Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Dirección de Administración y Finanzas DE LA DIRECCIÓN DE Caracas, Abril 25
1/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido PROMULGACIÓN INTRODUCCIÓN CAPITULO I 1.1 Objetivos / Alcance 1.2 Hoja de Vida del Manual 1.3 Hoja de Participantes 1.4 Uso del Manual CAPITULO II Dirección de Administración y Finanzas 2.1. Normas Generales 2.2. Base Legal 2.3. Normas Descripción de los procedimientos 2.3.1. Recepción y Distribución de la Correspondencia 2.3.2. Reposición de la Caja Chica 2.4. Formularios e Instructivos 2.4.1. Caja Chica CAPITULO III Unidad de Servicios Administrativos 3.1. Lineamientos y Normas Generales 3.2. Base Legal 3.3. Normas Descripción de los procedimientos 3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio 3.3.2. Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural 3.3.3. Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica 3.3.4. Anticipo de Prestaciones Sociales : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
2/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido 3.3.5. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios 3.3.6. Censo de Pensionados y Jubilados 3.3.7. Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna 3.3.8. Retenciones IVA por los Proveedores 3.3.9. Reposición de la Caja Chica 3.4. Formularios e Instructivos 3.4.1 Solicitud de Cheque 3.4.2 Voucher de Cheque 3.5. Anexos 3.5.1. Formato A Conciliaciones Bancarias 3.5.2. Formato B Situación de las partidas por antigüedad CAPITULO IV Departamento de Bienes Muebles 4.1. Normas Generales 4.2. Base Legal 4.3. Normas Descripción de los procedimientos 4.3.1. Incorporación de Bienes Muebles 4.3.2. Desincorporación de Bienes Muebles 4.3.3. Transferencias de Bienes Muebles CAPITULO V Departamento de Bienes Inmuebles 5.1. Normas Generales 5.2. Base Legal 5.3. Normas Descripción de los procedimientos : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
3/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido 5.3.1. Incorporación de Bienes Inmuebles 5.3.2. Desincorporación de Bienes Inmuebles CAPITULO VI División de Tesorería 6.1. Normas Generales 6.2. Base Legal 6.3. Normas Descripción de los procedimientos 6.3.1 Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Instituciones Bancarias 6.3.2 Certificación de pagos 6.3.3 Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad 6.3.4 Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación 6.3.5 Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partida Centralizada 6.3.6 Endosos de los cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela 6.3.7 Control de Saldos Bancarios Mensuales de Facultades y Dependencias de la Institución 6.3.8 Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de Seguros 6.3.9 Custodia y Emisión de Cheques 6.3.1 Entrega y Distribución de Cheques 6.3.11 Preparación y Revisión de Nominas 6.3.12 Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios 6.3.13 Cheques Anulados y Suspensión de Cheques : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
4/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido 6.3.14 Control de Saldos Diarios 6.3.15 Colocaciones Financieras 6.3.16 Ordenamiento de Pagos 6.3.17 Flujo de Caja 6.4. Anexos 6.4.1. Cuadros controles CAPITULO VII División de Contabilidad 7.1. Normas Generales 7.2. Base Legal 7.3. Normas Descripción de los procedimientos 7.3.1. Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras 7.3.2. Conciliaciones Bancarias Banco Provincial 7.3.3. Conciliaciones Bancarias Otros Bancos 7.3.4. Cheques en Tránsito 7.3.5. Pagos de Servicios Básicos 7.3.6. Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias y nóminas y su pago. 7.3.7. Archivo de la Documentación Contable 7.3.8. Análisis de Cuentas 7.3.9. Generación de los Estados Financieros 7.4. Anexos 7.4.1. Guía - Conciliación de Cheques por Nomina : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
5/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido 7.4.2. Guía - Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial 7.4.3. Guía - Comprobante Contable Transferencias 7.4.4. Rendición de Cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras 7.4.5. Presentación de los Estados Financieros 7.4.6. Auxiliares Contables CAPITULO VIII Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios 8.1. Normas Generales 8.2. Base Legal 8.3. Normas Descripción de los procedimientos 8.3.1. Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado) 8.3.2. Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos 8.3.3. Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento 8.4. Anexos 8.4.1. Cuadros y gráficos de Ingresos Propios CAPITULO IX Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios 9.1. Normas Generales 9.2. Base Legal 9.3. Normas Descripción de los procedimientos 9.3.1. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios 9.3.2. Licitación : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
