Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Manual de Procedimientos del Área de Almacén Página 1 de 22
Directorio C.P.C. Héctor Vicente Mayorga Delgado Auditor Superior del Estado de San Luis Potosí C.P.C. Ricardo Rodríguez de la Cruz Coordinador General de Auditorías Especiales L.A.E. Kora Elena López López Auditor Especial de Fiscalización Gubernamental C.P. Camerino Hernández Gamboa Auditor Especial de Fiscalización Municipal Lic. Sergio Zapata Loredo Auditor Especial de Legalidad Ing. Raúl Vélez Barrera Auditor Especial de Fiscalización de Obra Pública Lic. Víctor Manuel Pérez González Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios C.P. Víctor Manuel Lomelí Guerrero Contralor Interno Página 2 de 22
TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 3 PRESENTACIÓN... 4 OBJETIVOS... 5 FUNDAMENTO LEGAL... 6 ATRIBUCIONES... 7 ALCANCE DEL MANUAL... 8 JUSTIFICACIÓN... 9 ESTRUCTURA DEL ÁREA... 10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES... 11 NORMAS... 13 PROCEDIMIENTOS... 14 Página 3 de 22
PRESENTACIÓN El es un instrumento en el que se establecen los pasos o fases que han de realizarse, para dar seguimiento y correcto manejo a las acciones que una unidad administrativa debe cumplir. Este Manual de Procedimientos aplicable al Área de Almacén, se describe en adición la manera en cómo se integran las funciones que tiene y la reglamentación que debe seguir. Para ello y en cumplimiento del artículo 22 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, se diseñó el presente documento mediante el cual se establecen los mecanismos necesarios que permitan definir la operación y procedimientos del Departamento de Adquisiciones. Este Manual como se ha mencionado es complementario a los lineamentos antes citados y al Reglamento Interior de la Institución, por lo que su uso y aplicación es de observancia obligatoria conforme a los parámetros, alcances y áreas aquí determinadas. Página 4 de 22
OBJETIVOS Los objetivos que persigue este, de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí son: 1. Definir con claridad la integración y funcionamiento del Área de Almacén. 2. Establecer la estructura del Área de Almacén. 3. Proporcionar a los miembros del Área de Almacén, un instrumento en el que se precisen los procedimientos a seguir en relación a las funciones que tienen encomendadas, con el fin de que se cumplan con eficacia y eficiencia en apego al Reglamento Interior del Estado de San Luis Potosí. 4. Establecer y definir los procedimientos necesarios que deberán llevarse a cabo para el resguardo del material y con ello satisfacer las necesidades de las distintas áreas de la Auditoría Superior del Estado. 5. Mantener una estrecha coordinación con las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, de acuerdo a las políticas y lineamientos señalados por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios. Página 5 de 22
FUNDAMENTO LEGAL El fundamento legal para la operación del Área de Almacén de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, es el siguiente: Constitución Política del Estado de San Luis Potosí Art. 54 Descripción La Auditoría Superior del Estado contará con autonomía administrativa, técnica y de gestión, para llevar a cabo la función de fiscalización superior, así como para decidir sobre su organización interna, para lo cual contará con las atribuciones que la ley señale. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Art. Descripción 12 16 19 Son facultades y obligaciones del Auditor Superior del Estado, las siguientes: III. Administrar los bienes y recursos a cargo de la Auditoría Superior del Estado y resolver sobre la adquisición y enajenación de bienes muebles y la prestación de servicios, sujetándose a lo dispuesto en las leyes de la materia y atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal La Auditoría Superior del Estado contará con las siguientes áreas: VI. Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios; La Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios, tendrá las siguientes atribuciones: IV. Adquirir los bienes y servicios y celebrar los contratos que permitan suministrar los recursos materiales que solicitan sus unidades administrativas para su debido funcionamiento, Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Artículo Descripción 22 La Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios, tendrá bajo su responsabilidad el Departamento de Adquisiciones. Página 6 de 22
