SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 1. Nombre la Entidad Universidad Nacional Colombia 2. Instancia directiva que realizó el examen l Plan Mejoramiento Comité Nacional Coordinación l Sistema Control Interno 3. Fecha en la que la instancia directiva realizó el examen l Plan Mejoramiento 22 julio 2014 4. Breve scripción las principales acciones mejoramiento examinadas. En la reunión l Comité Nacional Coordinación l Sistema Control Interno se analizó el avance y el cumplimiento con corte a 30 junio 2014, l Plan Mejoramiento suscrito por la Universidad Nacional ante la Contraloría General la República CGR el 13 febrero 2014, el cual fue establecido siguiendo el esquema formulación, aprobación y seguimiento aprobado por el Comité Nacional Coordinación l Sistema Control Interno. El presente plan incluye las acciones y actividas correspondientes al Informe Auditoría Consolidado vigencia 2012 y las actividas pendientes cumplimiento, con un avance parcial o incumplimiento total las siguientes Auditorias: i) Modalidad especial Vigencia 2011; ii) Modalidad Regular Vigencia 2010.
2/10 4.1. Avances Globales l Plan Mejoramiento El Plan Mejoramiento presenta 120 hallazgos y un total 278 actividas. Involucra actividas : TEMA No. DE ACTIVIDADES Resultados e impacto 47 Legalidad 57 Sistema bienestar universitario 57 Gestión administración l talento humano 9 Infraestructura 20 Investigación y propiedad intelectual 15 Tecnologías la información 15 Proceso adquisición e implantación 9 Proceso ejecución y cierre presupuestal 14 Proceso pago connas y recaudo sumas a favor 13 Revelación estados contables y financieros-área contable 14 Evaluación l control interno 1 Denuncias 2 Unisalud* 5 TOTAL 278 En la Tabla N 1 se refleja el estado las actividas a la fecha corte, así: i) cumplidas: actividas que logran el 100% avance; ii) en proceso: actividas que presentan porcentaje avance inferior al 100% y el plazo acordado aún no ha vencido; iii) incumplidas: actividas que no lograron el 100% o el avance proporcional en el tiempo establecido. En el anexo No. 1 se scribe el estado las actividas a nivel Se y/o penncia. Tabla N 1. PLAN DE MEJORAMIENTO ESTADO DE LAS ACTIVIDADES A 30 DE JUNIO DE 2014 NUMERO DE CUMPLIDAS EN PROCESO INCUMPLIDAS CONCEPTO HALLAZGOS ACTIVIDADES AUDITORIA VIGENCIA 2012 61 200 59 131 10 AUDITORIA VIGENCIA 2011* 54 66 45 6 15 AUDITORIA VIGENCIA 2010* 5 12 7 5 0 TOTALES 120 278 111 142 25 *El número hallazgos las vigencias anteriores a 2012 se refieren solamente a los que aún tienen acciones mejoramiento pendientes, es cir, no se refieren al número total hallazgos las auditorias las respectivas vigencias. El plan mejoramiento a 30 junio 2014, presenta un cumplimiento l 84.10% y un grado avance l 41.78%. La Tabla N 2 muestra el avance l último trimestre.