6/6 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : ASUNTO: Contenido 9.4. Formularios e Instructivos 9.4.1. Requisición 9.4.2. Orden de Compra CAPITULO X Departamento de Seguros 1.1. Normas Generales 1.2. Base Legal 1.3. Normas Descripción de los procedimientos 1.3.1. Gastos médicos ambulatorios 1.3.2. Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional Administrativo y Obrero 1.3.3. Seguro de HCM 1.3.4. Seguro de Vida 1.3.5. Ramo Patrimoniales y Automóviles : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1/1 ASUNTO: Promulgación Abril 25 DIRECCIÓN DE Promulgación El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de fecha aprobó la información contenida en este Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas de la Universidad Central de Venezuela. Este Manual tendrá por finalidad documentar los procedimientos que se realizan en esta Dirección así como las normativas y bases legales que lo respaldan. El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a la Dirección de Planificación y presupuesto tiene la responsabilidad de actualización de este Manual. Caracas, a los del mes de de 25. Mirtha Gross Directora Elizabeth Marval Vicerrector Administrativo Antonio Paris Rector : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1/1 ASUNTO: Introducción Abril 25 INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a la Universidad en la Administración económica financiera de los Fondos provenientes del Estado así como los procedentes de Ingresos Propios. Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de la Administración de los Recursos Financieros y Materiales, que permitan apoyar a la Dirección en los principios de racionalidad económica a fin de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1 1.1. ASUNTO: Objetivo y alcance 1/1 Abril 25 OBJETIVO DEL MANUAL Establecer las Normas y Procedimientos que se llevan a cabo en la Dirección de Administración y Finanzas, con el fin de servir como un instrumento de información, que permita orientar a las Dependencias adscritas a ella en sus actividades y en el control de sus funciones. ALCANCE Este manual está dirigido a todo el personal adscrito a la Dirección de Administración y Finanzas. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1 1.2. 1/1 Abril 25 ASUNTO: Hoja de vida del Manual DIRECCIÓN DE Hoja de Vida del Manual N DE VIGENCIA RESPONSABLE ADMINISTRATIVO RESPONSABLE ACTUALIZACIÓN PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS 1era. Mayo 25 : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1 1.3. ASUNTO: Hoja de Participantes 1/1 Abril 25 DIRECCIÓN DE Hoja de Participantes Mirtha Gross Mora Nora Palacio Lozada María Janectsy López Beatriz Angulo Yraida Alonzo NOMBRES Y APELLIDOS Unidad Dirección de Administración y Finanzas División de Tesorería División de Contabilidad Fabiola García José Antonio Escalante Bartolo Rodríguez Amaryba Frisneda Unidad de Servicios Administrativos Departamento de Bienes Muebles Departamento de Bienes Inmuebles Audrey Quintana Pedro Córdova María de los Angeles Vizcarrondo Karin Suárez Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios Departamento de Seguros : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 1 1.4. ASUNTO: Uso del Manual 1/1 Abril 25 USO DEL MANUAL Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Dirección de Administración y Finanzas. 2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los procedimientos aquí descritos recaen sobre su Coordinador. 3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del Área de la Dirección de Administración y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la estructura del Manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas. 4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo. 5. Este manual está dividido en capítulos y secciones con el fin de hacer más fácil su actualización. Solamente podrá ser modificado por el Departamento de Desarrollo Organizativo, adscrito a la Dirección de Planificación y Presupuesto de la Universidad Central de Venezuela. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 2 2.1. ASUNTO: Normas Generales 1/1 Abril 25 Normas Generales 1. Debe materializar las políticas de recursos financieros de la Universidad Central de Venezuela y los establecidos por ley. 2. Debe mantener información sobre la situación económico-financiera de la Universidad Central de Venezuela. 3. Debe actualizar y efectuar los pagos de sueldos y salarios y de los Proveedores de Bienes y Servicios de la Institución. 4. Debe mantener un registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad. 5. Debe controlar y apoyar a todas las Unidades de la Dirección de Administración y Finanzas en cuanto a la revisión, aprobación, autorización y registro de los procesos administrativos-financieros. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 2 2.3. ASUNTO: Base Legal 1/3 Abril 25 1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 2. Ley Orgánica de la Administración Pública 3. Ley Orgánica de procedimientos administrativos 4. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta Oficial N. 5.152, extraordinario del 19 de junio de 1997 9. Ley Orgánica que regula la enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas Gaceta Oficial Nº 3951 de fecha 7 de Enero de 1987 1. Ley Orgánica que regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial Nº 3951 de fecha 7 de enero de 1987. 5. Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo. 6. Código de Comercio de fecha 26 de junio de 1955. 7. Acta convenio entre la Universidad Central de Venezuela y diferentes Asociaciones y Sindicatos de Profesionales, Trabajadores y Obreros 8. Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República Gaceta Oficial Nº 5554 de fecha 13 de Noviembre de 21. 11. Ley contra la corrupción Gaceta Oficial Nº 5637 extraordinaria de fecha 7 de abril de 23. 12. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 21 13. Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 22. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 2 2.3. ASUNTO: Base Legal 2/3 Abril 25 14. Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Publica. 15. Reglamento con fuerza de Ley de reforma de la Ley General de Bancos y otras Instituciones Financieras de fecha 13 de noviembre de 21 16. Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado. 17. Providencia Administrativa mediante la cual se designa a los Entes Públicos como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. 