ATRIBUCIONES De conformidad con la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, la Institución tiene las siguientes atribuciones: ART.19 fracción IV. Adquirir los bienes y servicios y celebrar los contratos que permitan suministrar los recursos materiales que solicitan sus unidades administrativas para su debido funcionamiento. Página 7 de 22
ALCANCE DEL MANUAL El de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, tiene como finalidad constituir un instrumento normativo donde se precisen los procesos y procedimientos a seguir en relación al resguardo, almacenaje y debida repartición de los materiales e insumos que se requieren para el cumplimiento de las funciones de la Auditoría Superior del Estado. Este Manual busca determinar y delimitar los procedimientos a seguir por el Área de Almacén de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. En lo concerniente a los procedimientos a realizar por el Área, se contempla lo establecido en las diversas normas que hablan sobre la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. Página 8 de 22
JUSTIFICACIÓN El presente Manual busca apoyar el proceso de resguardo, almacenaje y debida repartición de los materiales e insumos en la Auditoría Superior del Estado. Busca fortalecer el debido cumplimiento de las políticas y lineamientos, establecidos por la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios del Estado de San Luis Potosí. El Área de Almacén cumplirá los procedimientos establecidos en el presente manual, así como las políticas señaladas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios de las Auditoría Superior del Estado. Se entiende por materiales e insumos, todos aquellos materiales de papelería y oficina, impresión y reproducción, materiales de limpieza, así como alimentos. Página 9 de 22
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO El Área de Almacén depende jerárquicamente del Departamento de Adquisiciones y a su vez, de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios de la Auditoría Superior del Estado. Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios Departamento de Adquisiciones Almacén Página 10 de 22
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Área de Almacén Encargado 1. Objetivo. Establecer el enlace entre las diversas áreas de la Auditoría Superior relacionado con el resguardo, almacenaje y debida repartición de los materiales e insumos, que sean solicitados a través de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. 2. Funciones a. Recibir, almacenar, inventariar, resguardar y surtir los materiales e insumos que son adquiridos para la Auditoría Superior del Estado. b. Verificar que los requerimientos de materiales y suministros enviados por las diversas áreas de la Auditoría Superior, cuenten con la autorización del Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios para poder suministrarlas. c. Informe del inventario al Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, donde se detallen los materiales que deben adquirirse. d. Revisar, verificar, sellar y firmar las facturas de materiales e insumos recibidos en el área, para que los proveedores puedan iniciar el trámite de pagos con las áreas correspondientes. e. Las demás que requiera el Departamento de Adquisiciones y/o la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. Página 11 de 22
Auxiliar 1. Objetivo. Colaborar y participar con el enlace entre las diversas áreas de la Auditoría Superior, relacionado con el resguardo, almacenaje y debida repartición de los materiales e insumos que sean solicitados, a través de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. 2. Funciones a. Colaborar en la recepción, almacenaje y entrega de los materiales e insumos, que son adquiridos para la Auditoría Superior del Estado. b. Ayudar a verificar que las solicitudes de materiales y suministros enviados por las diversas áreas de la Auditoría Superior, cuenten con la Autorización del Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, para poder surtirlas. c. Comunicar al encargado del Área, de los faltantes de materiales para su adquisición. d. Las demás que requiera el Área de Almacén, el Departamento de Adquisiciones o la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. Página 12 de 22
