COMISI6N NACIONAL FORESTAl S,c."A.I.. DE M'DIO A IINTI ".'CU.SOI "ATU"''lIS SEMAINAT Oficio circular NO.GRF/974/10 Zapo pan, Jalisco, a 28 de Septiembre de 2010 "Año de la Patria, Bicentenario del Inicio de la Independencia y Centenario del Inicio de la Revolución" Coordinadores Generales, Titulares de Unidad Gerentes Centrales y Estatales De la Comisión Nacional Forestal Presentes Por este medio notifico a ustedes las disposiciones de operación de los fondos aperturados como "caja chica", mismas que serán aplicadas de manera obligatoria a partir del 01 de Octubre del presente año, dando inicio al uso del "cheque inteligente". Será responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa y/o Gerente autorizar los gastos realizados con el Fondo y regirse bajo principios de eficacia, austeridad y racionalidad para la aplicación de recursos públicos, vigilando que la comprobación se apegue al presente procedimiento. El responsable del manejo del Fondo deberá dar cumplimiento a lo establecido en la presente circular y realizar, ante la GRF o su similar en las Gerencias estatales, la solicitud de apertura del Fondo así como los reembolsos, comprobaciones correspondientes y la comprobación y reintegro final al cierre de cada ejercicio fiscal, con la fecha que establezca para este fin la Gerencia a mi cargo y la cual será de conocimiento por este mismo medio. Lineamientos de operación a) Los recursos otorgados para la apertura de un Fondo, se aplicarán exciusivamente para gastos estrictamente necesarios de menor cuantía y de carácter urgente, cuya naturaleza sea relativa a las partidas autorízadas para ejercerse específicamente por este mecanismo según las normas y procedimientos de esta circular. b) El Titular de la Unidad o Gerente de Área es el encargado de solicitar a la GRF o similar en las Gerencias Estatales la asignación de un Fondo, así como nombrar al responsable de los recursos y vigilar su estricto cumplimíento. Periférico Poniente No. 5360 Col. San Juan de Ocotán, Zapopan, Jalisco. c.p. 45019, Edificio B, Planta Baja. Tel: 0133-37-77-70-3B www.conafor.gob.m)( Correo: conafor@conafor.gob.m)(
COMISiÓN NACIONAL FORESTAl SfearTAAfA Dl ""1010 "'''''.IINTE V IIICU"SO'... TUIt4~l' SEMARNAT c) La GRF entregará a la persona responsable del Fondo una tarjeta llamada "cheque inteligente" que sustituye la utilización del cheque tradicional y efectivo, al utilizar como mecanismo de disposición de efectivo una tarjeta de débito empresarial. Adicionalmente se entregará el NIP correspondiente para disposición en cajeros, siendo su responsabilidad el resguardo y confidencialidad del mismo. d) Queda estrictamente prohibido que se otorguen préstamos de cualquier naturaleza, asi como pagos por anticipos de sueldos o viáticos con cargo al Fondo. e) Las áreas no podrán contraer compromisos sin contar con la certificación de la suficiencia presupuestaria de la GRF que, como consecuencia de ello se deriven obligaciones futuras de pago fuera de la normatividad prevista en la presente circular. f) Se podrá ejercer el recurso del Fondo sobre bienes contemplados en el capitulo 2000 del clasificador por objeto del gasto para la administración pública federal. g) No serán autorizados aquellos gastos que por su naturaleza e importe debieran ser adquiridos a través de la GRMO. h) Se podrán ejercer gastos relativos al capitulo 3000 del clasificador por objeto del gasto para la APF en las partidas siguientes:./ 3101 Servicio Postal../ 3111 Contratación de otros servicios (Estacionamiento)../ 3413 Otros servicios comerciales (fotocopiado)../ 3414 Subcontratación de servicios con terceros. El gasto en otras partidas del capitulo 3000 deberá ser autorizado por esta Gerencia a mi cargo. i) La documentación comprobatoria deberá cumplir con los requisitos legales y administrativos siguientes:./ Documento original../ Que contengan folio impreso (en caso de que aplique)../ Facturas que especifiquen su vigencia y contengan Cédula de Identificación Fiscal impresa en el comprobante de taller autorizado por la SHCP../ Comprobante expedido por máquina de comprobación fiscal autorizada por la SHCP../ No contener tachaduras o enmendaduras../ Invariablemente estén expedidos a favor de : Periférico Poniente No. 5360 Col. San Juan de Ocotán, Zapopan, Jalisco, c.p. 45019, Edificio B, Planta Baja. Tel: 0133-37-77-70-3B