18. Providencia Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes formales del impuesto al Valor Agregado. 19. Reglamento de los Ingresos Propios de la Universidad Central de Venezuela generados por la Prestación de Servicios a Terceros 2. Normas para la regulación de las Actividades Comerciales de la Universidad Central de Venezuela 21. Ley de Licitaciones, Gaceta Oficial N 5.556 de 13 de noviembre de 21 22. Ley de Simplificación de Trámites Administrativos. 23. Ley del Estatuto de la Función Pública 24. Decreto 1982, medidas temporales para la promoción y Desarrollo de la Pequeña y Mediana Industria y Cooperativas, Productoras de Bienes y Prestadoras de Servicios que estén ubicadas en el país. 25. Decreto 2371, Reglamento parcial para la Adjudicación Directa 26. Normas Generales de Control Interno, emanadas de la : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : 2 2.3. ASUNTO: Base Legal 3/3 Abril 25 Contraloría General de la República, publicadas en la Gaceta Oficial No. 36.229 de fecha 17 de Junio de 1997. 27. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato Nacional Asociación de Profesionales Universitarios en Funciones Administrativas y Técnicas (APUFAT). 28. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato Único de Trabajadores Universitarios de Maracay. 29. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Obreros de las Facultades de Ciencias Veterinarias, Ingeniería, Agronomía y OBE Núcleo Maracay. 3. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Trabajadores del Comedor Estudiantil. 31. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato Único de Trabajadores Universitarios de Caracas. 32. Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociación de Empleados Administrativos, Técnicos y de Servicio (AEA). 33. Normativas Laborales entre los Sindicatos de Trabajadores de la Universidad Central de Venezuela y la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). 34. Normativas de la Comisión Central de Seguros y de la Comisión Mixta de Seguros. 35. Manual de Normas y Procedimientos sobre el Control y Administración de Riesgos U.C.V. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia 2 2.3. 1/3 Abril 25 Esquema General del Proceso Dirección de Administración y Finanzas Recibe la correspondencia y distribuye al área de que le corresponda Áreas de la Dirección Recibe correspondencia y entrega al personal para respuesta Dirección de Administración y Finanzas Archiva acuse de recibo de la correspondencia Normas especificas 1. Toda correspondencia recibida deberá tener los sellos de recepción y distribución. 2. Debe enumerarse consecutivamente toda correspondencia recibida y ser registrados en los libros de control destinados para ello, igualmente incorporarla al Sistema de Correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Se establece que la correspondencia será distribuida en la mañana y en la tarde a las áreas asignadas por el Director (a). : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia 2 2.3.1 2/3 Abril 25 Descripción del procedimiento PORTERO 1. Recibe la correspondencia de las Facultades, Dependencias, Departamentos y cualquier otro ente público ó privado. 2. Coloca en la correspondencia sello automático de fecha y hora de la recepción. 3. Coloca sello con el número consecutivo que corresponde a la correspondencia recibida y en libro control de la correspondencia recibida. 4. Registra la correspondencia recibida en el libro control de la correspondencia recibida. 5. Coloca sello de distribución a la correspondencia. SECRETARIA 7. Revisa la correspondencia recibida y marca con un tilde en el sello de distribución se identifica a donde debe ser remitida la documentación, en caso que no lo sepa no lo marca a fin de que el Director indique a donde será remitida dicha documentación. 8. Entrega la correspondencia al Director para su revisión y asignación. JEFE DEL ÁREA / CARGO ASIGNADO 17. Recibe y verifica la correspondencia y de acuerdo a la solicitud procede a colocar su firma autógrafa y la fecha en que asigna la actividad a la División o Departamento. PORTERO 11. Recibe de la Secretaria de la Dirección la correspondencia. 6. Incorpora en el Sistema de Correspondencia lo recibido. 12. Registra en el libro control a que sitio será enviada la documentación. 7. Entrega la correspondencia a la Secretaria de la Dirección. 13. Entrega la correspondencia al Mensajero para lo entregue al área correspondiente. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia 2 2.3.1 3/3 Abril 25 14. Entrega a la Secretaria / Oficinista la correspondencia para su archivo. SECRETARIA / OFICINISTA 15. Recibe del Portero la correspondencia y la archiva. SECRETARIA 24. Archiva por área los acuse de recibo de la correspondencia. MENSAJERO 16. Recibe y entrega el libro de correspondencia al Portero, debidamente firmado por las personas que hayan recibido la correspondencia. 18. Entrega a la persona asignada por el Jefe del Área. Fin del procedimiento. PORTERO 19. Recibe los acuse de recibo del Mensajero. 2. Indica en el cuaderno control la fecha de entrega de la correspondencia. 21. Entrega a la Secretaría el acuse de recibo de la correspondencia : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica 2 ASUNTO: Caja Chica 2.3.2 1/4 Abril 25 Esquema General del Proceso Unidades de la Dirección Dirección de Administración y Finanzas Servicios Administrativos Solicita efectivo Entrega efectivo Realiza Reposición Normas Generales: 1. La creación, incremento y/o disminución del Fondo Fijo de la Caja Chica, serán autorizados por el Vicerrectorado Administrativo, previa solicitud por escrito de la Unidad requirente y certificación de la Oficina Central de Presupuesto, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria para crear su fondo. 