NORMAS El presente documento será de observancia obligatoria para todos los miembros del Área de Almacén, del Departamento de Adquisiciones y de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. Los miembros del Área tienen las siguientes obligaciones: a) Tener conocimiento de la legislación y normativa aplicable a este Manual. b) Aplicar los procedimientos establecidos en el presente Manual de manera pertinente. c) Actuar con responsabilidad, honestidad, transparencia y respeto, en ejercicio de su actividad diaria. d) Manejo confidencial de la información que así lo requiera. e) Ejecutar las actividades de su competencia, conforme a los acuerdos de la Coordinación. f) Observar las normas, principios, valores y objetivos de la Institución. g) Acatar el Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado. h) Cumplir las demás obligaciones que le impongan este documento y los ordenamientos aplicables. Página 13 de 22
PROCEDIMIENTOS Los procedimientos inherentes al Departamento de Adquisiciones de la Auditoría Superior del Estado son: Área de Almacén Número Nombre del procedimiento Código 1 Procedimiento para la recepción, almacenaje, inventario y resguardo de los materiales e insumos. ASESLP-AA-001A 2 Procedimiento para la recepción y surtido de los ASESLP-AA-002A requerimientos de materiales e insumos. 3 Procedimiento para la solicitud de adquisición de ASESLP-AA-003A materiales e insumos faltantes. 4 Procedimiento para la revisión, verificación, sellado y firmado de las facturas de materiales e insumos adquiridos. ASESLP-AA-004A Página 14 de 22
Procedimiento para la recepción, almacenaje, inventario y resguardo de los materiales e insumos ASESLP-AA-001A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para la correcta recepción, almacenaje, inventario y resguardo de los materiales e insumos, adquiridos para la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, c. Jefe del Departamento de Adquisiciones, d. Jefe de Informática, e. Encargado de Almacén y Auxiliar. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Los materiales e insumos adquiridos en la Auditoría Superior del Estado, serán entregados al Área de Almacén, para su debido resguardo y registro en el inventario, salvo aquellos que se adquieran por caja chica o a solicitud del Auditor Superior o Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios. b. El Área de Almacén a través del Departamento de Informática, capturará los materiales e insumos que se provean, para llevar el inventario de cada uno de ellos, señalando características técnicas y cantidades, tanto entrantes como salientes; sistema que permitirá conocer los faltantes de cada uno de ellos. 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento Página 15 de 22
Fase Responsable Descripción 1 Coordinador de Comunica al encargado del almacén, la Administración, Finanzas y Servicios adquisición de materiales o insumos, mismos que serán entregados o resguardados en dicha 2 Encargado de Almacén 3 Encargado de Almacén 4 Encargado de Almacén 5 Encargado de Almacén y Auxiliar 6 Encargado de Almacén y Auxiliar 7 Encargado de Almacén y Jefe de Informática área. En caso de ser necesario, solicita al Departamento de Adquisiciones mayor información sobre las compras. Recibe materiales e insumos del proveedor, solicitándole orden de compra y/o factura. Revisa que las cantidades a entregar correspondan con lo solicitado, así como marcas y especificaciones. Guarda en el almacén los materiales o insumos que cumplan con lo anterior, bajo el resguardo del Encargado del Almacén. En su caso regresa al proveedor los que no cumplan con la especificación. Capturan en la base de datos del sistema de computo, el total de materiales e insumos que fueron recibidos con sus especificaciones, costos, etc. Revisan que la información se haya capturado correctamente y se realiza respaldo del inventario de cada uno de ellos. Se firma resguardo cada determinado tiempo. Página 16 de 22
Procedimiento para la recepción, y surtido de los requerimientos de materiales e insumos ASESLP-AA-002A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para la correcta recepción y surtido de los requerimientos de materiales e insumos, hacia el personal de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, c. Encargado de Almacén y Auxiliar. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Las solicitudes de material deben ser por escrito y autorizadas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios o en su caso, por el Auditor Superior o a quién él designe. b. En caso de no contar con el total de material requerido, se iniciará el trámite de solicitud del mismo, al área correspondiente. c. Las fechas de recepción de solicitudes y entrega de materiales e insumos, serán designados y autorizados por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios. Página 17 de 22