COMISiÓN NACIONAL FORESTAl COORDINACIONGENERALDEADMINISTRACION GERENCIADERECURSOSFINANCIEROS '.C"ETAR.I.. DE MIDIO AMaU"ITII: V ItIl:C,,"iO\ HATVItALC\ SEMARNAT Nombre: Comisión Nocional Forestal RFC:CNF010405EGl Domicilio: Periférico Poniente 5360, Col. Son Juan de Ocotón, Zopopon Jol. CP.45019 j) la documentación comprobatoria debe indicar claramente el concepto del gasto, detallando los artículos y/o servicios adquiridos, los cuales no deberán utilizar términos como "varios, diversos u otros", k) Cuando se realicen adquisiciones en tiendas de autoservicio, se deberá solicitar nota de mostrador o factura que contenga todos los requisitos fiscales. En caso de que el documento haga referencia a un ticket anexo, éste se deberá anexar de preferencia a lado del documento con los conceptos e importes claros. 1) los reembolsos que se soliciten, deberán llevar adjunto el formato de comprobación del fondo de caja chica (anexo 3) con las firmas del responsable del Fondo y del Titular de la Unidad Administrativa que corresponda. Procedimiento para la solicitud del fondo y su manejo a) El titular de la UA y/o Gerente de área, podrá solicitar a esta Gerencia de Recursos Financieros, mediante oficio (anexo 1) la asignación de un Fondo por un monto máximo de $3,000.00 (Tres mil pesos 00/100 M.N.) señalando el nombre del servidor público responsable del manejo y resguardo del recurso, asl también deberá entregar un recibo de dinero (anexo 2) firmado por el servidor público designado como responsable del manejo del Fondo. b) LA GRF entregará a la persona responsable del manejo del Fondo una tarjeta de débito de la institución HSBC en su modalidad "cheque inteligente" con el recurso solicitado y tendrá la responsabilidad de la administración y uso de los recursos. c) la tarjeta HSBC"cheque inteligente" se apertura a nombre de la Comisión Nacional Forestal y deberá ser firmada por la persona responsable del Fondo. Éstatarjeta es aceptada como cualquier otro medio de pago, por lo que existe la posibilidad de realizar pagos por el custodio del fondo firmando el pagaré en el establecimiento. d) Se pueden realizar hasta 8 ocho retiros al mes en cajeros automáticos de HSBClibres de comisión. El responsable del fondo evitará efectuar más de los 8 ocho retiros gratuitos. e) la GRFrealizará revisiones periódicas y aleatorias en las que se analizarán los cargos efectuados en el estado de cuenta de la tarjeta y se verificará que éstos coincidan con los gastos comprobados, por lo tanto queda estrictamente prohibido utilizar la tarjeta para fines distintos a los establecido en la presente circular. Periférico Poniente No. 5360 Col. San Juan de Ocotán, Zapopan, Jalisco. c.p. 45019, Edificio B, Planta Baja. Tel: 0133-37-17-70-38
COMISiÓN NAOONAL FORESTAl StCllfT"t.iA p, MIOIO "'''.UHT' y II.C. "SO' N"T"'IIAlrs SUIARNAT f) El responsable del manejo del Fondo, deberá asegurarse de contar con suficiencia presupuestal en las partidas de gasto requeridas, a fin de estar en posibilidad de realizar la comprobación y/o rembolso de gastos sin inconvenientes. De igual forma, deberá revisar que toda la documentación comprobatoria contenga los requisitos legales y administrativos establecidos en el inciso j) del numeral 5 del presente procedimiento. g) Cuando el responsable del manejo del Fondo, por necesidades de operación, requiera disponer de efectivo para entrega, deberá llenar el formato de vale de caja (anexo 4) y mantenerlo con las firmas del deudor, hasta que éste entregue la documentación comprobatoria. h) Toda la documentación comprobatoria deberá contar con la firma del responsable del manejo del Fondo como soporte de que las mismas fueron revisadas y autorizadas, así como la leyenda de "recibl a entera satisfacción los bienes especificados" con nombre, fecha y firma de la persona que lo recibió. i) Cuando el saldo del Fondo sea menor al 50% del monto autorizado, el responsable podrá solicitar la revolvencia a la GRF, para lo cual deberá llenar el formato de comprobación del fondo de caja chica (anexo 3), con el desglose de toda la documentación que compruebe el gasto asl como las firmas de autorización por el Titular de la UA y/o Gerente de área. j) La GRF recibirá la solicitud de reposición de caja chica con la siguiente documentación: 1. GRP con las tres firmas, dos de ellas de autorización. 2. Formato de comprobación del fondo de caja chica firmado (anexo 3). 3. Documentación comprobatoria que cumple con los requisitos legales y administrativos establecidos en el inciso j) del numeral 5 del presente procedimiento y la cual deberá coincidir con el formato de comprobación del fondo de caja chica (anexo 3) y el monto del GRP. k) La GRF hará el abono a la cuenta de la tarjeta denominada "cheque inteligente", entregada al responsable del manejo del Fondo, durante los siguientes 3 tres dlas hábiles a partir de recibido el trámite en la ventanilla de egresos. Cierre del Fondo a) La GRF emitirá oficio con la fecha de cierre del Fondo. b) El responsable del manejo del Fondo emitirá el GRP de comprobación de los gastos realizados con el mismo, según lo establecido en el numeral 7 inciso e) y será entregado en la ventanilla de egresos en la fecha marcada como límite para la cancelación del Fondo, de igual manera, en caso de tener recurso sin comprobar, se deberá elaborar un GRP equivalente al saldo por reintegrar. c) La GRF realizará el retiro del recurso del saldo sin comprobar, según la instrucción del responsable del manejo del Fondo con la solicitud de ingreso, y lo anexará como soporte a la solicitud de GRP. Periférico Poniente No. 5360 Col. San Juan de Ocotán, Zapopan, Jalisco, C.P. 45019, Edificio B, Planta Baja. Tel: 0133-37-77-70-38
COMISiÓN NACIONAL FORESTAl SICIUTAII'" 01' MIDIO A"aU,,",TI: v IUCUII$O'l. NAfUIl"lIS SEMAINAT d) En caso de que a la fecha límite para el cierre de Fondo, existan recursos por reintegrar, la GRF revisará en cada una de las cuentas, de las cuales efectuará los retiros de los saldos disponibles en las tarjetas eliminando el deudor correspondiente. Es importante hacer mención de que se negará la apertura o reposición de un Fondo para ejercicio fiscal inmediato posterior, a la Unidad Responsable y/o Gerencia que haya incumplido con las fechas de cierre y reintegro del Fondo establecidas por la GRF, así como a lo establecido en el presente documento. De igual manera, esta GRF tendrá la facultad para revisar y requerir información a los responsables del manejo del fondo de caja chica y realizar los arqueos del Fondo sin previo aviso y de manera aleatoria, para lo cual se utilizará la impresión del estado de cuenta emitido por el portal bancario con los saldos y movimientos del periodo a revisión. La interpretación de la presente circular, asi como los casos no previstos serán resueltos por el Coordinador General de Administración. Sin otro particular, les envío un cordial saludo. ATENTAMENTE TLM/mlvb c.c.p. Dr. Juan Manuel Torres Rojo. Director General. Presente. Periférico Poniente No. 5360 Col. San Juan de Ocotán, Zapopan, Jalisco, c.p. 45019, Edificio B, Planla Baja. Tel: 0133.37.77.70.38