2. Por cada fondo de caja Chica deberá existir un empleado responsable de su manejo, custodia y control. Este empleado deberá estar autorizado por el Director de Administración y Finanzas. 3. El monto mínimo para la creación del Fondo Fijo de Caja Chica será de veinte mil bolívares (Bs. 2.,) y el máximo de Quinientos mil Bolívares (Bs. 5.,). Las excepciones a esta norma deberá ser aprobadas por el Vicerrector Administrativo. 4. El fondo de Caja Chica, se utilizará para cubrir gastos menores de funcionamiento y el monto máximo de cada uno de los comprobantes de gastos (facturas y/o recibos), será de cien mil bolívares (Bs. 1.,). En ningún caso, deberá ser usado para el pago de viáticos o salarios. 5. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica estarán soportados por los originales de las Facturas y/o Comprobantes de pago, debidamente sellados e inutilizados con el sello de CANCELADO o comprobante de : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica 2 ASUNTO: Caja Chica 2.3.2 2/4 Abril 25 Caja Registradora Fiscal con la palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la factura, indicando el número del RIF, asignado por el SENIAT. 6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica. 7. EL encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá relacionar todas las facturas y/o comprobantes de pago. 8. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o cuando se haya consumido un 75% del mismo. 9. Para solicitar la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica al área de Servicios Administrativos, el responsable del mismo deberá llevar el auxiliar de la Dirección de la Caja Chica y anexar los recaudos siguientes: Comprobante Salida Caja Chica, anexando las facturas y/o comprobantes de pago Normas específicas: 1. Los desembolsos por pagos o compras solicitados a la persona responsable de la Caja Chica serán por los siguientes conceptos: Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección y sus Divisiones. Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de las instalaciones de la Dirección Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la Dirección. Fotocopias o encuadernación de documentación Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica 2 ASUNTO: Caja Chica 2.3.2 3/4 Abril 25 Descripción del procedimiento SECRETARIA / CARGO ASIGNADO 1. Recibe Oficio o instrucciones de las personas autorizadas por la Dirección de Administración y Finanzas para solicitar desembolsos por pagos o compras que se requieran. 2. Elabora Comprobante de Pago por Caja Chica de acuerdo a la solicitud. 3. Anexa al Comprobante de Pago por Caja Chica el documento que soporta la solicitud, si es el caso. 4. Solicita firma autógrafa en el Comprobante de Pago por Caja Chica a la persona que realiza la solicitud. 5. Ubica en la Caja Chica el efectivo y se lo entrega a la persona que realiza la solicitud. 6. Registra en el archivo de Excel Caja Chica de la Dirección el nombre y apellido de la persona a la cual se le entrego el efectivo, el concepto por el cual existe la salida del dinero, el número del formulario Comprobante de Pago por Caja Chica y el monto entregado. 7. Archiva en una carpeta el Comprobante de Pago por Caja Chica. 8. Recibe Facturas o Recibo que soporta la operación de pago o compra. 9. Coloca los sellos de la Dirección de Administración y Finanzas y del reembolso a la factura o recibo 1. Anexa las factura o recibo al Comprobante de Pago por Caja Chica. 11. Imprime el archivo de excel Caja Chica de la Dirección al final de cada mes o cuando se haya consumido el 75% del saldo máximo de la Caja Chica a fin de realizar la reposición de la Caja Chica. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica 2 ASUNTO: Caja Chica 2.3.2 4/4 Abril 25 12. Coloca su firma autógrafa y sella con el sello de la Dirección de Administración y Finanzas en la relación Caja Chica de la Dirección. 13. Anexa a la relación Caja Chica de la Dirección los Comprobantes de Pago por Caja Chica. 19. Endosa el cheque y se lo entrega al Mensajero para que el mismo sea cobrado en el Banco. 2. Recibe del Mensajero el efectivo de la caja chica. 21. Guarda el efectivo en la Caja Chica. 14. Obtiene una fotocopia de la relación Caja Chica de la Dirección. 15. Entrega a la Unidad de Servicios Administrativos la relación Caja Chica de la Dirección los Comprobantes de Pago por Caja Chica. 22. Registra en el archivo de excel Caja Chica de la Dirección el monto de la reposición a fin de actualizar los saldos. 16. Archiva fotocopia de la relación Caja Chica de la Dirección como acuse de recibo 17. Recibe de la Unidad de Servicios Administrativos voucher y cheque de la reposición de la caja Chica. 18. Firma el voucher y archiva copia del mismo. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
2 2.4.1 1/2 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas FORMULARIO: Caja Chica ASUNTO: Formularios e Instructivos : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
