ser verificado en el Gestor Documental., teniendo en cuenta la prioridad y/o la hora de radicación Verificar y controlar el cumplimiento de los requisitos de calidad de las comunicaciones oficiales digitalizadas. Comunicaciones Oficiales digitalizadas en el Gestor Documental Comunicaciones Oficiales digitalizadas en el Gestor Documental 3 P.C. Véanse los parámetros de digitalización establecidos en el numeral 4.8 del instructivo de correspondencia. Cumple con todos los requisitos?. SI: Continúa la actividad 5. NO: Continúa con la actividad 4 Información de la comunicación digitalizada en el Gestor Documental.
Versión 2.0 Página 2 de 5 No Actividad Responsable Registros 4 Devolver al auxiliar de ventanilla de correspondencia, indicando el motivo del rechazo, para su respectiva corrección. Una vez se haya corregido, iniciar con la actividad 3. Registro electrónico de devolución de la comunicación oficial dentro del Gestor Documental. 5 Direccionar la comunicación oficial digitalizada a través del Gestor Documental, al (los) servidor(es) público(s) o funcionario(s) de la dependencia competente, para su respectivo trámite. Tabla de retención documental 6 Revisar la comunicación oficial digitalizada, con el fin de identificar la serie y subserie documental, de acuerdo a la tabla de retención documental vigente. Ver procedimiento: Organización de archivos y tabla de retención documental (PR22 MPA1 P5) Documento clasificado de acuerdo a TRD 7 Crear o asociar la comunicación oficial digitalizada a un expediente virtual. Nota: P.C. Punto de Control Expediente virtual conformado 4. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 1 día 5. PRODUCTO: Comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida verificadas, registradas, distribuidas, clasificadas y archivadas a través del gestor documental. 6. DEFINICIONES: ANEXOS: Número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos u otros, que acompañan a la comunicación oficial y que por lo mismo se deben citar en la comunicación. CARTA: Comunicación Oficial externa utilizada para comunicarse con entidades externas. CLASIFICAR: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
Versión 2.0 Página 3 de 5 entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos) teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental. CÓDIGO: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que responde al sistema de clasificación del Gestor Documental. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas y/o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del soporte utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA: Comunicaciones oficiales que produce el ICBF para personas naturales o jurídicas externas al ICBF. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS: Comunicaciones oficiales entre dependencias, de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. Para efectos de este procedimiento, tendrán el mismo trámite y efecto que las comunicaciones oficiales de salida. COMUNICACIONES OFICIALES DE ENTRADA: Comunicaciones recibidas en el ICBF por personas naturales o jurídicas externas al ICBF, a través de la ventanilla de correspondencia, de acuerdo a las funciones y actividades que le son propias. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DIGITALIZACIÓN: técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cintas, películas, microfilm, y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DIGITAL: Documento o comunicación oficial de entrada, interna o de salida digitalizada y distribuida a través del Gestor Documental. EXPEDIENTE VIRTUAL: Conjunto de todos los documentos correspondientes o asociados a un asunto de las dependencias del ICBF, sean estos de la Sede de la Dirección General, Regional o Centro Zonal, y que se encuentran almacenados en el Gestor Documental. GESTOR DOCUMENTAL: Es una herramienta que permite almacenar los registros del ICBF desde el momento de su creación hasta su eliminación final. Esto puede incluir clasificar, almacenar, asegurar, y la destrucción (o en algunos casos, la preservación de archivos) de los registros. MESA FUNCIONAL: Grupo de personas encargadas de recibir, verificar, clasificar y distribuir a la dependencia competente, las comunicaciones oficiales que son digitalizadas a través del Gestor Documental.
Versión 2.0 Página 4 de 5 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales. REGISTRAR: Ingresar los datos establecidos en el Gestor Documental. (Véase instructivo de Correspondencia numeral 4.5.1.) REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o de entrada, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o de entrada por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. VERIFICAR: Conjunto de actividades que se realizan para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de calidad de las comunicaciones oficiales digitalizadas. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normograma Dirección Administrativa ICBF Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación Directiva Presidencial 04 de 2012 Instructivo de correspondencia IT1 PR19 MPA1P5 Tabla de Retención Documental Procedimiento Organización de archivos y Tabla de Retención Documental 8. RELACION DE FORMATOS 9. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio
Versión 2.0 Página 5 de 5 1 OBJETIVO Se aclaró y ajusto redacción. 2 ALCANCE 3 4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DURACION DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO 6 DEFINICIONES 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se ajustó redacción y se aclaró que este procedimiento abarca las comunicaciones oficiales gestionadas y digitalizadas en ventanilla de correspondencia. Se ajustaron de acuerdo con el procedimiento que se desarrolla. Se incluyó la creación o asociación de la comunicación oficial digitalizada a un expediente virtual. Se dejó en 1 día, ya que si bien la actividad de registro y digitalización dura aproximadamente 6 minutos todo el procedimiento se lleva a cabo en un día. Se eliminaron definiciones que no aplicaban para el presente procedimiento. Se corrigió el Acuerdo referente.