5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador de Administración Finanzas y Servicios Recibe solicitud de la diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, la envía al encargado del almacén, con su firma de 2 Encargado de Almacén y Auxiliar 3 Encargado de Almacén y Auxiliar 4 Encargado de Almacén y Auxiliar 5 Encargado de Almacén y Auxiliar 6 Encargado de Almacén y Auxiliar 7 Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios Encargado de Almacén y Auxiliar aceptación o en su caso la rechaza Recibe la solicitud autorizada e indica al asistente, comenzar a vaciar los datos en la base de datos del sistema de cómputo. Una vez capturado, se imprime el nuevo resguardo. Se recaba el material a surtir y es revisado por el encargado del almacén, que concuerde con el resguardo. Se le llama a la persona, que recibirá el material y se le entrega, solicitando verifique y firme el resguardo del material e insumos. Se captura de aceptado en el sistema y se archiva con los resguardos anteriores. Mensualmente se imprime un total de inventario del sistema de computo y se realiza una revisión. Página 18 de 22
Procedimiento para la solicitud de adquisición de materiales e insumos faltantes ASESLP-AA-003A 1. Objetivo. Establecer los lineamientos y políticas, para que se inicien los trámites de solicitud de materiales faltantes, así como aquellos que anualmente se solicitan para la realización del Presupuesto de Egresos. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, c. Jefe del Departamento de Adquisiciones, d. Jefe de Informática, e. Encargado de Almacén y Auxiliar. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, d. Ley de Adquisiciones del Estado. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Para el Presupuesto de Egresos, específicamente en las partidas relacionadas con materiales e insumos, la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios, realizará cortes anuales de los materiales utilizados y de acuerdo a los montos, se calendarizará para su adquisición en el departamento correspondiente. b. Los faltantes de materiales que semanal o quincenalmente sean detectados, podrán ser adquiridos siempre y cuando no contravengan lo señalado en la Ley de Adquisiciones del Estado. Página 19 de 22
5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios Solicita al Encargado de Almacén realice cortes anuales para el Presupuesto de Ingresos anual, y semanal para verificar faltantes de materiales 2 Encargado de Almacén y Auxiliar, Jefe de Informática 3 Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios e insumos. Realizan en colaboración con el Área de Informática, reportes impresos anuales y semanales, mismos que deberán analizar y enviarlos a la Coordinación de Administración Finanzas y Servicios. Analiza la información y de acuerdo a la Ley de Adquisiciones del Estado, solicita realizar el trámite de compra o bien calendariza un procedimiento de adquisición para el año siguiente. Página 20 de 22
Procedimiento para la revisión, verificación, sellado y firmado de las facturas de materiales e insumos adquiridos ASESLP-AA-004A 1. Objetivo: Establecer los pasos a seguir para revisar, verificar, sellar y firmar las facturas de materiales e insumos adquiridos, para que los proveedores puedan iniciar su trámite de pago. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración Finanzas y Servicios, c. Jefe del Departamento de Adquisiciones, d. Encargado de Almacén y Auxiliar. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, d. Ley de Adquisiciones del Estado. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Las facturas deben de ser revisadas y verificadas sobre las cantidades entregadas, especificaciones técnicas y que coincidan los precios con la orden de compra. b. El sello y la firma del Área de Almacén, confirman la revisión del punto anterior, dándose así inicio al proceso de pago por parte del Departamento de Adquisiciones. Página 21 de 22
5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Encargado de Una vez revisados y aceptados el total de Almacén los materiales e insumos recibidos en el Área de Almacén, de acuerdo a la orden de compra o factura, el encargado del área plasmará su firma, el sello de recibido y la 2 Encargado de Almacén y Auxiliar 3 Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios Jefe del Departamento de Informática. fecha del mismo en la factura del proveedor. Remitirá la factura original al proveedor para que inicie su trámite de pago, ante el Departamento de Adquisiciones. El área puede resguardar copia de la factura. Informará al Coordinador de Administración, Finanzas o Servicios o en su caso al Jefe de Adquisiciones, de la factura que ya fue firmada y sellada. Página 22 de 22