2 2.4.1 2/2 Abril 25 UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas FORMULARIO: Caja Chica ASUNTO: Formularios e Instructivos DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO CÓDIGO: Sin código OBJETIVO: Servir como soporte para aquellos pagos o compras efectuadas por los conceptos establecidos por la Caja Chica. PREPARACIÓN Original: Departamento de Servicios Administrativos Duplicado: Archivo del Departamento Responsable de la Caja Chica DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. : día, mes y año en que se elabora el formulario. 2. LA CANTIDAD: Indique en letras y en números la cantidad entregada. 3. POR CONCEPTO DE: Coloque el motivo por el cual se entrega el efectivo 4. PAGADO POR: Coloque su firma y sello en señal de haber efectuado el pago. 5. RECIBIDO POR:. Solicite la firma y el número de la cédula de identidad al beneficiario en señal de haber recibido el pago. : Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : 3 3.1. ASUNTO: Normas Generales 1/1 Abril 25 Normas Generales 1. Debe formular y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Administración y Finanzas 2. Debe gestionar todo lo relacionado con los movimientos de personal y mantener actualizada la información relativa a estos movimientos. 3. Debe coordinar todo lo relativo a la normativa de retenciones del Impuesto al Valor Agregado para consolidar la información y rendirla al SENIAT. 4. Debe elaborar los registros contables de la Dirección de Administración y Finanzas. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : 3 ASUNTO: Base Legal 3.2. 1/1 Abril 25 Base Legal 1. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta Oficial N. 5.152, extraordinario del 19 de junio de 1997 2. Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo. 3. Acta convenio entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociación de empleados administrativos de la UCV, de fecha 21 de noviembre de 199. Cláusula N 5 De la ocupación de los cargos vacantes y/o de los cargos creados Cláusula N. 8 De los contratos Cláusula N 15 Cancelación de Prestaciones Cláusula N 55 Sustituciones temporales en el cargo 4. Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA). Providencia SNAT/25/56, Gaceta Oficial Nro. 38136 del 28 de febrero de 25 : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos 3 3.3.1. PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio 1/2 Abril 25 Esquema General del Proceso Director de Administración Comisión de Mesa Presupuesto Recursos Humanos Determina necesidad personal de Aprueba solicitud Crea la partida presupuestaria Licitación del cargo y exámenes pre empleos Servicios Administrativos Recursos Humanos Nomina Registro movimiento del Validar datos de acuerdo a la tabla OPSU Registra los datos para la nómina Normas específicas 1. Toda solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio que se realice por la Dirección de Administración y Finanzas, deberá ser aprobada por la Comisión de Mesa a fin de que el área de Presupuesto cree la partida presupuestaria correspondiente. 2. Toda persona que sea autorizada a trabajar en la dirección de Administración, sus datos deberán ser ingresados en el sistema. 3. En el área de Servicios Administrativos deberá mantenerse los expedientes con todos los soportes que originaron el proceso de tramitación de los empleados. Descripción del Procedimiento DIRECTOR DE 1. Determina la necesidad de solicitar personal para un cargo. 2. Informa al Jefe de Servicios Administrativos que realice la solicitud a la Comisión de Mesa. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos 3 3.3.1. PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio 2/2 Abril 25 JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 3. Emite Oficio a la Comisión de Mesa indicando la necesidad o justificación de la creación o aumento de personal en un cargo. 4. Solicita al Director de Administración que revise y firme el Oficio. DIRECTOR DE 5. Recibe el Oficio, verifica y firma en señal de conformidad. 9. Elabora Oficio a Recursos Humanos solicitando que se realice la licitación del cargo. 1. Recibe de Recursos Humanos Oficio, Informe del Concurso y Currículum Vitae de la(s) persona(s) que ocupara(n) el cargo. 11. Ingresa al Sistema y registra los datos necesarios. 12. Imprime la Planilla de Movimiento. 6. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios Administrativos. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 7. Gestiona el envío del Oficio a la Comisión de Mesa a través de un Mensajero. 8. Recibe Oficio de la comisión de Mesa indicando la aprobación de la Solicitud y de la Dirección de Presupuestaria donde informa la asignación de la partida presupuestaria. 13. Genera a través del sistema un archivo electrónico de la Planilla de Movimiento a fin de remitir estos datos a las áreas de Presupuesto, Nómina y Recursos Humanos. 14. Prepara expediente con el Oficio, Informe del Concurso y Currículum Vitae de la(s) persona(s) que ocupara(n) el cargo. 15. Archiva expediente del empleado en los archivos correspondientes. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural 3 3.3.2. 1/3 Abril 25 Esquema General del Proceso Director de Administración Servicios Administrativos Recursos Humanos Servicios Administrativos Determina necesidad personal de Emite solicitud de evaluación de Credenciales Realiza la evaluación de credenciales Elabora Contrato Asesoría Jurídica Consejo Universitario Servicios Administrativos Aceptación del contrato elaborado Aprueba Contrato Solicita firmas para formalizar el contrato Normas específicas: 1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda persona contratada por la Dirección de Administración y Finanzas y ser validado por el área legal. 2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo determinado. 3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso. 4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la solicitud de contratación del personal. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural 2/3 DIRECCIÓN DE 3 3.3.2. Abril 25 Descripción del Procedimiento DIRECTOR DE 1. Determina la necesidad de solicitar personal contratado para un cargo o para realizar alguna actividad especial requerida por la Dirección. 2. Informa al Jefe de Servicios Administrativos que realice la solicitud por Honorarios Profesionales, por tiempo determinado o por suplencia. 3. Entrega al Jefe de Servicios Administrativo el Currículum Vitae y fotocopia de la Cédula de Identidad de la persona a contratar. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4. Recibe los documentos del Director de Administración. 5. Revisa la documentación recibida. 6. Emite Oficio al área de Recursos Humanos para la evaluación de credenciales del posible contratado. 7. Anexa al Oficio los soportes. 8. Solicita al Director de Administración que revise y firme el Oficio. DIRECTOR DE 9. Recibe el Oficio, verifica y firma en señal de conformidad. 1. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios Administrativos. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 11. Obtiene fotocopia de todos los documentos y los archiva en una carpeta 12. Gestiona el envío del Oficio al área de Recursos Humanos a través de un Mensajero. 13. Recibe Oficio y examen medico pre empleo de Recursos Humanos indicando la aprobación de la solicitud. 14. Ubica el expediente de la persona a contratar. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.2. 3/3 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural 15. Elabora Contrato de acuerdo al Currículo Vitae, disponibilidad Presupuestaria, examen médico pre empleo y la fotocopia de la Cédula de Identidad. 16. Obtiene fotocopia de los soportes y entrega conjuntamente con el borrador del Contrato al área de Asesoría Jurídica para su revisión. 17. Recibe aceptación u observaciones por parte de Asesoría Jurídica. 18. Solicita firma autógrafa de la persona a contratar en el Contrato. 19. Elabora Oficio para remitir la solicitud al Consejo Universitario. 2. Anexa al Oficio los soportes. DIRECTOR DE 22. Recibe el Oficio, verifica y firma en señal de conformidad. 23. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios Administrativos. 24. Entrega al Consejo Universitario Contrato Oficio, Contrato y todos los anexos para que el Rector apruebe y firme el Contrato. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 25. Recibe Oficio y el contrato del área de Recursos Humanos. 26. Obtiene fotocopia del contrato y se la entrega a la persona contratada. 27. Archiva original del contrato en el expediente de la persona contratada 21. Solicita al Director de Administración que revise y firme el Oficio. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica 3 3.3.3. 1/3 Abril 25 Esquema General del Proceso Director de Administración Servicios Administrativos Asesoría Legal Consejo Universitario Determina necesidad personal de Elabora contrato Certifica contrato el Aceptación del contrato Consejo Universitario Servicios Administrativos Aceptación del contrato elaborado Solicita firmas para formalizar el contrato Normas específicas 1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda persona contratada por la Dirección de Administración y ser validado por el área de legal. 2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo determinado. 3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso. 4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la solicitud de contratación del personal. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.3. 2/3 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica Descripción del Procedimiento DIRECTOR DE 1. Determina la necesidad de solicitar personal contrato para un cargo o para realizar alguna actividad especial requerida por la Dirección. 6. Recibe aceptación u observaciones por parte de Asesoría Jurídica. 7. Solicita firma autógrafa de la persona a contratar en el Contrato. 2. Informa al Jefe de Servicios Administrativos que realice la solicitud por Honorarios Profesionales, por tiempo determinado o por suplencia. 3. Entrega al Jefe de Servicios Administrativos el Registro Mercantil, el RIF y la propuesta de servicios. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4. Elabora Contrato de acuerdo al Registro Mercantil, el RIF y la propuesta de servicios. 5. Obtiene fotocopia de los soportes y entrega conjuntamente con el borrador del Contrato al área de Asesoría Jurídica para su revisión. 8. Elabora Oficio para remitir la solicitud al Consejo Universitario. 9. Anexa los soportes al Oficio. 1. Solicita al Director de Administración que revise y firme el Oficio. DIRECTOR DE 11. Recibe el Oficio, verifica y firma en señal de conformidad. 12. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios Administrativos. 13. Entrega al Consejo Universitario Contrato Oficio, Contrato y todos los anexos para que el Rector apruebe y firme el Contrato. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.3. 3/3 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 14. Recibe Oficio y el contrato del área de Recursos Humanos. 16. Archiva original del contrato en el expediente de la persona contratada 15. Obtiene fotocopia del contrato y se la entrega a la persona contratada. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.4. 1/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales Esquema General del Proceso Servicios Administrativos Departamento de Jubilación Servicios Administrativos División de Nomina Identifica disponibilidad presupuestaria Identifica disponibilidad en Prestaciones Remite Oficio de acuerdo a la forma de pago Abono cuenta en División de Tesorería Elabora cheque Normas específicas: 1. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales, deberá ser solicitada mediante una carta a dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas 2. Se otorgarán anticipos de prestaciones Sociales de acuerdo a las disponibilidades presupuestarias de los Dozavos y a la que presente el empleado en sus Prestaciones Sociales. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.4. 2/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales Descripción del Procedimiento JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1. Recibe del empleado una carta solicitando el anticipo de prestaciones Sociales. 