OFICINA DE CONTROL INTERNO DIVISIÓN FINANCIERA MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS DE CAJA MENOR
Marco Normativo Ley 30 de 1992 - Art.84-92 Autonomía Financiera Ley 87 de 1993 - Del Control Interno Ley 734 de 2002 - CDU.-Arts. 34 y 35 Acuerdo. No. 043 /02 - Manejo y Custodia de Bienes Acuerdo No 051/ 07 - Estatuto financiero y presupuestal Resolución R-067 de 2008 por la cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores Resolución R-068 de 2008 Constitución Cajas Menores.
Objetivo General Contribuir a una mejor gestión en el manejo de los recursos de los Fondos de Caja Menor, para que se ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y austeridad del gasto.
Definición de Caja Menor La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de menor cuantía que requiera la Universidad del Cauca, en el cumplimiento de sus objetivos misionales.
Responsable del Manejo Las Cajas Menores serán administradas, de manera exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en la administración y manejo.
Funciones del Responsable Recibir los recursos del fondo, dentro del informarse del giro. tercer día a Llevar un control diario Y cronológico de las operaciones de caja menor, con los documentos que respaldan los movimientos Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la Resolución de creación y solicitados por la Universidad. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
Funciones del Responsable Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a fin de cada mes, en la cuenta bancaria de la Universidad. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso. Presentar, dentro de los quince días de cada mes la conciliación bancaria para las cajas menores que se manejan a través de cuentas bancarias.
El Dinero en Tránsito Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar el comprobante de dinero en tránsito. El término de legalización de estos dineros será de un (1) día para compras dentro y tres (3) días par compras fuera de la ciudad. Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la constancia de su entrega, en presencia del funcionario que efectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.
Destinación de Recursos Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las demás disposiciones que regulen la materia. La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las Facultades, se hará por los Decanos, Directores de Instituto Y Secretarios Generales.
Destinación de Recursos La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las dependencias administrativas, se hará por el Rector, el Profesional Universitario de Rectoría, los Vicerrectores, el Secretario General, los Jefes de Oficina, de División, los Coordinadores de Centro y Áreas. La solicitud de bienes y servicios con destino a otras dependencias se harán por estos mismos funcionarios.
Prohibiciones Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios. Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro específico. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nóminas, y, servicios públicos. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
Prohibiciones Realizar Gastos suntuarios Fraccionar compras o servicios Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor. Presentar soportes sin requisitos para su legalización. Adquisición de elementos en proceso de compra, salvo autorización de la Vicerrectoría Administrativa. Pagos no contemplados en los rubros de Caja Menor.
Reembolso Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto previsto en el rubro presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno o todos los rubros. Se Presentan los comprobantes de pago por cada rubro autorizado, correspondientes al período de solicitud de reembolso.
Reembolso La adquisición de elementos devolutivos, deberá contar con el comprobante A-22 expedido en el Área Comercial. A los pagos con retenciones tributarias se anexará el comprobante de consignación. Los documentos para el reembolso se presentarán a la Oficina de Control Interno, quien avalará la solicitud.
Legalización Se legaliza la Caja menor: Por cambio del responsable del manejo. Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5) primeros días de diciembre de cada año Por cancelación de la Caja.
Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, a través de: Autocontrol de los responsables del manejo Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería de la Universidad. Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.
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