3/10 Tabla N 2. PLAN DE MEJORAMIENTO CUMPLIMIENTO y AVANCE A 30 DE JUNIO DE 2014 CONCEPTO Plan mejoramiento con corte a junio 2014 Cumplimiento * 84.10% Avance** 41.78% *El indicador cumplimiento correspon a la evaluación las metas cuyo plazo ejecución se encuentra vencido (cumplió /no cumplió). ** El indicador avance correspon a la evaluación las metas cumplidas frente al plan mejoramiento global. Con respecto al índice cumplimiento, no se logro el 100% teniendo en cuenta que se incumplieron 25 actividas, un total 53 actividas a reportar durante el trimestre. De las actividas incumplidas, 05 se encuentran a cargo la General (correspondientes a la vigencia 2012), la Vicerrectoria investigación 05 la vigencia 2011 (la respuesta a las observaciones presentadas por la ONCI fueron remitidas posterior a la elaboración l informe), la (04 la vigencia 2011 y 06 la vigencia 2012), 01 la Se Bogotá correspondiente a la vigencia 2012, 01 a cargo la Oficina Nacional Control Disciplinario Interno la vigencia 2011 y 03 la Oficina Nacional Patrimonio y gestión Documental, correspondiente a la vigencia 2011. Ver anexo No. 2, don se presenta la relación actividas incumplidas a marzo 2014. Por otra parte se logró un avance l 41.78% frente el 43.53% esperado a junio 2014 (correspondiente a 121 las 278 actividas que conforman el plan), tal como se evincia en la Tabla No. 3. Tabla N 3. PLANIFICACIÓN AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO CGR Fecha Corte Cantidad actividas a reportar Acumulado Marzo 2014 68 68 Junio 2014 53 121 Septiembre 2014 50 171 Diciembre 2014 59 230 Marzo 2015 15 245 Junio 2015 5 250 Septiembre 2015 15 265 Diciembre 2015 9 274 Marzo 2016 3 277 Diciembre 2016 1 278 Total 278
4/10 La diferencia en el nivel avance alcanzado frente al esperado, se refleja en las actividas incumplidas a junio 2014. Por otra parte, es importante resaltar que durante el segundo trimestre se reportaron y cumplieron 12 actividas con fecha corte superior a junio 2014. (Ver tabla No. 4) Tabla N 4. ACTIVIDADES CUMPLIDAS REPORTADAS DURANTE ELTRIMESTRE, CON FECHA SUPERIOR A JUNIO DE 2014 Responsable 4 Investigación 2 Dirección Nacional Planeación y Estadística 4 Director Nal. Tecnologías Información y Comunicaciones 1 Oficina Nacional Control Disciplinario Interno 1 Cantidad 4.2. Solicitus modificación al Plan Mejoramiento. Durante el segundo trimestre se recibió la siguiente solicitud modificación al Plan Mejoramiento Suscrito con la CGR, la cual fue aprobada por parte l CNCSCI: Depenncia Hallazgos Actividad Solicitud Oficina Nacional Control Disciplinario 106 vigencia 2011 Auto Apertura Reformular la fecha inicio la etapa Interno indagación preliminar a partir l 15 agosto 2014, bido a un error involuntario en el trámite l reparto
5/10 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ANEXO N 1. ESTADO DE LAS ACTIVIDADES A 30 DE JUNIO DE 2014 ACTIVIDADES DATOS A JUNIO DE 2014 TOTAL CUMPLIDAS EN PROCESO INCUMPLIDAS TOTAL ACTIVIDADES 278 111 142 25 Consejo Superior Universitario 3 2 1 0 General 18 2 11 5 Investigación 13 8 0 5 63 24 29 10 Se Bogotá 13 3 9 1 Se Mellín 2 1 1 0 Se Manizales 6 2 4 0 Se Amazonia 12 2 10 0 Dirección Nacional Bienestar Universitario 65 23 42 0 Dirección Nacional Planeación y Estadística 30 9 21 0 Director Nal. Tecnologías Información y Comunicaciones 10 5 5 0 Oficina Nacional Control Disciplinario Interno 35 26 8 1 Unidad Nacional Archivo 7 3 1 3 Unisalud 1 1 0 0
SEGUIMIENTO AL PLAN DE ANEXO 2. ACTIVIDADES INCUMPLIDAS 30 DE JUNIO DE 2014 HALLAZGO VIGENCIA 2 2012 ÁREA RESPONSABLE General DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. Definir el concepto planeación operativa institucional y la manera como se be ejecutar y evaluar en la UN SI articuladamente con la Planeación institucional. (Responsable: DNPE y VRG) REPORTE DE AVANCE A JUNIO 2014 %AVANCE A JUN. 2014 80% 1 TOTAL OBSERVACION En abril 2014 se realizó una reunión técnica entre la General y DNPE, en la cual se presentó la situación la planeación operativa durante el 2013, y la lógica l aplicativo SIPLO. Así mismo la DNPE ha construido manera preliminar la finición planeación operativa, la primera ellas presentada el 28 febrero 2014 en la auditoria l ICONTEC y la más reciente el 25junio 2014. 2 2012 General 2. Refinir la clasificación que be tener la planeación operativa institucional como proceso, subproceso o procedimiento. (Responsable: DNPE y VRG) SI 65% 1 Mediante el VRG 391 junio 2014 se entregó a los líres procesos los lineamientos para revisión y ajuste las caracterizaciones los procesos. El 26 junio se sarrolló reunión conjunta entre el equipo técnico calidad y la DNPE, en la cual se abordó la caracterización l proceso Planeación Operativa Esta propuesta quedó pendiente ser aprobada por el lír l proceso en el Nivel Nacional y socializada con los pares l proceso Planeación en todas las Ses para su aprobación final.
7/10 2 2012 General 3. Concepto funcional l aplicativo SIPLO como mecanismo recolección la información la planeación operativa institucional.(responsa ble: DNPE) SI 35% 1 Por parte l Sistema Calidad se presentó ante la DNPE el 7 abril 2014 la lógica SIPLO y la comparación realizada entre la matriz planeación la Oficina Planeación Bogotá y los campos registro SIPLO. Por parte la DNPE, junto con la oficina Planeación la Se Bogotá, inició un trabajo en conjunto revisión l procedimiento y metodologías empleada por la Se Bogotá para la formulación los planes acción sus 11 facultas. La intención es continuar con este trabajo, indagando en las más ses andinas la forma como han formulado sus planes acción facultad, o para unificar criterios y levantar un procedimiento general que se pueda estandarizar con todas las ses. 3 2012 General 2. Seleccionar los módulos l Soft Expert que continuarán en uso para la UN. (Responsable: VRG) SI 50% 1 A partir l diagnóstico SofExpert se evinció el grado avance cada uno sus módulos, y se establecieron algunas prioridas. A partir este la finición los módulos que continuarán en uso será el resultado los talleres y asesoría técnica que se están en este momento adquiriendo con el proveedor para optimizar su uso. Así como el soporte y mantenimiento para su acuado uso. 33 2012 Vicerrectoria General 2. Seleccionar los módulos l Soft Expert que continuarán en uso para la UN. (Responsable: VRG) SI 50% 1 A partir l diagnóstico SofExpert se evinció el grado avance cada uno sus módulos, y se establecieron algunas prioridas. A partir este la finición los módulos que continuarán en uso será el resultado los talleres y asesoría técnica que se están en este momento adquiriendo con el proveedor para optimizar su uso. Así como el soporte y mantenimiento para su acuado uso. 74 2011 89 2011 Investigación Investigación Elaborar informe semestral seguimiento a la entrega informes y productos los proyectos investigación Elaborar informe semestral seguimiento al cumplimiento requisitos para la expedición avances ntro la ejecución presupuestal los proyectos investigación Se reciben soportes, los cuales la ONCI hace observación dado que no evincia el cumplimiento la actividad Se reciben soportes, los cuales la ONCI hace observación dado que no evincia el cumplimiento la actividad
8/10 90 2011 91 2011 104 2011 40 2012 43 2012 Investigación Investigación Investigación Elaborar informe semestral seguimiento al cumplimiento requisitos para la compra tiquetes relacionados con los proyectos investigación Elaborar informe semestral seguimiento al cumplimiento requisitos para la expedición avances para invitados internacionales que participan en actividas investigación Elaborar informe semestral seguimiento a la suscripción convenios realizados conjuntamente con otras Universidas para la realización proyectos investigación Emitir directriz estableciendo lineamientos para el manejo los soportes documentales los procesos contractuales. Elaborar y presentar una propuesta reglamentación las modalidas ATIs aplicables a la Universidad Nacional Colombia. NO 0% 1 No se envía soporte SI 30% 1 Se reciben soportes, los cuales la ONCI hace observación dado que no evincia el cumplimiento la actividad Se reciben soportes, los cuales la ONCI hace observación dado que no evincia el cumplimiento la actividad Se reciben soportes, los cuales la ONCI hace observación dado que no evincia el cumplimiento la actividad Se anexa documento con la propuesta reglamentación s el enfoque presupuestal, con el correo remisorio.
9/10 45 2012 59 2012 76 2011 76 2011 77 2011 Emitir comunicación para Interventores y Supervisores, recordando el procedimiento para ingreso y legalización bienes a la Universidad Nacional Colombia. Efectuar conciliación entre los saldos registrados en la cartera préstamo estudiantil y los saldos contables. Realizar verificación trimestral sobre existencia informes ejecución actividas l contratista en el expediente contractual, acuerdo con las obligaciones pactadas Informar a los interventores y/o supervisores los resultados la actividad verificación Liquidar las órnes contractuales l Nivel Nacional relacionadas en el hallazgo y que sean susceptibles l dicho trámite NO 0% 1 No se envía soporte NO 0% 1 No se envía soporte NO 33% 1 NO 33% 1 NO 29% 1 El avance reportado que no coinci con los soportes. Adicionalmente frente a solicitud ajuste a la cantidad medida se informa que be ser solicita formalmente ante el CNCSCI. Sin recibir ajustes correspondientes El avance reportado que no coinci con los soportes. Adicionalmente frente a solicitud ajuste a la cantidad medida se informa que be ser solicita formalmente ante el CNCSCI. Sin recibir ajustes correspondientes Se ha realizado el seguimiento por parte la Sección Contratación DEL Nivel Nacional a la liquidación las órnes contractuales pendientes liquidar, sin embargo a corte l mes junio l 2014 no se han suscrito actas liquidación adicionales. Por lo anterior, se procerá a requerir manera finitiva a los supervisores las órnes contractuales, para que se pronuncien respecto las liquidaciones por mutuo acuerdo pendientes, o en su fecto para que documenten los requerimientos a los contratistas y se proceda a su liquidación unilateral.
10/10 78 2011 107 2011 108 2011 23 2012 99 2011 Se Bogotá Oficina Nacional Control Disciplinario Interno Realizar taller retroalimentación jefes contratación relacionado con la reglamentación y procedimientos para el cálculo y pago los aportes en seguridad social contratistas Diseñar y adoptar una guía que fina actividas para la operación l módulo proyectos l SGF - QUIPU Analizar la viabilidad parametrización la solicitud recibidas Solicitud Permisos para la Demolición l Edificio NO 0% 1 No se envía soporte SI a junio 2014 75% 1 SI a junio 2014 40% 1 Apertura Indagación Preliminar SI a junio 2014 90% 1 Se elaboró el proyecto Guía "Liquidación proyectos", para revisión estilo esta Gerencia, e intificar el procedimiento al que irá asociada. El cual se remitió a la División Nacional Presupuesto para revisión y aportes. Se anexa el documento con la revisión la División Nacional Presupuesto y correo electrónico remisorio. Al 2013 Se anexa comunicación 022 julio 19 2013, en respuesta a la solicitud la División Nacional Presupuesto. Sin reportar a la fecha documento Análisis la viabilidad parametrización la solicitud recibidas Se adjunta permiso por parte l Ministerio Cultura y documentos que soportan el permiso Demolición. Se adjunta radicación ante la Alcaldía Local Teusaquillo la solicitud permiso Demolición, la cual se está en espera respuesta. Evaluar para Archivo Tramite Disciplinario TD 077-BO-13-62,85,101 2011 Unidad Nacional Archivo Ejecutar el Plan Trabajo para el mejoramiento en la organización los expedientes, por parte las oficinas productoras los documentos en todos los niveles la Universidad. NO 0% 3 Se envío solicitud, se reitero por correo electrónico y verbalmente, sin recibir respuesta por parte la penncia a cargo. 25