2. Registra en el archivo (Excel) el Anticipo de Prestaciones Sociales. 3. Verifica la disponibilidad presupuestaria de acuerdo a los Dozavos. 4. Elabora la planilla de Anticipo de Prestaciones Sociales. 5. Solicita al empleado que firme la planilla de Anticipo de Prestaciones Sociales 6. Elabora Oficio para remitir la planilla al Departamento de Jubilación. 7. Firma el Oficio y gestiona la entrega con el Mensajero del Oficio y la planilla al Departamento de Jubilación, para que estos calculen la disponibilidad que tiene el empleado en sus Prestaciones Sociales. 8. Recibe del Vicerrectorado Administrativo la planilla de Liquidación de Anticipos de Prestaciones Sociales. 9. Verifica si el empleado tiene cuenta de abono en cuenta Si tiene cuenta 1. Elabora Oficio para remitir la planilla al Departamento de Nomina para que proceda el pago, continúe el paso 13. Si no tiene cuenta 11. Elabora Solicitud de Cheque y Oficio a Tesorería para que estos elaboren cheque de gerencia a nombre del empleado. 12. Remite Oficio, Solicitud de Cheque y la planilla al área de Tesorería. 13. Archiva todos los soportes generados. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.5. 1/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Esquema General del Proceso Dependencias de la Dirección de Adm. Dirección de Administración Servicios Administrativos Departamento de Compras Emite solicitud Requisición Autoriza la solicitud Determina disponibilidad Contacta al Proveedor Departamento de Servicios Compras Administrativos Realiza la compra Realiza pago al proveedor seleccionado Normas específicas 1. El gasto debe estar correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o a créditos adicionales. 2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestaría de los gastos. 3. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: Que se haya dado el cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos adicionales legalmente acordados. Que exista disponibilidad presupuestaria Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.5. 2/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares Descripción del Procedimiento SECRETARIA 1. Recibe Orden de Compra del Departamento de Compras de Bienes y Servicios. 2. Emite Solicitud de Cheque y voucher de cheque de acuerdo a las especificaciones de la Orden de Compra a través del Sistema SAVAD. 3. Entrega la documentación al Administrador. Administrador 4. Recibe y verifica los documentos. 5. Firma la Orden de Compra, la Solicitud de Cheque y el voucher del cheque. SECRETARIA 7. Gestiona las firmas de autorización en el cheque del Proveedor. 8. Solicita al Proveedor que firme la Solicitud de Cheque y en el Comprobante del voucher. 9. Entrega el cheque al Proveedor y copia Beneficiario del voucher del cheque. 1. Archiva toda la documentación generada y recibida, hasta que sea solicitada por el Administrador / Cargo Asignado para ser registrado contablemente el Sistema CKF (Contabilidad) 6. Devuelve la documentación a la Secretaria. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.6. 1/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados Esquema General del Proceso Presupuesto Emite detalle de las personas a ser censadas Servicios Administrativos Realiza censo Recursos Humanos Recibe relación de personas censadas Normas específicas: 1. Antes de realizar el Censo deberá solicitarse al área de Presupuesto el reporte Detalle de Personal Jubilado, Incapacitado, Pensionado y Activo a fin de determinar el registro de las personas a ser censadas. 2. Toda persona autorizada por los Jubilados y Pensionados deberán presentar la siguiente documentación: Carta de autorización Fotocopia de la cedula de identidad del Jubilado / Pensionado y del autorizado Informe médico Poder de autorización para el censo : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.6. 2/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados Descripción del Procedimiento JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS / CARGO ASIGNADO 1. Recibe a los Jubilados y Empleados y le solicita los siguientes datos Nombre y Apellido Dirección de Habitación Número de la Cédula de Identidad Fecha de la jubilación 2. Registra en un libro control los datos solicitados, coloca la fecha del Censo y le solicita a la persona censada que firme el libro. 3. Solicita Detalle de Personal Jubilado, Incapacitado y Activo al área de Presupuesto. 4. Emite una relación de las personas censadas y no censadas. 5. Envía Oficio adjuntando relación de personas censadas y no censadas al área Recursos Humanos. 6. Archiva la documentación generada. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.7. 1/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna Esquema General del Proceso Contabilidad Realiza conciliación Servicios Administrativos Emite información de la Conciliación Contraloría Interna Verifica información emitida Normas específicas: 1. Mensualmente debe remitirse a Contraloría a través del correo electrónico los formatos A Conciliaciones Bancarias y B Situación de las partidas por Antigüedad. 2. Para elaborar los formatos A Conciliaciones Bancarias y B Situación de las partidas por Antigüedad debe tomarse en cuenta los movimientos generados bancarios, entre las mas importantes podemos mencionar: Depósitos no registrados Cheques en transito Notas de Débito y crédito bancarias Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del área contable o por el banco Cualquier otra información o documentación necesaria que soporte las partidas pendientes de conciliación 3. Las conciliaciones bancarias, los formatos A y B deben estar debidamente sellados y firmados por el Decano, Administrador y/o Contador y ser remitidos a la Dirección de Planificación y Presupuesto mediante Oficio y en diskette impresos. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos 3 3.3.7. PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna 2/2 Abril 25 Descripción del procedimiento: ADMINISTRADOR 1. Ubica en el Departamento de Contabilidad los estados de cuentas de los bancos y el libro diario de los movimientos bancarios. 6. Guarda los formatos A y B en un diskette. 7. Elabora Oficio a fin de remitir los formatos y el diskette a la Contraloría Interna 2. Verifica y compara la información de los libros contra banco. 8. Solicita firma autógrafa al Director de Administración en el Oficio. 3. Identifica los cheques en tránsito, Depósitos no Registrados / Cheques no Registrados, Notas de Débito y Notas de Crédito no contabilizados 4. Elabora los formatos A Conciliaciones Bancarias y B Situación de las partidas por Antigüedad de acuerdo a los datos recopilados anteriormente y registrando las partidas pendientes por ajustar según libros. 9. Remite a la Contraloría Interna el Oficio y los formatos A y B a través del Mensajero 1. Archiva los acuse de recibo en una carpeta. 5. Imprime los formatos A y B. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.8. 1/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores Descripción del procedimiento ADMINISTRADOR 1. Recibe de las Dependencias y Facultades de la Universidad un Oficio anexando lo siguiente: Impresión del Libro de compras Impresión de la validación del SENIAT Original del Depósito Diskett contentivo con los archivos Libro de Compras en formato de Excel y TXT 2. Registra en la Relación de las Dependencias y Facultades el monto de los depósitos efectuados por retención IVA a los proveedores de cada Dependencia y Facultad 3. Ubica el diskett de cada una de las Dependencias y Facultades a fin de agrupar en un solo archivo toda la información de los Libros de Compras de todas las áreas de la Universidad. 4. Verifica que el monto total de los depósitos retenidos corresponda con lo indicado en el archivo Libro de Compras de todas las áreas de la Universidad. 5. Convierte el archivo de Libro de compras General en una archivo TXT 6. Ingresa al portal de la Web del SENIAT a fin de realizar la validación del archivo de Libro de Compras General. 7. En caso que tenga rechazos identifica la(s) línea(s) de rechazo y realiza los correctivos necesarios y procede a realizar nuevamente la validación en el portal de la Web del SENIAT. 8. Imprime la validación generada como soporte. 9. Elige la opción Cancelación Por Recibo de Pago del portal de la web. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.8. 2/2 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores 1. Imprime la Planilla de pago para enterar Retenciones del IVA efectuada por agentes de Retención Forma 99-35 11. Emite Oficio para Tesorería a fin de que se elabore el cheque de gerencia correspondiente al pago de la Tesorería General. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.9. 1/3 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica Esquema General del Proceso Unidades de la Dirección Solicita efectivo Dirección de Administración y Finanzas Entrega efectivo Servicios Administrativos Realiza Reposición Normas específicas 1. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o cuando se haya consumido un 75% del mismo. 2. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica 3. Los desembolsos por pagos o compras de la Caja Chica serán por los siguientes conceptos: Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección. Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de las instalaciones de la Dirección Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la Dirección. Fotocopias o encuadernación de documentación Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección 3. Los reintegros por reposición de la Caja Chica deberán estar autorizados por las firmas autorizadas por el Consejo Universitario : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3 3.3.9. 2/3 Abril 25 UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica Descripción del procedimiento: SECRETARIA / CARGO ASIGNADO 1. Recibe de la Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas / Responsable de la Caja Chica la relación Caja Chica de la Dirección (original y copia), formulario Comprobante de Pago por Caja Chica, las facturas, recibos y oficios que soportan las salidas de la caja chica. 2. Coloca el sello de recepción del área de Servicios Administrativos en la relación Caja Chica de la Dirección (original y copia) y devuelve copia a la Secretaria. fondos Caja Chica de la Dirección los formularios Comprobante de Pago por Caja Chica, las facturas, recibos y oficios que soportan las salidas de la caja chica. 6. Gestiona las firmas de aprobación de la Solicitud de Cheque y el voucher ante el Director de la Dirección de Administración y Finanzas. 7. Recibe la Solicitud de Cheque y el voucher de la Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Verifica que se anexe todos los Comprobante de Pago Caja Chica, las facturas y recibos de acuerdo al auxiliar de fondos Caja Chica de la Dirección. 8. Ubica las facturas o recibos que soportan la operación y escribe en el espacio del sello de reembolso el numero del cheque, la fecha de emisión y su firma autógrafa. 4. Elabora el formulario Solicitud de Cheque y voucher de cheque de acuerdo a la reposición de la caja chica. 5. Anexa a la Solicitud de Cheque y voucher de cheque el auxiliar de 9. Solicita a la Secretaría / Responsable de la Caja Chica que firme la Solicitud de Cheque como acuse de recibo del cheque. : Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS